做好不動產檔案查詢利用 提升服務社會的效能

高 麗

（呼圖壁縣不動產登記中心，新疆 昌吉 831200）

不動產檔案的查詢與利用都是以人民群眾為基礎開展的社會服務，在落實不動產檔案查詢利用工作的過程中，需要充分考慮到人民群眾的需求，只有不斷提高工作效率和工作質量才能夠提升服務社會的效能。在我國人民群眾需求的引導下，不動產成為部分人民群眾的主要資產之一，對不動產檔案進行有效的管理，做好不動產檔案的查詢與利用能夠讓人民群眾的資金轉換與生活更加便捷，為人民群眾提供更好的服務。

一、不動產檔案管理的重要性

1.憑證功能

不動產檔案具有憑證功能，其能夠為人民群眾證明不動產的使用權與歸屬權，從不動產檔案登記的定義以及管理要求來看，不動產檔案最突出的特點就是憑證性，在不動產檔案中詳細記錄了該不動產的用途、性質、使用期限、面積、共有情況等，通過這些信息能夠對不動產的具體情況進行判斷與了解。在進行不動產管理的過程中，不動產檔案是主要管理依據，一旦不動產出現了不合理的應用，相關人員需要根據檔案登記信息確認情況，并對及時采取正確的管理措施。對不動產檔案信息的登記除基礎信息之外，還需要對不動產的變更、設立、滅失、轉讓等情況進行完整登記，還包括不動產使用權的抵押、繼承、轉讓等，這些信息都作為不動產管理的信息基礎，在進行不動產檔案查詢和利用的過程中，這些信息也發(fā)揮了巨大的作用[1]。

2.參考功能

在進行城市建設、城市規(guī)劃等行為的過程中，也會應用到不動產檔案，對不動產檔案信息進行參考，能夠有效提升規(guī)劃決策的合理性與科學性。在不動產交易的過程中，不動產檔案信息也作為參考依據，對不動產的價值進行合理評估，讓交易決策更加合理。比如，城市在進行拆遷或區(qū)域重新規(guī)劃的過程中，需要對不動產檔案信息進行完整查詢與統(tǒng)計，科學預估規(guī)劃所需的成本，對人民群眾不動產拆遷的補償進行合理計算，為城市規(guī)劃提供信息參考，充分發(fā)揮不動產檔案的參考功能。

3.潛在功能

不動產檔案信息收集的過程中，不僅需要對不動產的基礎信息進行收集，還需要對不動產使用人及所屬人的信息進行完整登記，其中包括使用人及所屬人的身份證明、借貸信息等，這些信息的登記都能夠為不動產管理與規(guī)劃提供信息基礎，在后續(xù)出現不動產權益糾紛的過程中，這些信息也作為主要參考信息在進行不動產管理中發(fā)揮著重大作用。比如，在不動產使用者去世以后，不動產的處理就會涉及使用權繼承的問題，通過不動產檔案信息能夠直接了解到繼承人與繼承份額的劃分情況，讓不動產登記檔案中相關條款發(fā)揮法律效應，保障使用者與繼承人的合法權益。

二、不動產檔案查詢利用中存在的問題

1.檔案信息混亂

根據目前各地區(qū)不動產檔案查詢與利用的情況來看，存在著檔案信息混亂的問題，當檔案信息沒有得到良好的管理，信息的體現不夠清晰時，便為檔案的查詢與利用增大了難度。在我國科技與經濟不斷發(fā)展的同時，各地區(qū)的檔案管理部門也進行了多次的工作模式創(chuàng)新與職能整合，在部分地區(qū)的檔案管理部門進行職能整合的過程中未對老舊檔案進行完整錄入，導致部分不動產檔案信息缺失。在檔案信息缺失的前提下，不動產檔案的查詢就無法得到有效落實，當人民群眾或是相關部門需要不動產檔案信息的時候，部分檔案無法調取應用，降低了服務社會的效能。檔案管理部門再出現不動產檔案信息缺失的情況下會進行檔案的再次收集，但是由于原先的檔案未得到良好的管理，對缺失的部分無法進行準確劃分，出現部分檔案重復收集、部分不動產檔案被忽視的情況，檔案信息混亂，增大了網上查詢與利用的難度[2]。

2.檔案登記的標準規(guī)范不統(tǒng)一

我國各地區(qū)都存在著檔案管理中心，會對地區(qū)內的不動產檔案進行登記與管理，但是在部分地區(qū)仍舊存在著檔案登記標準規(guī)范不統(tǒng)一的問題，在檔案信息登記規(guī)范不同的情況下，會加大檔案管理的難度，使檔案信息更加混亂，非常不利于不動產檔案的查詢與利用?；ヂ摼W技術誕生之前，檔案信息的登記與管理都以紙質資料作為基礎，進行登記的標準與規(guī)范都由各地區(qū)的檔案局制定，不同地區(qū)的檔案局之間缺乏工作交流，導致檔案登記標準規(guī)范不統(tǒng)一。在歸檔標準、歸檔范圍、編目規(guī)則、查詢與利用方式等方面都存在著一定的差別，并且各地區(qū)的社會服務水平也參差不齊，這嚴重影響了檔案局的社會服務效能提升。不動產檔案信息本就存在著繁雜的特性，缺乏統(tǒng)一標準會讓各地區(qū)的不動產檔案的查詢利用存在著地域差別，非常不利于不動產檔案的統(tǒng)一管理，降低了不動產檔案信息的利用價值。

