機關(guān)檔案管理工作的重要性與優(yōu)化建議

孫藝菲

（遼寧省朝陽市財政審計工作服務(wù)中心，遼寧 朝陽 122000）

引言

在機關(guān)單位的發(fā)展中，檔案管理具有重要意義。隨著我國社會經(jīng)濟的不斷完善，對機關(guān)單位檔案管理的要求越來越高。傳統(tǒng)的檔案管理形式難以適應(yīng)社會發(fā)展，檔案管理容易出現(xiàn)問題。在實際實施過程中，檔案管理缺乏規(guī)范性和嚴謹性，整理范圍不明確，整理效率低，許多檔案管理制度沒有得到有效落實，人員素質(zhì)有待提高，使得當(dāng)前的檔案管理難以及時有效地解決一些問題，也會對機關(guān)單位內(nèi)部檔案管理的效率和質(zhì)量產(chǎn)生嚴重影響。在新的時代背景下發(fā)展機關(guān)單位內(nèi)部的檔案管理工作，提升工作質(zhì)量，優(yōu)化工作程序，使內(nèi)部人員對檔案管理工作的重視不斷增強，不僅有利于檔案事業(yè)本身的發(fā)展，也能夠更好地助力單位內(nèi)部其他活動的有效展開，為機關(guān)單位的平穩(wěn)運行提供有效保障。

一、機關(guān)單位檔案管理的作用

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，當(dāng)周圍環(huán)境潮濕或炎熱時，檔案主要使用的紙質(zhì)材料增加了被損壞的可能性，需要安排一定的人力來完成檔案的保存和整理工作。這種狀況可以通過數(shù)字化檔案管理模式得到很好的改善。借助計算機工具，我們可以收集、整理和編目所有的檔案信息。在大多數(shù)情況下，我們還可以使用計算機自動化工具來大大增加信息存儲密度。而且機關(guān)單位的檔案種類繁多，從年代、形式、保密權(quán)限等方面都不一樣，在管理時需要采取針對性的處理方法。將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，可以將檔案信息上傳到統(tǒng)一的檔案管理平臺，系統(tǒng)將對不同類型的檔案進行科學(xué)合理的分類管理，提高檔案查閱和保存的便利性，從根本上避免查閱過程中對檔案造成的損害。一直以來，政府機關(guān)和單位都是采用傳統(tǒng)的手工方式進行檔案的歸檔和整理，檔案人員在檔案管理過程中可能因為業(yè)務(wù)不熟練或疏忽大意等導(dǎo)致檔案存儲不當(dāng)、管理不規(guī)范，造成檔案信息丟失。個別檔案人員甚至可能隨意篡改檔案內(nèi)容，破壞檔案信息的真實性和原始性。機關(guān)單位加快檔案管理信息化建設(shè)，利用信息化方式和檔案管理信息系統(tǒng)，可將辦公自動化系統(tǒng)與檔案信息系統(tǒng)無縫對接，自動存儲檔案資料，減少因人為失誤造成的損失?？稍O(shè)置檔案管理信息系統(tǒng)操作權(quán)限，避免人為篡改信息，也可對敏感檔案進行權(quán)限控制，最大限度保障檔案的真實性、準確性和安全性。準確無誤的檔案信息、規(guī)范的管理模式既方便人們查詢、利用檔案，又充分體現(xiàn)檔案的價值，幫助提高機關(guān)單位的服務(wù)質(zhì)量，助力單位和社會的發(fā)展[1]。

二、機關(guān)單位檔案管理特征

在傳統(tǒng)的檔案管理中，歸檔、移交、整理、編目、上架需要耗費大量的人力、物力和財力，需要設(shè)立專門的檔案保管室或庫房。此外，隨著機關(guān)單位業(yè)務(wù)的發(fā)展，檔案數(shù)量越來越多，檔案的時效性難以保證，檔案不及時的情況時有發(fā)生。隨著計算機信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用和“單軌制”等檔案管理理念的創(chuàng)新，政府機關(guān)和機關(guān)單位日常業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的信息的采集、檢索和歸檔都可以通過數(shù)據(jù)處理技術(shù)來完成。檔案工作者可以根據(jù)辦公OA系統(tǒng)隨時收集整理相關(guān)檔案材料，實現(xiàn)檔案工作的常態(tài)化，保證檔案工作的時效性，有效避免因歸檔不及時造成檔案資料的損失。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，無論是檔案的收集還是歸檔，都是以紙質(zhì)的手工管理為主、存儲以及檔案檢索，效率始終較低，檔案管理技術(shù)含量不高。計算機信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，以及檔案管理軟件的普及應(yīng)用，將先進技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，實現(xiàn)技術(shù)與檔案管理有效結(jié)合和深度融合，有力促進了檔案管理效率提升。尤其是大數(shù)據(jù)、云計算、計算機信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理數(shù)據(jù)庫建設(shè)及管理中，使檔案管理的各個流程技術(shù)含量更高，智能化、便捷性水平顯著提升[2]。

