提高事業(yè)單位檔案管理水平的對(duì)策分析

曹 凱

（調(diào)兵山市城市發(fā)展服務(wù)中心，遼寧 調(diào)兵山 112700）

引言

事業(yè)單位檔案是由事業(yè)單位在日常工作過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的信息記錄，隨之而來(lái)的便是檔案管理工作。事業(yè)單位肩負(fù)著教科文衛(wèi)等重要的基礎(chǔ)性工作，管理著龐大而豐富的檔案信息資源。檔案管理集將檔案收集、整合、評(píng)價(jià)、檢索、統(tǒng)計(jì)、應(yīng)用于一體的服務(wù)性、系統(tǒng)性和綜合性工作。做好檔案管理工作，可將凌亂、分散、孤立的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)整合，使其滿足檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，同時(shí)，通過(guò)信息技術(shù)等手段，滿足檔案利用者的檔案信息需求[1]。無(wú)論是內(nèi)部管理，還是外部管理，效率都是其中一項(xiàng)重要的價(jià)值目標(biāo)追求?！肮芾硇省笔且环N運(yùn)用投入產(chǎn)出分析工具研究管理現(xiàn)狀的科學(xué)方法。保持較高效率，是事業(yè)單位檔案管理的基本要求，也是選擇適當(dāng)?shù)臋n案管理模式的根本標(biāo)準(zhǔn)。從某種角度看，效率自身充滿矛盾，體現(xiàn)于效益與速度、質(zhì)量與數(shù)量、目的與手段等沖突之中，需要通過(guò)資源整合、模式轉(zhuǎn)變、方法選擇等，不斷提升檔案管理效率，更好地發(fā)揮事業(yè)單位檔案的價(jià)值[2]。

一、事業(yè)單位檔案管理工作概述

事業(yè)單位檔案管理工作，是檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)，包括檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用。傳統(tǒng)環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理工作對(duì)象主要為紙質(zhì)檔案，即以紙張作為載體的一種檔案，如公文、圖紙、信札、電報(bào)、戶籍、契約、證書(shū)、書(shū)稿等。紙質(zhì)檔案具有真實(shí)性、安全性、直觀性及很強(qiáng)的憑證效力等優(yōu)點(diǎn)，但也存在歸檔、立卷、裝盒等過(guò)程投入人力物力多、工作量大、占用空間大、不易查找、易損壞、無(wú)法再生等特點(diǎn)。比如，某事業(yè)單位在整理單位檔案時(shí)，需要從檔案柜里拿取某員工類別的檔案袋或者檔案盒，根據(jù)檔案袋或檔案盒里面排列的時(shí)間順序號(hào)碼，來(lái)查找相應(yīng)員工的檔案資料，用完之后再根據(jù)檔案資料排列的時(shí)間順序號(hào)碼，放回檔案袋或檔案盒的某個(gè)夾層，最終將檔案袋放回檔案柜原處以便下次取用。

二、提高事業(yè)單位檔案管理水平的對(duì)策

1.建立健全檔案管理體系

只有建立健全檔案管理制度，才能保障檔案管理創(chuàng)新過(guò)程的有序進(jìn)行。首先，要保證制度的科學(xué)性和合理性，不管是針對(duì)紙質(zhì)檔案管理模式，還是新形勢(shì)下的信息化檔案管理模式，均需要制定適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理需求的制度和辦法，以促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。其次，要保證檔案管理制度的可行性和可操作性，在檔案管理創(chuàng)新過(guò)程中，檔案管理制度一定要簡(jiǎn)便可行且規(guī)范，這樣才更有利于整個(gè)管理體系向著一體化的方向發(fā)展。第三，檔案管理制度是為事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)的，所以必須具有嚴(yán)肅性和雙向性，雙向性表現(xiàn)在既要約束員工也要約束管理層，以保證制度的有效實(shí)施，使其在檔案管理開(kāi)拓與創(chuàng)新發(fā)展的路上發(fā)揮權(quán)威性作用[3]。

2.完善信息化檔案管理建設(shè)

當(dāng)今時(shí)代是信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理工作也必須適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展要求，向著信息化的建設(shè)方向邁進(jìn)，將信息化檔案管理模式與傳統(tǒng)檔案管理模式融合到一起，實(shí)現(xiàn)相互輔助，相互促進(jìn)。比如聲像檔案、電子存儲(chǔ)等在事業(yè)單位檔案管理中的融入，不僅可以降低紙質(zhì)檔案管理的勞動(dòng)強(qiáng)度，延長(zhǎng)檔案的保存壽命，還有利于保存和查詢。電子檔案管理的創(chuàng)新性還體現(xiàn)在能夠通過(guò)現(xiàn)代技術(shù)，將圖片、視頻、聲像等資料進(jìn)行收集整理之后存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)或硬盤，讓網(wǎng)絡(luò)幫助檔案管理人員進(jìn)行工作，既節(jié)約了人力，又提高了工作質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效共享，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。

