新時(shí)期高校人事管理信息化建設(shè)研究

楊柳青,謝振安

(1.安徽理工大學(xué) 安徽 淮南 232001; 2.淮南職業(yè)技術(shù)學(xué)院, 安徽 淮南 232001)

黨的二十大報(bào)告提出,加快建設(shè)教育強(qiáng)國的戰(zhàn)略目標(biāo)和加快建設(shè)高質(zhì)量教育體系的具體要求[1],高校人事管理工作是其中重要的一環(huán)。高效的人事管理工作在一定程度上可以釋放學(xué)校的發(fā)展?jié)撃?提升高校人力資源使用的科學(xué)性[2]。隨著信息化時(shí)代的到來,教育信息化在助力教育事業(yè)突破改革難題中發(fā)揮的作用越來越大[3]。一方面,在聚焦人才培養(yǎng)這一核心問題上,人事管理信息化可以準(zhǔn)確掌握學(xué)校的全面能力現(xiàn)狀,有助于領(lǐng)導(dǎo)層把更多的精力投入在資源整合與優(yōu)化上,包括人事制度建設(shè)、打造優(yōu)質(zhì)的教學(xué)師資團(tuán)隊(duì)等,從而提升決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。另一方面,信息化有利于高校集約高效管理人事信息,運(yùn)用信息化技術(shù)條件實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳導(dǎo)、動(dòng)態(tài)化管理,在解決人事管理工作的同時(shí),提升高校科學(xué)治理水平和能力[4]。

一、新時(shí)期高校人事管理特征

高校在不同階段受到社會(huì)環(huán)境等因素的影響,人事管理呈現(xiàn)出不同的管理特征,尤其是在社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代,人事管理信息量暴增,內(nèi)容廣、頭緒多,信息數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)管理難度加大。

(一) 人事管理信息規(guī)模和體量龐大

隨著高校辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)張和正規(guī)化建設(shè)的內(nèi)在要求,高校人事管理信息的維度較以往發(fā)生了廣泛的拓展,信息的產(chǎn)生速度、體量以及分散化的典型特點(diǎn)使得信息管理難度逐步增大。首先,從需要管理的信息范圍上說,由于高校在實(shí)施全面化、精細(xì)化管理,必然導(dǎo)致需要納入到管理范疇的信息來源廣,涉及到學(xué)校上下的方方面面,而信息是有時(shí)效性的,信息處理不及時(shí)、更新不到位,信息的價(jià)值就難以實(shí)現(xiàn)。其次,從產(chǎn)生信息的速度上說,信息社會(huì),人事信息的產(chǎn)生、發(fā)展變化速度快,而且十分分散,信息疏通、歸類不好,就會(huì)導(dǎo)致有用信息和無用信息之間的混亂,利用價(jià)值大打折扣[5]。

(二) 人事管理信息更替頻繁

高校人事管理信息體系伴隨著時(shí)間和外部環(huán)境的變化,各組成單元信息會(huì)隨之產(chǎn)生變化。這其中有定期的和不定期的變化,在定期的信息管理中,如教師的教學(xué)工作、培訓(xùn)、教學(xué)評(píng)價(jià)以及業(yè)績(jī)考核等,通常以學(xué)期、學(xué)年為基本單元,這類信息具有周期性的特點(diǎn),在發(fā)生變化時(shí),需要及時(shí)納入到教師個(gè)人的信息管理中來,組成教師的教學(xué)經(jīng)歷。而針對(duì)不定期的變化,如教師的教學(xué)、科研信息、薪酬變化等,不具有周期性的特點(diǎn),在這類信息產(chǎn)生變化時(shí),一方面需要在教師原有的信息基礎(chǔ)上做出決策,另一方面對(duì)于該部分信息的管理更替也十分重要,可謂“磨刀不誤砍柴工”,做好信息的搜集、分析、處理和存儲(chǔ),不僅是動(dòng)態(tài)管理的需要,同時(shí)是提升學(xué)校治理能力的重要體現(xiàn)[6]。

