淺談做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

賀 凱

（朝陽(yáng)市中醫(yī)院，遼寧 朝陽(yáng) 122000）

引言

人事檔案管理具有一定的特殊性，需要工作人員具有一定的服務(wù)意識(shí)及保密意識(shí)，要想加快事業(yè)單位人事檔案管理工作的信息化、智能化水平，就需要事業(yè)單位重視人事檔案管理，要以開(kāi)放的態(tài)度及創(chuàng)新精神做好每項(xiàng)工作，為每位工作人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，加快人事檔案管理信息化建設(shè)，為事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一、事業(yè)單位人事檔案管理基本內(nèi)涵

為了了解事業(yè)單位人事檔案管理的基本內(nèi)容，有必要明確事業(yè)單位性質(zhì)及工作內(nèi)容，事業(yè)單位工作目的是為國(guó)家、社會(huì)服務(wù)，其資金來(lái)源是國(guó)家或其他公益性組織，涵蓋范圍廣泛，包括教育、文化、科技等，生活中常見(jiàn)的公立醫(yī)院、公立學(xué)校都可以納入事業(yè)單位范疇。人事檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的任務(wù)，包括人事檔案歸納整理以及保管等，人事檔案記錄了每位員工參與社會(huì)活動(dòng)和工作的內(nèi)容，涉及人才錄用、晉升和離職等各個(gè)方面，因此，必須始終認(rèn)真對(duì)待這項(xiàng)工作，不能忽視人事檔案管理工作。人事檔案管理人員在實(shí)際工作中要整理好、存儲(chǔ)好和使用好人事檔案，這不僅推動(dòng)檔案管理不斷向現(xiàn)代化、專業(yè)化方向發(fā)展，而且對(duì)事業(yè)單位的進(jìn)步和穩(wěn)定也起著重要作用[1]。

二、提高事業(yè)單位人事檔案管理質(zhì)量的重要意義

1.有利于事業(yè)單位員工的個(gè)人發(fā)展

事業(yè)單位的人事檔案管理工作內(nèi)容較多，主要為員工個(gè)人基礎(chǔ)信息，包括身份信息、工作經(jīng)歷、工作績(jī)效等，加強(qiáng)人事檔案管理工作，能夠?yàn)閱T工個(gè)人發(fā)展道路提供系統(tǒng)、科學(xué)的檔案數(shù)據(jù)，促進(jìn)員工的個(gè)人發(fā)展。例如，在事業(yè)單位內(nèi)部，應(yīng)在人事檔案中詳細(xì)記錄每個(gè)工作人員的個(gè)人表現(xiàn)，為其個(gè)人發(fā)展提供數(shù)據(jù)信息支撐，以便每個(gè)工作人員能夠獲得自身發(fā)展的需要[2]。

2.加快事業(yè)單位內(nèi)部人力資源變革

目前，多數(shù)事業(yè)單位忽略了人事檔案管理工作中所產(chǎn)生的問(wèn)題，導(dǎo)致資金不足，人事檔案管理技術(shù)滯后，只有加強(qiáng)人事檔案管理，保證管理質(zhì)量，才能解決其中存在的問(wèn)題，推動(dòng)事業(yè)單位內(nèi)部人力資源改革，從根本上改變?nèi)耸聶n案管理不力的局面。

三、事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.忽略人事檔案管理工作的重要性

在新時(shí)期，事業(yè)單位要想與時(shí)代同步發(fā)展，需要不斷完善自身結(jié)構(gòu)及管理模式，創(chuàng)新人事檔案管理理念，將人力資源管理優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，提升人事檔案管理效率，以此帶動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。人事檔案管理工作比較復(fù)雜，需要管理人員投入更多的耐心，這是更枯燥的工作，難以給事業(yè)單位帶來(lái)直觀的利益，人事檔案管理工作十分疏忽大意，單位忽略了人事檔案工作的重要性，檔案管理人員薪酬待遇低，這在一定程度上降低了管理人員的工作積極性，管理人員缺乏動(dòng)力，難以提升管理效率與質(zhì)量，這導(dǎo)致人事檔案管理工作難以有效進(jìn)行，無(wú)法體現(xiàn)出人事檔案管理的價(jià)值[3]。

