提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略

羅玉國

(黔南布依族苗族自治州都勻茶場 貴州 都勻 558000)

引言

我國社會的發(fā)展正在穩(wěn)步前進,我國事業(yè)單位的發(fā)展也擁有更加廣闊的前景未來。現(xiàn)階段,我國事業(yè)單位的規(guī)模逐漸擴大,相應的工作人員也大量增加。時代的發(fā)展為檔案管理工作提出了新的要求。檔案的數(shù)量與日俱增,檔案的規(guī)模和復雜程度也逐漸增大,檔案的管理工作面臨著新的挑戰(zhàn),越來越成為事業(yè)單位日常工作過程中的重點內(nèi)容,也越來越成為工作的難點。檔案的管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展而言,并不是無關緊要的一部分,而是占據(jù)著舉足輕重的地位。檔案管理工作能否高效有序地實施,從很大程度上直接影響著領導的決策,與每名員工的事業(yè)發(fā)展息息相關。而現(xiàn)在,我國的信息技術水平逐年提升,先進的信息技術被應用在生產(chǎn)生活的方方面面,事業(yè)單位的檔案管理工作也漸漸從紙質(zhì)管理的傳統(tǒng)模式,轉(zhuǎn)變到信息化管理的模式。因此,事業(yè)單位在進行檔案管理工作時,如果可以采取以先進信息技術為基礎的信息化管理模式,則會大幅提升檔案管理工作的效率性和條理性,從而幫助領導更加科學地進行決策,推動事業(yè)單位的未來發(fā)展。

1 事業(yè)單位開展檔案信息化建設的重要性

1.1 符合時代發(fā)展方向

隨著我國經(jīng)濟科技水平整體不斷提升,我國基本已經(jīng)進入到信息時代。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術盛行的背景下,檔案文本資料等的信息化管理水平也得到了顯著提高,在實際的工作中越來越多的先進軟件被應用在其中。事業(yè)單位開展檔案信息化建設符合時代發(fā)展的方向,有利于降低相關員工的勞動強度,也有利于提高檔案安排整理工作的實際效率,對檔案的后續(xù)管理也提供了極大便捷。檔案的信息化建設是以先進的信息技術為基礎開展的,其時代性的優(yōu)勢比傳統(tǒng)的檔案整理方法更加突出。

1.2 優(yōu)化檔案資料儲存運用方式

在過往的檔案整理經(jīng)驗中不難發(fā)現(xiàn),紙質(zhì)的資料文件在實際管理過程中,保存需要占用大量的空間,并且對保存地點的溫度和濕度等都有較為嚴格的要求,如果檔案出現(xiàn)損毀,修復的工作也比較復雜。而檔案信息化建設剛好與之相反。在先進信息技術的依托下,可以將實體的檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案,儲存在硬盤或者是計算機中,不僅可以有效地節(jié)省檔案存儲時占用的空間,而且對存儲的條件要求相對較低,減少了環(huán)境對檔案的影響程度。與此同時,還可以對檔案進行備份,減少文本損毀、丟失帶來的影響。事業(yè)單位開展檔案信息化建設,有利于將重要資料進行分類長久保存。

1.3 提高檔案管理工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作一般是依靠人工進行歸檔,其整理流程復雜繁瑣,需要耗費大量人力和時間。而由于其歸檔檢索的步驟十分復雜,還容易出現(xiàn)文件檢索精準度不高等現(xiàn)實問題。而實現(xiàn)檔案的信息化建設之后,極大的簡化了檔案的歸檔程序,也可以有效提高檔案檢索的精準性。也可以方便檔案后續(xù)的工作查閱,只需要輸入相應的關鍵詞,就可以直接調(diào)出所需的文件檔案。除此之外,事業(yè)單位的檔案信息化建設也有利于優(yōu)化檔案的跨地點利用率,在確保文件安全性的基礎上,可以允許檔案的遠程訪問,解除了文本資料原本的空間限制,為工作提供了極大的便利,從而有利于提升事業(yè)單位工作人員的工作效率和水平[1]。

1.4 提高檔案整體的清晰度和直觀性

在傳統(tǒng)的檔案整理工作中,檔案的收集、整理和歸檔,往往是相對獨立地進行,檔案的整體性不強。檔案資料中的相互聯(lián)系,一般也是體現(xiàn)在相應的統(tǒng)計表和分析報告中,無法直觀地發(fā)現(xiàn)其中的關系。而且依據(jù)傳統(tǒng)的方式進行檔案管理工作,在分析資料的過程中需要耗費大量的時間,并且無法保障檔案的精準度,檔案的縱向分析和橫向?qū)使ぷ鞫急容^難進行。事業(yè)單位實現(xiàn)檔案信息化建設工作,有利于檔案整體的清晰度和直觀性,有利于將檔案進行全方位的分析,更有利于提高領導層決策的準確性。

