事業(yè)單位檔案管理中存在的主要問題及對策

陳雨佳 王雪瑩

(1.北京市南水北調環(huán)線管理處 北京 102600 2.北京市河湖流域管理事務中心 北京 102612)

引言

事業(yè)單位作為我國重點組成機構,是黨和政府大力宣傳的重點核心組成部門,隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展,其檔案管理工作顯得極其重要。經(jīng)濟的繁榮發(fā)展促使事業(yè)單位在人事管理制度上有了一定變革,這一重大舉措使得事業(yè)單位檔案管理工作產(chǎn)生了新的問題。為此,檔案管理人員要明確自己的職責,充分提高工作中存在的問題,通過交流、實踐以及探索等,發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理的作用。

1 新時代事業(yè)單位檔案管理特征

1.1 管理更便捷

在過去檔案工作中,檔案的歸檔和查詢等工作都存在著很大的問題,例如傳統(tǒng)歸檔方式,無論是前期資料的收集、中期的整理工作,還是后期的保存、查詢,都存在著繁瑣和低效的問題。在大數(shù)據(jù)、云計算和計算機信息技術的運用下,在檔案信息系統(tǒng)的構建和運行過程中,使得整個系統(tǒng)的技術含量不斷提高,智能化和便捷性也得到了極大的提高[1]。

1.2 載體更多元

互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、信息技術與檔案工作的結合,使檔案的經(jīng)營方式發(fā)生根本性的變革。特別是在利用大數(shù)據(jù)技術的情況下,可以將一些有收藏價值的文件、視頻、照片等,都可以直接儲存在檔案系統(tǒng)中。如光盤、硬盤、云盤等新技術的運用,為事業(yè)單位的檔案管理提供新的載體形式,為新世紀的事業(yè)單位檔案管理提供一種全新的途徑。

1.3 服務更人性

在過去工作方式中,由于人力和技術條件的限制,導致檔案工作效率低下,服務質量很難提高,檔案資源的價值沒有得到全面的、充分的發(fā)揮。計算機信息技術和互聯(lián)網(wǎng)技術在檔案工作中的應用,極大地提高檔案查詢和檢索的效率,簡化查詢和檢索過程,使檔案服務更便利、更加人性化。比如,利用網(wǎng)絡系統(tǒng)上的身份驗證技術,可以實現(xiàn)對檔案即時檢索,從而打破時間和空間的局限。在檔案庫中,用戶可以在最短的時間內找到需要的文件,并直接下載打印[2]。

2 新時代事業(yè)單位檔案管理的意義

2.1 優(yōu)化管理體系

事業(yè)單位的檔案管理建設不是一朝一夕就能解決的,而是要與社會發(fā)展和經(jīng)濟發(fā)展保持協(xié)調,適當?shù)卣{整制度的內涵。由于檔案資料包含許多具有重要意義的資料,能夠全面地體現(xiàn)其經(jīng)濟和社會的作用。通過對有關數(shù)據(jù)和信息的分析和歸納,將與整個社會的發(fā)展形態(tài)進行比較,有助于有關方面認識到企業(yè)在運營方面存在的問題和缺陷,從而找到問題所在,并進一步探討問題產(chǎn)生的根源,從而完善機關事業(yè)單位的運營體制,為事業(yè)單位的發(fā)展方向作出全面的明確,為其提高經(jīng)濟效益奠定基礎。

2.2 有較強的利用價值

檔案管理不僅具有存儲功能,還有較強的利用價值。員工在工作過程中,可以從不同的角度,采取不同的方式探索檔案信息的經(jīng)濟、社會價值,通過對檔案信息的整理、歸納及分析,認識到事業(yè)單位發(fā)展方面存在的問題和缺陷,從而找到問題所在,并進一步探討問題產(chǎn)生的根源,從而完善事業(yè)單位的運營體制,為事業(yè)單位的發(fā)展方向作出全面的明確,為其提高經(jīng)濟效益奠定基礎[3]。

2.3 提高檔案管理效率

第一,強化歷史檔案整理與利用效率。在事業(yè)單位檔案管理工作中,重要的歷史檔案保存是其核心的工作。但是,由于傳統(tǒng)檔案管理方法大多是以紙制文件為主,因此文件的存儲和檢索工作十分繁重,而且還必須為這些文件設立專門的地點,占據(jù)很大的面積。有些珍貴的歷史文件,如果不能被有效地使用,就會被儲存在檔案館之中。通過利用信息化的手段,可以擴大檔案館的存儲面積,利用各種查詢手段進行快速的查詢。與此同時,信息系統(tǒng)的管理可以使寶貴的數(shù)據(jù)資源得到更好的利用;第二,科學整理檔案資料提升工作效率。目前,我國管理方式落后,檔案材料的零散,給檔案信息化建設帶來很大的阻礙。而各事業(yè)單位檔案工作范圍比較大,致使使用效果不佳,且檔案材料不完整,經(jīng)常出現(xiàn)遺失現(xiàn)象。同時,加強信息化建設,既可以對檔案進行科學的分類,又可以提高工作的效能;第三,充分共享檔案信息。在事業(yè)單位進行檔案管理工作的過程中,由于采用常規(guī)的管理方法,往往要占據(jù)很大的存儲面積,而且存放地點比較零散,在進行計劃和使用方面存在著一些限制。而加強檔案信息化可以通過網(wǎng)絡實現(xiàn)各單位的信息資源的分享與利用,從而最大限度地提高檔案信息的使用效率。

