國有企業(yè)行政管理工作的效能提升策略

吳舜

［國網(wǎng)湖北省電力有限公司技術(shù)培訓(xùn)中心（武漢電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院），湖北 武漢 430079］

0 引言

行政管理在國有企業(yè)的運(yùn)作過程中扮演著重要的角色［1］，其工作效能直接影響企業(yè)的經(jīng)營效益和長遠(yuǎn)發(fā)展［2］。行政管理部門是國有企業(yè)的樞紐站，承擔(dān)承上啟下的作用，是企業(yè)正常、穩(wěn)定、高效運(yùn)作的基礎(chǔ)和保障［3］。然而，由于諸多原因，當(dāng)前我國國有企業(yè)行政管理工作存在一些問題，如服務(wù)意識不強(qiáng)、流程管理欠缺、內(nèi)部溝通不暢等，導(dǎo)致國有企業(yè)工作效能低下，一定程度上制約了國有企業(yè)的發(fā)展。為此，本文從國有企業(yè)行政管理的定義和特征入手，分析當(dāng)前國有企業(yè)行政管理中存在的問題，并針對性地提出相應(yīng)的策略建議，為國有企業(yè)行政管理的改革創(chuàng)新提供思路。

1 企業(yè)行政管理和效能的定義與特征

1.1 企業(yè)行政管理及其效能的定義

企業(yè)的行政管理一般是以辦公事務(wù)管理、行政事務(wù)管理及人力資源管理等為主的工作，是推動企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)及流程平穩(wěn)、有序開展的基礎(chǔ)性保障。判斷企業(yè)行政管理效能的高低，通常要分析行政管理的各方面因素，計(jì)算行政活動的總產(chǎn)出和總投入之間的比率。在評估企業(yè)行政管理效益時，應(yīng)該重視行政任務(wù)的完成情況，并將其與耗費(fèi)的人力、財(cái)力、物力與時間資源等投入成本進(jìn)行比較。在實(shí)際行政管理實(shí)踐中，衡量行政管理效能不僅是數(shù)字統(tǒng)計(jì)，而且需關(guān)注是否能夠有效地實(shí)現(xiàn)企業(yè)的行政目標(biāo)和任務(wù)，是否有效地推動企業(yè)的發(fā)展、提升企業(yè)的競爭力，以及針對突發(fā)性事件是否具備及時運(yùn)用高效手段的能力等因素。一套優(yōu)秀的行政管理機(jī)制可以提升企業(yè)的整體工作動能，使企業(yè)在市場中保持活力與競爭力。工作效能高的行政管理能夠規(guī)范企業(yè)運(yùn)營，優(yōu)化管理流程和資源配置，提高產(chǎn)品質(zhì)量，降低企業(yè)生產(chǎn)成本，從而增強(qiáng)企業(yè)的運(yùn)營效率和盈利能力。此外，行政管理還是保障企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、員工權(quán)益和客戶利益的基礎(chǔ)，企業(yè)通過行政管理建立健全的規(guī)章制度，確保企業(yè)的規(guī)范性和合法性，預(yù)防違反法律法規(guī)等不良事件的發(fā)生。企業(yè)在招聘過程中，需考慮行政管理團(tuán)隊(duì)的投資，為企業(yè)長期穩(wěn)健、有序地運(yùn)營打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1.2 企業(yè)行政管理的主要特征

大部分企業(yè)行政管理指令都是通過自上而下的縱向組織、傳達(dá)及協(xié)調(diào)而傳遞的，企業(yè)行政管理效能高低的決定性因素在于決策層是否科學(xué)地制定規(guī)矩或下達(dá)命令，以及執(zhí)行層是否有效服從命令并予以落實(shí)，企業(yè)行政管理在這2個層級之間發(fā)揮了舉足輕重的作用，主要體現(xiàn)為對執(zhí)行層進(jìn)行有效傳達(dá)和部署，并開展保障和監(jiān)督工作，對決策層能夠?qū)崟r匯報(bào)和反饋執(zhí)行層的工作進(jìn)展和工作意見。企業(yè)行政管理具有很強(qiáng)的時效性且執(zhí)行過程靈活多變，作為保障企業(yè)順暢運(yùn)轉(zhuǎn)的“潤滑劑”，企業(yè)行政管理在協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各個部門的運(yùn)作及信息傳遞反饋上須做到實(shí)時、迅敏，生產(chǎn)運(yùn)營活動的全過程均通過行政管理的指示和命令完成，故行政管理響應(yīng)速度直接決定后期執(zhí)行的效果。而且，企業(yè)行政管理需要保持一定的靈活性［4］，因?yàn)槭袌鲇嵪⑺蚕⑷f變，企業(yè)每天可能會面臨各種突發(fā)事件，這需要企業(yè)行政管理及時作出預(yù)判和調(diào)整。此外，企業(yè)行政管理還能夠促進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展。良好的行政管理環(huán)境有利于激發(fā)員工的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，企業(yè)行政管理部門出臺相關(guān)政策，為員工建立交流和分享平臺，提供創(chuàng)新資源，并組織創(chuàng)新活動以促進(jìn)創(chuàng)新思想的傳遞，鼓勵員工探索新的機(jī)遇，應(yīng)對新的挑戰(zhàn)，充分發(fā)揮員工的創(chuàng)新潛能，從而推動企業(yè)與時俱進(jìn)，行穩(wěn)致遠(yuǎn)。因此，企業(yè)行政管理應(yīng)具備縱向性、科學(xué)性、時效性、靈活性及創(chuàng)新性等特征，只有具備這些特征才能有效地提升企業(yè)行政管理效能并推動企業(yè)有序平衡地發(fā)展。

