淺議如何做好事業(yè)單位檔案管理工作

辛 麗

（朝陽(yáng)市120急救指揮中心，遼寧 朝陽(yáng) 122000 ）

一、檔案管理工作的相關(guān)概述

1.檔案管理工作的概念

檔案管理亦稱檔案工作，是國(guó)家檔案事業(yè)基本組成部分，主要是指管理檔案實(shí)體和檔案信息的一項(xiàng)具體活動(dòng)，同時(shí)還涉及到檔案管理服務(wù)、統(tǒng)計(jì)和提供利用等內(nèi)容。檔案管理的對(duì)象是檔案，負(fù)責(zé)應(yīng)對(duì)檔案分散、零亂、孤本等各種問(wèn)題，服務(wù)對(duì)象是檔案利用者，主要為他們提供真實(shí)真確有效的資料信息。檔案管理本質(zhì)上就是一項(xiàng)管理性的工作，其本身不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，但檔案管理不是孤立存在的，與世界的聯(lián)系非常緊密，是很多社會(huì)管理工作中都需要用到的重要資源，所以檔案管理還具有服務(wù)性的基本特征。

2.事業(yè)單位檔案管理工作的意義

對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作而言，由于檔案信息資料十分重要，不僅是對(duì)事業(yè)單位本身有很大影響，甚至還有可能導(dǎo)致國(guó)家經(jīng)濟(jì)局勢(shì)發(fā)生變化，這是因?yàn)槭聵I(yè)單位受政府領(lǐng)導(dǎo)，很多業(yè)務(wù)內(nèi)容都與當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)有所關(guān)聯(lián)，做好該單位的檔案管理工作，可以有效提升事業(yè)單位發(fā)展水平，并保障國(guó)家經(jīng)濟(jì)安全。另外，值得注意的是，建立檔案不是為了收藏，其最終目的是服務(wù)與利用，也就是通過(guò)對(duì)檔案信息資料的分析與研究，以此來(lái)改善某一地區(qū)或某個(gè)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)狀況，進(jìn)而推動(dòng)社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。所以說(shuō)，檔案管理工作很重要，無(wú)論是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外，其都擔(dān)任著非常重要的職位，有助于事業(yè)單位明確未來(lái)發(fā)展方向。

3.事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)容

檔案管理工作的內(nèi)容很豐富，且涉及較多的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，想要提高事業(yè)單位檔案管理水平，就必須要把握檔案管理工作內(nèi)容，尤其是要對(duì)八個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有充分的了解，這樣才能在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，可以準(zhǔn)確應(yīng)對(duì)并處理，從而降低檔案管理工作上的風(fēng)險(xiǎn)，保障管理工作有序進(jìn)行。具體來(lái)說(shuō)，檔案管理工作內(nèi)容體現(xiàn)在如下幾點(diǎn)：第一，檔案收集工作。事業(yè)單位的檔案資料非常多，大多數(shù)情況下文件都是比較分散的，這個(gè)時(shí)候就需要對(duì)這些文件進(jìn)行歸檔，并從中挑選出有價(jià)值的文件，這也是整個(gè)檔案收集工作的主要內(nèi)容；第二，檔案整理工作。當(dāng)把收集來(lái)的檔案資料進(jìn)行歸檔之后，由于內(nèi)容多、類別復(fù)雜，還需要對(duì)這些檔案進(jìn)行進(jìn)一步的整理，也就是分類別類歸置好，以便后期查找與保管；第三，檔案鑒定工作。檔案資料往往會(huì)隨著時(shí)間的推移而逐漸增多，為了避免一些無(wú)用的檔案信息占據(jù)空間，影響效率，就需要進(jìn)行檔案鑒定，將珍貴的檔案進(jìn)行分級(jí)保管，并將無(wú)價(jià)值的檔案剔除；第四，檔案保管工作。無(wú)論紙質(zhì)檔案還是數(shù)字檔案，都有可能受到外部因素的影響而導(dǎo)致檔案受損或丟失，所以需要采取各種保護(hù)措施，做好檔案保管工作；第五，檔案統(tǒng)計(jì)工作。該環(huán)節(jié)主要是為了全面掌握事業(yè)單位檔案工作狀態(tài)，工作內(nèi)容包括對(duì)檔案的登記、記錄和統(tǒng)計(jì)；第六，檔案檢索工作。事業(yè)單位的檔案數(shù)量非常大，為滿足特定查找和利用需求，就必須要進(jìn)行檔案檢索工作，將檔案內(nèi)容和成分更準(zhǔn)確地提供給需要的人；第七，檔案利用工作。上述所有的工作都是為了給事業(yè)單位各項(xiàng)工作提供更好的服務(wù)；第八，檔案編研工作。主要負(fù)責(zé)對(duì)檔案中的史料進(jìn)行研究，充分挖掘其利用價(jià)值，以滿足更多利用者的需求。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案管理工作重視程度不夠