3 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

3.1 檔案管理意識不強

當前我國事業(yè)單位檔案管理工作中存在著檔案管理意識不強,對檔案管理工作認識不到位、管理方式不科學、管理水平不高等問題。首先,由于其他業(yè)務部門的工作人員對檔案管理的認識存在誤區(qū),很多員工把檔案歸類成一種簡單化的工作,平時的工作就是整理文件、擺放文件、寫文件,既沒有對檔案進行管理,也沒有對檔案工作進行充分的了解。其次,管理部門缺乏科學的管理意識,在管理工作具體細化的過程中,檔案管理容易被忽略,其采取的管理方式仍然保留著傳統(tǒng)、固化、單一的特點等。檔案是一種"活資源",它的功能沒有得到充分的利用,這對它的長期發(fā)展是不利的。最后,在事業(yè)單位檔案管理工作中,由于缺乏全員參與的工作觀念,缺乏一個良好的工作氛圍,給工作帶來不良的影響[4]。

3.2 檔案管理工作制度不健全

檔案管理工作制度是影響事業(yè)單位檔案管理工作質量的一個重要因素,現(xiàn)階段仍有部分事業(yè)單位缺乏健全的檔案管理工作制度,導致檔案管理工作出現(xiàn)流程比較混亂等問題,雖然是《檔案法》制訂的,在某種程度上是科學的,但是由于沒有與單位具體情況相聯(lián)系,造成檔案工作的質量低下。其中,由于各部門對借出的檔案沒有進行仔細的登記,導致時常出現(xiàn)檔案長期無法追回或不知其蹤的問題。此外,由于對檔案工作的獎勵與懲罰機制的不健全,造成檔案工作中存在的疏忽,導致檔案工作中存在的問題未能及時處理。

3.3 檔案管理信息化水平低

當前,事業(yè)單位檔案工作信息化程度已成為影響其工作質量的重要因素,而其信息化程度低是當前各部門普遍存在的問題,造成傳統(tǒng)的檔案工作模式與社會發(fā)展脫節(jié),嚴重制約事業(yè)單位的長遠發(fā)展。目前大部分還采用紙質文件的形式進行管理,雖然很多都實行"無紙"的檔案,但是這種新型的"檔案"管理模式卻沒有被廣大職工所接受。一方面,由于一些工作人員的思想觀念比較古板、固化,在日常管理工作中墨守成規(guī)。而在此基礎上,由于單位內部的經(jīng)費往往用于公益性事業(yè),投入到信息系統(tǒng)中的經(jīng)費非常少,而且所用的設備和儀器也相對陳舊,沒有及時更新,變成一種"閑置"的東西,不但會造成經(jīng)費的浪費,也會影響到工作的整體發(fā)展。另一方面,由于一些工作人員對信息化的認識較為偏頗,致使其在實際應用中的功能未能完全體現(xiàn)出來。

3.4 檔案管理人員素質較低

事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)能力、管理手段也是需要關注的重點。首先,部分單位缺少固定的全職檔案工作人員,檔案管理人員往往要承擔多個崗位,分配到檔案工作的時間與精力無法得到滿足。與此同時,部分檔案人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓,缺乏檔案整理工作經(jīng)驗,因而導致經(jīng)常會出現(xiàn)失誤。另外,檔案管理工作人員的信息技術知識儲備量不多,無法適應信息化的檔案管理工作要求,工作效率不高,加上很少開展關于檔案管理工作人員的專業(yè)技能培訓,因此缺少一支專業(yè)能力過硬的檔案管理隊伍。

