基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案信息管理及應(yīng)用研究

張 強(qiáng)

（濟(jì)寧市城市建設(shè)檔案館，山東 濟(jì)寧 272000）

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是信息傳輸?shù)闹饕A(chǔ)，它的發(fā)展與網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的研發(fā)等方面，都能夠凸顯計(jì)算相機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)良好的發(fā)展趨勢(shì)，能夠以便捷性和豐富性能的特點(diǎn)，在各行業(yè)中都能夠取得良好效果。檔案信息作為各行業(yè)重要的信息資源，在社會(huì)信息系統(tǒng)當(dāng)中占據(jù)著重要的作用，可以不斷地提升檔案信息現(xiàn)代化管理的質(zhì)量和效率，可以將檔案信息的價(jià)值全面體現(xiàn)。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用的必要性

1.應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是檔案現(xiàn)代化發(fā)展要求

由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也得到極大的完善，計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛地應(yīng)用到各行業(yè)當(dāng)中，如檔案管理工作環(huán)節(jié)里面，較為突出的便是檔案的檢索工作，它能夠利用計(jì)算機(jī)里面超大的容量與運(yùn)算較快等方面優(yōu)勢(shì)，能夠?qū)n案檢索系統(tǒng)快速的輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，不僅能夠提升檔案檢索的質(zhì)量和效率，還可以保證檔案檢索的作用得到充分發(fā)揮[1]。另外，因?yàn)殡娮訖n案數(shù)量不斷地涌現(xiàn)，人們想要更加方面的進(jìn)行檔案應(yīng)用，便將傳統(tǒng)的固態(tài)檔案融入計(jì)算機(jī)中，從而建設(shè)成相應(yīng)的數(shù)字檔案館，這種利用新技術(shù)的建立檔案館的方式，能夠?yàn)闄n案管理工作的開展提供全新領(lǐng)域。同時(shí)，想要幫助用戶快速的適應(yīng)信息文件與歷史檔案方面的查找，大部分人群都會(huì)選擇建立各級(jí)與各類的檔案館，以及多元化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)站，更加方便用戶進(jìn)行查找與利用[2]。

除此之外，檔案載體也在逐漸地發(fā)生變化，而產(chǎn)生便會(huì)的主要原因是電子檔案，以及相關(guān)單位辦公和經(jīng)營活動(dòng)的方式等，都發(fā)生較大的改變，包括電子商務(wù)與電子政務(wù)等方面的辦公方式，得到了良好的完善便逐漸代替紙張信息傳遞模式[3]。人們對(duì)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的書寫方式變得越來越注重，以及傳遞和查找檢索，信息存在的形式也由看得見逐漸轉(zhuǎn)變成看不見，它轉(zhuǎn)化的檔案便是電子檔案。

此外，隨著電子文件幾何式驟增，對(duì)電子檔案的控制與收集，以及開發(fā)和應(yīng)用等普及成為目前問題，由于服務(wù)范圍的不斷拓展與管理方法完善，檔案管理人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)與技術(shù)必須要滿足社會(huì)發(fā)展需求，才能夠?qū)n案信息管理的作用全面體現(xiàn)，有利于促進(jìn)社會(huì)安全穩(wěn)定的發(fā)展[4]。想要樹立高質(zhì)量的服務(wù)理念，就必須要將現(xiàn)代化技術(shù)與工作經(jīng)驗(yàn)以及檔案利用的案例與材料相結(jié)合，才能夠真正地參與到檔案管理變革工作當(dāng)中，從而優(yōu)化工作的方法與模式，以此增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，做到有效地改善服務(wù)環(huán)境，這樣能夠讓檔案信息價(jià)值與作用得到更好應(yīng)用，滿足社會(huì)發(fā)展的需求[5]。

2.滿足準(zhǔn)時(shí)提交與跨部門共享資源的要求

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，為檔案信息搜集提供較多便利，工作人員不僅可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的查找與編輯，以及刪除與存儲(chǔ)的工作，還可以增強(qiáng)各部門之間的交通與夠了，從而更好地完成相關(guān)工作，并且做到提升工作質(zhì)量與效率的情況。同時(shí)，相關(guān)部門可以利用互聯(lián)網(wǎng)傳輸?shù)姆绞?，促進(jìn)檔案部門的不斷建設(shè)，并且直接將電子文檔直接保存在信息的檔案庫中，能夠更好將檔案信息的價(jià)值與作用充分發(fā)揮，所以對(duì)各行業(yè)具有重要的意義。并且檔案館在進(jìn)行相關(guān)資料的搜索時(shí)比較方便，還能夠有效地保障檔案信息的完整性與安全性。在實(shí)際的檔案信息管理工作當(dāng)中應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅可以利用互聯(lián)網(wǎng)獲取廣泛的信息，還可以保證檔案館內(nèi)部的信息數(shù)據(jù)得到及時(shí)更新。

