關(guān)于提高事業(yè)單位檔案管理工作效率的思考研究

馮文萍

（遼寧省營口市老邊區(qū)社會投資與民營經(jīng)濟發(fā)展中心，遼寧 營口 115005）

引言

事業(yè)單位檔案管理工作在單位決策和項目服務(wù)中發(fā)揮重要作用，事業(yè)單位各項業(yè)務(wù)工作開展離不開檔案管理工作的支持，檔案管理工作效率直接影響其他工作質(zhì)量。隨著事業(yè)單位規(guī)模擴大，日常工作產(chǎn)生的檔案資料成倍數(shù)增長，給檔案管理工作帶來極大壓力，檔案工作重視程度不足、管理制度不完善、信息化發(fā)展遲滯等問題逐漸凸顯，阻礙檔案管理工作開展。為滿足新時期對檔案管理工作提出的新要求，充分發(fā)揮檔案價值，管理者應(yīng)當(dāng)基于轉(zhuǎn)型思維優(yōu)化完善內(nèi)部運轉(zhuǎn)機制，統(tǒng)籌資源進行優(yōu)化配置，調(diào)動基層單位參與檔案管理工作創(chuàng)新實踐，強化信息建設(shè)，滿足多元化使用需求，提升檔案管理工作效率，促進事業(yè)單位健康長遠(yuǎn)發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理重要性

檔案管理具有保密性、服務(wù)性、完整性等特征，記載的檔案資料能夠為單位管理工作開展提供保障、為人事單位變動提供可靠依據(jù)、作為事業(yè)單位考核或評價依據(jù)，還具有一定法律效力，能為社會公眾提供查詢服務(wù)[1]。這是因為事業(yè)單位檔案管理不僅涉及項目管理，還包含人事管理，如實記載員工成長各個環(huán)節(jié)，如基本信息、擅長專業(yè)、工作優(yōu)勢、取得成就、期望發(fā)展方向等，便于事業(yè)單位根據(jù)發(fā)展情況和員工實際協(xié)調(diào)人員工作崗位，保障工作高效性。這些檔案信息還有能為人事變動提供支持，檔案中詳細(xì)記錄員工個人信息和品質(zhì)，記錄員工工作經(jīng)歷。管理者可依據(jù)檔案全面了解員工，借助信息技術(shù)分析在職人員資歷、學(xué)歷、特長等，匯總?cè)耸聶n案，便于調(diào)整人員薪資、福利，科學(xué)調(diào)動人員崗位，發(fā)揮人員專業(yè)[2]。檔案可助力單位人員考核和評價，如項目完成度、個人承擔(dān)工作等，真實記錄員工表現(xiàn)，從而作出客觀公正的評價，為人事任免提供支持。事業(yè)單位檔案還具備一定法律憑證效力，記錄事業(yè)單位從設(shè)立、變更、注銷等各階段原始材料，作為單位訴訟、核查是否存在違法違紀(jì)行為的重要憑據(jù)，還能夠作為真實歷史資料存在，促進國家檔案的完整。另外，事業(yè)單位檔案記載內(nèi)容眾多，如各項目實際情況、日常業(yè)務(wù)、財政支出等，指導(dǎo)員工日常工作，糾正工作中錯誤，解決工作中難題；還能為社會公眾提供信息服務(wù)，為相關(guān)研究和開發(fā)利用提供幫助。因此，事業(yè)單位檔案管理工作極為重要，提升檔案管理工作效率具有十分重要的現(xiàn)實意義。