受傳統(tǒng)觀念的影響以行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的沖擊，使得很多事業(yè)單位都將重點(diǎn)放在了單位的整體經(jīng)濟(jì)效益上面，過(guò)多關(guān)注業(yè)務(wù)拓展、市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)等各方面工作，而忽視了檔案管理，使得這個(gè)部門在事業(yè)單位各部門中的存在感非常低。在這種情況下，有些從事檔案管理工作的人員也會(huì)認(rèn)為自己的崗位不那么重要，只是將其看作是簡(jiǎn)單的文員崗位，因而工作態(tài)度也不夠積極上進(jìn)，存在得過(guò)且過(guò)的心理，使得檔案管理工作效率低下。另外，由于事業(yè)單位缺乏對(duì)該工作的重視，所以在人財(cái)物上的投入也相對(duì)較少，比如有的事業(yè)單位在信息化建設(shè)過(guò)程中，只是增加了一些新的先進(jìn)管理設(shè)備，但是卻沒(méi)有安裝防火墻和安全軟件，導(dǎo)致檔案資料存在泄露、破壞等風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)重影響了整體的檔案管理效益[1]。

2.檔案管理人員的素質(zhì)比較低下

通過(guò)相關(guān)調(diào)查分析可以發(fā)現(xiàn)，以往的檔案管理工作模式較粗放，且大多以紙質(zhì)檔案管理為主，因此對(duì)管理人員的技術(shù)及素養(yǎng)要求不是很高，事業(yè)單位在該崗位的選拔機(jī)制設(shè)立上也不夠嚴(yán)格，導(dǎo)致一些業(yè)務(wù)素養(yǎng)較差的人員混入其中，拉低了整體管理隊(duì)伍專業(yè)水平。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的綜合技能及素養(yǎng)要求越來(lái)越高，這也使得以往的管理隊(duì)伍難以滿足需要，想要提升檔案管理工作質(zhì)量，就需要對(duì)當(dāng)下的檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行整治。但是，就目前實(shí)際情況來(lái)看，有些事業(yè)單位的檔案管理隊(duì)伍還是存在很多問(wèn)題，缺乏對(duì)他們的專業(yè)培訓(xùn)與教育，再加上該崗位的人員流動(dòng)性較大，使得重塑檔案管理隊(duì)伍變得更為困難。

3.檔案管理工作的信息化程度低

眾所周知，檔案管理就是管理檔案資料，以往的檔案資料都是紙質(zhì)版的，為了方便統(tǒng)一管理與查找，事業(yè)單位會(huì)設(shè)置專門的資料儲(chǔ)存室，用于儲(chǔ)存單位的各種檔案資料，但由于各事業(yè)單位的發(fā)展水平不同，使得檔案儲(chǔ)存室的條件設(shè)施差異較大，這也給檔案管理帶來(lái)了諸多風(fēng)險(xiǎn)。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，雖然很多事業(yè)單位都加大了對(duì)各種新技術(shù)、新設(shè)施的應(yīng)用，但在檔案管理的信息化建設(shè)方面還是不夠，比如有的事業(yè)的那位不注重基礎(chǔ)配件設(shè)施建設(shè)，而是將重點(diǎn)放在了檔案編目、審核上面，使得一些基礎(chǔ)的查詢、檢索效率依然不高，難以滿足當(dāng)前事業(yè)單位需要[2]。