除此之外，檔案管理可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將檔案與目錄等上傳到自己的網(wǎng)站當(dāng)中，然后再建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，并且建立相關(guān)的檔案信息數(shù)據(jù)搜索群體，為工作人員在搜索與使用文件信息的過程中制造良好條件，便捷的信息數(shù)據(jù)提取與儲(chǔ)存等方面，都是文件管理計(jì)算機(jī)主要的特征，所以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融入，能夠讓數(shù)據(jù)信息的傳遞更加快速，從而滿足社會(huì)的發(fā)展需求。

二、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息管理中應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

1.檔案信息跨部門共享，檔案信息管理實(shí)時(shí)性

首先，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的背景當(dāng)中，檔案信息管理在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推動(dòng)下，逐漸朝著自動(dòng)化與數(shù)字化的方面進(jìn)行發(fā)展，所以檔案信息管理部門也能夠借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)當(dāng)中建立開放式的檔案信息數(shù)據(jù)庫，這樣能夠更好地為相關(guān)單位提供信息檢索服務(wù)，方便各部門相關(guān)人員進(jìn)行檔案信息的查閱，從而將檔案信息的價(jià)值充分發(fā)揮，這樣既能夠提升工作的質(zhì)量和效率，還可以促進(jìn)檔案信息管理的發(fā)展。同時(shí)，檔案信息在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持中，檔案信息也改變了傳統(tǒng)落后的紙質(zhì)檔案信息模式，也讓檔案信息共享的范圍越來越廣泛，并且還能夠同時(shí)被各部門人員進(jìn)行共享，不會(huì)受到時(shí)間與空間方面的限制情況，給各部門工作的開展提供檔案信息方面支持。

其次，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛地應(yīng)用到檔案信息管理中，不僅能夠有效地提升檔案信息收集與整理的效率，還可以增強(qiáng)信息存檔與傳輸?shù)确矫娴乃俣?，為檔案信息管理人員在開展工作時(shí)提供便利性，也方便各部門人員進(jìn)行及時(shí)查閱。檔案管理人員可以合理地應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠就將互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中的信息進(jìn)行有效更正，以及刪除與存檔等方面操作，這樣能夠有效地保證檔案信息管理的時(shí)效性。

再次，在檔案信息管理工作的開展過程當(dāng)中，相關(guān)人員可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將收集與整理的檔案信息資料，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行快速傳輸，避免人員領(lǐng)取與送達(dá)的工作步驟，為檔案信息工作人員的收集節(jié)省較多時(shí)間，可以保證檔案信息管理的時(shí)效性，及時(shí)為給部門提供信息支持。

最后，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的過程當(dāng)中，既可以有效地保證檔案信息的完整性與準(zhǔn)確性，還能夠進(jìn)行檔案信息數(shù)據(jù)備份操作，能有效地防止檔案信息數(shù)據(jù)發(fā)生缺失與損壞的情況發(fā)生，避免對(duì)給部門工作的開展造成影響，從而保證工作能夠順利地開展，幫助社會(huì)安全與穩(wěn)定的發(fā)展。

2.檔案信息服務(wù)社會(huì)化

在傳統(tǒng)模式的檔案信息管理當(dāng)中，部門檔案信息資源在同時(shí)間段里面，只能夠由一個(gè)用戶進(jìn)行檔案信息的查閱，這樣不僅難以滿足社會(huì)群眾的信息查閱需求，還會(huì)造成檔案信息使用的效率逐漸下降，從而阻礙相關(guān)工作的開展。另外，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具有較高的安全性與機(jī)密性，所以檔案信息管理人員可以將檔案資源放置在互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中，這樣能夠避免檔案資源受到損壞與缺失，還可以保證相關(guān)部門及時(shí)的應(yīng)用檔案資源，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時(shí)地獲取工作需要相關(guān)信息，有效地提升工作的質(zhì)量和效率。同時(shí)，還能夠促進(jìn)社會(huì)機(jī)構(gòu)與內(nèi)部人員的信息流動(dòng)性，可以有效地做到檔案信息資源共享的局面。檔案信息管理主要屬于開放與互動(dòng)的平臺(tái)，它需要與相關(guān)業(yè)務(wù)和檔案信息管理部門進(jìn)行及時(shí)溝通，才能做到豐富檔案信息資源的情況，從而保證檔案信息服務(wù)的社會(huì)化可以得到全面落實(shí)。

