淺析事業(yè)單位科技檔案管理模式的創(chuàng)新研究

楊 彬

（鐵嶺縣現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展服務中心，遼寧 鐵嶺 112008）

引言

經(jīng)濟的發(fā)展推動著社會的進步，科技檔案管理工作在新時代發(fā)展中對事業(yè)單位的影響力越來越廣泛，但是要想使科技檔案管理工作更好地促進事業(yè)單位的發(fā)展，就必須從傳統(tǒng)管理模式中解脫出來，進行轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新，實現(xiàn)事業(yè)單位整體工作效率的全面提升。

一、科技檔案管理工作發(fā)揮的重要作用

1.推動事業(yè)單位的發(fā)展

隨著事業(yè)單位分類改革的發(fā)展，公共服務體系的不斷完善，事業(yè)單位的公益屬性正在不斷的加深。提高開展公益服務履行職責的能力，可以滿足社會對公共事業(yè)公益服務的需求，也是相當一段時間內(nèi)的重要使命。信息化高度發(fā)展的新時代，科技檔案的管理和服務是公益服務部門的重要的需求部分，需要不斷加強對檔案的日常管理和使用需求，對公益服務機制的加強，包括對科學的檔案管理體系的需求，滿足全社會對公益服務日益加強的應用需求，是當前事業(yè)單位發(fā)展的重要內(nèi)涵和路徑，也是當前對科技檔案管理工作的支持和轉(zhuǎn)型發(fā)展的需要[1]。

2.為科學技術史的系統(tǒng)研究提供寶貴的史料

科學技術史的研究需要對科學的理論和技術的原理進行理解分析，這就要接觸一些科學理論著作和原始科技檔案資料?？萍紮n案真實記錄了生產(chǎn)、科研等活動的全部過程，因此科技檔案也是非常珍貴的研究科技史的歷史資料。通過利用科技檔案，可以理清科技成果發(fā)生的時間順序，建立科技成果之間的關系，描繪科技發(fā)展的前景?？萍紮n案管理使這些珍貴的資料得以完整、系統(tǒng)的保存下來，在科技發(fā)展的過程中得到逐步積累，為科學技術史的研究提供了寶貴的資料資源。

3.降低檔案管理的管理成本

科技檔案管理是事業(yè)單位不可或缺的一項工作要求，隨著事業(yè)單位在公共事業(yè)服務體系中的需求，科技檔案管理在事業(yè)單位中也占據(jù)一項重要的開支，事業(yè)單位針對科技檔案管理所做出的成本方面的投入也在不斷加大。只有隨著時代的發(fā)展需求，結合新時代信息化發(fā)展的情況，結合相關的大數(shù)據(jù)的工具，針對數(shù)據(jù)信息海量的處理，才能降低科技檔案管理的成本，推動事業(yè)單位檔案管理的科學化發(fā)展，也可以幫助降低和減少各種不利因素對科技檔案管理的影響，進而降低科技檔案管理在事業(yè)單位中的成本。

二、事業(yè)單位科技檔案管理工作現(xiàn)狀

1.管理人員缺乏重視度

在事業(yè)單位的建設與發(fā)展過程中，往往不被大家所重視。甚至許多單位的管理人員對于科技檔案管理工作也不關心，覺得科技檔案管理工作無關緊要，這樣的思想觀念不僅會影響事業(yè)單位的健康發(fā)展，而且還會使科技檔案管理工作缺乏整體性和完善性，甚至會影響到社會的發(fā)展[2]。

2.相關信息技術應用不到位

事業(yè)單位傳統(tǒng)的科技檔案管理工作由專門的人員負責，由于相關檔案管理人員對于新興的檔案信息化技術沒有足夠的認識，且技術操作不熟練，導致存在工作效率較低的問題，同時在操作過程中存在一定的錯誤率。檔案信息化的發(fā)展，需要注入一批高端人才力量，以實現(xiàn)檔案信息化建設。然而，目前科技檔案管理人員對信息化技術終端并不能夠熟練應用，他們的檔案信息化意識較為薄弱，在檔案管理信息化工作中，由于技能過于生疏導致檔案信息化工作效率較低，檔案信息化建設工作也難以順利推進。比如，某事業(yè)單位員工在檔案信息化無法熟練應用的情況下，再加上工作量的積攢、工作進度等方面的壓力，在錄入檔案信息時就會暴露出很多問題。另外，適應力與專注力是科技檔案管理人員必須具備的能力，但是有些事業(yè)單位對檔案人員要求較低、管理松散，這樣將會對事業(yè)單位造成不利的影響。

