大數(shù)據(jù)背景下廣西高校檔案信息化建設(shè)與數(shù)據(jù)開放研究

文/桂林理工大學(xué) 鄭潔 梁茜茜 陳黎 葉麗寶 邱玉蘭

在信息時(shí)代，信息化建設(shè)程度的高低能夠直接決定行業(yè)發(fā)展的水平。檔案作為一種數(shù)據(jù)，與數(shù)字化的存儲(chǔ)方式以及信息化的管理手段具有天然的親和力。新《檔案法》和《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中都將提高檔案信息化建設(shè)水平作為新時(shí)期檔案工作的重中之重，可見信息化建設(shè)將作為新時(shí)期檔案管理的重要手段，發(fā)揮出巨大的作用。在檔案行業(yè)信息化建設(shè)啟動(dòng)初期，高校因具有國家與地方支持、高層次人才多等優(yōu)勢，高校檔案館的信息化建設(shè)有著扎實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)和雄厚的資金支持。因此高校檔案館信息化建設(shè)不僅能夠提高本校整體信息化水平，也能帶動(dòng)行業(yè)和地區(qū)的信息化建設(shè)進(jìn)程，對社會(huì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)服務(wù)能力的提升起到引領(lǐng)作用。

一、調(diào)研樣本基本情況

本文設(shè)計(jì)了《大數(shù)據(jù)背景下廣西高校檔案館信息化建設(shè)與數(shù)據(jù)開放調(diào)查問卷》，意在通過調(diào)查初步了解廣西高校檔案館信息化建設(shè)進(jìn)程，以及廣西高校檔案館面向社會(huì)開放的程度。調(diào)查問卷的發(fā)放范圍包括廣西大學(xué)、廣西師范大學(xué)、桂林電子科技大學(xué)、桂林理工大學(xué)等在內(nèi)的廣西21所高等院校綜合檔案館（室）的專職檔案員，因此回收得到的數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確，能夠基本代表廣西高校檔案館的整體情況，調(diào)研結(jié)果具有普遍性、代表性。

二、調(diào)研的結(jié)果與存在的問題

（一）檔案管理系統(tǒng)配置情況。檔案管理系統(tǒng)的功能能夠直接影響檔案管理工作的效率。問卷調(diào)查針對各高校使用的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)了一道問題，由回收到的答案可以看出，廣西高校中近7成高校使用的還是GD2000或GD2016，該系統(tǒng)是廣西壯族自治區(qū)檔案局提供給全區(qū)各檔案部門免費(fèi)使用的檔案管理系統(tǒng)，只具有簡單基本的檔案管理功能，且該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)主要針對政府和企業(yè)等，并不適合高校的檔案管理（詳見圖1）。

圖1 檔案管理系統(tǒng)配置情況

在各高校是否為檔案室配置了獨(dú)立服務(wù)器這一問題上，有8所高校配置了獨(dú)立服務(wù)器，占總樣本的38.1%。在問及各高校的檔案管理系統(tǒng)是否對接辦公自動(dòng)化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)時(shí)，僅有1所高校已經(jīng)對接，其余20所高校的檔案管理系統(tǒng)與日常辦公系統(tǒng)是完全獨(dú)立的。由此可見，廣西高校在檔案管理信息化建設(shè)方面還相對較為落后，甚至還稱不上處于信息化建設(shè)的起步階段。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)情況。在調(diào)研的21所高校中，有8所高校已經(jīng)開始了檔案數(shù)字化的有關(guān)工作，其中桂林電子科技大學(xué)的數(shù)字化率最高，為50%，遙遙領(lǐng)先于其他高校，其次是南寧理工大學(xué)的數(shù)字化率為30%，廣西師范大學(xué)的數(shù)字化率為20%，剩余5所高校數(shù)字化率均在10%以下。另外13所高校暫未開始檔案數(shù)字化工作（詳見圖2）。