3.檔案信息化管理水平較低

隨著信息化技術的不斷發(fā)展，這一現代化技術在各行各業(yè)中都得到了深入的應用，并且發(fā)揮著推動行業(yè)、企業(yè)發(fā)展的重要作用，在進行不動產檔案管理的過程中，運用信息化技術能夠加強管理效果、提高管理效率。但是，仍舊存在著部分地區(qū)的檔案局信息化建設不足、信息化管理水平較低，影響到了檔案的查詢與利用。不動產檔案的信息化管理需要建設完善的信息化設施，其中包括硬件設施軟件設施，在部分經濟發(fā)展較為落后的地區(qū)內存在著檔案局信息化硬件設施建設不完善的問題，缺少采購信息化設備的資金，影響到了信息化檔案管理的建設，該地區(qū)內的檔案局無法進行信息化檔案的查詢與利用，人工登記與人工調動檔案花費的時間與精力較多，并且很容易出現工作錯誤，不利于服務社會效能的提升。另外，即使檔案局建設了完善的信息化設施也需要為不動產檔案信息的管理建設相應的系統(tǒng)，部分檔案局的系統(tǒng)建設不夠完善，安全性或是信息儲存容量不足，不能夠將不動產檔案進行完全記錄。還存在著檔案信息記錄不明晰的情況，在系統(tǒng)內無法進行不動產檔案的查詢與歸總，降低了不動產信息化檔案的利用效率。

4.檔案管理隊伍的綜合素養(yǎng)有待提升

不動產檔案查詢利用的工作質量與工作效率與檔案管理人員的綜合素養(yǎng)息息相關，現如今我國大部分地區(qū)的檔案管理部門都已經進行了信息化的基礎建設，投入資金采購信息化檔案管理設備，并為信息化檔案管理搭建了相應的線上系統(tǒng)，但是在建設的過程中忽視了人才隊伍的素養(yǎng)提升。由于檔案管理部門中現存的管理人員長期應用傳統(tǒng)的檔案管理模式，對信息化的管理模式了解程度較低，在開展工作的過程中忽視了信息化技術的利用，或是無法做到對信息化系統(tǒng)進行合理應用，在進行不動產檔案線上查詢與利用的過程中，缺乏熟練的操作，無法充分發(fā)揮信息化技術應用的效果[3]。

三、做好不動產檔案查詢利用 提升服務社會的效能

1.優(yōu)化不動產檔案信息資源

為了讓不動產檔案信息得到更好的利用，加快不動產檔案的查詢效率，需要對不動產檔案信息進行及時的清理，優(yōu)化不動產檔案信息資源。在進行不動產檔案管理的過程中，會有部分區(qū)域的不動產出現拆除、產權人變更等情況，這些情況的時候應該及時地對沒用的信息進行剔除，為可應用信息的儲存提供更大的容量范圍，也讓信息的查詢變得更加便捷，避免出現不動產檔案信息混亂的情況。另外，在進行不動產檔案信息登記的時候，需要盡可能全面地記錄不動產信息，不動產產權人的個人信息也需要進行完整的登記，將不動產與產權人進行一一對應，為不動產檔案的查詢，提供更大的便利性。不動產檔案信息本就存在的動態(tài)新的特點，在進行檔案信息管理的過程中，也需要對信息進行及時更新，用最新的信息將以往無用的信息進行覆蓋，保障不動產檔案信息在查詢的過程中能夠及時地查詢到可利用的信息，提高不動產檔案信息的可利用性。

2.統(tǒng)一不動產檔案信息登記標準

在信息化技術與互聯網技術得到良好，發(fā)展與廣泛應用的前提下，各地區(qū)之間的經濟交流、文化交流都更加密切，在進行不動產檔案信息管理的過程中，也應該考慮到各地區(qū)之間的交互，應用統(tǒng)一的不動產檔案信息登記標準，能夠讓各地區(qū)的不動產檔案信息進行同體備份，將所有地區(qū)的不動產檔案信息都上傳到總系統(tǒng)中，便于不動產檔案信息的異地查詢與異地利用。雖然各個地區(qū)的檔案管理部門在進行不動產檔案信息登記的過程中，都能夠做到盡可能全面地登記信息內容，但是由于信息登記的規(guī)范與標準不統(tǒng)一，依舊會存在著信息完整性的差異，應用統(tǒng)一的信息登記標準，能夠對所有不動產檔案信息進行統(tǒng)一發(fā)管理，在進行信息調動的過程中，能夠生成出相應的數據圖表，為日后信息的應用做好鋪墊。并且，統(tǒng)一登記標準能夠讓所有地區(qū)的檔案管理人員都了解到自身工作開展的方式，為各地區(qū)的服務效能統(tǒng)一做出貢獻[4]。