2 事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的問題

2.1 信息化人才缺口大

隨著事業(yè)單位工作規(guī)模的不斷擴大,檔案的整理工作也越來越復雜。而檔案的管理人員作為工作的主體,在檔案的收集、整理、檢索和歸檔等全過程,都發(fā)揮著不可替代的作用,是檔案管理工作的最主要人員。但現(xiàn)階段,在事業(yè)單位進行檔案管理工作的時候,許多人員并不是專門院校的專業(yè)人員,在工作能力以及專業(yè)素質(zhì)方面還有待提升。這就造成了檔案管理工作條理性不強,缺乏專業(yè)管理的問題。與此同時,事業(yè)單位的檔案管理部門工作人員,一般由年紀較大的工作人員組成,在檔案管理的觀念和方法也還有待提升。這就造成了在事業(yè)單位不斷發(fā)展壯大的時候,專業(yè)的檔案信息化管理人才存在巨大缺口的問題。除此之外,有一部分事業(yè)單位,盡管已經(jīng)在檔案工作上安排了足夠的人員,但他們對自己的實際工作內(nèi)容并不了解,對檔案管理工作的認識程度也不夠全面,工作的積極性并不高。在對檔案文件進行歸檔管理的時候,也經(jīng)常流于表面,過于重視工作的形式,而缺乏考慮檔案整理工作的實際使用價值,嚴重影響到事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量。由此可見,信息化人才缺口大的問題,是現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的明顯問題之一[2]。

2.2 檔案管理體制相對落后

時代在不斷進步,事業(yè)單位的現(xiàn)實工作需求也對檔案的整理工作提出了新的要求。而在現(xiàn)階段的檔案管理工作中,檔案的管理體制與事業(yè)單位的發(fā)展水平,出現(xiàn)了嚴重的不匹配問題。在新的時代背景下,我國的經(jīng)濟政治發(fā)展已經(jīng)越來越向正?；较蚝蜐B水區(qū)域發(fā)展,國家在未來的經(jīng)濟建設中面臨著許多的不確定因素。這就要求事業(yè)單位的檔案管理工作,可以在需要的時候為相關部門提供有效的文件資料,便于分析當前的發(fā)展局勢,預測未來的發(fā)展方向,開展有效的工作舉措。然而,我國現(xiàn)在的檔案管理體制還相對落后,沒有形成完全適合社會發(fā)展的管理體系,與時代的發(fā)展進步之間存在一定的落差性,無法充分適應改革和發(fā)展的需求。也就造成了事業(yè)單位的檔案管理工作無法發(fā)揮其本身應有的具體價值。由此可見,檔案管理體制相對落后的問題,是現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的明顯問題之一。

2.3 檔案管理標準模糊

在事業(yè)單位的檔案管理工作中,往往會存在著檔案管理標準模糊的問題,對文件的管理缺少明確統(tǒng)一的標準。盡管在實際的工作中,各個事業(yè)單位已經(jīng)對檔案的整理工作有了較為清晰的認知,已經(jīng)開始重視檔案的管理工作,但仍舊存在著不可忽視的問題。在大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作中,文件的管理系統(tǒng)相對獨立,造成了與其他部門缺少集合,適應性和兼容性不強的問題。部門在進行資料管理的時候無法進行有效精準的檢索。除此之外,我國的事業(yè)單位發(fā)展規(guī)模越來越大,并繼續(xù)呈擴大狀態(tài),檔案的管理工作也會越來越豐富,業(yè)務流程越來越復雜。如果檔案工作的標準和流程不清晰,就會限制檔案管理信息化的發(fā)展,降低檔案的資源共享能力,影響檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展過程中發(fā)揮的實際意義。由此可見,檔案管理標準模糊的問題,也是現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題之一。

2.4 檔案管理工作信息化程度不高

檔案管理工作信息化程度不高的問題,是現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作中的最為突出的問題。現(xiàn)階段,有很多單位在進行檔案管理工作的時候,無法真正將信息技術融入其中。在對資料的收集、整理、檢索和歸檔過程中,也難以實現(xiàn)信息化自動化的操作和記錄,基本還是依靠人工的紙張收集來進行,大大降低了檔案管理工作的實際工作效率。這樣復雜機械的工作模式,給檔案管理的工作人員帶來了強大的工作壓力和負擔,無形中增加了原有的實際工作量。與此同時,資料的紙質(zhì)收納整理,也不利于進行今后的檔案查詢工作[3]。因此,如果事業(yè)單位想要改變現(xiàn)階段檔案工作存在的實際問題,就需要積極重視其檔案管理工作的信息化建設,提高檔案管理工作的實際工作效率,促進事業(yè)單位的更好發(fā)展。由此可見,檔案管理工作信息化程度不高的問題,是現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題之一。

3 提升單位檔案管理信息化建設的方法策略

3.1 積極開展專業(yè)培訓,提升管理人員素質(zhì)