3.工作標準缺乏科學有效性

現(xiàn)階段，許多事業(yè)單位為了謀求其自身發(fā)展，已經(jīng)開始重視科技檔案數(shù)字化管理工作。但在落實相關工作中還存在一些問題，受傳統(tǒng)檔案管理模式的長期影響，在信息化技術的推行之下，許多部門管理人員實際工作中存在一些僥幸心理，認為只要將表面功夫做好就可以實現(xiàn)數(shù)字化管理的有效性。除此之外，在數(shù)字化管理的模式下，工作人員也沒有根據(jù)當前情況對整體工作進行統(tǒng)一的規(guī)范化要求，這也是造成科技檔案數(shù)字化管理工作進展緩慢的重要原因之一，這還會變相導致事業(yè)單位在該工作方面的局面相對比較被動。

4.檔案的信息化資源開發(fā)有效性不足

事業(yè)單位針對科技檔案管理的資源數(shù)據(jù)庫的建設過程中，資源缺少整體性，導致對資源的管理水平很難提升，無法對科技檔案資源進行深入開發(fā)，對檔案的后期運用有不利影響。事業(yè)單位的科技檔案管理工作在一定程度上會影響到單位整體的管理水平及長期發(fā)展。新形勢下，大數(shù)據(jù)開始得到充分利用，若無法根據(jù)資源的有效利用和合理利用，對事業(yè)單位科技檔案管理工作會造成信息管理的缺失及事業(yè)單位人員的資料保存成本的增加，相應地降低了工作效果，資源不合理利用。

三、事業(yè)單位科技檔案管理模式創(chuàng)新路徑

1.完善科技檔案管理制度，嚴格規(guī)范科技檔案工作

要使科技檔案形成規(guī)范化管理，就要進一步完善相應的管理制度。單位領導要重視科技檔案管理工作，樹立先進的檔案管理理念，結合單位科技檔案管理的實際情況，形成更嚴謹、細致的管理制度和規(guī)定，使得進行科技檔案管理過程中的每個環(huán)節(jié)都有章可循。首先，科技檔案管理是一項系統(tǒng)性較強的工作，需要在研發(fā)、生產(chǎn)、工程項目等科技活動的初始階段就要做好相應的原始資料收集整理保管工作，隨著活動進展逐步進行資料管理工作，直到科技活動結束形成整套的檔案資料。這就需要提高技術人員對科技檔案的重要性和規(guī)范化的認識，使他們參與科技檔案管理的過程中來，從科技活動的起始就有針對性地進行原始資料的收集管理，打牢檔案管理的基礎工作，有助于提高科技檔案的完整性，幫助檔案管理人員更高效地對科技檔案進行收集整理、開發(fā)利用。其次，要建立科技檔案集中式管理制度，設立專門的檔案庫房，配備現(xiàn)代化的檔案管理設備和專業(yè)檔案管理技術人員，明確各部門的檔案管理職責，及時、主動將科技項目資料交由科技檔案管理部門統(tǒng)一保管，對科技檔案形成系統(tǒng)化、標準化管理。還要加強科技檔案管理的保密制度，提高檔案管理人員保密意識，嚴格管理涉密檔案資料。