二、新時(shí)期高校在人事管理信息化建設(shè)存在的問題

(一) 管理理念落后,共享能力偏弱

目前,大部分高校在數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程中,逐步認(rèn)識(shí)到高校的人事管理信息化建設(shè)在制度、規(guī)范方面對(duì)于學(xué)校發(fā)展的重要性。但是,與現(xiàn)代化高校建設(shè)的要求相比,人事管理信息化理念落后,共享能力偏弱是當(dāng)前建設(shè)中存在的突出問題。首先,這種管理理念上的不足存在“先天”疾病,制度頂層設(shè)計(jì)。缺少科學(xué)性和實(shí)踐性標(biāo)準(zhǔn),導(dǎo)致執(zhí)行過程中存在諸多問題。比如,部分高校僅僅將高校的人事管理作為一項(xiàng)邊緣化的日常例行性工作,由于缺少配套的剛性制度要求,相較于高校其他方面的資源投入與分配,人事管理信息化建設(shè)得不到應(yīng)有的重視,加上缺少人事基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的支撐,大部分院校二級(jí)部門只是將原有的人事信息進(jìn)行提報(bào)匯總,逐級(jí)上報(bào),審核把關(guān)能力弱,效率低下。其次,高校在人事管理中缺少統(tǒng)一“平臺(tái)”,存在各自為政的局面,涉及相關(guān)人事信息中多部門自己管理自己的,但是在這個(gè)過程中,各部門對(duì)自身信息建設(shè)不重視,掌握程度不足。比如,涉及學(xué)校教職工信息由人事處牽頭管理,但是在教師的教學(xué)管理工作是由教務(wù)處負(fù)責(zé)管理的,針對(duì)每一名教師,個(gè)人的教學(xué)研究以及科學(xué)研究相關(guān)人事信息則由科研部門負(fù)責(zé),這就導(dǎo)致了信息的來源分散,部門與部門之間在存在溝通障礙,部分信息管理重復(fù)冗余,加之共享程度低下,信息的準(zhǔn)確性不足,不利于精確管控。

(二) 人事管理隊(duì)伍有待加強(qiáng)

高校人事部門必須有一支素質(zhì)過硬的隊(duì)伍,不僅在日常的業(yè)務(wù)中是行家里手,更要具備相當(dāng)程度的人事管理經(jīng)驗(yàn)與能力。然而,高校人事管理信息化師資隊(duì)伍目前在體系化建設(shè)方面存在諸多短板,人事管理部門中的復(fù)合型人才空缺十分大,這也是導(dǎo)致高校人事管理信息化建設(shè)中的不足的重要原因。第一,從事相關(guān)工作的師資力量不是專業(yè)出生,在人事管理中針對(duì)信息技術(shù)領(lǐng)域的基本素養(yǎng)不達(dá)標(biāo),而且忽視了其中的培訓(xùn)與學(xué)習(xí),導(dǎo)致利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)處理數(shù)據(jù),提升管理工作準(zhǔn)確性與效率方面存在不足。比如一些教師只是滿足于數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單維護(hù)與操作上,在學(xué)校人事人事決策前,不能很好的地針對(duì)信息管理進(jìn)行深度的數(shù)據(jù)分析與挖掘工作,輔助領(lǐng)導(dǎo)決策不力。第二,人事管理信息化建設(shè)需要依托對(duì)學(xué)校人事信息的充分調(diào)查和研究,只有這樣才能客觀的從人事系統(tǒng)體系化建設(shè)方面做好規(guī)劃,比如在處理教師服務(wù)教學(xué)任務(wù)與教師自身培訓(xùn)之間的矛盾時(shí),對(duì)于需要進(jìn)修、培訓(xùn)的教師,一旦崗位空缺下來,學(xué)校需要及時(shí)地補(bǔ)充或者調(diào)配,人事管理工作需要在這樣的方面做好儲(chǔ)備。第三,高校專業(yè)發(fā)展需要依托專業(yè)教師、技術(shù)能手參與教學(xué)中來,在吸引這部分教學(xué)資源方面,人事管理起到了關(guān)鍵的作用,高校人事管理一旦沒有做好功課,引進(jìn)的教師不符合專業(yè)發(fā)展要求,在一段時(shí)間對(duì)于專業(yè)師資團(tuán)隊(duì)建設(shè)都將產(chǎn)生不利的影響。

(三) 人事管理信息化管理流程落后

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天,雖然部分高校開始在人事管理信息化平臺(tái)建設(shè)方面取得了一定的成績(jī),但是不可否認(rèn)的是,人事信息管理流程還是沿用舊的方式,高校通過數(shù)字化管理解決現(xiàn)階段的一些管理難題中做出了嘗試,但是還存在一些問題。第一,在搭建數(shù)字化的框架上,仍然擺脫不了原有的紙質(zhì)文件管理模式,效率不高。如,一些高校在大力推進(jìn)辦公數(shù)字化、人事管理數(shù)字化,但卻仍離不開線下人為管理。在頂層設(shè)計(jì)時(shí),沒有明確要求紙質(zhì)文件電子化,導(dǎo)致后續(xù)人事管理中所要求的支撐材料填報(bào)工作很難順利地推進(jìn),而且紙質(zhì)材料的管理需要占用空間,隨著時(shí)間的推移,對(duì)于儲(chǔ)存這些資料的地點(diǎn)要求十分苛刻,因工作疏忽等一些主客觀原因,極易導(dǎo)致文件的管理上漏洞,給工作上帶來麻煩。第二,高校缺少人事管理信息化建設(shè)這樣一個(gè)共享平臺(tái),目前高校各部門人事信息管理中涉及到許多子系統(tǒng),這些子系統(tǒng)之間存在信息重復(fù),彼此之間的關(guān)聯(lián)度低,很難在各子系統(tǒng)之間調(diào)度信息,而且數(shù)據(jù)格式的規(guī)范性缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),信息使用與管理存在安全隱患,大大地影響了學(xué)校人事管理效率。第三,高校目前并沒有建立相關(guān)的人事管理獎(jiǎng)機(jī)制,涉及人事流程上的事成了一紙空文,學(xué)校的有限資源無法顧及龐大的人事工作,監(jiān)控力度和手段需要耗費(fèi)大量的人力、物力,管理現(xiàn)狀改進(jìn)緩慢。