三、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的問題

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛地應(yīng)用到檔案信息管理中，不僅能夠保障檔案信息的完整性與安全性，還可以保證相關(guān)工作順利地展開。但在實(shí)際的應(yīng)用過程當(dāng)中，會(huì)受到管理機(jī)制與運(yùn)行機(jī)制等方面的影響，并且導(dǎo)致檔案室在建設(shè)的過程當(dāng)中，仍舊采用傳統(tǒng)落后的封閉式措施，造成檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與自動(dòng)化，以及網(wǎng)絡(luò)化等難以服務(wù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。另外，在檔案信息管理的系統(tǒng)建設(shè)過程當(dāng)中，并沒有達(dá)到相關(guān)的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，所以便存在功能性單一與數(shù)據(jù)不完整，以及檔案信息資源共享性較差的問題，從而給檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，以及檔案信息資源共享帶來較為不良的影響。

除此之外，部分單位的檔案信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫較小，雖然能夠有效地滿足單位自身的使用，但是標(biāo)準(zhǔn)化的程度較低，并且數(shù)據(jù)并沒有得到規(guī)范化的控制，以及服務(wù)水平存在較差的情況，這也是檔案信息管理在使用過程當(dāng)中主要的問題，不僅直接影響到單位檔案信息管理系統(tǒng)的服務(wù)質(zhì)量，還間接地降低檔案信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用效率，無法將檔案信息中存在的價(jià)值體現(xiàn)。

此外，檔案信息管理系統(tǒng)在建設(shè)完成后，投入到各部門中進(jìn)行使用，但是部分單位在檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，因?yàn)橘Y金投入比較的有限，這也間接地導(dǎo)致檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)用的計(jì)算機(jī)軟件和硬件較差，無法根據(jù)實(shí)際的情況對(duì)大難信息管理社會(huì)進(jìn)行更新，所以資金問題是影響檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的主要原因，因此相關(guān)部門必須要注重這方面的問題，才能夠?qū)n案信息的價(jià)值全面體現(xiàn)。

四、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用

1.實(shí)現(xiàn)檔案信息管理自動(dòng)化

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是信息化時(shí)代的重要部分，所以應(yīng)該將計(jì)算機(jī)技術(shù)積極地應(yīng)用到檔案信息當(dāng)中，這樣不僅可以有效地提升檔案信息管理的質(zhì)量，還可以增強(qiáng)信息處理方面的能力，并且利用數(shù)據(jù)采集和分析技術(shù)，以及處理技術(shù)等，全面的促進(jìn)檔案信息管理自動(dòng)化水平不斷地提高，將檔案信息的價(jià)值與作用充分體現(xiàn)。

另外，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用過程當(dāng)中，應(yīng)該將檔案管理人員與檔案利用人員，以及數(shù)字檔案信息等方面相聯(lián)系，從而形成完整的檔案流通閉環(huán)情況。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也逐漸融入檔案信息的采集，以及錄入和儲(chǔ)存等方面當(dāng)中，使各環(huán)節(jié)的操作流程變得簡單化與自動(dòng)化，這樣能夠有效地節(jié)省大量時(shí)間提升工作的效率。同時(shí)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息管理的應(yīng)用過程當(dāng)中，不僅改變了傳統(tǒng)落后的紙質(zhì)檔案情況，還有效地實(shí)現(xiàn)了檔案自動(dòng)化的管理，為檔案信息管理提高可持續(xù)發(fā)展的保障。

2.實(shí)現(xiàn)信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化

現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，能夠讓計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)越性得到充分體現(xiàn)。在檔案信息管理計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)當(dāng)中，合理的應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，不僅能夠?yàn)闄n案信息檢索的方式提供便捷性，還能夠?qū)n案信息檢索等方面，逐漸地發(fā)展成智能化的檢索，這樣不僅可以節(jié)省檢索的時(shí)間，還苦于做到資源共享的情況。

