機關(guān)檔案的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)管理分析

王彩春

（朝陽市生態(tài)環(huán)境局凌源分局，遼寧 凌源 122500）

在當(dāng)前時代背景下，所有生產(chǎn)環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生數(shù)據(jù)信息，在對數(shù)據(jù)信息進行管理時，傳統(tǒng)管理方法已經(jīng)無法滿足各方面要求，需要積極利用信息化技術(shù)以及計算機等設(shè)備，對檔案信息進行數(shù)字化管理，才能提高檔案管理工作開展質(zhì)量和效率。機關(guān)事業(yè)單位要根據(jù)時代發(fā)展要求，對現(xiàn)有檔案管理工作內(nèi)容進行全面更新，還要制定針對性的規(guī)章制度，為各項工作開展提供有效支持。例如，機關(guān)事業(yè)單位可以積極引進信息化技術(shù)，構(gòu)建數(shù)字管理系統(tǒng)，對所有檔案數(shù)據(jù)信息進行高效管理和利用，為自身發(fā)展提供有效數(shù)據(jù)支持[1]。

一、機關(guān)檔案的數(shù)字化建設(shè)方法

1.明確數(shù)字化技術(shù)特點

1.1 技術(shù)原理。在對檔案信息進行數(shù)字化管理時，需要將計算機設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)融合到一起，構(gòu)建新型管理形態(tài)。在進行數(shù)據(jù)庫技術(shù)和數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)以及高速掃描等技術(shù)應(yīng)用時，可以將傳統(tǒng)紙質(zhì)資料信息轉(zhuǎn)化為電子文檔信息，降低紙質(zhì)信息丟失問題的發(fā)生概率。在對電子文檔進行管理時，可以構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)字信息庫，并且對各項檔案信息進行分類儲存，將傳統(tǒng)紙質(zhì)資源轉(zhuǎn)化為電子化檔案資源之后，可以通過數(shù)字形式對其進行儲存，還可以采用網(wǎng)絡(luò)傳輸形式，并且利用計算機設(shè)備和信息系統(tǒng)，對檔案資源進行綜合管理以及高效利用。在對各項信息進行整合應(yīng)用以及實時共享時，可以為各項工作開展提供有效支持。當(dāng)前在對檔案信息進行數(shù)字化管理時，主要存在兩方面內(nèi)容，首先，要將原有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，在這期間需要借助掃描技術(shù)開展相關(guān)操作。其次，在對電子文檔信息進行儲存時，需要及時歸檔，確保內(nèi)部信息更加完整齊全[2]。

1.2 技術(shù)應(yīng)用形式。首先要構(gòu)建數(shù)字化目錄，還要選擇合適數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，并且對各項信息進行規(guī)范管理，將原有檔案信息轉(zhuǎn)化為圖像文件，或者利用光學(xué)字符技術(shù)對信息進行識別之后，采用文本格式進行儲存和管理，可以通過數(shù)據(jù)庫對各項信息進行檢索和使用。在對數(shù)字化檔案進行收集和轉(zhuǎn)化以及存儲、管理、查閱、利用時，可以通過檔案一體化管理模式，對各項文件信息進行及時查詢和搜索。借助計算機設(shè)備對數(shù)據(jù)信息進行收集和轉(zhuǎn)化，利用云儲存技術(shù)對數(shù)字化信息進行儲存和管理，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案進行查閱和使用，各項技術(shù)在使用時，操作步驟存在一定差異。需要對不同技術(shù)應(yīng)用要點進行全面分析和研究，并且制定針對性管理形式，才能進一步提高數(shù)字化建設(shè)水平，降低風(fēng)險問題發(fā)生的概率[3]。

2.提高重視程度

2.1 明確建設(shè)要點。在進行數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設(shè)時，機關(guān)事業(yè)單位需要提高對這項工作重視程度，要嚴(yán)格按照國家法律要求開展相關(guān)操作，還需要將數(shù)字化建設(shè)納入機關(guān)事業(yè)單位戰(zhàn)略體系建設(shè)中，并且制定階段性發(fā)展規(guī)劃，確保機關(guān)檔案數(shù)字化管理目標(biāo)，能夠切合機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展要求，還要對現(xiàn)有建設(shè)路徑進行拓展。機關(guān)事業(yè)單位需要將檔案數(shù)字化建設(shè)，貫徹落實到日常辦公環(huán)節(jié)中，還要加大這項工作宣傳和教育。機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層需要對有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)進行全面了解，并且制定建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，還要構(gòu)建協(xié)同作業(yè)機制，要促進各個部門之間溝通和交流，確保各個部門能夠配合檔案數(shù)字化建設(shè)工作開展[4]。

