淺談醫(yī)院應(yīng)急物資庫房管理

蔡亞楠 涂偉麗

南京醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院（江蘇省人民醫(yī)院） 江蘇 南京 210029

引言

重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件是指突然發(fā)生的、造成或者可能造成公眾健康嚴(yán)重?fù)p害的重大傳染病疫情、群體不明原因疾病、重大食物中毒和職業(yè)中毒以及其他嚴(yán)重影響公眾健康的事件[1]。為滿足快速響應(yīng)突發(fā)公共衛(wèi)生事件以及醫(yī)院內(nèi)部應(yīng)急救援及物資保障，醫(yī)院應(yīng)對(duì)應(yīng)急物資進(jìn)行全面優(yōu)化管理，例如醫(yī)院在重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生時(shí)，第一時(shí)間成立了應(yīng)急辦及應(yīng)急物資庫房，對(duì)應(yīng)急物資進(jìn)行合理化采購、嚴(yán)格驗(yàn)收。應(yīng)急物資庫房工作人員遵循醫(yī)院相關(guān)管理要求對(duì)各個(gè)科室物資申領(lǐng)數(shù)量進(jìn)行嚴(yán)格審批，及時(shí)、合理地滿足各個(gè)臨床科室及各部門的應(yīng)急物資申領(lǐng)需求。根據(jù)應(yīng)急物資發(fā)放清單嚴(yán)格執(zhí)行雙人核對(duì)發(fā)放制度，做好出入庫的管理，保證每日物資準(zhǔn)確無誤差，定期做好盤庫工作。確保突發(fā)公共衛(wèi)生事件情況下能夠第一時(shí)間響應(yīng)并滿足醫(yī)院各科室部門所需物資，在應(yīng)急物資保障方面取得了良好效果。

1 應(yīng)急物資入庫驗(yàn)收

應(yīng)急物資可分為以下幾類：一次性醫(yī)用口罩、一次性醫(yī)用外科口罩、醫(yī)用護(hù)目鏡、一次性醫(yī)用面屏、醫(yī)用防護(hù)口罩、一次性手術(shù)衣、一次性醫(yī)用隔離衣、一次性醫(yī)用防護(hù)服、檢查手套、一次性醫(yī)用防護(hù)鞋套、洗消類產(chǎn)品、病毒檢測試劑等[2]。

應(yīng)急物資庫房工作人員嚴(yán)格執(zhí)行醫(yī)療物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，在規(guī)定的驗(yàn)貨區(qū)按照驗(yàn)收程序進(jìn)行工作。驗(yàn)收時(shí)應(yīng)做好“三查八對(duì)”，“三查”即：檢查包裝是否完整，有無潮濕、污染、破損；檢查包裝標(biāo)識(shí)名稱與實(shí)物是否一致、標(biāo)識(shí)有無字跡模糊或標(biāo)識(shí)不清或是標(biāo)識(shí)與實(shí)物不符；檢查產(chǎn)品的合格證明（檢驗(yàn)報(bào)告）、生產(chǎn)批號(hào)和有效期是否符合要求?！鞍藢?duì)”即：對(duì)照生產(chǎn)產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、生產(chǎn)廠家、產(chǎn)地、供應(yīng)商、注冊證是否與采購計(jì)劃相符。

驗(yàn)收合格后即時(shí)入庫并在資產(chǎn)管理系統(tǒng)內(nèi)根據(jù)物資編碼對(duì)應(yīng)急物資名稱、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、品牌、項(xiàng)目說明進(jìn)行核對(duì)并錄入，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后及時(shí)在醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)中進(jìn)行收貨，使系統(tǒng)內(nèi)賬目和實(shí)際情況相符。

圖1 應(yīng)急物資入庫驗(yàn)收流程圖

2 應(yīng)急物資保管

醫(yī)院庫房管理的本質(zhì)是保證庫存能夠長期合理的使用，這就要求庫房管理人員應(yīng)準(zhǔn)確掌握物資用品的使用狀態(tài)，根據(jù)醫(yī)院使用消耗情況，做好庫存控制目標(biāo)，確立合理的庫存和基數(shù)，實(shí)現(xiàn)物資配置的優(yōu)化。及時(shí)評(píng)估了解各科室人員使用情況及需要量，當(dāng)庫存量低于最低控制數(shù)量時(shí)，應(yīng)與采購人員報(bào)備溝通，及時(shí)補(bǔ)充庫存，保證庫存能夠滿足不同科室的醫(yī)用需求。

對(duì)于需求量小的物資，可以減少采購計(jì)劃；對(duì)于訂貨周期較長的應(yīng)急物資要提前做好采購計(jì)劃，防止發(fā)生缺貨現(xiàn)象；及時(shí)合理地根據(jù)政策要求和變化調(diào)整需要備存應(yīng)急物資的基數(shù)。