4.事業(yè)單位檔案管理制度不完善

檔案管理也是企業(yè)管理中的一部分，而管理與制度是息息相關(guān)的，想要提升檔案管理工作水平，那必然少不了健全的檔案管理制度。就目前實(shí)際情況來(lái)看，有些事業(yè)單位的檔案管理制度并不完善，無(wú)法全面覆蓋檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，這無(wú)疑是增加了管理的風(fēng)險(xiǎn)，使得整體管理效率與質(zhì)量不高。究其原因，主要還是因?yàn)橛械氖聵I(yè)單位對(duì)規(guī)范化管理缺乏足夠認(rèn)知，或者是輕視了檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，使得工作人員開(kāi)展檔案管理各項(xiàng)工作內(nèi)容時(shí)出現(xiàn)流程混亂、溝通不暢等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案管理工作水平。而且，沒(méi)有制度的管理就沒(méi)有執(zhí)行力，雖然有的事業(yè)單位很重視檔案管理，在設(shè)施設(shè)備上投入了較大的成本，但由于相應(yīng)的制度體系不夠健全，使得管理人員的執(zhí)行力度較弱，難以起到震懾作用。

5.事業(yè)單位檔案管理模式較落后

就現(xiàn)階段實(shí)際現(xiàn)狀來(lái)看，有些事業(yè)單位的檔案管理模式還是存在很多弊端，整體處于較落后的狀態(tài)，這也是影響檔案管理工作成效的重要原因之一。具體來(lái)說(shuō)，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，是管理辦法相對(duì)陳舊。盡管在新時(shí)期背景下，事業(yè)單位的信息化建設(shè)取得了突出的成就，檔案管理工作信息化水平也有了一定提升，但是部分管理人員的工作模式還沒(méi)有扭轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)，仍是按照以往的管理思路進(jìn)行各項(xiàng)工作，導(dǎo)致現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備的應(yīng)用效率很低，造成了極大地的資源浪費(fèi)，不利于事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展；第二，是管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)。當(dāng)前時(shí)代發(fā)展速度很快，事業(yè)單位檔案管理工作面臨機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存局面，所以需要檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)更強(qiáng)，這樣才能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)需要，但目前情況來(lái)看，很多檔案管理人員并不具備這一意識(shí)及能力，使得檔案管理工作水平提升較慢[3]。

三、提升事業(yè)單位檔案管理工作水平的策略

1.注重事業(yè)單位檔案管理意識(shí)培養(yǎng)

意識(shí)是行為的先導(dǎo)，想要優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作，首先就需要從思想上進(jìn)行改變，只有讓事業(yè)單位全體人員都能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并提高對(duì)該崗位的重視程度，才能營(yíng)造出良好的檔案管理氛圍，為管理人員開(kāi)展各項(xiàng)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。基于此，在具體實(shí)施過(guò)程中，首先需要事業(yè)單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提高重視，做好表率工作，將檔案管理納入到戰(zhàn)略管理當(dāng)中，并加大對(duì)該崗位的宣傳力度，從上到下構(gòu)建全局意識(shí)，以此來(lái)帶動(dòng)各部門及員工在思想上重視檔案管理，在行動(dòng)上支持檔案管理，從而提高工作效率。與此同時(shí)，為了進(jìn)一步強(qiáng)化各部門人員的思想意識(shí)，還需要建立與檔案管理工作相關(guān)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，通過(guò)相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)與處罰來(lái)加深人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，從而形成良好的工作氛圍，促進(jìn)檔案管理水平得到有效提升[4]。

2.提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平

隨著時(shí)代的高速發(fā)展，檔案管理工作內(nèi)容越來(lái)越豐富，對(duì)管理能力、專業(yè)技術(shù)及業(yè)務(wù)素養(yǎng)都有了更高的標(biāo)準(zhǔn)，這也就意味著事業(yè)單位需要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍，不斷提高管理人員的各項(xiàng)技能與素養(yǎng)，這樣才能更好地滿足時(shí)代發(fā)展需要，推動(dòng)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展?；诖耍诰唧w的實(shí)施過(guò)程中，管理人員應(yīng)首先對(duì)自身的工作內(nèi)容有全面的了解，并明確自己在該崗位上所需承擔(dān)的職責(zé)，積極為單位各項(xiàng)工作提供檔案管理服務(wù)，遵守檔案管理法律法規(guī)，以保證各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有序進(jìn)行。另外，事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也需要加大對(duì)該崗位的人才選拔力度，制定更嚴(yán)格的選拔機(jī)制，并對(duì)在職人員進(jìn)行定期培訓(xùn)和再教育，使他們可以及時(shí)更新自己高的工作理念與管理方式，更好地為事業(yè)單位提供服務(wù)。除此之外，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)管理知識(shí)的學(xué)習(xí)也很重要，單位應(yīng)當(dāng)為他們提供相應(yīng)的學(xué)習(xí)平臺(tái)，讓他們可以更好地完善自身技術(shù)水平，從而增強(qiáng)檔案管理工作成效[5]。

