大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案信息化管理存在問題及發(fā)展對策

蘇文靜

（山東省青島市西海岸新區(qū)檔案館，山東 青島 266555）

引言

對于事業(yè)單位而言，檔案管理是事業(yè)單位目標(biāo)考核的重要指標(biāo)，檔案管理是指事業(yè)單位對檔案的收集、整理、保管、鑒定和提供利用的活動。隨著信息化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案信息化工作管理發(fā)生了巨大改變，事業(yè)單位檔案管理工作一直以來都是一項較為瑣碎又復(fù)雜的工作，由于受各種外來因素影響，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作存在諸多問題，因此事業(yè)單位的檔案信息化管理工作必須緊跟時代發(fā)展，采取相應(yīng)的措施，應(yīng)對各種機遇和挑戰(zhàn)，才能有效推進檔案信息化管理工作的穩(wěn)定運行。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理存在的問題

1.檔案管理信息化管理意識不強

從目前的情況來看，事業(yè)單位的許多工作人員對檔案的信息化管理工作并不重視，因此檔案信息發(fā)展受到了一定影響，致使檔案信息不完整，檔案資料得不到合理運用。尤其是在大數(shù)據(jù)背景下，大數(shù)據(jù)是將種類多、數(shù)據(jù)流量大各種價值高的復(fù)雜數(shù)據(jù)融合在一起，導(dǎo)致檔案信息復(fù)雜多樣。各種檔案信息都是需要先經(jīng)過技術(shù)化處理再進行保存的，因此一旦管理員的檔案管理意識薄弱，不但會影響檔案管理工作的順利開展，還會造成檔案資源的浪費，從而導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。在目前許多檔案管理部門對檔案管理信息化管理意識不強，思想觀念落后，對檔案信息化管理工作模式持有一種事不關(guān)己高高掛起的觀望式態(tài)度，覺得檔案信息化服務(wù)較為煩瑣，因此都是被動式服務(wù)，對主動服務(wù)客戶的積極性不高，只做好眼前的工作，不會和客戶進行及時溝通。另一方面，有關(guān)當(dāng)前的檔案管理工作都是采用較為傳統(tǒng)的管理模式，致使事業(yè)單位檔案管理工作漏洞百出，部分員工還認為檔案管理只是日常性工作，無須相關(guān)的技術(shù)要求，從而忽略了管理的作用，難以緊跟時代思想這也是成為制約事業(yè)單位檔案信息化管理的因素之一[1]。

2.檔案管理流程不規(guī)范

對檔案工作實行標(biāo)準(zhǔn)化的信息管理有助于保證檔案信息數(shù)據(jù)的真實性、提升管理工作的安全性。檔案工作的基本要求是保持檔案的完整性和安全性，檔案資料的完整性和安全性是檔案工作的基本前提。檔案的完整性是保證檔案內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性與真實性，檔案數(shù)目的完備，檔案的安全同樣是指檔案實體的安全和檔案機密的安全。

此外，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，事業(yè)單位的檔案能針對相關(guān)的信息資料進行全方位的信息收集，并對收集的數(shù)據(jù)做出系統(tǒng)性的分析。但是，由于各種原因，事業(yè)單位檔案管理工作上還存在一定的問題，例如，各部門之間管理上存在差異，檔案管理部門缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息的真實性降低，對檔案信息的資源貢獻造成了重要影響，從而造成檔案信息管理工作開展緩慢。

3.缺乏檔案信息化管理技術(shù)

由于信息技術(shù)的引入，檔案的管理工作得到了極大的改善，不但使檔案信息的采集、加工等工作變得更加便捷、高效，同時也大大地提高了檔案的利用率，減少了檔案的管理費用。利用信息技術(shù)輔助檔案管理工作有如此多的好處，但是很多事業(yè)單位似乎并沒有認識到這一點，或是意識到了卻不敢進行嘗試，致使檔案管理仍然停留在老舊的模式，無疑影響了檔案管理工作的進步和效率。