圖2 數(shù)字化建設(shè)情況

在數(shù)字化建設(shè)規(guī)章制度的制訂方面，有13所高校暫未制訂有關(guān)制度，占調(diào)研總數(shù)的61.9%。規(guī)章制度主要是針對電子文件的管理等方面，極少數(shù)高校制訂了檔案數(shù)字化工作的具體規(guī)范（詳見圖3）。

圖3 數(shù)字化建設(shè)規(guī)章制度制訂情況

在接收電子檔案方面，有7所高校會(huì)對檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢測。由調(diào)查可知，廣西高校檔案數(shù)字化的建設(shè)工作屬于起步階段，且各高校數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)展程度差距較大。

（三）檔案數(shù)據(jù)開放情況。根據(jù)廣西加快推進(jìn)檔案信息資源共享的規(guī)劃，問卷針對各高校是否納入廣西檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)做了調(diào)研。結(jié)果顯示，廣西高校均未加入廣西檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)，其中有8所高校的檔案資料可以對社會(huì)開放使用，其余高校的檔案資料僅供本校師生查找使用（詳見圖4）。

圖4 檔案資料對社會(huì)開放情況

在各高校對外發(fā)布檔案信息時(shí)，僅有2所高校制定了《檔案信息審查發(fā)布制度》，占調(diào)查總樣本的9.52%。由此可以看出，廣西高校檔案資源對外的開放使用較少，開放審核制度建設(shè)不足。

（四）檔案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)情況。對于高校檔案館信息化建設(shè)、檔案資源數(shù)字化建設(shè)工作來說，充足的經(jīng)費(fèi)是工作順利開展的保障。問卷設(shè)計(jì)了一項(xiàng)針對各高校檔案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的調(diào)研。調(diào)查結(jié)果顯示有6所高校沒有設(shè)置檔案專項(xiàng)工作經(jīng)費(fèi)，占樣本總數(shù)的28%。其余設(shè)置了專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的高校金額多為10萬元以內(nèi)，僅有個(gè)別高校有20～40萬元經(jīng)費(fèi)不等（詳見圖5）。

圖5 檔案專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)設(shè)置情況

廣西各高校之間設(shè)置的檔案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)差距較大，從調(diào)研結(jié)果也可以看出，經(jīng)費(fèi)保障充足的高校，在檔案管理系統(tǒng)、服務(wù)器等硬件設(shè)施的配置上也較為先進(jìn)，經(jīng)費(fèi)較少的高校其硬件水平相對較低。

三、對于廣西高校檔案信息化建設(shè)的思考

（一）增配檔案管理系統(tǒng)，打好檔案管理基礎(chǔ)。“工欲善其事，必先利其器”。檔案管理系統(tǒng)作為檔案管理的核心，能夠?qū)⒏咝n案資源整合整理，隨取隨用，極大地提高了檔案管理人員的工作效率，壓縮查找使用檔案的時(shí)間。因此，對于高校來說，應(yīng)該使用符合本學(xué)校檔案工作實(shí)際的檔案管理系統(tǒng)，使檔案資源、人力和財(cái)力均能發(fā)揮出最大作用。

結(jié)合廣西高?，F(xiàn)狀，各使用GD2000系統(tǒng)和GD2016系統(tǒng)的高校，如在管理過程中發(fā)現(xiàn)該檔案管理系統(tǒng)與檔案管理實(shí)際工作不匹配的情況，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)向主管領(lǐng)導(dǎo)說明情況，爭取學(xué)校的支持，重新購置符合本校實(shí)際情況的檔案管理系統(tǒng)；在購置之前，可以向已經(jīng)購置其他系統(tǒng)的學(xué)校檔案館了解情況，尋找適合本校的檔案管理系統(tǒng)生產(chǎn)廠家，并結(jié)合本校檔案管理實(shí)際，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)上有針對性地提出具體要求，打好本校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。此外，高校檔案館的信息化建設(shè)要與學(xué)校信息中心深度合作，充分發(fā)揮各自專長，協(xié)作建成學(xué)?！靶畔⒏叩亍?，為學(xué)校各項(xiàng)工作的開展提供有力的支撐。

