基于文檔一體化的數(shù)字化檔案室建設(shè)研究＊

于 丹 趙永喜

（淄博市煙草專賣局，山東 淄博 255000）

文檔一體化指的是以文書管理和檔案管理為基礎(chǔ)，確保文件在生成、歸檔的過程中的安全性、完整性，進而打通文檔傳輸之間的數(shù)據(jù)暢通。文檔一體化的作用在于保障了文檔的絕對安全，相關(guān)企業(yè)單位員工能夠放心使用文檔數(shù)據(jù)，而不用擔(dān)心諸如數(shù)據(jù)泄露、上傳失敗導(dǎo)致文檔損壞等安全問題，從而顯著提升員工辦公效率。在此背景下，要想真正在企業(yè)單位中落實文檔一體化，需要以數(shù)字化檔案室的基礎(chǔ)上作為支撐，結(jié)合相關(guān)技術(shù)，才能實現(xiàn)文檔一體化的有效應(yīng)用。因此，文章通過研究文檔一體化的數(shù)字化檔案室建設(shè)，以期加快企業(yè)單位數(shù)字化檔案室的建設(shè)水準。

一、文檔一體化下數(shù)字化檔案室建設(shè)的必要性

在信息化時代背景下，隨著企業(yè)單位各類數(shù)據(jù)的不斷增多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案室已經(jīng)無法容納龐雜的數(shù)據(jù)，為企業(yè)單位查詢與管理檔案帶來一定困難。而數(shù)字化檔案室則主要基于計算機技術(shù)，收集、整理、分析各類數(shù)字化檔案，方便相關(guān)人員隨時對電子檔案進行調(diào)取。由此可見，建設(shè)數(shù)字化檔案室將成為檔案管理未來的主要發(fā)展方向，其必要性是不言而喻的。首先，數(shù)字化檔案室的建設(shè)能夠方便對檔案的保護。數(shù)字化檔案室中存儲的各類檔案均由紙質(zhì)檔案掃描、壓縮轉(zhuǎn)換而來，然后存在在數(shù)字化檔案室中的存儲容器中。檔案數(shù)字化后，不必再擔(dān)心檔案出現(xiàn)損壞、發(fā)霉、遺失等問題，提升了檔案存儲的安全性能。其次，能夠使檔案的利用更加簡潔、高效。通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，能夠?qū)崿F(xiàn)文檔一體化管理。當數(shù)字化檔案室建設(shè)后，相關(guān)人員可以直接通過數(shù)字化檔案室中的檢索功能，通過輸入關(guān)鍵詞的方式，能夠直接找到所需檔案。通過這種方式，不僅節(jié)省了大量檔案查詢時間，而且該系統(tǒng)可以直接在企業(yè)單位內(nèi)部大范圍鋪開，員工只需要通過計算機登錄數(shù)字化檔案查詢系統(tǒng)，就能夠在線查詢檔案，由此打破了需要前往檔案室才能查詢檔案的局限性，使員工查詢檔案更加快捷、方便[1]。再次，便于實現(xiàn)檔案資源共享。在數(shù)字化檔案建設(shè)過程中，主要借助掃描技術(shù)對紙質(zhì)檔案內(nèi)容進行上傳并壓縮，最終存儲在數(shù)據(jù)庫中。由于檔案實現(xiàn)了由紙質(zhì)向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，因此在檔案共享方面具有天然優(yōu)勢。相關(guān)人員只需要通過登錄數(shù)據(jù)庫，就可以將數(shù)字化檔案在不同渠道中實現(xiàn)分享，極大擴展了數(shù)字化檔案的傳播效率。最后，便于高效利用聲像檔案。和紙質(zhì)檔案室相比，數(shù)字化檔案還可以收錄聲像檔案，從而在文字檔案外，開辟出全新的數(shù)字化檔案類型。不僅如此，隨著聲像檔案的收錄，也能提高數(shù)字化檔案室對檔案資源的利用率。