2 國有企業(yè)行政管理現(xiàn)狀及問題分析

2.1 服務(wù)意識不強(qiáng)

服務(wù)意識不夠強(qiáng)是國有企業(yè)行政管理中的一個常見問題，其主要表現(xiàn)為員工缺乏主動性和責(zé)任心，無法提供令人滿意的服務(wù)體驗(yàn)。這種情況通常源于國有企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)機(jī)制的缺陷和服務(wù)評估機(jī)制的不完善。首先，國有企業(yè)內(nèi)部存在培訓(xùn)機(jī)制方面的缺陷，主要表現(xiàn)為多數(shù)國有企業(yè)更重視員工專業(yè)技能的培養(yǎng)，忽視員工服務(wù)能力的提高，缺乏對員工服務(wù)意識和服務(wù)技能的培養(yǎng)方面的系統(tǒng)考慮。其次，國有企業(yè)未建立起科學(xué)、合理的服務(wù)評估機(jī)制，而只有建立定期、完善的服務(wù)評估的機(jī)制，才能確保員工的服務(wù)質(zhì)量，并及時對評估結(jié)果進(jìn)行反饋和調(diào)整，進(jìn)一步激勵員工提高服務(wù)水平。

2.2 欠缺流程管理

欠缺流程管理是國有企業(yè)行政管理中的一個主要問題。大多數(shù)國有企業(yè)未真正理解流程管理理念的內(nèi)涵，流程管理流于形式［5］。其實(shí)，國內(nèi)自20世紀(jì)90年代末就已經(jīng)引入流程管理理念，但至今尚未形成流程管理的機(jī)制，國有企業(yè)仍沿用金字塔型的管理模式，主要通過組織職能或崗位職責(zé)開展工作流程，流程管理作為流程圖被印入文件或高高掛起，并可能成為國有企業(yè)管理者的一種口號，在碰到跨業(yè)務(wù)口、跨部門的問題上，各部門在工作銜接上難以有效溝通和協(xié)調(diào)，部門間的相互推諉和不作為等現(xiàn)象時有發(fā)生，導(dǎo)致部門之間形成流程壁壘。解決的最終途徑可能是交給上級主管領(lǐng)導(dǎo)或召開協(xié)調(diào)會來處理，導(dǎo)致該類行政事務(wù)的辦理時間要相當(dāng)長的時間，嚴(yán)重影響企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。此外，在許多國有企業(yè)流程管理過程中，由于流程管理的專業(yè)化程度較低，未能從業(yè)務(wù)整體運(yùn)營的角度設(shè)計(jì)流程，僅由企業(yè)的一個部門或一個員工負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)，而非召集流程中相關(guān)部門和業(yè)務(wù)專家參與討論設(shè)計(jì)，而且在流程管理過程中往往直接從最基礎(chǔ)的操作層面開始，將流程應(yīng)用到具體的業(yè)務(wù)活動中，這些流程的特點(diǎn)是數(shù)量多、周期短，流程之間相互孤立，導(dǎo)致業(yè)務(wù)開展不連貫、不順暢，不利于企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)性管理。