三、機關(guān)檔案管理工作存在的問題

1.缺乏專業(yè)的人才隊伍

據(jù)調(diào)查，數(shù)字檔案專業(yè)管理員普遍短缺，許多單位利用單位管理員兼職管理檔案。數(shù)字檔案管理不僅僅是數(shù)據(jù)的收集和存儲，各個單位的數(shù)字檔案服務(wù)功能也各不相同，這就需要技術(shù)專業(yè)人員及時對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)進行部署和維護，以促進數(shù)字檔案管理的良性發(fā)展。對于真正致力于建設(shè)數(shù)字檔案館的機構(gòu)來說，即使有足夠的建設(shè)資金，專業(yè)人員的短缺往往也是一個大問題。目前，數(shù)字檔案館數(shù)量少，主要原因是缺乏熟練的職業(yè)管理人員。70%以上的政府機關(guān)沒有專職檔案員，很多政府機關(guān)的檔案員采取的是輪崗制；一些機關(guān)單位檔案工作者不僅要保管檔案，還要執(zhí)行保密、后勤等多項任務(wù)；有的機關(guān)雖然有專職檔案員，但不是檔案管理專業(yè)人員；此外，亦有一些機構(gòu)雖然有專門的檔案管理員，但卻沒有機會接觸信息科技，對“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算等一竅不通。顯然，機關(guān)單位復(fù)合型檔案專業(yè)管理人才短缺非常嚴重[3]。

2.現(xiàn)代化管理設(shè)備問題

數(shù)字化技術(shù)在機關(guān)單位檔案管理中的有效應(yīng)用，對提高檔案管理質(zhì)量起到了促進作用?？v觀機關(guān)單位檔案管理的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用缺乏全面性，很多機關(guān)單位采用的管理技術(shù)比較滯后，不能滿足檔案管理的實際需要。在數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用上，大部分政府機關(guān)單位投入的資金遠遠不夠，無法在第一時間對檔案管理設(shè)備進行更新升級，導(dǎo)致設(shè)備越來越陳舊，無法滿足現(xiàn)階段檔案管理的應(yīng)用標(biāo)準，嚴重阻礙了檔案數(shù)字化管理的整體效率。現(xiàn)階段，許多機關(guān)單位的檔案管理，計算機檢索至今尚未得到廣泛的普及，主要的方式仍然是手工檢索，增加了檔案管理的工作量，降低了檔案管理的效率。例如，機關(guān)單位人事部門在整理人員檔案時，由于檔案數(shù)量龐大，手工檢索方式耗時長，導(dǎo)致檔案管理效率較低，對檔案管理的高效推進帶來不利影響。

3.檔案管理意識問題

機關(guān)單位的很多重要信息都存儲在檔案中，關(guān)系到機關(guān)單位各項業(yè)務(wù)工作的順利開展。例如，如果機關(guān)單位的檔案管理存在問題，如內(nèi)部工作人員的身份和經(jīng)歷記錄，就很可能導(dǎo)致重要信息和數(shù)據(jù)泄露、侵犯個人隱私等一些嚴重問題。因此，機關(guān)單位的檔案管理應(yīng)該得到更多的重視，相關(guān)工作人員必須高度重視這項工作。但在實際工作中，即使檔案管理工作做得再完美，也很難創(chuàng)造實際效益。所以檔案管理工作在很多機關(guān)單位被忽視，單位管理者不重視檔案管理，也會對檔案管理者的工作態(tài)度產(chǎn)生負面影響。在部分機關(guān)單位中，檔案管理人員也不了解檔案管理工作的重要性，只把檔案管理工作看作是一份簡單的檔案文件整理與保管工作，再加上單位領(lǐng)導(dǎo)的消極態(tài)度，檔案管理人員很難努力工作，導(dǎo)致機關(guān)單位檔案管理工作一直流于表面，并未有實質(zhì)性的進步與發(fā)展，工作人員不能嚴格按照相關(guān)規(guī)定開展工作，導(dǎo)致一些重要檔案資料殘缺不全，檔案查閱效果不佳[4]。