3.提升事業(yè)單位檔案管理的專項(xiàng)服務(wù)費(fèi)用

在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展?fàn)顟B(tài)下，應(yīng)當(dāng)增加對(duì)事業(yè)單位檔案管理的專項(xiàng)費(fèi)用，針對(duì)檔案管理的信息化技術(shù)更新和信息化紙質(zhì)檔案的二次整理和梳理，存儲(chǔ)設(shè)備的更新和強(qiáng)化，計(jì)算機(jī)設(shè)備等強(qiáng)化更新及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等要求，予以大力支持，以有利于檔案管理的合理化運(yùn)行和深化改革。

4.完善檔案閉環(huán)管理機(jī)制

根據(jù)歸檔流程設(shè)計(jì)，檔案在歸檔環(huán)節(jié)涉及若干部門，需要這些部門的密切配合與協(xié)作，例如辦公室、財(cái)務(wù)室、等，需要進(jìn)一步完善歸檔機(jī)制，密切部門職責(zé)分工，暢通部門間溝通聯(lián)系，以健全的檔案管理機(jī)制，保障其閉環(huán)管理的高效運(yùn)行。應(yīng)建立相應(yīng)的信息反饋機(jī)制，及時(shí)收集檔案管理過(guò)程中的各方意見(jiàn)和建議，用以改進(jìn)和推動(dòng)后續(xù)檔案管理。以建設(shè)項(xiàng)目檔案管理為例，在項(xiàng)目建設(shè)伊始需要征求檔案管理人員意見(jiàn)，明確項(xiàng)目檔案歸檔范圍、內(nèi)容和要求，屬于歸檔范疇的，將其嵌入檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)管理。此外，在檔案查詢、整理、鑒定等環(huán)節(jié)，均需建立相應(yīng)的閉環(huán)管理機(jī)制，滿足機(jī)制中規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，便可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)，提升檔案管理各環(huán)節(jié)效率[4]。

5.保障檔案信息化資料信息安全

在經(jīng)濟(jì)全球化、信息化的背景下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也出現(xiàn)了很多問(wèn)題，人們只要上網(wǎng)就會(huì)存在網(wǎng)頁(yè)瀏覽過(guò)的痕跡，一些不法分子或黑客通過(guò)IP地址就能夠快速地查找到另一個(gè)人上網(wǎng)的足跡，有可能出現(xiàn)信息泄露的事件。尤其是事業(yè)單位與國(guó)家相關(guān)政策緊密聯(lián)系在一起，關(guān)系到國(guó)家機(jī)密，這就使事業(yè)單位不得不高度重視這個(gè)問(wèn)題。比如，事業(yè)單位可以通過(guò)聘請(qǐng)專業(yè)性、高素質(zhì)及技術(shù)水平超高的人才，結(jié)合自身實(shí)際情況讓其編寫一套防盜信息安全軟件，在遇到不法分子或黑客攻擊單位網(wǎng)絡(luò)時(shí)，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地阻止，從而發(fā)揮其保護(hù)事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)安全的作用。此外，事業(yè)單位應(yīng)按照法律規(guī)章制度，對(duì)相關(guān)檔案信息管理人員進(jìn)行約束。比如，事業(yè)單位可以與檔案信息管理人員簽訂保密協(xié)議，使其不得觸碰法律的界限，規(guī)范其道德行為，這樣就可以得到信息安全保密管理的加強(qiáng)；為了防止企事業(yè)單位信息泄露，可以以自身發(fā)展的需要為基礎(chǔ)，同時(shí)著眼于實(shí)際情況，以逐漸優(yōu)化與規(guī)范檔案信息化管理機(jī)制，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化資料安全奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[5]。

6.構(gòu)建安全管理體系，保障檔案管理的安全性

新時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，這意味著檔案信息的安全問(wèn)題也將不斷凸顯，由于網(wǎng)絡(luò)信息具備一定的開(kāi)放性，極易受到不法分子的侵入，工作人員要對(duì)檔案管理過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)管，建立網(wǎng)絡(luò)防火墻。對(duì)于一些重要資料，事業(yè)單位要嚴(yán)格設(shè)置權(quán)限，實(shí)現(xiàn)分區(qū)加密，如此一來(lái)，檔案信息就難以發(fā)生丟失和泄漏。且為防止一些不必要的損失，事業(yè)單位要在各個(gè)計(jì)算機(jī)安裝殺毒軟件，定期排查、殺滅計(jì)算機(jī)中的病毒，從根本上保障檔案信息的安全性。此外，管理人員要定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行核查、檢驗(yàn)，加大對(duì)服務(wù)器的監(jiān)督和管理，及時(shí)找出其存在的安全問(wèn)題并加以修復(fù)，只有從計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)及防火墻等多角度構(gòu)建出完整的安全管理體系，才能真正保障檔案管理的安全性。