二、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

1.檔案管理工作受重視程度不足

事業(yè)單位檔案管理工作對單位發(fā)展有非常重要的作用，但部分檔案管理者并沒有意識到這該工作的重要性，對工作存在認(rèn)知誤區(qū)，重視程度不足，導(dǎo)致該情況的原因有以下幾點。第一，檔案管理工作數(shù)量較多，涉及人員繁雜，檔案收集和整理需要耗費較長時間，工作有效性和價值短時間內(nèi)難以體現(xiàn)[3]。該情況還使得部分人員將檔案管理工作等同于文書工作，將其看作普通事務(wù)性工作，認(rèn)為只需要做好檔案收集、抄寫、保管、外調(diào)和查檔即可，較難受到重視。第二，高效、高質(zhì)量的檔案管理工作需要大量資金、資源投入，檔案管理工作短時間內(nèi)難以獲得巨大即時經(jīng)濟效益，單位管理者和工作人員通常將注意力和精力放在主營經(jīng)濟業(yè)務(wù)上，檔案管理工作往往處于視覺邊緣。第三，檔案管理工作人員長期處于幕后，存在感較為微弱，在單位內(nèi)部難以引起重視。部分單位將檔案管理工作看作養(yǎng)老崗位，缺乏高素質(zhì)專業(yè)人才支持，更無法發(fā)揮檔案管理工作價值，長期處于邊緣位置。

2.事業(yè)單位檔案管理缺乏規(guī)范性

規(guī)范化的檔案管理是保障檔案管理工作效率的重要條件，但在事業(yè)單位內(nèi)部，存在不遵守相關(guān)制度和管理規(guī)范、管理制度不健全、規(guī)范執(zhí)行力度不佳等問題，管理工作效率無法保障。事業(yè)單位檔案管理工作與單位建設(shè)情況、管理內(nèi)容和方向等息息相關(guān)，若這些內(nèi)容復(fù)雜性特征突出，檔案管理工作也會受到影響。主要因為目前很多事業(yè)單位檔案管理工作還沒有建立起一套較為完善、成熟的管理體系，在實際工作開展中，各項管理內(nèi)容和信息存在較大差異，部分管理人員不清楚自身責(zé)任和義務(wù)。再加上缺少配套獎懲機制，部分人員存在僥幸心理，工作積極性和責(zé)任心不高，工作失誤概率高，難以實現(xiàn)規(guī)范化建設(shè)，進而導(dǎo)致管理工作效率低下，管理工作質(zhì)量和水平難以提升，無法為事業(yè)單位健康發(fā)展提供充足保障[4]。另外，新時期，事業(yè)單位檔案管理工作壓力暴增，社會公眾信息使用頻率增加，但部分檔案管理人員現(xiàn)代化服務(wù)意識不足，不會主動向公眾提供檔案服務(wù)，還會與公眾發(fā)生各種沖突，很大程度上最愛了檔案管理工作效率的提升。

3.檔案管理工作信息化發(fā)展遲滯

伴隨事業(yè)單位信息化建設(shè)進程推進，事業(yè)單位內(nèi)部紛紛建設(shè)各種業(yè)務(wù)平臺或系統(tǒng)模塊，信息技術(shù)應(yīng)用范圍進一步擴大，但檔案管理工作由于受重視程度不佳，檔案管理創(chuàng)新及數(shù)據(jù)化發(fā)展沒有得到足夠重視，相關(guān)措施執(zhí)行不到位，檔案管理設(shè)備不符合現(xiàn)代化建設(shè)要求和實際需求，檔案管理工作開展條件較為薄弱[5]?，F(xiàn)代檔案管理工作對工作效率和現(xiàn)代化有一定要求，傳統(tǒng)記錄方式和管理形式不再符合高效管理要求，只將計算機和信息化平臺用于日常工作，無法借助設(shè)備和管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案信息高效利用，檔案管理實用價值得不到體現(xiàn)。還有部分事業(yè)單位雖然已經(jīng)完成檔案管理信息化建設(shè)，但相關(guān)設(shè)備較為陳舊，人員訪問嚴(yán)重受限，一旦人數(shù)稍多，就會出現(xiàn)卡頓或系統(tǒng)癱瘓的情況。同時，檔案管理信息化遲滯的另一個主要原因是，單位內(nèi)部各部門信息共享力度不足。各單位、各部門信息嚴(yán)重閉塞，難以實現(xiàn)有效溝通和信息交流，信息孤島現(xiàn)象突出，系統(tǒng)化資源平臺建設(shè)緩慢，檔案資源零散分布，工作利用難度大、效率低。這種情況大大增加了檔案管理失誤概率，很容易出現(xiàn)重讀收集和保存的情況，增加工作人員工作量，導(dǎo)致工作質(zhì)量不佳。