4.理體系優(yōu)化不足

從管理體制來看，在長期的發(fā)展過程中，機關(guān)單位不斷改革和完善，內(nèi)部機制也得到一定程度的完善。但在管理上仍然采用傳統(tǒng)的管理方法，如管理流程和管理模式明顯滯后和混亂，造成檔案管理的落后，沒有及時進行檔案管理工作的優(yōu)化和調(diào)整，更缺乏全面完善的檔案管理制度，工作效果受到嚴重影響，工作職責(zé)難以得到全面落實。

四、提高機關(guān)單位檔案管理措施

1.檔案信息資源管理

確?！皟商讱w檔”。在信息化建設(shè)中，互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，電子檔案更簡單、更方便、更準確、更靈活。因此，紙質(zhì)歸檔系統(tǒng)不能滿足電子歸檔管理的需要，應(yīng)建立和完善檔案信息資源的歸檔系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上電子歸檔。此外，為最大程度保證檔案安全，有條件的單位在歸檔紙質(zhì)檔案的同時，應(yīng)確保紙質(zhì)檔案信息的安全管理。機關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)的目的是最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的利用價值，為個人、單位和社會提供更好的信息服務(wù)。機構(gòu)在制定檔案信息利用制度時，不僅要考慮檔案信息利用的便捷性，還要考慮檔案信息的安全性，尤其是一些敏感信息的使用更要慎重，敏感檔案信息的泄露是一個非常嚴重的問題。因此，在制定制度時，要征求各相關(guān)部門的意見，用最完善的制度實現(xiàn)檔案價值的最大化，保證檔案信息資源利用的便捷性和安全性。在檔案信息化建設(shè)中，機關(guān)單位的檔案信息要經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)進行整理、傳播，如果檔案信息保密制度不夠完善，容易出現(xiàn)意外泄露檔案信息的失誤，對單位及個人帶來損失，管理人員將受到一定程度的懲處，也會導(dǎo)致一些人對檔案的信息化管理產(chǎn)生抵觸情緒。因此，政府機構(gòu)應(yīng)完善保密制度。比如查閱政府機關(guān)內(nèi)部資料或涉密檔案時，必須經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人批準，必要時還要經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核。未經(jīng)許可，任何人不得隨意復(fù)制和利用檔案信息，禁止隨意傳播涉密檔案信息；如需復(fù)制、摘抄涉密檔案信息，應(yīng)經(jīng)過審批、登記、保管，使用后按規(guī)定歸還；如有泄露，相關(guān)人員必須負起責(zé)任，嚴肅處理[5]。

2.加大資金投入

數(shù)字檔案基礎(chǔ)設(shè)施的配套需要資金支持，技術(shù)維護也需要大量的后續(xù)資金投入。因此，為了改善數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施，必須首先有足夠的物質(zhì)支持。無論是智能檔案館還是數(shù)字檔案館的建設(shè)，管理人員都應(yīng)該首先認識到檔案信息化的重要性。數(shù)字檔案館的建設(shè)不可能一蹴而就，需要持續(xù)的資金支持。首先，政府機關(guān)和單位的領(lǐng)導(dǎo)要充分認識到資金管理對數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性。只有精細化管理，精簡經(jīng)費，數(shù)字檔案事業(yè)才能持續(xù)發(fā)展。此外，政府?dāng)?shù)字檔案館要爭取專項資金，如國家和地方政府經(jīng)濟社會發(fā)展規(guī)劃項目、電子政務(wù)規(guī)劃項目、信息公開規(guī)劃項目、檔案數(shù)字化建設(shè)項目等，從其中獲取專項資金補貼。其次，若不能提供項目資金，科學(xué)規(guī)劃建設(shè)資金是最為必要的。對于軟硬件配置，不應(yīng)盲目升級，也不應(yīng)瘋狂擴充，堅持適量、適度，滿足機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)需要。在檔案資源數(shù)字化方面，由于之前存在的財政限制，有針對性、分階段推動實體檔案數(shù)字化。最后，機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)堅持成本效益的原則。