另外，想要有效地實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的檢索情況，就必須要將計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行有效地融合。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速的發(fā)展，社會(huì)對(duì)于信息的質(zhì)量和需求也在不斷地提升，大部分的用戶都希望能夠獲得處理后質(zhì)量較高信息資源，這樣能夠更加便于用戶的使用，間接地提高應(yīng)用的效率，提高用戶對(duì)信息應(yīng)用的滿意程度。

除此之外，檔案信息通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的管理，能夠?qū)n案信息資源進(jìn)行有效的分類與提取，以及分析和加工等方面，提升了檔案信息的作用與價(jià)值，促進(jìn)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的良好發(fā)展。

3.實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化

在檔案信息管理工作的開展時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)該積極地應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以及互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，不僅能夠有效地促進(jìn)檔案信息管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展，還可以提升檔案信息管理工作的便捷性，更加方面各部門檔案信息的應(yīng)用。

同時(shí)，還能通過管理設(shè)施軟件與硬件的改良方式，從而制作出符合社會(huì)發(fā)展的信息化產(chǎn)品，滿足社會(huì)發(fā)展的需求，在進(jìn)行數(shù)字化檔案信息的處理時(shí)，對(duì)電子檔案信息與信息產(chǎn)品研發(fā)，以及檔案信息資源的利用率和開發(fā)率等方面具有重要作用。

另外，在傳統(tǒng)檔案資料與現(xiàn)代化數(shù)字檔案信息的比較過程中，現(xiàn)代化數(shù)字檔案具有更加豐富的優(yōu)勢(shì)，而這些優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在檔案信息的修改，以及查找和存儲(chǔ)的環(huán)節(jié)里面，為檔案信息提高便捷與簡單的方式，并且在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成的數(shù)字化檔案中，能夠大幅度的提升信息傳輸速度，不斷地提升檔案信息管理的質(zhì)量和效率，將各環(huán)節(jié)的工作都能夠落實(shí)，有效地幫助工作人員減少壓力，保證檔案信息資源儲(chǔ)存在安全性與穩(wěn)定性較高系統(tǒng)中，可以更好地滿足各行業(yè)用戶對(duì)檔案信息資源應(yīng)用要求，將檔案信息的價(jià)值與作用充分發(fā)揮。

除此之外，檔案信息管理人員在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時(shí)，也存在許多難以彌補(bǔ)的漏洞與不足，如電子檔案信息具有局限性的情況，難以隨意進(jìn)行增加與去除初始證書功能，這樣的證書功能難以滿足相關(guān)要求，并且還缺乏法律法規(guī)的良好保護(hù)，同時(shí)電子與紙質(zhì)檔案難以進(jìn)行有效保存，以及無法保障檔案信息的完整性與準(zhǔn)確性。

因此，檔案信息管理人員必須要建立完善的圖像與文字并存系統(tǒng)，然后再根據(jù)檔案信息的實(shí)際情況，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的優(yōu)化與完善，保證信息檔案管理能夠通過法律法規(guī)的流程標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息化的建設(shè)更加科學(xué)合理，為檔案信息管理提高安全與穩(wěn)定的運(yùn)行環(huán)境。

結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)不斷地發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術(shù)也得到極大完善，它也被廣泛地應(yīng)用到各行業(yè)當(dāng)中，并且為各行業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化管理提高技術(shù)支持，所以社會(huì)也逐漸朝著網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化也變得越來越明顯。檔案信息管理是相關(guān)單位的重要組成部分，也是社會(huì)在建設(shè)與發(fā)展的過程證據(jù)和信息，以及記憶等方面累計(jì)中心，是社會(huì)朝著現(xiàn)代化與信息化發(fā)展的主要基礎(chǔ)，所以檔案信息管理對(duì)社會(huì)的發(fā)展具有重要意義。除此之外，檔案信息管理部門想要實(shí)現(xiàn)服務(wù)功能，以及滿足社會(huì)建設(shè)與發(fā)展的需求，就必須要選擇網(wǎng)絡(luò)化的理念進(jìn)行合理指導(dǎo)，網(wǎng)絡(luò)化管理也是檔案信息化建設(shè)的最佳選擇，所以檔案信息管理部門必須要注重網(wǎng)絡(luò)化，才能夠?qū)n案信息的價(jià)值與作用得到充分體現(xiàn)。