3.加強(qiáng)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

在信息化時(shí)代背景下，無(wú)論是什么行業(yè)，都需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，這樣才能不被社會(huì)所淘汰。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)更是如此，其本身就與國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展之間有著非常緊密的聯(lián)系，因此加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)非常重要。作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者，首先得提高重視，了解檔案管理信息化建設(shè)的意義所在，然后再采取有效措施構(gòu)建信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將檔案資料及相關(guān)數(shù)據(jù)信息上傳至系統(tǒng)平臺(tái)，確保信息的最新性，便于事業(yè)單位快速獲取行業(yè)內(nèi)部的動(dòng)態(tài)，從而制定相應(yīng)的戰(zhàn)略決策，促進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)健發(fā)展。另外，使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理時(shí)，為了促進(jìn)各部門之間的信息有效互動(dòng)，還需要構(gòu)建統(tǒng)一的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源共享，充分發(fā)揮各檔案信息的利用價(jià)值，幫助事業(yè)單位在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟[6]。

4.建立完善的檔案管理制度體系

制度是實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化的前提，沒(méi)有完善的制度體系，任何管理工作都無(wú)法有效開(kāi)展，因此建立健全檔案管理制度體系也很重要。為此，可以從以下幾個(gè)方面出發(fā)：第一，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度。通過(guò)前文分析可以得知，檔案管理工作環(huán)節(jié)眾多，需要注意的工作細(xì)節(jié)也很多，如果沒(méi)有完善的制度加以約束，管理人員很容易出現(xiàn)失誤或者遺漏，因此事業(yè)單位需要結(jié)合單位實(shí)際情況制定更有針對(duì)性的檔案管理制度，比如資料管理責(zé)任制、電子檔案?jìng)浞葜贫?、?jiǎng)懲機(jī)制等等，以此來(lái)提高管理人員責(zé)任感，促使他們更加嚴(yán)格要求自身，從而提高檔案管理工作水平；第二，強(qiáng)化檔案管理力度。通過(guò)相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有些事業(yè)單位雖然有完善的檔案管理制度體系，但由于不經(jīng)常實(shí)行，導(dǎo)致制度體系成為擺設(shè)，難以發(fā)揮實(shí)際作用，因此必須要強(qiáng)化制度的執(zhí)行力度，對(duì)不遵守制度內(nèi)容行事的人員要進(jìn)行適當(dāng)懲處，這樣才能更好地發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。

5.不斷創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理方法

如前文所述，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的應(yīng)用越來(lái)越少，電子檔案愈發(fā)受到各事業(yè)單位的重用，這也就意味著以往的檔案管理辦法也需要進(jìn)行調(diào)整與改進(jìn)，這樣才能滿足當(dāng)前的管理需要。因此，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理辦法也是當(dāng)前尤為重要的一項(xiàng)舉措，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及負(fù)責(zé)人需要對(duì)電子檔案資源有更深入地了解，尤其是要掌握其多元化的載體形式，比如文字、圖片、錄像等，并以此以基礎(chǔ)創(chuàng)造更新型的檔案管理辦法，利用信息化實(shí)現(xiàn)對(duì)這些檔案資料的開(kāi)發(fā)與利用，使其發(fā)揮更大的價(jià)值。除此之外，還需要借助先進(jìn)管理設(shè)備，對(duì)其各項(xiàng)輔助功能進(jìn)行開(kāi)發(fā)，以便更好地進(jìn)行檔案管理工作，使檔案修復(fù)、檔案仿真復(fù)制等工作得到有效落實(shí)，從而提高檔案管理工作水平。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，在新時(shí)期社會(huì)背景下，深入探討事業(yè)單位檔案管理工作的策略與方法，具有非常重要的指導(dǎo)作用，不僅有助于檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，提升單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，更有助于推動(dòng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。因此，相關(guān)研究工作者務(wù)必要提高重視，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的重要意義，并正確看待當(dāng)前管理中存在的不足，積極探尋其解決方法，不斷提高檔案管理工作水平。