4 提高事業(yè)單位檔案管理水平的對策

4.1 提高檔案管理信息化建設力度

第一,建設信息化平臺。在事業(yè)單位檔案管理工作中,檔案資料比較繁雜,涉及到文書檔案、科技檔案、會計檔案、錄音、錄像、照片、實物等多種類別。目前,我國數(shù)據(jù)采集工作對檔案工作提出更高的需求,要使檔案能夠更好地發(fā)揮信息化工作,就必須結合各實際情況,構建具有單位特色的信息化系統(tǒng),提高數(shù)據(jù)挖掘、提取工作的高效性與嚴謹性。將各部門的相關管理內容、各部門的數(shù)字檔案以互聯(lián)網(wǎng)方式傳送至各部門,以最大限度地提高管理的效能,確保各部門的管理要求得到全面的滿足。此外,還應建設一個對外的檔案資料共享平臺,讓參觀者更好地認識各單位的業(yè)務、文化和發(fā)展狀況,并充分發(fā)掘群眾的潛在需求;第二,構建信息化檔案管理制度。各部門要主動應用信息技術,確立信息資源庫的建設目的,從而明確其今后的發(fā)展趨勢,推動建立和完善的管理體系。目前,從發(fā)展的角度來看,信息技術已經(jīng)滲透到人們的生活中,從人們的工作和工作的角度來看,它是不可取代的。因此,各有關部門必須全面了解這一發(fā)展態(tài)勢,并據(jù)此進行檔案的改造和優(yōu)化,使檔案工作能真正地為事業(yè)單位的發(fā)展奠定堅實的基礎。在推行事業(yè)單位工作中,健全管理體系是基礎,必須建立檔案信息系統(tǒng),從信息化角度對工作流程進行優(yōu)化,提高工作的效能。單位檔案管理者必須清楚自己的領導職責,積極地掌握信息化技術的發(fā)展現(xiàn)狀和應用情況,并將其與管理有機地聯(lián)系起來。同時,要對當前檔案工作進行全面的調研,投入大量的人力物力建設,對基本的裝備體系進行優(yōu)化,為今后的工作打下了堅實的基礎。要使信息技術在檔案工作中得到切實應用,就必須對有關的制度進行完善,從而為今后的工作打下堅實的基礎;第三,建設信息化檔案管理系統(tǒng)。信息化管理系統(tǒng)是實現(xiàn)檔案工作的有效手段,是提高檔案管理工作的有效手段。因此,有關單位必須要建設信息化管理系統(tǒng),盡可能地降低各單位之間的沖突,從而保證單位的正常運轉。

4.2 充分提升檔案管理的服務水平

一方面,對檔案管理的模式進行全面創(chuàng)新。當前,事業(yè)單位檔案工作要結合實際情況和需要,進行改革。要持續(xù)改進檔案資料的完整性,對充實的資料進行科學的管理,尋找輔助資料,建立清晰、簡潔、健全的資料庫。為電子文檔的信息化管理提供一套資料憑證,分類和標注各類不同的內容和類別,并對其進行詳細的記錄。各機單位應當加強交流,相互借鑒,學習先進的檔案管理方式,并針對本單位實際工作情況制訂針對性措施,建立符合自身發(fā)展的管理模式;另一方面,強化管理人員的服務意識。提升事業(yè)單位人員的管理水平及專業(yè)素質是提高檔案服務質量的關鍵因素,要全面落實服務改革的目的,必須從服務方式、服務內容等方面進行改革。檔案管理人員要充分了解檔案工作的重要意義,加強自身檔案知識修養(yǎng),提高業(yè)務水平,定期進行業(yè)務訓練,舉辦檔案管理講座,通過主動的學習,對知識進行有效的補充,勤總結,勤改進,不斷創(chuàng)新,有效優(yōu)化檔案服務意識。

4.3 給予檔案管理充分重視

首先,對管理思想的更新。檔案工作要體現(xiàn)出服務意識,在新形勢下,要對檔案工作予以高度的重視,以確保檔案工作的與時俱進。近年來,隨著檔案的不斷增多,檔案工作越來越強調要突出"精準"、"服務"的作用,要從多個角度分析不同層次和不同階段的需要,根據(jù)不同的需要,采取有針對性的檔案管理服務,突出服務的品質。檔案管理要充分反映出檔案的綜合功能,要從整體上對檔案的需求進行分析,從而使檔案的功能更加智能化。同時,在管理內容上要重視網(wǎng)絡化,在管理上要充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢,重視電子文件的應用。從目前事業(yè)單位發(fā)展狀況看,檔案管理的網(wǎng)絡化還處在初級階段,但其發(fā)展趨勢仍是網(wǎng)絡化,實現(xiàn)網(wǎng)絡化可以擴大檔案的覆蓋面和多種服務方式,從而提高檔案管理的效率[5]。

5 結語

總而言之,現(xiàn)階段,我國事業(yè)單位的檔案管理工作存在檔案開發(fā)水平較低、檔案管理工作缺乏良好信息化水平、未健全檔案管理機制等問題?；谛聲r代要求,檔案管理需要積極創(chuàng)新改革,通過充分整合檔案資料的各類數(shù)據(jù)、建立檔案管理信息化平臺、強化管理人員的服務意識,促進相關工作人員的培訓與指導,為檔案管理工作的正常開展提供制度保障、工具保障以及人員保障,確保事業(yè)單位工作水平和工作效率穩(wěn)定提升,推進其長效健康發(fā)展。