2.3 內(nèi)部溝通不暢

企業(yè)行政管理在決策層與執(zhí)行層之間發(fā)揮著重要的作用，而內(nèi)部溝通是國有企業(yè)行政管理日常工作中遇到最多也是最瑣碎。但國有企業(yè)存在內(nèi)部溝通機(jī)制不夠完善、信息傳遞不暢和溝通效果不佳等問題，同樣的問題需要反復(fù)溝通，這主要源于信息流動的不順暢及制度不透明。例如，員工外出培訓(xùn)需要本部門、人資、財(cái)務(wù)、委培單位等各方面的溝通協(xié)調(diào)，涉及人資的外出培訓(xùn)政策、財(cái)務(wù)的報(bào)銷程序、委培單位的發(fā)票開具等事項(xiàng)，但由于部門之間溝通不流暢導(dǎo)致審批、培訓(xùn)、報(bào)銷可能存在各種各樣的問題，可能會發(fā)生因?yàn)橐粡埌l(fā)票或一份報(bào)銷單的填報(bào)要經(jīng)歷數(shù)次往返辦理的情況，嚴(yán)重影響員工工作效率。因此，國有企業(yè)建立科學(xué)、合理的內(nèi)部溝通渠道和機(jī)制，減少溝通中的誤解，實(shí)現(xiàn)信息共享。

2.4 員工素質(zhì)有待提升

提升員工素質(zhì)是國有企業(yè)行政管理隊(duì)伍建設(shè)的必由之路［6］。部分行政管理員工缺乏工作積極性和主動性，工作效率不高，工作習(xí)慣按部就班，毫無創(chuàng)造性可言，開展工作不推不動，甚至推而不動。究其原因，一是缺乏工作使命感和責(zé)任感，思想政治覺悟低，執(zhí)行力不強(qiáng)，工作作風(fēng)不嚴(yán)不實(shí)，少數(shù)員工甚至與上級不溝通、不匯報(bào)，導(dǎo)致在政策制度執(zhí)行中走樣變形；二是對行政管理的認(rèn)識不夠透徹，對業(yè)務(wù)的鉆研不夠深入，業(yè)務(wù)技能掌握不夠熟練，未能準(zhǔn)確把握企業(yè)政策的精髓；三是欠缺團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識，缺乏合作精神，甚至拒絕給予他人幫助和支援；四是專業(yè)化人才隊(duì)伍明顯不足，由于歷史原因，國有企業(yè)的招聘、選拔體制相對封閉，在專業(yè)人才引進(jìn)上傾向于傳統(tǒng)、粗放和單一學(xué)科的方式。部分行政管理員工系轉(zhuǎn)崗后半路出家，導(dǎo)致相當(dāng)數(shù)量的行政管理員工缺乏相應(yīng)的技能和專業(yè)知識，無法勝任更高層次的工作。此外，國有企業(yè)缺乏針對行政管理人員具體的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、人才培養(yǎng)機(jī)制和專業(yè)的培訓(xùn)課程，培訓(xùn)形式單一，培訓(xùn)內(nèi)容實(shí)用性不強(qiáng)，側(cè)重于政策理論類，難以解決實(shí)際問題。上述員工現(xiàn)狀導(dǎo)致其行政管理水平無法滿足自身改革發(fā)展的要求，已經(jīng)成為制約其發(fā)展的一個重要問題。

2.5 信息化建設(shè)薄弱

在信息技術(shù)日新月異的背景下，國有企業(yè)行政管理現(xiàn)狀中的信息化建設(shè)薄弱已經(jīng)成為一個十分突出且普遍的問題。主要表現(xiàn)為信息技術(shù)應(yīng)用水平不高，在信息化基礎(chǔ)設(shè)施、信息化應(yīng)用平臺、信息安全等方面存在各種問題。首先，國有企業(yè)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足，許多老系統(tǒng)存在技術(shù)過時、穩(wěn)定性差等問題，很難適應(yīng)現(xiàn)代信息化管理的需求。同時，由于歷史原因，許多國有企業(yè)缺乏信息化設(shè)施和信息中臺，導(dǎo)致信息的共享和交流受到限制。其次，國有企業(yè)智能化應(yīng)用比較落后。當(dāng)前，人工智能、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，但是行政管理的智能化應(yīng)用相對落后，沒有將信息化技術(shù)貫通式應(yīng)用于行政管理的各個領(lǐng)域，難以實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)的高效運(yùn)作和長遠(yuǎn)發(fā)展。

3 提升國有企業(yè)行政管理效能的策略建議

行政管理是一個復(fù)雜的決策執(zhí)行系統(tǒng)，要提升國有企業(yè)的行政管理效能，需立足于國有企業(yè)行政管理現(xiàn)狀及問題，重點(diǎn)從以下幾個方面加以改進(jìn)。