針對信息化人才缺口大實際問題,就需要事業(yè)單位重視起對專業(yè)人才的選拔和培訓工作,不斷提高管理人員的專業(yè)能力的專業(yè)素質(zhì)。在人才選拔方面,不僅僅要考慮人員的專業(yè)技術水平,同時也要考慮到人員的實際操作水平,在信息技術的掌握方面能否滿足檔案管理工作的需求,以保障員工可以真正在崗位上發(fā)光發(fā)熱。與此同時,事業(yè)單位也要注重對在職員工的專業(yè)培訓和再教育,讓本單位的員工在檔案的管理方面,始終保持著新鮮的活力,為事業(yè)單位的發(fā)展發(fā)揮出應有的力量。除此之外,事業(yè)單位也要主動與其他單位的交流學習,督促和引導本單位員工不斷優(yōu)化自身專業(yè)技能和思想意識。通過積極發(fā)展專業(yè)培訓的方法,有效激發(fā)工作人員的工作熱情,從而提升事業(yè)單位檔案管理工作的工作效率。需要注意的是,在對員工進行專業(yè)培訓的同時,也可以開展定期或者不定期的考核,及時了解員工的技能掌握程度。對在考核中表現(xiàn)良好的員工,給予褒獎,提高工作積極性[4]。對考核不過關的員工,進行懲罰,督促其不斷完善自我,減少工作事務。推動我國事業(yè)單位檔案管理工作的不斷發(fā)展進步。

3.2 采用先進管理體制,提高管理工作時代性

如果想要我國的事業(yè)單位檔案管理水平不斷提升,有效完成信息化建設,除了要提高員工的自身專業(yè)技能之外,也要注重對管理體制的優(yōu)化完善,讓現(xiàn)有的事業(yè)單位管理更加適應時代的發(fā)展腳步。從檔案管理者的角度出發(fā),需要其積極樹立先進的檔案信息化管理思想,自覺建立起檔案管理的信息化意識,主動應用先進的信息技術開展自身工作。并在工作的過程中不斷根據(jù)現(xiàn)有需求,提出新的想法,推動檔案管理工作的開展。從事業(yè)單位的領導者方面出發(fā),單位的領導應該根據(jù)事業(yè)單位的現(xiàn)有發(fā)展水平,逐步檔案管理工作的信息化程度,采取先進的管理措施,進行合理的人員分配。為事業(yè)單位檔案管理信息化建設提供有效的上級保障[5]。事業(yè)單位的檔案管理工作,應該是一個全面的,從上而下都可以參與的工作,要積極采用先進的工作管理體制,不斷提高事業(yè)單位檔案管理工作的時代先進性。

3.3 建立健全管理體系,統(tǒng)一檔案管理標準

在事業(yè)單位開展檔案管理的工作時,各個部門之間應該是相互交流,相互配合,資源共享的狀態(tài)。而不應該是相互隔離的個體,同時注重檔案資料的適配性和兼容性,保證資源的可共享性。在檔案傳輸?shù)倪^程中,也要加強對信息的識別作用,在傳輸?shù)倪^程中保障檔案的安全性和可檢索性。與此同時,也要進一步加強事業(yè)單位各個部門之間的工作交流和溝通,盡量將工作標準化和規(guī)范化,為更好地進行檔案管理工作提供便捷。事業(yè)單位應該及時根據(jù)自身情況,設置相應的檔案管理工作標準,促進事業(yè)單位檔案管理水平的提升,從而推動事業(yè)單位的健康可持續(xù)發(fā)展。

3.4 積極運用先進技術,提高管理信息化程度

針對檔案管理工作信息化程度不高的問題,事業(yè)單位應該給予高度的重視,通過實際的工作不斷提高檔案管理的信息化程度。逐步將事業(yè)單位的檔案管理工作主要依靠人工整理向主要依靠先進的信息技術整合的方向轉(zhuǎn)變。在實際的檔案管理工作過程中,積極應用符合事業(yè)單位發(fā)展的信息技術,積極購入先進的機器設備,對文件進行有效的檢索[6]。并及時運用信息技術的整合能力,對現(xiàn)有檔案進行有效分類和整理,提高檔案分類歸檔的精準性。在檔案整理的工作過程中,減少對紙質(zhì)資料的復印保存,加強無紙化電子資料的備份,不僅可以緩解工作人員的工作壓力,也可以減少對儲存空間的占用,更加有利于資料保管的安全性?？傊?積極將先進的信息技術運用到檔案管理的實際工作中,有效開展事業(yè)單位檔案管理的信息化建設,是時代發(fā)展的必然需求,也是事業(yè)單位保持新鮮活力的必然選擇。

4 結束語

綜上所述,隨著我國社會經(jīng)濟的不斷提升,我國的科學技術水平也得到的迅猛發(fā)展。在事業(yè)單位的檔案管理工作中,也充分體現(xiàn)出了先進信息技術的價值。在事業(yè)單位開展檔案管理工作的信息化建設,是符合時代發(fā)展需求的必然選擇。其有利于優(yōu)化檔案資料的儲存和運用方式,為資料的整理和查閱提供便捷;有利于提高檔案整理工作的工作效率,減少過多的人員壓力;有利于對資料進行更加直觀明確的分類規(guī)劃,提升檔案資料的清晰度和直觀性,更有助于為領導的決策工作提供依據(jù),從而進一步促進事業(yè)單位內(nèi)部工作的穩(wěn)步運行,推動事業(yè)單位的健康可持續(xù)發(fā)展。