二、基于文檔一體化的數(shù)字化檔案室建設(shè)困境

1.缺乏完善的頂層設(shè)計

文檔一體化的意義在于從文件生產(chǎn)到歸檔過程中，企業(yè)單位間的不同部門、系統(tǒng)能夠形成通力合作，從而實現(xiàn)對歸檔過程的全過程控制，最終提高企業(yè)單位的工作效率。但是在實際現(xiàn)實中，企業(yè)單位在設(shè)計諸如OA辦公系統(tǒng)、人事、財務(wù)、檔案等多項平臺時，卻普遍采用CRM、HRM、ERP等多種管理系統(tǒng)，致使數(shù)據(jù)信息被隔離在各不相同的系統(tǒng)中。在此情況下，不僅導(dǎo)致企業(yè)單位在管理數(shù)據(jù)信息時缺乏統(tǒng)一的界面，且數(shù)據(jù)信息之間相互隔離，出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象。而且，由于多系統(tǒng)的存在，數(shù)據(jù)信息之間相互獨立，也為企業(yè)單位信息管理帶來阻礙，同時也由于信息管理阻礙，促使業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)存在不兼容現(xiàn)象[2]。而當這種不可兼容現(xiàn)象持續(xù)擴大后，會導(dǎo)致企業(yè)單位中的數(shù)據(jù)信息處于無法利用狀態(tài)，進而轉(zhuǎn)變?yōu)榉墙Y(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)，而這種非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)是難以被轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的。

2.資金投入不足

正所謂經(jīng)濟基礎(chǔ)決定上層建筑，要想建設(shè)數(shù)字化檔案室，必然少不了充足資金的支持。但是，愿意花費大量資金打造數(shù)字化檔案室的企業(yè)單位卻少之又少，究其原因在于以下兩個方面。一方面，和企業(yè)單位諸如業(yè)務(wù)、人事、財務(wù)等部門不同，檔案工作的社會服務(wù)性決定其在企業(yè)單位中的作用。即數(shù)字化檔案室無法像業(yè)務(wù)、財務(wù)等部門主動展示自身作用，而需要企業(yè)單位具備對其應(yīng)用的意愿。然而，絕大多數(shù)企業(yè)單位對于數(shù)字化檔案室的態(tài)度，只在于認為數(shù)字化檔案室不過是能夠保存文件的輔助工具，沒有給予其應(yīng)有的主營業(yè)務(wù)地位，導(dǎo)致對數(shù)字化檔案室的理解越發(fā)片面，想要獲取資金建設(shè)數(shù)字化檔案室也越發(fā)困難。另一方面，由于數(shù)字化檔案室的建設(shè)是一個長期的過程，但是多數(shù)企業(yè)單位的管理者過于重視短期收益，導(dǎo)致其看不到數(shù)字化檔案室所能夠帶來的經(jīng)濟與效能產(chǎn)出，認為數(shù)字化檔案室建設(shè)只會浪費資金資源，影響企業(yè)單位收益。

3.安全保障體系缺乏健全

受到數(shù)字化檔案系統(tǒng)設(shè)計缺陷，以及數(shù)字檔案員工安全意識不足等因素影響，現(xiàn)階段的數(shù)字化檔案室安全保障體系始終缺乏健全，主要表現(xiàn)在以下幾點。第一，當前階段，對于數(shù)字化檔案室的安全防護系統(tǒng)應(yīng)用尚缺乏全面，諸如身份識別、等級劃分、數(shù)字水印等技術(shù)均未在落成的數(shù)字化檔案室中得到體現(xiàn)。第二，許多企業(yè)單位由于自身網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)欠缺，導(dǎo)致其在搭建數(shù)字化檔案室時容易出現(xiàn)安全隱患。第三，在數(shù)字化檔案室建設(shè)中，部分企業(yè)單位會選擇外包方式進行。此時，外包團隊的質(zhì)量好壞將決定數(shù)字化檔案室的安全管理是否合格。如果外包團隊素質(zhì)欠缺，則容易出現(xiàn)數(shù)字檔案泄露情況。第四，受到資金的影響，許多企業(yè)單位數(shù)字化檔案中的基礎(chǔ)設(shè)施存在落后、老舊等情況。同時，企業(yè)單位也沒有配備相應(yīng)的更新維護人員，這些都關(guān)系數(shù)字化檔案室的安全。第五，企業(yè)單位沒有基于數(shù)字化檔案室制定安全管理制度，甚至許多企業(yè)單位依然沿用紙質(zhì)檔案室的安全管理方法，致使數(shù)字化檔案建設(shè)中存在不同程度的漏洞。第六，在壓縮數(shù)字檔案時，大多數(shù)企業(yè)單位都會使用更安全的光盤刻錄方式，但是也有少數(shù)企業(yè)單位使用移動硬盤、U盤等作為數(shù)字檔案存儲載體，此方法容易造成數(shù)字檔案的丟失。