通過合理的出入庫管理從而使應(yīng)急物資能夠得到經(jīng)濟(jì)合理的應(yīng)用。另外在存放管理上，可以實(shí)行三級(jí)管理辦法進(jìn)行分類存放，并做好防腐、防破損以及防失效等工作，保證庫存物品的安全性，減少經(jīng)濟(jì)損失[3]。保管物資以“安全、方便、節(jié)約”為原則，應(yīng)急物資入庫后置于地墊上（離地20cm），應(yīng)避光通風(fēng)、定期掃除和消毒，做好防盜、防火、防潮、防霉、防蟲、防鼠、防塵、防污染等工作。庫房工作人員對(duì)應(yīng)急物資定期檢查盤點(diǎn)并記錄，做到先進(jìn)先發(fā)、近效期先發(fā)、按批次發(fā)放，做到賬物相符、賬賬相符。

3 應(yīng)急物資的網(wǎng)上申領(lǐng)與發(fā)放

傳統(tǒng)的物資申領(lǐng)模式，存在窗口交流時(shí)間過長、工作效率低等缺點(diǎn)。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，醫(yī)院庫房管理的信息化系統(tǒng)的建立和應(yīng)用也在不斷發(fā)展和完善，需要不斷加強(qiáng)這種信息化的技術(shù)和能力，來保證醫(yī)院庫房管理更加方便、快捷和條理化[4]。醫(yī)院臨床科室申領(lǐng)應(yīng)急物資方式采用通過HIS資產(chǎn)管理系統(tǒng)網(wǎng)上申領(lǐng)，臨床科室根據(jù)各自需求對(duì)物資進(jìn)行申領(lǐng)，系統(tǒng)根據(jù)臨床科室的樓層和所在位置（樓號(hào)）進(jìn)行合理化分配分流每日領(lǐng)物科室。

為保證科室領(lǐng)用需求及物資發(fā)放合理化效益最大化原則，要求領(lǐng)物科室于前一個(gè)工作日在資產(chǎn)管理系統(tǒng)內(nèi)提前申請(qǐng)好科室一日所需物資，庫房工作人員根據(jù)前一天臨床科室申領(lǐng)物資情況進(jìn)行審核發(fā)放，同時(shí)聯(lián)合醫(yī)務(wù)處、護(hù)理部等部門，根據(jù)各科室工作性質(zhì)、人員數(shù)量，明確界定各科室防護(hù)級(jí)別、防護(hù)物資領(lǐng)用種類及每日申領(lǐng)數(shù)量，有效保障一線防護(hù)物資供應(yīng)的同時(shí)避免過度防護(hù)造成資源浪費(fèi)[5]。

根據(jù)不同時(shí)期政策要求醫(yī)院合理規(guī)劃制定應(yīng)急物資管理防護(hù)細(xì)則。防護(hù)標(biāo)準(zhǔn)由感染管理處、應(yīng)急辦、聯(lián)防聯(lián)控指揮部辦公室等多部門聯(lián)合制定，按照臨床收治不同時(shí)期及時(shí)調(diào)整給予指導(dǎo)性建議，合理統(tǒng)籌，實(shí)現(xiàn)物資使用規(guī)范化及經(jīng)濟(jì)合理化。如遇特殊情況請(qǐng)科室遞交物資申領(lǐng)表至應(yīng)急物資庫房審核，同時(shí)在線上申領(lǐng)后予以發(fā)放。一般建議醫(yī)用外科口罩和一次性使用醫(yī)用口罩，每隔4-6小時(shí)更換一次，臨床科室申請(qǐng)一次性醫(yī)用外科口罩、防護(hù)口罩或一次性醫(yī)用口罩時(shí)需注明科室工作人員數(shù)目，根據(jù)每人一周發(fā)放12只口罩為標(biāo)準(zhǔn)，按科室人數(shù)進(jìn)行發(fā)放。特殊科室危險(xiǎn)操作人員如內(nèi)鏡中心、耳鼻喉門診、口腔科門診、眼科門診、支氣管鏡、肺功能室、霧化吸入室等易產(chǎn)生氣溶膠工作人員可在申請(qǐng)時(shí)備注情況，庫房工作人員根據(jù)實(shí)際需求發(fā)放每周應(yīng)急物資；對(duì)發(fā)熱門診等科室要求每周報(bào)備下周排班情況，同時(shí)對(duì)每日醫(yī)用防護(hù)物資實(shí)際消耗進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，根據(jù)人員數(shù)量合理發(fā)放物資。審核過程中如果發(fā)現(xiàn)領(lǐng)物科室與上次領(lǐng)物有較大變化，第一時(shí)間與相關(guān)科室溝通核實(shí)所需物資數(shù)量，如確實(shí)需要修改科室申領(lǐng)應(yīng)急物資計(jì)劃，請(qǐng)科室盡快核實(shí)本科室一周所需應(yīng)急物資數(shù)量，重新修改物資申領(lǐng)數(shù)量并提交計(jì)劃單。職能科室只能根據(jù)科室人員數(shù)量申領(lǐng)一次性醫(yī)用外科口罩、一次性醫(yī)用口罩或是醫(yī)用防護(hù)口罩。