7.做好開(kāi)發(fā)利用

充分發(fā)揮檔案資源的利用價(jià)值，是當(dāng)前檔案管理工作的基本目標(biāo)，因此應(yīng)該做好檔案資源的開(kāi)發(fā)及整合，并通過(guò)資源共享為事業(yè)單位的業(yè)務(wù)工作提供支持。在信息化建設(shè)中，應(yīng)該做好檔案檢索功能的全面優(yōu)化，真正提高檢索工作的效率，使各主體能夠快速找到想要的檔案信息。通過(guò)編制目錄可以真正使檔案信息做到一目了然，從而滿足規(guī)范化管理和查閱的要求。在制度規(guī)范下，積極提高檔案管理人員的服務(wù)能力及服務(wù)意識(shí)，全面了解不同部門的工作要求，在檔案管理系統(tǒng)的幫助下促進(jìn)資源共享。做好檔案開(kāi)發(fā)和編研工作，確保各類檔案的詳細(xì)性，以便于為社會(huì)提供更好的服務(wù)，體現(xiàn)出事業(yè)單位的社會(huì)服務(wù)功能。此外，為了讓人們了解檔案信息的價(jià)值，還應(yīng)該積極開(kāi)展宣傳工作，在全社會(huì)范圍內(nèi)形成良好的風(fēng)氣，使人們主動(dòng)了解不同檔案的作用，以提高檔案利用率。除了電視、廣播和報(bào)紙等傳統(tǒng)媒體外，還要結(jié)合微信和微博等新媒體平臺(tái)來(lái)拓展檔案宣傳范圍，使更多人參與檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用。

8.規(guī)范和完善制度體系

對(duì)具體的檔案管理制度進(jìn)行規(guī)范和完善，能夠?yàn)闄n案管理工作的開(kāi)展提供指導(dǎo)、規(guī)范以及保障。事業(yè)單位既要根據(jù)信息化特征與需求，積極創(chuàng)新檔案管理制度，結(jié)合具體工作程序及要求對(duì)具體制度加以明確；也要對(duì)傳統(tǒng)制度中存在的缺陷和不足進(jìn)行糾正，動(dòng)態(tài)化地完善制度體系。其中電子文件歸檔與管理制度、安全保密制度、數(shù)字檔案查詢利用制度、檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度、數(shù)字檔案鑒定銷毀制度、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度、檔案庫(kù)房管理制度等，均需要根據(jù)信息化特征進(jìn)行有效創(chuàng)新與優(yōu)化。

9.提高人員素質(zhì)是核心

一切規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行都離不開(kāi)具體的人員去操作和落實(shí)，可見(jiàn)，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是提升檔案管理效率的核心。一是完善激勵(lì)機(jī)制。出臺(tái)檔案管理科學(xué)評(píng)價(jià)體系，統(tǒng)籌建立以效率、效果和質(zhì)量為基礎(chǔ)的考核評(píng)價(jià)體系，將質(zhì)量和效率作為其檔案管理工作的重要評(píng)價(jià)因素，以效能引導(dǎo)檔案管理工作，在物質(zhì)和精神兩個(gè)方面給予激勵(lì)，從而充分調(diào)動(dòng)其積極性。二是更新思想觀念。事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)從傳統(tǒng)的被動(dòng)式、重管理輕利用等舊有思維模式中解脫出來(lái)，創(chuàng)新檔案管理模式，真正落實(shí)好為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)職責(zé)任務(wù)。三是強(qiáng)化業(yè)務(wù)素能培訓(xùn)。提升檔案管理效率離不開(kāi)過(guò)硬的檔案管理能力，為此，應(yīng)要求檔案從業(yè)者不斷加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，單位組織人員強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷豐富檔案從業(yè)者專業(yè)知識(shí)，提升專業(yè)能力，養(yǎng)成專業(yè)精神，提升檔案管理的能力和水平。