2.2 優(yōu)化系統(tǒng)功能。在對數(shù)字化系統(tǒng)進行設(shè)計和應(yīng)用時，機關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)自身需求，對系統(tǒng)功能進行完善和優(yōu)化，還需要加大科研力度，要將科研成果轉(zhuǎn)化為實際建設(shè)方式。在對數(shù)字化建設(shè)工作進行宣傳和教育時，可以通過日常教育和宣傳以及樹立典型等方式，增強管理人員責(zé)任意識，確保管理人員能夠自覺參與到數(shù)字化建設(shè)中，還要在單位內(nèi)部營造良好工作氛圍，通過潛移默化對所有工作人員產(chǎn)生正面影響。在進行數(shù)字化系統(tǒng)構(gòu)建時，還需要根據(jù)系統(tǒng)運行需求，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，要對現(xiàn)有硬件設(shè)施進行及時更新，還要對軟件系統(tǒng)功能進行完善和優(yōu)化，通過對數(shù)字化系統(tǒng)進行定期收集和更新，為信息化管理工作開展提供有效支持。在進行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)時，要保證所有設(shè)備在使用時，能夠滿足數(shù)字化系統(tǒng)運行需求。因此要對設(shè)備規(guī)格和型號進行正確選擇，還要根據(jù)數(shù)字化系統(tǒng)運行特點，對現(xiàn)有設(shè)備進行及時更新[5]。

3.構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

因為在對數(shù)字化檔案進行收集和管理以及利用時，涉及的工作內(nèi)容比較繁雜，系統(tǒng)性特征比較強。在對各項工作環(huán)節(jié)進行分析和研究時，機關(guān)事業(yè)單位需要構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，要保證所有建設(shè)環(huán)節(jié)能夠順利開展。地方政府也要提高對這項工作重視程度，要根據(jù)不同檔案管理使用權(quán)限，制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)體系和工作規(guī)范，為機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)工作開展提供有效指導(dǎo)。機關(guān)事業(yè)單位在對現(xiàn)有數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容進行更新和完善時，需要與時俱進，在現(xiàn)有建設(shè)思路上，對所有內(nèi)容進行開拓創(chuàng)新，要對現(xiàn)有管理和建設(shè)規(guī)范進行逐步完善。機關(guān)事業(yè)單位可以根據(jù)數(shù)字化建設(shè)情況，制定新型檔案形式，并且出臺統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，要促進檔案管理工作向著規(guī)范化和智能化等方向進行更好發(fā)展[6]。

4.加強風(fēng)險防控

4.1 強化監(jiān)督管理.在進行數(shù)字化建設(shè)期間，會受到多元素影響，容易出現(xiàn)安全風(fēng)險問題。因為機關(guān)事業(yè)單位產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)檔案，涉及國家行政機關(guān)工作秘密。在對檔案信息進行儲存和管理時，還需要做好安全防護。機關(guān)事業(yè)單位需要嚴(yán)格按照國家和上級部門要求，制定針對性安全管理規(guī)則和內(nèi)容，還需要根據(jù)數(shù)字化建設(shè)水平，因地制宜制定安全保障體系，并且在原有安全管理制度基礎(chǔ)上，對其進行完善和優(yōu)化。機關(guān)事業(yè)單位需要組建專門監(jiān)督小組，對數(shù)字化建設(shè)情況進行全方位追蹤和管理，還要加強安全防護技術(shù)應(yīng)用管理。要在現(xiàn)有技術(shù)基礎(chǔ)上，對其進行及時更新，通過引進更加先進防火墻等技術(shù)，對各方面安全隱患進行全面預(yù)防和控制[7]。