2.創(chuàng)新豐富檔案管理技術

在當前背景下，事業(yè)單位要積極引進信息化技術，利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)、計算機、大數(shù)據(jù)等技術對復雜龐大的檔案資料進行收集、歸納整理與存檔管理，使檔案管理目標得以順利實現(xiàn)。例如，事業(yè)單位可引進數(shù)字掃描技術進行資料掃描、歸檔存檔等工作；事業(yè)單位可基于當前環(huán)境制訂信息技術利用規(guī)范與標準，引導現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)、計算機、移動通信等技術在檔案管理工作中的規(guī)范應用；事業(yè)單位可將檔案管理系統(tǒng)與文件管理系統(tǒng)進行連接，以便于檔案管理人員及其他有關人員、部門更方便地調(diào)取或使用人事檔案信息。同時，事業(yè)單位要進一步完善設備采購、基礎設施建設，在單位內(nèi)部創(chuàng)造出良好的軟硬件條件，確保檔案信息化管理目標能夠順利實現(xiàn)。電子文件的信息是由計算機進行編碼處理，人工無法直接讀識。由于電子文件對硬件、軟件有很大的依賴性，當運行該軟件的操作系統(tǒng)與硬件需要升級時，就必須對文件進行遷移或格式轉(zhuǎn)換，以保證文件能夠繼續(xù)使用。

3.提升事業(yè)單位科技檔案管理的專項服務費用

在事業(yè)單位科技檔案管理信息化建設與發(fā)展狀態(tài)下，應當增加對事業(yè)單位檔案管理的專項費用，針對科技檔案管理的信息化技術更新和信息化紙質(zhì)檔案的二次整理和梳理，存儲設備的更新和強化，計算機設備等強化更新及網(wǎng)絡設備等要求，予以大力支持，以有利于科技檔案管理的合理化運行和深化改革。

4.擺正理念并引入新型信息技術

由于信息化的技術已經(jīng)發(fā)展到一定水平，所以各個行業(yè)已經(jīng)將其應用到自己的工作當中，尤其是科技檔案管理相關的工作內(nèi)容，應當從各個角度建立健全的信息技術使用制度并更好地與科技檔案管理工作進行融合。在使用該技術的過程當中，科技檔案管理人員能夠在一定程度上做好收集工作，將其中的重要數(shù)據(jù)進行整合，這樣就能提升科技檔案管理的工作效率與質(zhì)量。在具體實踐的過程當中，還需要科技檔案管理人員注意的是新型的信息技術具有模擬化的特點，所以在使用的過程當中，一定要結合當前的發(fā)展趨勢使用更加專業(yè)的軟件來達到最終的目的。

5.保障檔案信息化資料信息安全

在經(jīng)濟全球化、信息化的背景下，網(wǎng)絡環(huán)境也出現(xiàn)了很多問題，人們只要上網(wǎng)就會存在網(wǎng)頁瀏覽過的痕跡，一些不法分子或黑客通過IP地址就能夠快速地查找到另一個人上網(wǎng)的足跡，有可能出現(xiàn)信息泄露的事件。尤其是事業(yè)單位與國家相關政策緊密聯(lián)系在一起，關系到國家機密，這就使事業(yè)單位不得不高度重視這個問題。比如，事業(yè)單位可以通過聘請專業(yè)性、高素質(zhì)及技術水平超高的人才，結合自身實際情況讓其編寫一套防盜信息安全軟件，在遇到不法分子或黑客攻擊單位網(wǎng)絡時，能夠及時、準確地阻止，從而發(fā)揮其保護事業(yè)單位網(wǎng)絡安全的作用。此外，事業(yè)單位應按照法律規(guī)章制度，對相關科技檔案信息管理人員進行約束。比如，事業(yè)單位可以與科技檔案信息管理人員簽訂保密協(xié)議，使其不得觸碰法律的界限，規(guī)范其道德行為，這樣就可以得到信息安全保密管理的加強；為了防止企事業(yè)單位信息泄露，可以以自身發(fā)展的需要為基礎，同時著眼于實際情況，以逐漸優(yōu)化與規(guī)范科技檔案信息化管理機制，為實現(xiàn)科技檔案信息化資料安全奠定堅實的基礎。