10.領(lǐng)導(dǎo)思維應(yīng)全面創(chuàng)新

在事業(yè)單位檔案管理信息化過(guò)程中，要不斷強(qiáng)化相關(guān)管理者的信息化思想，同時(shí)要高度重視檔案的信息化管理。組織領(lǐng)導(dǎo)只有具有超前的思想意識(shí)，正確認(rèn)識(shí)科學(xué)檔案管理的重要性，才能實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，為其提供充足的人力、物力和財(cái)力。管理者的思維意識(shí)一旦落后，就無(wú)法適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，制約檔案管理的信息化發(fā)展。在這種情況下，機(jī)關(guān)的組織領(lǐng)導(dǎo)必須積極創(chuàng)新思想，認(rèn)識(shí)信息管理的現(xiàn)實(shí)重要性。以檔案信息化管理為出發(fā)點(diǎn)，將檔案信息化建設(shè)內(nèi)容納入工作計(jì)劃，嚴(yán)格檢查事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)情況，協(xié)調(diào)解決存在的矛盾。

11.推進(jìn)軟硬件建設(shè)

良好的軟硬件辦公環(huán)境，有助于檔案管理模式的快速革新和轉(zhuǎn)變，從而為事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型發(fā)展奠定基礎(chǔ)。因此，事業(yè)單位應(yīng)該加大在軟硬件建設(shè)中的資金投入力度，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類設(shè)施設(shè)備的全面更新?lián)Q代，從而為檔案歸檔、整理和查詢等工作提供可靠保障，并且增強(qiáng)各類檔案的利用價(jià)值。良好的硬件設(shè)施能夠避免檔案在整理和保存中出現(xiàn)丟失、損壞的情況，因此，應(yīng)該從人防、技防和物防等角度出發(fā)，打造可靠的軟硬件環(huán)境。檔案用房建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該與其他業(yè)務(wù)工作做好協(xié)同配合，提高土地資源利用率，同時(shí)明確內(nèi)部環(huán)境情況，從防火、防蟲(chóng)、防盜、防高溫等角度出發(fā)，創(chuàng)造良好的檔案整理、保存和閱覽條件。

12.強(qiáng)化檔案管理培訓(xùn)

當(dāng)前階段，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理依然采用的是人工操作模式，檔案管理的水平一直很難提升，面對(duì)這類情況，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理人員的創(chuàng)新能力，以適應(yīng)新形勢(shì)下對(duì)事業(yè)單位檔案管理的要求。要重視高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，對(duì)當(dāng)前存在的信息化技術(shù)在事業(yè)檔案中的應(yīng)用，要強(qiáng)化訓(xùn)練和加強(qiáng)學(xué)習(xí)，針對(duì)知識(shí)水平的掌握不足，可以委托一些單位進(jìn)行培訓(xùn)及教學(xué)，幫助提升事業(yè)單位檔案管理效率，降低人為錯(cuò)誤的出現(xiàn)。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)及主管單位也應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)有工作隊(duì)伍進(jìn)行相應(yīng)的定期培訓(xùn)，通過(guò)不斷完善檔案管理工作，借以提升工作效率。

13.加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)

在計(jì)算機(jī)科學(xué)的背景下，事業(yè)單位應(yīng)在短時(shí)間內(nèi)實(shí)施檔案管理數(shù)字化建設(shè)，完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理，以圖像存儲(chǔ)數(shù)據(jù)詳細(xì)記錄檔案信息。通過(guò)掃描功能，可以將檔案上傳互聯(lián)網(wǎng)，并進(jìn)行電子注冊(cè)，確保檔案管理的科學(xué)化和數(shù)字化。數(shù)字檔案系統(tǒng)的運(yùn)行可以為檔案的數(shù)字化管理提供強(qiáng)有力的保障，需要對(duì)傳輸?shù)奈募M(jìn)行有效分類和排序，并在掃描儀處理后將其包含在系統(tǒng)中。在此基礎(chǔ)上，管理部門和個(gè)人可以查閱數(shù)字電子檔案，可以登錄電子檔案管理系統(tǒng)，使用關(guān)鍵字檢索和打印原始檔案。與手工檢索相比，檔案數(shù)字化可以顯著提高檔案工作效率，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。同時(shí)，要充分保護(hù)檔案安全，充分發(fā)揮檔案自身的價(jià)值和作用。

結(jié)語(yǔ)

新時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理面臨的挑戰(zhàn)不斷增大，傳統(tǒng)的管理辦法、模式都將不再適應(yīng)新的需求，意味著事業(yè)單位檔案管理部門要加大檔案管理的重視度，提高工作人員的信息素質(zhì)為主要方向，全面確保事業(yè)單位內(nèi)控制度檔案管理工作的數(shù)字化、信息化、智能化落實(shí)，并最終實(shí)現(xiàn)其與現(xiàn)代化銜接，從而真正提升了檔案保管工作效率。