3.打造高素質(zhì)檔案管理隊伍

如今，經(jīng)濟社會發(fā)展已經(jīng)進入快車道。為了提高機關(guān)單位檔案管理的核心競爭力，加快數(shù)字化檔案管理的建設(shè)是非常必要的。檔案人員的綜合素質(zhì)是影響機關(guān)單位檔案數(shù)字化發(fā)展的關(guān)鍵因素。因此，建設(shè)一支知識淵博、高效、高素質(zhì)的檔案管理隊伍至關(guān)重要。只有這樣，才能發(fā)揮檔案管理的作用，更好地為社會發(fā)展服務(wù)。目前，機關(guān)單位檔案管理隊伍在理論水平、專業(yè)技能、文化素養(yǎng)等方面存在一定差異，影響了數(shù)字化檔案管理水平的提高。鑒于此，政府機關(guān)和機關(guān)單位應(yīng)采取有效措施，培養(yǎng)檔案管理人才，加強檔案管理隊伍建設(shè)，為數(shù)字化檔案管理注入動力。首先，多措并舉，開展多樣化訓(xùn)練。對于檔案管理人員，不斷擴大和延伸培訓(xùn)內(nèi)容和范圍，做到主次分明，提供更廣泛的培訓(xùn)內(nèi)容。檔案管理人員也應(yīng)該不斷加強學(xué)習(xí)，增強對計算機的熟悉程度，提高自身的計算機操作水平，擴充自身數(shù)據(jù)管理知識儲備庫，循序漸進提升自身對信息化數(shù)據(jù)的整合、分析、編研等綜合能力。其次，積極引進高水準、專業(yè)性強的檔案管理人員，并組建相應(yīng)的管理團隊，更好地輔助檔案數(shù)字化管理的各項工作，為檔案數(shù)字化管理提供技術(shù)人才支撐。最后，進一步細化檔案管理崗位職責(zé)，將責(zé)任落實到每個檔案管理人員身上，增強檔案管理人員的責(zé)任意識，打造一支紀律嚴明、技術(shù)過硬的綜合性檔案管理團隊，逐步提升檔案管理工作水平[6]。

4.轉(zhuǎn)變管理方式

信息化的重要前提之一是將傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化，將各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的形式相互連接，用計算機系統(tǒng)管理，形成有序的檔案信息庫，能夠及時提供和利用，實現(xiàn)資源共享。為了實現(xiàn)檔案資源的共享，必須建立檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫信息檢索方式的科學(xué)性和合理性決定了政府機關(guān)檔案的利用效率，政府機關(guān)應(yīng)根據(jù)實際情況定期更新檔案數(shù)據(jù)庫的信息檢索方式。為了便捷獲取準確的檔案信息，機關(guān)單位應(yīng)進一步完善目錄檢索，加快推進全文檢索的實現(xiàn)，做到目錄檢索、全文檢索的全檔案數(shù)據(jù)庫信息覆蓋，更好地實現(xiàn)檔案信息資源共享。

5.構(gòu)建多元治理體系

新修訂的《檔案法》將檔案行政主管部門修改為“檔案主管部門”，顯示檔案管理正朝著“去行政化”趨勢發(fā)展，規(guī)范檔案管理行政權(quán)力，使檔案管理更加符合國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的內(nèi)在要求。因此，要突出共建共治理念，尤其是機關(guān)單位機構(gòu)改革后，應(yīng)突出檔案管理的專業(yè)化建設(shè)，設(shè)立專門的檔案管理部門，同時借助檔案行業(yè)學(xué)會、第三方專業(yè)機構(gòu)力量，共同推動檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，滿足人民群眾日益增長的信息需求[7]。

結(jié)語

綜上所述，新形勢下，機關(guān)單位檔案管理面臨著巨大的挑戰(zhàn)，但也有其發(fā)展機遇。檔案人員的業(yè)務(wù)能力也應(yīng)進一步提高，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。機關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，各單位必須積極創(chuàng)新，進一步加快檔案信息化建設(shè)步伐，持續(xù)提高檔案信息化管理工作質(zhì)量，為單位、個人和社會提供更高效、更準確、更安全的檔案服務(wù)。