6.提高人員素質(zhì)是核心

一切規(guī)范、標準的執(zhí)行都離不開具體的人員去操作和落實，可見，科技檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)是提升科技檔案管理效率的核心。一是完善激勵機制。出臺檔案管理科學評價體系，統(tǒng)籌建立以效率、效果和質(zhì)量為基礎的考核評價體系，將質(zhì)量和效率作為其檔案管理工作的重要評價因素，以效能引導科技檔案管理工作，在物質(zhì)和精神兩個方面給予激勵，從而充分調(diào)動其積極性。二是更新思想觀念。事業(yè)單位科技檔案管理人員應從傳統(tǒng)的被動式、重管理輕利用等舊有思維模式中解脫出來，創(chuàng)新檔案管理模式，真正落實好為黨管檔、為國守史、為民服務職責任務。三是強化業(yè)務素能培訓。提升檔案管理效率離不開過硬的檔案管理能力，為此，應要求檔案從業(yè)者不斷加強自我學習，單位組織人員強化業(yè)務培訓，不斷豐富檔案從業(yè)者專業(yè)知識，提升專業(yè)能力，養(yǎng)成專業(yè)精神，提升科技檔案管理的能力和水平。

7.主動開發(fā)科技檔案信息，提高檔案利用率

目前，大多數(shù)事業(yè)單位的科技檔案服務方式主要以提供借閱、目錄信息等被動的服務，缺乏對科技檔案信息的深度開發(fā)與利用，浪費了寶貴的科技信息資源。只有通過對科技檔案信息進行開發(fā)和利用，將大量的科技信息轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力，才能將科技檔案的價值得以充分發(fā)揮。科技檔案管理可以為生產(chǎn)、研發(fā)、建設等科技活動以及科技工作者服務，要充分開發(fā)與利用科技檔案，可以從三個方面開展。第一，檔案是否得到充分利用，很大程度取決于檔案系統(tǒng)中全引目錄是否準確無誤、一目了然，因此要提高科技檔案索引方式或索引系統(tǒng)的便捷性和準確性，提供全面的索引目錄和參考資料，索引目錄要包括總目錄分類目錄、專題目錄，參考資料主要有指南手冊、專題資料匯編、資料簡報等，提高科技檔案的檢索效率，便于利用者查找科技檔案。第二，科技檔案管理人員要注意研究使用者對信息需求的動態(tài)規(guī)律，結合規(guī)律主動開展服務是很有必要的，也是強化服務觀念的一種體現(xiàn)。通過研究信息需求的規(guī)律找到高效利用科技檔案的方式方法，有助于提高利用效果。第三，要做好科技檔案的編研工作。通過對科技信息加工編研成新的知識產(chǎn)品，形成科技檔案目錄匯編、科技成果匯編、科技檔案文摘等，使得科技檔案信息得到整合、提煉，清晰明了，系統(tǒng)性更強，可以為使用者或單位領導提供有效的信息服務。因此，在進行科技檔案的編研工作時，要從用戶需求的角度出發(fā)，通過開展調(diào)查研究，緊密結合內(nèi)需和外需的不同要求，對科技檔案的信息加工、整理和綜合分析，形成準確、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)的科技檔案編研成品，做好科技檔案的開發(fā)利用的基礎工作。同時，及時對科技檔案的信息進行編研，可以使用戶及時掌握和了解相關領域的先進科技成果，提高科技檔案的利用價值。第四，要做好科技檔案信息化建設工作。充分利用現(xiàn)代化信息技術，建設科技檔案管理系統(tǒng)和信息平臺可以大大提高科技檔案的管理水平和利用效率，充分發(fā)揮其社會經(jīng)濟價值。因此，要全面推進科技檔案的信息化建設工作，運用先進的數(shù)字化設備和科技技術，提高科技檔案歸檔、檢索、查閱和開發(fā)利用的效率，提供高效的科技檔案服務工作。

結語

隨著我國信息化時代的發(fā)展，要想從根本上提升科技檔案管理的質(zhì)量和水平，就必須要從事業(yè)單位自身的特點及發(fā)展需求出發(fā)，提高對科技檔案管理工作的重視度，將先進的科技技術應用到檔案管理當中，在不斷的探索與發(fā)展中尋找科技檔案管理工作的創(chuàng)新思路。