3.1 提高服務(wù)意識

行政管理的本質(zhì)是服務(wù)，而服務(wù)的核心是以人為本。行政管理人員作為公共服務(wù)領(lǐng)域中的重要隊(duì)伍，必須確立正確的服務(wù)理念，才能進(jìn)一步提高服務(wù)質(zhì)量。首先，行政管理人員要建立正確的服務(wù)理念，牢記自身的職責(zé)和使命，充分認(rèn)識服務(wù)工作的重要性，才能更好地適應(yīng)和滿足工作需求，創(chuàng)造出更多的價值。其次，提高服務(wù)質(zhì)量是行政管理人員不斷努力的方向。優(yōu)質(zhì)服務(wù)應(yīng)該是快捷、準(zhǔn)確、專業(yè)、高效及具有親和力的，行政管理人員需要與服務(wù)對象建立良好的工作關(guān)系，具備了解和掌握滿足服務(wù)需求的技能，確保服務(wù)的效果。例如，在工作中嚴(yán)格執(zhí)行辦事程序，確保辦事過程透明和公正，同時加快事件處理和文件回復(fù)的速度。此外，在服務(wù)過程中，需要具備真誠服務(wù)的態(tài)度，好的服務(wù)態(tài)度是行政管理成功的一半，可以獲得良好的工作效果和滿意度。行政管理人員應(yīng)該在工作中始終保持良好的服務(wù)態(tài)度，耐心傾聽，尊重他人需求，虛心接受他人提出的合理建議和意見，并且及時地予以糾正和改善。最后，在工作中，應(yīng)根據(jù)服務(wù)的具體情況，制定具有指導(dǎo)性的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，并建立服務(wù)質(zhì)量評估標(biāo)準(zhǔn)，以此作為服務(wù)質(zhì)量的參照，讓行政管理人員更加精準(zhǔn)地把握服務(wù)的質(zhì)量。例如，國有企業(yè)可以在服務(wù)水平方面推行“5S服務(wù)制度”，規(guī)范服務(wù)流程，加強(qiáng)服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督，有效地提高行政管理人員的服務(wù)意識和服務(wù)水平。

3.2 優(yōu)化流程管理

針對流程管理欠缺、流程專業(yè)化程度不高等問題可以以下幾個方面解決：首先，建立、科學(xué)合理的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，同時建立暢通的信息溝通渠道，明確各部門職責(zé)和工作要求，規(guī)范行政管理的工作流程，提高組織協(xié)調(diào)效率。例如，定期召開部門間的協(xié)調(diào)會議，利用企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)、會議等方式，加強(qiáng)信息交流，提高協(xié)調(diào)工作效率。其次，對企業(yè)現(xiàn)有的行政管理流程進(jìn)行全面梳理，找出其中存在的問題和瓶頸，根據(jù)梳理結(jié)果，設(shè)計(jì)合理的管理流程優(yōu)化方案，包括簡化流程、減少環(huán)節(jié)、提高協(xié)同效率等。進(jìn)一步明確優(yōu)化方案的實(shí)施步驟、時間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人，制訂具體、詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃，確保優(yōu)化方案順利實(shí)施。在實(shí)施過程中，還要對優(yōu)化方案進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，確保優(yōu)化效果達(dá)到預(yù)期。最后，國有企業(yè)可以借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段，采用以業(yè)務(wù)為中心的流程管理信息系統(tǒng)，深入國有企業(yè)內(nèi)部管理和持續(xù)改進(jìn)流程，解決企業(yè)內(nèi)部職責(zé)不明與推諉脫節(jié)現(xiàn)象，明確關(guān)鍵流程，為企業(yè)的溯源追責(zé)提供一個清晰地路徑，以便跟蹤工作進(jìn)展情況，對流程進(jìn)行自動化管理和控制，實(shí)時掌握工作狀態(tài)，以達(dá)到高效處理各項(xiàng)行政事務(wù)的效果。

3.3 加強(qiáng)內(nèi)部溝通

內(nèi)部溝通是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)，而國有企業(yè)由于規(guī)模龐大、各部門職能復(fù)雜，往往存在信息孤島、溝通不暢甚至信息不對稱的問題。這些問題極大地降低了企業(yè)的創(chuàng)新活力和執(zhí)行力。建立統(tǒng)一的溝通渠道是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部溝通的關(guān)鍵。利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，如企業(yè)微信、釘釘、在線會議等，可以快速傳遞信息，并促進(jìn)企業(yè)全員參與。例如，國有企業(yè)可以利用企業(yè)微信平臺，建立一個線上知識分享社區(qū)，員工可以自由發(fā)布任何領(lǐng)域內(nèi)的問題或解決方案，這樣可以讓員工之間及時交流，避免信息孤島和誤解。針對跨部門項(xiàng)目協(xié)作等問題，國有企業(yè)應(yīng)該定期召開相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人會議，共同討論并解決疑難問題，促進(jìn)各部門之間協(xié)調(diào)與互通。同時，還應(yīng)該建立相應(yīng)的信息共享機(jī)制，鼓勵員工互動，以便更好地實(shí)現(xiàn)信息流通和利用。例如，國有企業(yè)可以在年度總結(jié)會上，組織各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行交流，分享各自的問題和經(jīng)驗(yàn)，同時加強(qiáng)對內(nèi)部溝通機(jī)制的培訓(xùn)和管理，以提高各部門的工作效率和響應(yīng)速度，做到互通、互惠與共贏。