4.2 提高安全防護能力.機關(guān)事業(yè)單位需要建立健全責(zé)任機制，要將權(quán)責(zé)落實到個人身上，一旦在進行數(shù)字化建設(shè)期間出現(xiàn)安全隱患問題，需要對涉及的部門和人員進行全面查找，并且由負責(zé)人制定專項整改方案，還要及時對問題影響范圍進行有效控制。在對檔案信息進行安全審查和管理時，需要選擇資質(zhì)更高、經(jīng)驗更加豐富的專業(yè)機構(gòu)進行數(shù)字化建設(shè)，要通過對現(xiàn)有數(shù)字化系統(tǒng)進行定期升級和查漏補缺，提高數(shù)字化系統(tǒng)安全防護能力。在對現(xiàn)有檔案信息進行傳輸和應(yīng)用時，需要通過云備份降低數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險，還要提高數(shù)據(jù)傳輸安全性。機關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)自身數(shù)字化系統(tǒng)運行特點，研發(fā)防火墻軟件，防止在進行數(shù)字檔案信息應(yīng)用時，遭受外界病毒攻擊出現(xiàn)泄密等問題[8]。

5.組建專業(yè)團隊

在進行數(shù)字化系統(tǒng)研發(fā)和設(shè)計時，對人才能力存在較高要求，工作人員不僅要明確數(shù)字化管理要求，還需要積極學(xué)習(xí)一些信息化知識和技術(shù)，才能提高數(shù)字化系統(tǒng)操作水平。機關(guān)事業(yè)單位在對現(xiàn)有人才隊伍進行更新和完善時，需要拓寬人才引進渠道，要從各個層面引進高素質(zhì)專業(yè)人才，還需要做好人才培訓(xùn)和教育，要提高人才綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，還要鼓勵人才學(xué)習(xí)一些新型信息化技術(shù)，并且定期舉辦專家講座等活動，提高人才理論基礎(chǔ)，還可以制定相應(yīng)實踐活動，豐富人才經(jīng)驗，也可以組織人才外出學(xué)習(xí)或深造，促進人才進行更好地發(fā)展。

二、機關(guān)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理措施

1.建立健全管理體系

1.1 明確管理要求.在對檔案進行管理時，機關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)數(shù)字化建設(shè)要求，對原有管理內(nèi)容進行全面更新，要構(gòu)建現(xiàn)代化管理體系，還要制定針對性管理制度，才能為各項工作開展提供有效依據(jù)。在進行管理體系更新時，首先要明確組織原則，要采用統(tǒng)一管理形式，對所有檔案信息進行集中保管，任何管理人員不能將檔案信息據(jù)為己有。機關(guān)事業(yè)單位在進行管理機構(gòu)建設(shè)時，要定期向檔案館移交檔案，還要嚴(yán)格按照國家規(guī)定構(gòu)建統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，避免在開展管理工作時，因為各項工作獨立性過強，導(dǎo)致管理水平下降。在進行組織領(lǐng)導(dǎo)體系建設(shè)時，需要將檔案管理工作納入機關(guān)工作計劃中，還需要建立健全考核體系，要對管理人員日常工作行為進行定期考核，還要根據(jù)最終考核結(jié)果，制定針對性獎勵和懲罰措施，從而調(diào)動管理人員的積極主動性，確保管理人員能夠自覺約束自身行為，降低管理缺陷問題發(fā)生概率。

1.2 優(yōu)化管理形式.在進行組織架構(gòu)建設(shè)時，需要構(gòu)建協(xié)調(diào)作業(yè)機制，要配置專業(yè)管理人員以及兼職管理人員，并且組建完善管理網(wǎng)絡(luò)，通過構(gòu)建相應(yīng)組織架構(gòu)，促進管理工作順利開展。機關(guān)事業(yè)單位可以根據(jù)管理部門發(fā)展要求，對人力資源進行優(yōu)化配置，并且由各個科室指定人員，承擔(dān)資料收集和整理以及歸檔工作。在進行經(jīng)費體系建設(shè)時，要為管理工作開展，提供充足資金保障，并將檔案經(jīng)費納入機關(guān)年度財政預(yù)算中。在進行基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備建設(shè)以及維護時，需要對各項費用數(shù)據(jù)進行全面記錄，并且將其作為管理依據(jù)。