三、新時(shí)期提升高校人事管理信息化建設(shè)的措施

(一) 更新理念,用數(shù)字化助力高校人事管理

隨著信息化時(shí)代的到來,高校人事工作的科學(xué)化、精細(xì)化管理離不開基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的建立與完善。高校在推動(dòng)這一建設(shè)中,需要在思維上保持一致,達(dá)成數(shù)據(jù)化管理信息工作的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。高校人事管理涉及每一名在職員工以及該員工的各項(xiàng)數(shù)據(jù),在推進(jìn)人事管理信息化建設(shè)中,首先要做的是更新全體教職工的理念,建立數(shù)字化意識(shí)。從根本上解決數(shù)字化建設(shè)是提升管理效率和科學(xué)性的,而不是增加負(fù)擔(dān)的。首先,高校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)高度重視,在人事管理信息化建設(shè)中需要分配一定的資源用于建設(shè)與維護(hù)系統(tǒng)。加強(qiáng)教育與引導(dǎo),使全校教職工能明顯感受到人事管理信息化建設(shè)所帶來的好處,尤其在和自己切身利益相關(guān)的問題上,通過對(duì)比分析,使教職工從內(nèi)心深處認(rèn)可人事管理信息化。其次,高校在人事管理信息化建設(shè)前,應(yīng)當(dāng)做好規(guī)劃設(shè)計(jì),在實(shí)施管理的過程中,要做到有規(guī)可循、有據(jù)可依,務(wù)必將相關(guān)的制度規(guī)范化,使得人事管理工作在一定程度上公開化、透明化。最后,高校在各項(xiàng)涉及人事管理工作中,要充分運(yùn)用信息化管理平臺(tái)。在實(shí)踐中可遵循PDCA循環(huán)不斷優(yōu)化與完善人事管理信息化建設(shè)平臺(tái),改進(jìn)平臺(tái)建設(shè)中的不足,使其更加符合人本思想。更新管理理念,用數(shù)字化助力高校改革事業(yè)并不是一朝一夕就能解決的,該項(xiàng)工作牽涉面廣,在實(shí)際執(zhí)行過程中同樣會(huì)遇到一些難以預(yù)料到的困難,但是不可否認(rèn)的是,其效率和科學(xué)性將大大地提升。相信在全校上下的統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)下,該項(xiàng)工作定能助力改革事業(yè)向前推進(jìn)。