4.檔案管理人員工作能力不足

在我國事業(yè)單位內(nèi)部，受傳統(tǒng)意識及客觀歷史因素影響，檔案管理工作存在許多問題，導(dǎo)致檔案管理工作效率不佳，檔案管理人員工作能力不足就是其中一個較為普遍的問題。一是事業(yè)單位內(nèi)部人才結(jié)構(gòu)失衡。部分人員年齡較大、專業(yè)水平較低，業(yè)務(wù)能力不足，思想觀念也較為落后，無法適應(yīng)信息化轉(zhuǎn)型需求，導(dǎo)致工作效率低下[6]；二是資金不充足，檔案管理工作無法產(chǎn)生較大即時利益，還會消耗大量資金和資源，單位內(nèi)部在資源分配時，會將資源向主營經(jīng)濟業(yè)務(wù)傾斜，檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)資金短缺情況，對人才吸引力有限；三是缺乏健全人才引進和培訓(xùn)體系，無論人才數(shù)量和質(zhì)量都達到不實際需求，員工培訓(xùn)單一、陳舊，培訓(xùn)效果不佳，管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)得不到有效提升。

三、事業(yè)單位檔案管理工作效率提升路徑

1.加大檔案管理宣傳，提升檔案管理重視程度

在檔案管理工作開展中，提升檔案管理工作受重視程度是提升工作效率關(guān)鍵步驟，極大檔案管理工作宣傳力度，就是改變各層工作人員思想認(rèn)知的重要途徑。一方面，對事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)來說，了解檔案管理工作意義，轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念，重視檔案管理工作。在實際工作中，會主動參與檔案管理各項工作，發(fā)揮自身引導(dǎo)作用，促使各級人員主動參與檔案管理；還會重新設(shè)計規(guī)劃檔案管理工作，加強工作監(jiān)管力度，及時糾正工作中各種不正之風(fēng)，進一步優(yōu)化檔案管理工作，發(fā)揮檔案管理工作價值。另一方面，對于檔案管理工作人員來說，加強檔案管理宣傳，有助于工作人員了解檔案管理工作內(nèi)容、流程，工作細(xì)節(jié)和重要性；能將檔案管理工作原則融入其中，將科學(xué)性、實用性帶入檔案管理規(guī)范化建設(shè)，從源頭上增強檔案管理工作質(zhì)量，也為整體工作效率提升奠定良好基礎(chǔ)[7]。

2.健全檔案管理體系，促進檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)

新形勢下，事業(yè)單位紛紛開啟改革進程，檔案管理工作也隨之改變。檔案記錄了職工基本信息、社會服務(wù)信息數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)范圍及具體開展等內(nèi)容，傳統(tǒng)檔案管理工作以紙質(zhì)檔案和人工作業(yè)為主，內(nèi)容繁雜、工作量大，容易出現(xiàn)差錯，查詢、查找、更改等難度較大，不利于檔案資料的開放和利用，傳統(tǒng)檔案管理方式弊端逐漸暴露[8]。檔案管理規(guī)范化程度是衡量事業(yè)單位管理能力的重要指標(biāo)，采取標(biāo)準(zhǔn)化管理制度和流程、精細(xì)化管理理念，使用各種現(xiàn)金信息技術(shù)，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，幫助檔案擺脫管理、使用中的時間和地域限制，減少工作差錯產(chǎn)生，使用者也可在最短時間內(nèi)精準(zhǔn)查詢到目標(biāo)資料，提升檔案整體利用效率。對此，事業(yè)單位必須根據(jù)實際需求，以單位發(fā)展目標(biāo)為導(dǎo)向，制定科學(xué)有效的管理制度，建立檔案管理操作細(xì)則，便于工作人員了解檔案管理工作規(guī)定，建立規(guī)范性基礎(chǔ)操作；建立規(guī)范性監(jiān)督機制，如常規(guī)監(jiān)督檢查、飛行檢查、專項檢查等，保障檔案信息完整性、科學(xué)性和實效性，全面落實檔案管理建設(shè)制度；建立監(jiān)督評價體系，緊跟時代發(fā)展步伐，做好檔案管理工作審慎，厘清檔案管理工作中各種問題和漏洞，作出科學(xué)性優(yōu)化。