4.檔案系統(tǒng)與自動化辦公系統(tǒng)融合不足

一方面，許多企業(yè)單位在建設(shè)數(shù)字化檔案室時，還沒有徹底改變傳統(tǒng)的檔案管理工作系統(tǒng)，導(dǎo)致數(shù)字化檔案無法直接與文件管理系統(tǒng)順暢連接，從而在降低檔案數(shù)據(jù)傳輸效率的同時，削弱了企業(yè)單位的工作效能。另一方面，在文件管理系統(tǒng)和數(shù)字化檔案室建設(shè)之初，雖然企業(yè)單位強調(diào)建設(shè)過程中的文檔一體化，但是在實際建設(shè)后卻發(fā)現(xiàn)未能形成一體化。例如，檔案管理員工沒有將檔案信息系統(tǒng)接入數(shù)字檔案產(chǎn)生源頭中，導(dǎo)致檔案信息系統(tǒng)的設(shè)計距離文檔一體化存在較大差距[3]。除此之外，企業(yè)單位的相關(guān)部門將檔案信息系統(tǒng)與辦公管理系統(tǒng)合二為一，設(shè)計出一種數(shù)字化辦公管理系統(tǒng)。這種設(shè)計的初衷非常好，但是在設(shè)計時卻過于強調(diào)對于文件的管理，忽略了對文件歸檔后以及數(shù)字化的深入考量，導(dǎo)致相關(guān)文件在數(shù)字化過程中功能較少，無法形成數(shù)字化檔案。

5.數(shù)字化檔案室管理人才匱乏

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案室管理人才不同，數(shù)字化檔案室管理人才不僅需要具備紙質(zhì)檔案室管理人才的特質(zhì)，同時還要掌握熟練互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用能力。而在許多企業(yè)單位中中，其從事檔案管理工作的人員主要以退休人員或只了解檔案管理工作的人員為主，能夠熟練使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的人員少之又少。由此可見，企業(yè)單位并未依據(jù)數(shù)字化檔案室的特點培養(yǎng)專業(yè)性人才，從而造成數(shù)字化檔案室管理不到位的情況時有出現(xiàn)。

三、基于文檔一體化的數(shù)字化檔案室建設(shè)路徑

1.明確頂層設(shè)計權(quán)限設(shè)置

在文檔一體化背景下，為了確保企業(yè)單位間的數(shù)據(jù)信息得到順利流通，并形成穩(wěn)定的結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)，需要對其頂層設(shè)計權(quán)限進行設(shè)置。在企業(yè)單位中，需要對OA辦公系統(tǒng)、人事、財務(wù)、檔案等多項平臺形成責(zé)任劃分制度，并按照具體的數(shù)字化檔案管理規(guī)范，設(shè)置相應(yīng)的管理權(quán)限以及具體管理責(zé)任人。除此之外，由各平臺的數(shù)字化檔案管理責(zé)任人對電子檔案進行分類、整理，并將其統(tǒng)一輸入到數(shù)字化檔案系統(tǒng)中。在輸入過程中，其文件資料需要經(jīng)過管理部門的集中審查。唯有審查通過的文件資料，才能進入數(shù)字化檔案室中，并交由檔案室工作人員對數(shù)字檔案統(tǒng)一歸檔，以便保持數(shù)字檔案的完整性、成套性。

2.爭取足夠的資金支持

首先，在建設(shè)數(shù)字化檔案室之前，需要讓企業(yè)單位管理者意識建設(shè)數(shù)字化檔案室、數(shù)字化檔案信息化管理的重要性。唯有其在心理上充分認知數(shù)字化檔案室建設(shè)能夠為企業(yè)單位帶來工作效率上的提升，才能將數(shù)字化檔案室建設(shè)落到實處，由企業(yè)單位撥出足夠經(jīng)費，支持數(shù)字化檔案室的建設(shè)工作。除此之外，對于資金不足卻想要建設(shè)數(shù)字化檔案室的企業(yè)單位，檔案室工作人員可以爭取地方政府的電子政務(wù)計劃、檔案數(shù)字化建設(shè)等專項資金。通過從多渠道匯集資金支持，為數(shù)字化檔案室建設(shè)工作添磚加瓦。其次，當數(shù)字化檔案建設(shè)獲取充足的資金后，需要對資金的使用進行合理規(guī)劃。在軟硬件配置上，不要盲目使用超過數(shù)字化檔案室所需求的軟硬件配置，而應(yīng)該根據(jù)實際需求做到適度適量，保持與數(shù)字化檔案館的需求相一致。在檔案資源數(shù)字化上，應(yīng)該有針對性地提前做好檔案的數(shù)字化資源壓縮、刻錄工作[4]。最后，在企業(yè)單位投入資金建設(shè)數(shù)字化檔案館后，需要強調(diào)檔案館的成本效益，盡可能在建設(shè)前期階段，通過節(jié)約的方式降低不必要的開支，千萬不要成為企業(yè)單位的建設(shè)負擔(dān)。而在數(shù)字化檔案館建成后，能夠用數(shù)字化檔案反哺企業(yè)單位工作，從而讓管理者看到建設(shè)數(shù)字化檔案館的高效益。