與此同時，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)由于缺乏資金支持，導(dǎo)致信息技術(shù)較為落后，信息化管理技術(shù)較為薄弱，容易出現(xiàn)檔案信息缺失、被盜等行為。檔案信息化建設(shè)是一個循序漸進的過程，不能一蹴而就，需結(jié)合本單位的實際情況，在確保檔案信息化系統(tǒng)安全運行的基礎(chǔ)上，對檔案實際工作進行充分研究，研發(fā)真實有效的檔案信息管理系統(tǒng)，但是由于資金短缺，許多事業(yè)單位并沒有將此項計劃落實成功[2]。

4.檔案管理技術(shù)人員基礎(chǔ)薄弱

由于檔案管理的操作性很強，檔案工作從業(yè)人員應(yīng)具備相關(guān)的操作能力，主要有文字處理能力、書寫能力和運用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力等。文字處理能力主要是指從業(yè)人員對檔案文字材料的處理能力，包括檔案材料的閱讀、分析、提煉和總結(jié)等綜合處理技能。書寫能力主要是指從業(yè)人員經(jīng)常需要動筆書寫文字，因此從業(yè)人員要力求做到字跡工整、美觀大方、語言通順及簡潔明了。另外，由于科技的飛速發(fā)展，辦公設(shè)備越來越現(xiàn)代化，這就需要從業(yè)人員熟練運用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，從而能高效地完成工作。然而，事業(yè)單位的大多數(shù)檔案管理人員以單位內(nèi)退休人員為主，受年齡和精力的影響，多數(shù)人對檔案管理工作沒有一個清晰的認知，只是認為檔案管理是不需要任何技術(shù)和腦力活動的閑職。沒有學(xué)習(xí)新技術(shù)的熱血，缺乏檔案信息管理建設(shè)基礎(chǔ)。另外，事業(yè)單位管理檔案的工作人員業(yè)務(wù)水平較低，整體素質(zhì)較差，對變化多端的大數(shù)據(jù)市場環(huán)境做不到及時地分析與預(yù)測，從而導(dǎo)致檔案信息管理化進程遲緩。

二、事業(yè)單位檔案信息管理的發(fā)展策略

1.加強檔案信息化服務(wù)建設(shè)

強化檔案行政管理部門的監(jiān)督職能，加強對檔案信息化服務(wù)建設(shè)管理的重視程度，對促進檔案工作順利發(fā)展，具有十分重要的意義。在大數(shù)據(jù)背景下，加強檔案信息化服務(wù)建設(shè)已然成為事業(yè)單位辦公室檔案管理發(fā)展的重要趨勢，正確認識事業(yè)單位人事檔案信息化管理的基本內(nèi)涵以及加強檔案信息化服務(wù)建設(shè)，能為事業(yè)單位檔案信息化管理的發(fā)展現(xiàn)狀和問題成因打下堅實的思想基礎(chǔ)。要想順利開展事業(yè)單位的檔案信息管理工作，首先應(yīng)轉(zhuǎn)變員工的工作態(tài)度，首先，事業(yè)單位的各部門領(lǐng)導(dǎo)們應(yīng)充分認識到檔案信息化管理工作的重要性，并利用大數(shù)據(jù)時代發(fā)展特色進行檔案管理工作。其次，行政管理部門要專門成立檔案管理監(jiān)督小組，小組成員應(yīng)明確自身定位，在傳統(tǒng)管理方式的基礎(chǔ)上添加互聯(lián)網(wǎng)思維，提升檔案服務(wù)意識，優(yōu)化信息管理方式，改變被動化的服務(wù)態(tài)度，反客為主。在不違反檔案信息保密性的前提條件下，事業(yè)單位檔案管理員應(yīng)對檔案資料進行系統(tǒng)收集，并整理成報告形式進行公示，以便人們查詢，從而加強檔案的利用效率。最后，檔案作為事業(yè)單位聯(lián)系個人和組織之間的紐帶和橋梁，是組織了解個人及其經(jīng)歷的一手資料和記錄經(jīng)驗，為事業(yè)單位選拔人才提供物質(zhì)依據(jù)。事業(yè)單位高層管理者為領(lǐng)頭人，應(yīng)增強檔案管理的工作意識，協(xié)調(diào)內(nèi)部人員工作秩序，并做出相關(guān)的工作管理與指導(dǎo)。將檔案管理理論工作與實踐相結(jié)合，突破傳統(tǒng)檔案管理模式，學(xué)習(xí)先進的管理理念，善用信息化技術(shù)，將大批的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理工作中來，從而改進檔案管理功能[3]。