2.加大宣傳力度

目前在對檔案進行管理時，主要涉及檔案收集、整理、歸檔、保存、鑒定、銷毀、開發(fā)、利用和統(tǒng)計、移交等內(nèi)容。因為在開展管理工作時，涉及的工作程序比較煩瑣，且各個管理程序在開展時存在具體要求，需要將管理工作細化分解為具體內(nèi)容，才能降低各項失誤問題發(fā)生的概率。機關(guān)事業(yè)單位需要對檔案管理工作進行大力宣傳，要保證所有部門工作人員都能明確管理工作重要性。機關(guān)事業(yè)單位還可以利用國際檔案日，制定針對性宣傳活動，并且借助多媒體技術(shù)，通過微信公眾號等平臺，對管理規(guī)定進行宣傳和教育，也可以制作宣傳手冊或海報，對管理內(nèi)容進行詳細講解。機關(guān)事業(yè)單位還要在內(nèi)部營造積極愉悅的工作氛圍，并且擴大管理內(nèi)容覆蓋面，確保所有部門都能配合檔案管理工作的開展。

3.加強管理人員考核教育

機關(guān)事業(yè)單位在進行管理人員選擇時，需要設(shè)置崗位準(zhǔn)入門檻，要保證所有管理人員能夠持證上崗，同時要做好管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)和教育。機關(guān)事業(yè)單位要通過日常教育，確保管理人員能夠具備牢固理論基礎(chǔ)，還要制定相應(yīng)培訓(xùn)活動，增強管理人員實踐能力，要保證所有管理工作在開展時，能夠做到有跡可循。機關(guān)事業(yè)單位需要建立健全人才培訓(xùn)機制，要根據(jù)管理工作發(fā)展需求，對現(xiàn)有培訓(xùn)內(nèi)容進行定期更新，還要做好人才培養(yǎng)，要根據(jù)人才發(fā)展需求，制定針對性的培養(yǎng)機制，通過對現(xiàn)有薪資待遇和福利體系進行定期更新，留住更多人才，并且促進人才進行全面發(fā)展。在對管理人員進行考核時，機關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)不同檔案管理要求，制定針對性考核內(nèi)容，要從各個層面對管理人員能力水平進行全面了解。如果發(fā)現(xiàn)管理人員能力不符合崗位要求，需要對其進行再次培訓(xùn)和教育，要組建高品質(zhì)管理團隊，才能促進檔案管理工作健康發(fā)展。

4.采用全過程管理形式

在對檔案信息進行管理時，需要改變原有靜態(tài)管理形式，要采用動態(tài)全過程管理模式，通過對所有檔案信息進行全方位管理，從各個層面對數(shù)據(jù)應(yīng)用風(fēng)險進行預(yù)防和控制。機關(guān)事業(yè)單位需要制定階段性管理計劃，并且將管理內(nèi)容細化分解為具體建設(shè)行為，管理人員要與工作人員進行及時溝通和交流，從而對數(shù)字化建設(shè)期間存在的各項缺陷問題進行及時發(fā)現(xiàn)和解決。管理人員還要明確數(shù)字化建設(shè)要點，在對數(shù)字化建設(shè)行為進行監(jiān)督和管理時，需要對不規(guī)范行為進行及時發(fā)現(xiàn)和糾正。在開展管理工作時，管理人員還可以借助一些智能技術(shù)和終端，對數(shù)字化建設(shè)情況進行實時監(jiān)測，并且建立健全風(fēng)險防范機制，對建設(shè)期間存在的風(fēng)險問題進行有效預(yù)防。機關(guān)事業(yè)單位還要建立健全應(yīng)急預(yù)案，要對數(shù)字化建設(shè)期間出現(xiàn)的突發(fā)性事件問題進行有效控制，避免影響范圍不斷擴大，對數(shù)字化建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)化管理工作開展產(chǎn)生不良影響。

結(jié)語

綜上所述，在對機關(guān)檔案進行數(shù)字化建設(shè)時，要想實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，機關(guān)事業(yè)單位需要建立現(xiàn)代化管理體系，并且對所有管理技術(shù)進行全面更新，還要引進更加專業(yè)管理人員，才能對管理過程中存在的各項問題進行及時發(fā)現(xiàn)和解決。在進行數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)用時，機關(guān)事業(yè)單位需要對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全性進行重點管理，還要對管理缺陷問題進行及時發(fā)現(xiàn)和解決，要從各個層面對檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用風(fēng)險進行全面預(yù)防，還要對檔案資料應(yīng)用價值進行深度挖掘，要保證所有檔案信息在使用時，能夠發(fā)揮更大的作用。