3.改善安全保障體系

數(shù)字化檔案館的建設(shè)雖然能夠使檔案傳輸更加方便、快捷，但是其中所隱藏的安全性問題，隨著檔案傳輸?shù)氖褂枚饾u凸顯。為了解決這個問題，可以遵循以下幾點。首先，為工作于數(shù)字化檔案館的工作人員賦予工作權(quán)限，不同的權(quán)限會限制其操作行為，從而最大限度確保數(shù)字化檔案傳輸和使用的安全性。其次，做好數(shù)字化檔案室的互聯(lián)網(wǎng)安全防護工作，并制定面臨病毒以及黑客入侵時的應(yīng)急預(yù)案，從而在事發(fā)時最大限度保障數(shù)字化檔案的安全。再次，當企業(yè)單位對數(shù)字化檔案館的建設(shè)選擇外包時，應(yīng)該做好安全防范工作。例如，對于外包人員，應(yīng)該做好資格審查工作，確保外包人員具備承擔(dān)數(shù)字化檔案館建設(shè)的綜合素養(yǎng)。對于建設(shè)場所，應(yīng)該做到進出安檢，實時監(jiān)控?zé)o死角。對于數(shù)字化設(shè)備，由企業(yè)單位統(tǒng)一供應(yīng)，以確保設(shè)備型號一致。對于數(shù)字化內(nèi)容，要從事前、事后兩方面出發(fā)，做好審查和清理工作。最后，對于數(shù)字化檔案的載體，除了日常管理外，還需要定期對其展開更新與維護，確保其中的數(shù)字化檔案信息完整性。

4.實現(xiàn)文檔全程一體化

企業(yè)單位要想實現(xiàn)文檔全程一體化，就需要在設(shè)計、形成、維護三個環(huán)節(jié)做好全程管理工作。一方面，企業(yè)單位要將檔案管理系統(tǒng)和辦公文件管理系統(tǒng)深入融合，為文檔一體化創(chuàng)造條件。另外，為了保證文件傳輸過程不被人為篡改，可以在設(shè)計之初就在前端中加入控制功能，方便檔案管理人員進行干預(yù)。另一方面，地方政府應(yīng)該給予企業(yè)單位足夠支持，委托相關(guān)企業(yè)統(tǒng)一制作適合文件管理和數(shù)字化檔案的管理系統(tǒng)[5]。此舉在優(yōu)化企業(yè)單位辦公環(huán)境的同時，也為數(shù)字化檔案室提供了有效的信息化管理系統(tǒng)。

5.加強數(shù)字化檔案室管理人才培養(yǎng)

數(shù)字化檔案室管理人才質(zhì)量的高低，決定著數(shù)字化檔案室所能為企業(yè)單位提供的工作效率和工作質(zhì)量。因此，企業(yè)單位在建設(shè)數(shù)字化檔案館時，應(yīng)該將人才發(fā)展與培養(yǎng)放在重要地位，以培養(yǎng)出滿足數(shù)字化檔案室需求的專業(yè)化管理人才。首先，對于剛?cè)肼毜臄?shù)字化檔案工作人員，企業(yè)單位應(yīng)該在其上崗前開展崗前培訓(xùn)，將該崗位所需的知識與技能為其介紹清楚，并安排其在之后的工作中朝著該方向努力。其次，對于在崗員工，企業(yè)單位需要為其安排計算機、互聯(lián)網(wǎng)操作應(yīng)用培訓(xùn)。同時，在培訓(xùn)一段時間后，企業(yè)單位需要通過考核的方式驗證員工掌握水平的高低，以確保其具備數(shù)字化檔案的操作能力。最后，在招聘數(shù)字化檔案管理人員時，企業(yè)單位應(yīng)該重視對復(fù)合型專業(yè)人才的重視，并通過提供豐厚薪資待遇的方式留住人才，為數(shù)字化檔案室建設(shè)提供人才支持。

結(jié)語

綜上所述，企業(yè)單位要想實現(xiàn)文檔一體化，就需要建設(shè)數(shù)字化檔案室以提供基礎(chǔ)設(shè)施支撐。而在數(shù)字化檔案室建設(shè)過程中，普遍在頂層設(shè)計、資金、安全保障體系、融合水準、人才培養(yǎng)等方面存在不足。為了解決這些問題，可以通過明確頂層設(shè)計權(quán)限設(shè)置、爭取足夠的資金支持、改善安全保障體系、實現(xiàn)文檔全程一體化、加強數(shù)字化檔案室管理人才培養(yǎng)等方式，不斷推動企業(yè)單位數(shù)字化檔案室建設(shè)，為實現(xiàn)文檔一體化筑牢基礎(chǔ)。