事業(yè)單位檔案信息的管理目的是實現(xiàn)檔案資源共享，事業(yè)單位檔案資料作為單位日常工作中的基本材料，記錄各單位的基本情況，因此加強檔案信息化服務(wù)建設(shè)對事業(yè)單位檔案信息管理具有重要意義。隨著社會科技的不斷進步，為了增強檔案信息化服務(wù)建設(shè)，政府和事業(yè)單位應(yīng)加大投資力度，提高信息技術(shù)集成化水平，對檔案管理系統(tǒng)進行及時更新，提供健康綠色的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，確保檔案信息系統(tǒng)的安全性。

2.實施標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)代化管理方式

檔案管理的目的是健全機關(guān)檔案的保管制度，促進檔案開放與運用，發(fā)揮檔案功能。一套完整的檔案管理，能使工作秩序井井有條，為事業(yè)單位的重大決策提供數(shù)據(jù)支持，對事業(yè)單位的發(fā)展起到了重要影響。為了順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，事業(yè)單位要想達成科學(xué)化管理目的，需對現(xiàn)有的管理模式加以改革創(chuàng)新，建設(shè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理方式。首先，應(yīng)積極采用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)檔案信息的相互關(guān)聯(lián)，將檔案的資源共享發(fā)揮到最大限度。政府和相關(guān)部門應(yīng)頒布相關(guān)政策，大力推進檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)建設(shè)。通過相關(guān)管理規(guī)定做好檔案建設(shè)的前期準(zhǔn)備工作、中期錄入以及后期存檔工作。從整體結(jié)構(gòu)上建立一種規(guī)范性管理模式，并積極響應(yīng)國家政策要求，在學(xué)習(xí)其他優(yōu)秀管理模式的同時結(jié)合自身的情況從而制定出實用性較高的管理標(biāo)準(zhǔn)[4]。

最后，實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)代化是開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)社會主義現(xiàn)代化需要的必然趨勢。對當(dāng)前實際情況進行檔案調(diào)整，能有效提高事業(yè)單位工作管理經(jīng)驗?？梢詫嵭薪y(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分層管理模式。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理是我國檔案工作的組織原則和管理體制。在各級人民政府的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，以及全國各地的檔案工作由各級檔案管理部門統(tǒng)一、分級、分專業(yè)進行管理?！敖y(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”是指國家檔案工作的統(tǒng)一方針政策和文件規(guī)章，并實行統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。分級管理是國家檔案管理部門按層級劃分的方式來管理國家的檔案工作。國家和地方各級政府根據(jù)國家檔案工作的有關(guān)規(guī)定，根據(jù)國家和地區(qū)的具體情況，制定有關(guān)文件管理的法律、制度，指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查本系統(tǒng)各部門的檔案管理工作。