庫房工作人員每日上午審核當(dāng)日下午需發(fā)放科室的申領(lǐng)單并打印好該科室的出庫單。為將臨床一線工作人員的時(shí)間最大化地服務(wù)患者，醫(yī)院通過協(xié)調(diào)總務(wù)處和采購供應(yīng)辦公室共同協(xié)商制定將物資配送到各個(gè)臨床科室的工作辦法。每日發(fā)放出庫單按照不同樓棟及不同樓層進(jìn)行編號(hào)，根據(jù)出庫單對(duì)各科室部門的應(yīng)急物資進(jìn)行分裝，在雙人核對(duì)無誤后將需發(fā)放的應(yīng)急物資按照編號(hào)順序放置在發(fā)貨區(qū)?？倓?wù)處工作人員對(duì)各個(gè)科室應(yīng)急物資進(jìn)行派送，科室工作人員根據(jù)實(shí)物與出庫單核對(duì)，核對(duì)無誤在出庫單第一聯(lián)簽字，第二聯(lián)留置于科室。送貨結(jié)束后總務(wù)處工作人員將各科室已簽字出庫單收齊交予庫房工作人員。庫房工作人員每日對(duì)應(yīng)急物資進(jìn)行庫存管理，形成應(yīng)急物資日?qǐng)?bào)表，隨時(shí)監(jiān)控庫存，及時(shí)備貨[2]。

圖2 應(yīng)急物資申領(lǐng)流程圖

圖3 應(yīng)急物資發(fā)放流程圖

4 應(yīng)急物資管理與盤庫

經(jīng)驗(yàn)收合格的應(yīng)急物資，按照物資的不同屬性，實(shí)行分區(qū)、分類存放；庫房內(nèi)應(yīng)環(huán)境整潔、地面平坦、光線明亮；應(yīng)妥善保管物資，做好防潮、防火、防蟲、防鼠等措施；庫房內(nèi)溫濕度適宜，應(yīng)符合采購應(yīng)急物資的貨品說明書或標(biāo)簽要求，每天檢查并記錄情況；庫房工作人員應(yīng)對(duì)庫房基礎(chǔ)設(shè)施及相關(guān)設(shè)備進(jìn)行定期檢查、清潔和維護(hù)，并根據(jù)庫房條件對(duì)應(yīng)急物資有效期進(jìn)行定期檢查；對(duì)在庫應(yīng)急物資物品外觀、包裝、有效期等質(zhì)量狀況進(jìn)行檢查；對(duì)近效期應(yīng)急物資提高檢查頻次；庫房內(nèi)應(yīng)保證合理的庫存量，防止短缺或擠壓，滿足臨床和全院科室使用情況下常規(guī)備貨一個(gè)月需求以備應(yīng)急需要；庫房工作人員離開庫房要隨手關(guān)門，下班后斷水、斷電。按照庫房管理及財(cái)務(wù)核算監(jiān)管制度，每月最后一個(gè)工作日，庫房工作人員應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行盤庫，對(duì)物資名稱、規(guī)格型號(hào)、批號(hào)等進(jìn)行雙人清點(diǎn)核對(duì)，做到賬貨相符。

5 結(jié)束語

醫(yī)院作為醫(yī)療領(lǐng)域的重要一環(huán)，“健康所系、性命相托”是使命也是我們的責(zé)任。醫(yī)用物資是前線醫(yī)護(hù)人員的“鎧甲和防彈衣”，應(yīng)急防控期間，應(yīng)急物資采取“集中管理、統(tǒng)一調(diào)配、部門申請(qǐng)、審批領(lǐng)用”的原則進(jìn)行發(fā)放使用，應(yīng)急庫房努力做好應(yīng)急物資后勤服務(wù)保障工作，取得了良好效果。

目前在使用網(wǎng)上系統(tǒng)申領(lǐng)物資使用過程中，仍發(fā)現(xiàn)存在一定不足。如臨床科室在申領(lǐng)應(yīng)急物資時(shí)無法實(shí)時(shí)查看庫存實(shí)際情況，導(dǎo)致有時(shí)因?yàn)閹齑娌蛔?，需與科室溝通，科室重新申領(lǐng)物資?？剖翌I(lǐng)物界面如能在申領(lǐng)時(shí)看到各庫存實(shí)時(shí)余量，能夠進(jìn)一步提高工作效率。資產(chǎn)管理系統(tǒng)如果增加統(tǒng)計(jì)分析功能，各個(gè)科室工作人員可查閱上周或之前領(lǐng)取應(yīng)急物資情況；庫房工作人員也能更加清晰了解各個(gè)科室領(lǐng)物情況，可以根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果做到更加精細(xì)化的管理與更加科學(xué)化的預(yù)算。