3.4 提升員工素質(zhì)

國有企業(yè)的發(fā)展不僅需要良好的市場前景和合理的經(jīng)濟(jì)政策支持，更需要高素質(zhì)、專業(yè)化的行政管理人才隊(duì)伍。為更好地提升企業(yè)的綜合實(shí)力，國有企業(yè)應(yīng)該注重加強(qiáng)人才培養(yǎng)和引進(jìn)、提高員工的專業(yè)技能和服務(wù)意識、提高員工績效水平。在人才引進(jìn)方面，可以通過結(jié)合企業(yè)發(fā)展需要開展招聘宣傳活動，制定個性化的招聘計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行崗位公開競聘，引進(jìn)高素質(zhì)、高水平的行政管理人才，特別是引進(jìn)懂專業(yè)的行政管理人才，并使行政管理人員在組織中發(fā)揮獨(dú)特的專業(yè)優(yōu)勢作用，從而提高企業(yè)的管理水平和效能。在人才培養(yǎng)方面，國有企業(yè)除對外招聘、對內(nèi)競聘引進(jìn)一批高素質(zhì)人才作為新鮮血液補(bǔ)充之外，更重要的是圍繞綜合素養(yǎng)、專業(yè)技能等方面，通過“送出去請進(jìn)來”內(nèi)外部培訓(xùn)深造、師徒共建、創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)建設(shè)等方式，建立完善的行政管理員工培訓(xùn)教育機(jī)制，將行政管理人員從數(shù)量多轉(zhuǎn)變?yōu)橘|(zhì)量優(yōu)。此外，還可以制訂行政管理類的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)行政管理員工的內(nèi)部輪崗機(jī)制，實(shí)施多崗位鍛煉，幫助員工拓寬視野，提高其專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，增強(qiáng)其競爭力。

3.5 加強(qiáng)信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)已經(jīng)成為提高企業(yè)管理效率的重要手段。行政管理信息化將提高決策效率，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源優(yōu)化配置。首先，國有企業(yè)需要建立一個統(tǒng)一的信息平臺，將企業(yè)內(nèi)部的管理信息系統(tǒng)地整合在一起，通過搭建企業(yè)應(yīng)用中臺、構(gòu)建數(shù)據(jù)中臺實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和互聯(lián)互通。此外，利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)手段，對企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘和分析，為企業(yè)決策提供有力支持。例如，可以通過數(shù)據(jù)可視化技術(shù)，將企業(yè)的經(jīng)營數(shù)據(jù)、生產(chǎn)數(shù)據(jù)等信息以圖表形式展示出來，方便管理層實(shí)時監(jiān)控和分析。其次，國有企業(yè)可以通過對行政管理流程進(jìn)行梳理和信息化，替代煩瑣的手工操作和低效的工作流程，以提高工作效率。例如，可以通過引入電子簽章、電子公文等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)文件的在線審批和傳遞，減少紙質(zhì)文件的使用和流轉(zhuǎn)時間，及時跟進(jìn)工作流程，提高行政事務(wù)的效率和精準(zhǔn)度。最后，提高行政管理員工的信息素養(yǎng)，使他們能夠熟練地運(yùn)用信息技術(shù)開展工作。通過培訓(xùn)及考核等方式，提高員工的計(jì)算機(jī)操作能力、數(shù)據(jù)分析能力和網(wǎng)絡(luò)安全意識等。

4 結(jié)語

行政管理對國有企業(yè)經(jīng)營管理工作的高效推進(jìn)起著至關(guān)重要的作用。國有企業(yè)行政管理效能受到多種因素的制約，只有找到這些制約因素，才能夠有針對性地進(jìn)行改善，從而提升國有企業(yè)行政管理的效能。本文所述只是目前國有企業(yè)行政管理中存在的部分問題，現(xiàn)行的行政管理工作還有很多方面值得研究，未來可對此進(jìn)行深入研究，提出更多實(shí)用性、可行性強(qiáng)的解決方案和建議措施，實(shí)現(xiàn)行政管理效能的最大化，推動國有企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。