3.加強軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備

當(dāng)今社會人們對獲得信息資源的基本要求是迅速、準(zhǔn)確，而大部分事業(yè)單位檔案工作的方式是仍保留手工操作階段，查詢和提供檔案信息的速度較慢，且準(zhǔn)確性較差。電子計算機具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度讀入存儲和輸出數(shù)據(jù)，無論在一般的業(yè)務(wù)管理還是在檔案檢索編目和信息傳遞提供利用等方面，都具有速度快、準(zhǔn)確性高的特點。俗話說“工欲善其事、必先利其器”，在科技發(fā)展的今天，現(xiàn)代化的先進設(shè)施的作用尤其明顯。隨著時代的發(fā)展進步為事業(yè)單位檔案管理提供了許多便捷渠道，從人才選拔到投入資金到完善基礎(chǔ)設(shè)施，都很好適應(yīng)了大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展節(jié)奏。為了提高檔案管理的質(zhì)量和效率，應(yīng)加強檔案管理的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備，將重要的檔案內(nèi)容保存到相關(guān)軟件上，從而減少問題的出現(xiàn)。充分利用現(xiàn)代化設(shè)備能更好地解決各種檔案管理中的疑難問題。與此同時，事業(yè)單位還可以按要求建立檔案的數(shù)字化資源管理，例如，云計算，它滿足了在大數(shù)據(jù)時代進行分布式存儲和大量數(shù)據(jù)并行處理的需求，為信息系統(tǒng)提供了有效的信息服務(wù)。大量現(xiàn)代科技在事業(yè)單位檔案管理中的運用，如數(shù)碼掃描技術(shù)、影像音頻分析技術(shù)等，為事業(yè)單位檔案的管理提供了各種途徑，并在U盤擴充、性能提升等方面，不斷地更新完善。此外，龐大的數(shù)據(jù)儲存空間，已經(jīng)足夠容納各種事業(yè)單位的檔案資源文件。為推進事業(yè)單位檔案信息化工作管理打下了良好的基礎(chǔ)[5]。

4.提高管理隊伍培訓(xùn)教育

在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下對事業(yè)單位檔案信息化管理工作提出了更高的要求，也對檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提出了諸多要求。事業(yè)單位檔案管理人員不但要具備相關(guān)的檔案材料管理知識，以及檔案管理業(yè)務(wù)水平，還要對大數(shù)據(jù)相關(guān)的知識內(nèi)容進行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)[6]。由于事業(yè)單位檔案管理技術(shù)團隊基礎(chǔ)較為薄弱，因此應(yīng)提高管理隊伍培訓(xùn)教育，主要從以下幾個方面進行。首先，提高事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理信息化建設(shè)，通過學(xué)歷、技術(shù)、經(jīng)驗等對人才一一篩選，提高檔案管理人員的門檻以及綜合素質(zhì)，還可定期地對檔案管理人員進行培訓(xùn)從而加強管理技能。此外，主動引進專業(yè)的檔案管理人才，完善健全的人才機制，對檔案管理進行不斷地優(yōu)化。設(shè)立科學(xué)的考核制度，促進檔案管理人員的公平競爭，積極帶動內(nèi)部人員的工作積極性。

最后，在大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展進程中，應(yīng)充分體現(xiàn)大數(shù)據(jù)的積極價值觀，事業(yè)單位檔案管理者應(yīng)加強團隊自身素質(zhì)建設(shè)，在檔案整合中承擔(dān)起業(yè)務(wù)專家的重任，成為檔案資源管理的領(lǐng)路人。此外，事業(yè)單位檔案管理從業(yè)者除了要有過硬的檔案管理技能知識外，還能對未來大數(shù)據(jù)風(fēng)險結(jié)構(gòu)下的檔案管理做出正確的風(fēng)險預(yù)判，給予檔案專業(yè)的解決方案，從而保證檔案資源的確定完整性，最大限度地滿足檔案管理資源的需要，實現(xiàn)檔案的實際價值[7]。

結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作作為事業(yè)單位的重要組成部分，事業(yè)單位檔案管理工作的有效開展直接關(guān)系到事業(yè)單位能否健康、順利、穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展?；诖髷?shù)據(jù)背景下，要緊跟時代步伐，抓住各種機遇，通過對事業(yè)單位的檔案管理進行創(chuàng)新與改革，從而形成實質(zhì)性的研究與管理，借助合理化管理方案對檔案管理進行調(diào)整，在保證事業(yè)單位檔案信息安全的基礎(chǔ)上，解決將要面臨的各種問題，推動事業(yè)單位檔案信息化管理的穩(wěn)定發(fā)展，最大限度發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理信息化的實際作用，是順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的必然需求。