（二）加快檔案數(shù)字化建設(shè)，減存量改增量同步進(jìn)行。如果說檔案信息化建設(shè)是手段，那么數(shù)字化建設(shè)則是目標(biāo)。即使擁有再先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，如果檔案資源仍是滿滿一庫房的紙質(zhì)材料，檔案管理系統(tǒng)也毫無用武之地。因此，檔案的數(shù)字化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的靈魂。高校在幾十年甚至更久的建校時(shí)間里，留存下來許多珍貴的史料，其中不乏各學(xué)科從發(fā)展到壯大的理論依據(jù)、實(shí)驗(yàn)成果，也有許多近些年來高精尖的技術(shù)發(fā)明、研究成果等，這些財(cái)富的背后有著大量的檔案資料需要長久保存。此外，高校因行政級別較高，每年都會(huì)收到各級各類部門、機(jī)構(gòu)的文件，這些也是需要長期保存的資料。隨著時(shí)間的推移，各類資料越積累越多，如果始終用最原始的辦法登記和保管，未來檔案資源的利用速度將無法滿足查檔人的需求，更將極大影響高校的辦公效率。

針對這一情況，廣西各高校應(yīng)當(dāng)盡快落實(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，從存量和增量兩方面著手：對于前期留存下來的檔案，可以選擇優(yōu)秀的外包公司進(jìn)行專業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，并將轉(zhuǎn)換后的數(shù)字資源對接本校檔案管理系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)存量的數(shù)字化建設(shè)；對于已經(jīng)通過電子方式進(jìn)行接收和存儲(chǔ)的文件和資料，應(yīng)盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等的互通，實(shí)現(xiàn)一鍵歸檔功能，為今后電子檔案的接收管理工作開好頭。在數(shù)字化建設(shè)過程中，高校應(yīng)做好數(shù)據(jù)資源的安全保障工作，以促使檔案利用擁有更為廣闊的空間。

（三）擴(kuò)大檔案開放范圍，提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量。高校具有服務(wù)社會(huì)的職能屬性，高校檔案館可以為社會(huì)提供各類檔案資源。但檔案開放利用工作難度較高、流程復(fù)雜，必須處理好檔案保密和開放之間的關(guān)系，這使得高校檔案館對待檔案開放利用工作的態(tài)度過于謹(jǐn)慎，甚至不進(jìn)行檔案開放利用，難以充分發(fā)揮高校檔案工作的價(jià)值功能。

廣西高校在做好信息化建設(shè)的同時(shí)，可以根據(jù)自身特色，向社會(huì)開放一些專業(yè)或?qū)W科方面的檔案資料，有效挖掘各學(xué)科領(lǐng)域的潛在價(jià)值，加快高校科研成果轉(zhuǎn)化，逐步嘗試打開檔案開放的大門，成為企業(yè)、高校之間溝通的橋梁。當(dāng)然，想要做好檔案開放工作，還需在制度建設(shè)方面加以配合，完善檔案開放體系，在保證高校檔案管理工作正常運(yùn)行的同時(shí)實(shí)現(xiàn)服務(wù)社會(huì)的目的。

（四）加大檔案經(jīng)費(fèi)支持，筑牢檔案信息化建設(shè)保障。經(jīng)費(fèi)支持是做好檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)工作的保障，無論是檔案管理系統(tǒng)、服務(wù)器的配置，還是檔案數(shù)字化建設(shè)中外包工作的開展、檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)等，都需要足夠的經(jīng)費(fèi)作為支撐，如果缺乏經(jīng)費(fèi)，檔案信息化建設(shè)將無法開展。經(jīng)費(fèi)支持來源于領(lǐng)導(dǎo)對于檔案工作的重視程度，廣西高校檔案館應(yīng)當(dāng)向沿海發(fā)達(dá)城市高校檔案室看齊，查找自身不足，設(shè)立長遠(yuǎn)規(guī)劃，有計(jì)劃地逐步開展檔案館信息化平臺(tái)搭建、數(shù)字化檔案整合、檔案資源共享等建設(shè)工作，不斷提升高校服務(wù)師生，服務(wù)社會(huì)的能力。