3.增強檔案信息建設(shè)，構(gòu)建高效檔案管理工作平臺

新發(fā)展形勢下，檔案管理工作單靠人力無法完成現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，錯誤率高、工作低下、效率不足、質(zhì)量不高等問題愈發(fā)突出，電子信息化建設(shè)亟待加強。對于檔案管理工作來說，要加大資金、財力、物力、人力等資源支撐，構(gòu)建高效檔案管理工作平臺，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，將檔案收集、整理、存儲等流程，轉(zhuǎn)化為信息化流程，有效預(yù)防紙質(zhì)檔案管理造成的檔案損壞、缺失等問題，提升檔案工作實際效率。在檔案資源開發(fā)利用方面，紙質(zhì)檔案存儲難度大、利用率低，借助數(shù)字化平臺或系統(tǒng)，可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)整合信息，篩選其中關(guān)聯(lián)因素，使得檔案管理更具針對性，也能避免資源浪費，提升檔案資料利用率，切實發(fā)揮檔案管理現(xiàn)實價值[9]。對此，事業(yè)單位要以自身實際發(fā)展為基礎(chǔ)，開展廣泛調(diào)研，綜合各部門業(yè)務(wù)需求，在合理預(yù)算基礎(chǔ)上，引進高質(zhì)量、現(xiàn)代化信息設(shè)備，加快檔案管理工作改革步伐。單位各部門還應(yīng)加強溝通交流，構(gòu)建統(tǒng)一完善的檔案管理系統(tǒng)，各部門可在系統(tǒng)內(nèi)上傳項目情況、查詢檔案資料，其他部門可通過系統(tǒng)了解項目實際進展，便于開展下一步工作，避免信息孤島情況出現(xiàn)，這對提升檔案管理工作效率至關(guān)重要。

4.加強管理人員培訓(xùn)，打造高素質(zhì)檔案管理隊伍

在事業(yè)單位檔案管理工作開展中，管理人才屬于中堅力量，加強管理人員專業(yè)培訓(xùn)，增強管理人員自身素質(zhì)、專業(yè)水平，是提升檔案管理工作效率和質(zhì)量的關(guān)鍵路徑。針對檔案管理人員素質(zhì)不高、能力不強等問題，事業(yè)單位不僅要引進高素質(zhì)管理人才，完善配套薪酬和福利機制，激發(fā)人才工作積極性，還應(yīng)當(dāng)重視在職人員專業(yè)培訓(xùn)，建立科學(xué)化、系統(tǒng)化的人才培訓(xùn)方案[10]；重視實踐操作，提升人才專業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)一批綜合能力強的高素質(zhì)人才隊伍，從而有效應(yīng)對愈加復(fù)雜的管理形勢。例如，事業(yè)單位可以開展定期專業(yè)培訓(xùn)，包括管理知識、管理方法、優(yōu)秀管理經(jīng)驗、責(zé)任意識等，提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)，更好地服務(wù)社會轟公眾。還應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)考核機制和監(jiān)督機制，邀請有良好經(jīng)驗人士擔(dān)任考核官或者監(jiān)督員，確保各項培訓(xùn)方案落實到位，真正提升人員業(yè)務(wù)能力，激發(fā)其責(zé)任意識、工作主動性，進而引導(dǎo)檔案管理工作規(guī)范化開展。

結(jié)語

綜上所述，面對日益復(fù)雜的事業(yè)單位檔案管理新形勢，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)充分了解檔案管理工作開展的重要意義，積極摒棄陳舊檔案管理觀念和方法，重視工作效率低下問題，明確工作效率低下具體表現(xiàn)和主要成因，如檔案管理工作受重視程度不足、事業(yè)單位檔案管理缺乏規(guī)范性、檔案管理工作信息化發(fā)展遲滯、檔案管理人員工作能力不足。針對這些問題，提出具體優(yōu)化路徑，如加大檔案管理宣傳、健全檔案管理體系、增強檔案信息建設(shè)、加強管理人員培訓(xùn)，多方著力，有效提升檔案管理工作效率，促進事業(yè)單位穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。