(二) 優(yōu)化流程,打通數(shù)據(jù)共享鏈路

信息化社會(huì)發(fā)展至今,個(gè)體數(shù)據(jù)特征更加顯著,由于高校全面綜合發(fā)展的迫切需要,辦學(xué)規(guī)模和師資隊(duì)伍建設(shè)是決定改革的關(guān)鍵因素,高校人事管理工作面臨的諸多挑戰(zhàn),其中教職工個(gè)體的復(fù)雜性十分明顯,各部門針對(duì)教職工關(guān)注的內(nèi)容既有共性部分的也有個(gè)性部分的,在以往的人事管理模式下,各部門之間的鏈路是阻塞的,這與新時(shí)期高校各部門之間的協(xié)同合作式發(fā)展理念相去甚遠(yuǎn)。因此,優(yōu)化人事管理信息化流程,打通數(shù)據(jù)共享鏈路十分重要。首先,基于教職工的基本信息是數(shù)據(jù)共享機(jī)制運(yùn)行的基礎(chǔ),包括教師的個(gè)人基本信息、聯(lián)系方式、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭成員職業(yè)資格、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、培訓(xùn)進(jìn)修、社會(huì)兼職、企業(yè)實(shí)踐等,需要定期添加到系統(tǒng)中并實(shí)時(shí)更新維護(hù)。各部門之間以人事部門的基礎(chǔ)信息為主,可以大大簡(jiǎn)化信息上報(bào)流程,提高工作效率。從人事管理部門內(nèi)部角度看,高校不同業(yè)務(wù)的人事管理工作間可實(shí)現(xiàn)第一層次的數(shù)據(jù)鏈路溝通。一旦教職工的個(gè)人信息變動(dòng)后,人事管理部門各業(yè)務(wù)口能第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)并及時(shí)維護(hù)更新,做到互通互享。其次,高校各職能部門之間數(shù)據(jù)共享鏈路的打通對(duì)于提升人事管理效率亦十分重要。人事管理信息平臺(tái)可以將涉及教師的教學(xué)工作、業(yè)績(jī)考核、課程建設(shè)、比武競(jìng)賽、教學(xué)研究、科學(xué)研究等納入系統(tǒng)中來。在系統(tǒng)集各職能部門大數(shù)據(jù)于一身時(shí),相關(guān)業(yè)務(wù)辦理的效率和服務(wù)水平將大幅提升。對(duì)于高校教師的支撐評(píng)審工作需要各項(xiàng)數(shù)據(jù)的支撐。在以往數(shù)據(jù)沒有電子化的情況下,教師需要備份這些材料,保管又是難題,臨時(shí)申報(bào)需要蓋章簽字十分不便。利用人事管理信息化平臺(tái),將原始紙質(zhì)數(shù)據(jù)電子化處理,可以突破時(shí)空限制,只要教師做好基礎(chǔ)維護(hù)工作,定期將數(shù)據(jù)錄入,通過審核后,使用起來將十分便捷,人事部門的工作量也將大大降低。

(三) 強(qiáng)化人事隊(duì)伍建設(shè),助推人事管理邁向新臺(tái)階

科技的變革要求人才適應(yīng)這樣的變革,對(duì)于高校走信息化、數(shù)據(jù)化建設(shè)道路亦是如此。衡量高校辦學(xué)和管理能力的指標(biāo)有很多,在高校間日趨激烈的競(jìng)爭(zhēng)中,其實(shí)質(zhì)性的競(jìng)爭(zhēng)是依靠人才。高校深化改革,構(gòu)建新的辦學(xué)目標(biāo),如提升教學(xué)科研水平等,關(guān)鍵還是在于人才的輸入與培養(yǎng)上。以此類推,高校想要在鱗次櫛比的高校脫穎而出,高效、科學(xué)的人事管理工作是基礎(chǔ),抓住信息化改革這只牛鼻子,可以大大提升高?，F(xiàn)代化管理水平。誠然,這一切有賴于構(gòu)建一支信息化水平、能力素質(zhì)過硬的師資隊(duì)伍。首先,從源頭把握人才引進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn),提升隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平。為進(jìn)一步提升高校人事管理信息化能力,在現(xiàn)有的人事管理人員的基礎(chǔ)上,引進(jìn)人員需要在人力資源管理方面的能力有所側(cè)重。除此之外,信息化師資隊(duì)伍的構(gòu)建需要適當(dāng)引入一些專業(yè)能力強(qiáng)的信息化背景人才。通過打造適應(yīng)信息化管理的師資團(tuán)隊(duì),保障信息化管理平臺(tái)的運(yùn)行,在做好數(shù)據(jù)更新與維護(hù)的基礎(chǔ)上,通過數(shù)據(jù)收集、分析,為推進(jìn)學(xué)校人事使用與領(lǐng)導(dǎo)決策提供支撐。其次,立足學(xué)?，F(xiàn)有人才基礎(chǔ),通過加強(qiáng)培養(yǎng)力度,與引進(jìn)人才協(xié)同發(fā)力,共同打造高校人事管理信息化建設(shè)的隊(duì)伍。高校在人才隊(duì)伍建設(shè)中,一方面需要借助外力,快速提升人力資源的管理效率,可以多方面學(xué)習(xí)人才培養(yǎng)方面的策略,這在一些成熟的企業(yè)和高校中運(yùn)用的比較好的都可以拿來運(yùn)用;另一方面,高校在每年的預(yù)算編制階段,將人才培養(yǎng)的經(jīng)費(fèi)支出要提前統(tǒng)籌規(guī)劃,這樣打造優(yōu)質(zhì)的隊(duì)伍才能有保障。人事管理信息化培訓(xùn)中要重點(diǎn)突出人才建設(shè)中的薄弱環(huán)節(jié),加強(qiáng)信息化技術(shù)以及理論實(shí)管理人員系統(tǒng)培訓(xùn),培養(yǎng)出即懂人事又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才,對(duì)提升學(xué)?，F(xiàn)代化治理能力將大有裨益。