3.強化檔案管理過程中信息化技術的應用

在信息化時代中，檔案管理部門在開展檔案管理工作的過程中，應該做到充分應用信息化技術有效提高不動產檔案的查詢效率和利用效果。首先，檔案管理部門需要為信息化技術的應用建設完善的硬件設備，以往，檔案管理部門都更加重視工作環(huán)境的改善、人才的吸納等，對工作設施的更新有所忽視，并且部分地區(qū)的檔案管理部門缺乏采購現代化設施的資金，作為管理人員應該為部門信息化設施的建設編寫完善的采購方案，申請足夠的資金，采購性能強大的信息化設施，為信息化技術在檔案管理過程中的應用做好鋪墊。其次，檔案管理部門需要搭建線上檔案管理系統(tǒng)，在線上系統(tǒng)中，不動產檔案都能夠通過檢索進行調閱，能夠加快不動產檔案查詢的效率，并且數字化檔案信息相較于紙質檔案信息來說管理更為便捷，能夠根據管理人員的實際需求快速做出信息格式、呈現形式的調整，加強不動產檔案信息的利用價值。在搭建線上檔案管理系統(tǒng)的過程中，技術人員需要充分考慮到檔案信息系統(tǒng)的安全性，建設多道防火墻，應用密碼識別或生物識別安全技術，加強系統(tǒng)的安全性，避免出現檔案信息泄露的情況。

4.創(chuàng)建完善的不動產檔案信息查詢與利用體系

作為檔案部門的管理人員需要為不動產檔案信息的查詢與利用建設完善的工作體系，其中包括工作制度的建設、工作流程的確立、工作職責的劃分等。首先，管理人員需要建設完善的工作制度，在工作制度中明確不動產檔案信息查詢利用的基礎要求，要求調取檔案信息的人員出示相關證明才能夠對信息進行查閱與調動。除此之外，在工作制度中，還需要明確檔案管理人員在查詢利用檔案過程中不允許出現的工作行為，并針對可能出現的工作錯誤制定相應的處罰措施，避免在出現工作問題的時候隨意處罰引發(fā)工作人員不滿的情況發(fā)生。

其次，針對不動產檔案的查詢與利用需要設定相應的工作流程，辦理業(yè)務的工作人員需要依照既定的工作流程進行不動產檔案的查詢和調度，要求流程中每個環(huán)節(jié)都依照規(guī)定落實。

最后，不動產檔案信息管理工作較為繁雜，并且檔案管理隊伍中存在著較多的檔案管理人員，管理人員需要對每個崗位、每個人員的工作職責進行清楚劃分，讓每位基層的檔案管理人員都能夠依照既定的工作職責完成工作內容，提高不動產檔案管理工作的完成度，確保不動產檔案的完整性，為不動產檔案查詢利用提供更高的便利性，也能夠讓檔案管理人員為人民群眾提供更好的服務。

5.建設高質量的不動產檔案信息管理隊伍

高質量不動產檔案信息管理隊伍的建設是提升服務社會效能的基礎要求，只有檔案信息管理人員具備良好的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)，才能夠讓不動產檔案查詢與利用工作依照既定的工作要求落實。作為檔案信息管理部門，需要對所有不動產檔案信息管理人員進行定期的專業(yè)培訓，培訓內容包括不動產檔案的利用價值、不動產檔案的查詢方式、不動產檔案系統(tǒng)的應用方式等，這些內容的培訓都能夠讓檔案信息管理人員的專業(yè)能力得到有效提升，并且能夠讓管理人員對自身工作有更高的了解程度。在提高專業(yè)性的同時學習信息化檔案查詢及利用的方式，提高檔案管理人員對信息化技術的應用能力，讓信息化技術的應用效果在檔案管理工作中得到充分體現[5]。

結語

綜上所述，根據目前各個地區(qū)的不動產檔案管理情況來看，存在著不動產檔案的查詢效率較低的問題，人民群眾想要對自身的不動產檔案信息進行查詢，或是在城市規(guī)劃過程中需要對地區(qū)內所有人民群眾的不動產檔案進行查詢，都需要耗費較長的時間，非常不利于后續(xù)工作的開展，也會影響到人民群眾的日常生活，社會服務效能較低，無法適應新時代。作為不動產檔案的管理人員，對不動產檔案信息的利用不全面，管理制度建設不夠完善，沒有考慮到社會的發(fā)展與進步，需要對這一現象進行深刻思考，考慮到新時代中人民群眾與檔案管理的實際需求，創(chuàng)新不動產檔案的查詢與利用方式，運用現代化技術提高查詢利用效率，提升社會服務的效能。