2.人事檔案管理工作人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)能力不足

在新形勢(shì)下，要想完善事業(yè)單位人事檔案管理模式，保證管理質(zhì)量，必須配備專業(yè)合格的管理人員，事實(shí)上，部分檔案管理人員并不是專職于檔案管理工作，多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，缺乏專業(yè)的技術(shù)水平。部分管理人員是從其他部門(mén)調(diào)過(guò)來(lái)的，難以提高人事檔案管理的效率，管理工作無(wú)法達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，影響了檔案管理工作整體質(zhì)量。同時(shí)，事業(yè)單位忽略了檔案管理人員的培訓(xùn)工作，所開(kāi)展的培訓(xùn)不專業(yè)，培訓(xùn)內(nèi)容不科學(xué)，缺乏系統(tǒng)性與全面性，影響了人事檔案管理工作效率，檔案管理人員很難及時(shí)整理檔案資料及文件，不利于檔案管理工作的開(kāi)展，制約了事業(yè)單位發(fā)展步伐，給事業(yè)單位人力資源工作造成重大影響[4]。

3.內(nèi)容的開(kāi)發(fā)利用有局限性

人事檔案管理工作主要目的就是利用檔案，為員工的考學(xué)、升職等提供服務(wù)。但是，現(xiàn)階段，許多事業(yè)單位人事檔案管理工作出現(xiàn)本末倒置的情況，強(qiáng)調(diào)保密，忽視使用，難以開(kāi)發(fā)與使用檔案，缺乏深度與廣度，導(dǎo)致檔案資料不完善，人事檔案管理工作仍然停留在以往的資料信息整合及匯總上，難以匯總與整合多項(xiàng)資料信息。大多數(shù)是學(xué)習(xí)工作經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)關(guān)系和個(gè)人道德標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，個(gè)人專業(yè)知識(shí)和工作技能的比例較低[5]。如果人事檔案不能全面、完整地將職工綜合水平體現(xiàn)出來(lái)，無(wú)法后續(xù)的人事決策提供參考依據(jù)。同時(shí)，檔案材料的使用方式過(guò)于嚴(yán)苛，檔案管理部門(mén)只有在領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱、審查時(shí)才提供檔案資料，檔案資料使用范圍小，時(shí)常處于被動(dòng)的狀態(tài)，難以體現(xiàn)出人事檔案的價(jià)值。

4.人事檔案管理工作信息化和現(xiàn)代化程度不足

當(dāng)前是信息時(shí)代，事業(yè)單位在開(kāi)展人事檔案管理工作時(shí)，要加大信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用力度，提高人事檔案管理工作信息化水平。同時(shí)，要搭建信息化檔案管理系統(tǒng)，協(xié)調(diào)好檔案管理，改變以往的管理模式，便于人事檔案管理工作取得新的進(jìn)展。但是，從具體應(yīng)用的角度來(lái)看，管理人員忽略了人事檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位發(fā)展的重要性，資金投入力度小，人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)緩慢，也沒(méi)有財(cái)政支持，人事檔案信息化不能有效構(gòu)建，相應(yīng)的管理質(zhì)量不佳[6]。

5.不充分的人事檔案管理制度

大多數(shù)事業(yè)單位認(rèn)識(shí)到管理人事檔案的重要性，但大多數(shù)事業(yè)單位沒(méi)有完善的檔案管理系統(tǒng)。由于社會(huì)的快速發(fā)展，大多數(shù)事業(yè)單位都能跟上社會(huì)發(fā)展的步伐，根據(jù)社會(huì)發(fā)展步伐改變自己的運(yùn)作模式，但在人事檔案管理工作中，仍然難以跟上當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展，制定專門(mén)的人事檔案管理制度，傳統(tǒng)的管理制度很難適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)環(huán)境，而且在人事檔案管理中，甚至存在一人多職的現(xiàn)象，難以保證每個(gè)人員都可以各司其職，一旦人力資源工作復(fù)雜化，人力資源部門(mén)就會(huì)變得雜亂無(wú)章，短期內(nèi)很難做好管理工作，影響事業(yè)單位的正常運(yùn)作[7]。

四、提升事業(yè)單位人事檔案管理工作的措施

1.單位領(lǐng)導(dǎo)要高度關(guān)注人事檔案管理工作

對(duì)于高管和決策者來(lái)說(shuō)，應(yīng)關(guān)注人事檔案管理的重要性和必要性，要重視事業(yè)單位人事檔案各項(xiàng)工作內(nèi)容，從長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光來(lái)思考問(wèn)題，并從全局的角度充分認(rèn)識(shí)，檔案管理利于事業(yè)單位發(fā)展，是事業(yè)單位一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。人事檔案管理反映著事業(yè)單位員工的工作質(zhì)量，記錄著員工的日常表現(xiàn)與工作情況，需要加大人力資源管理力度，科學(xué)存儲(chǔ)與整理人事檔案，體現(xiàn)員工的個(gè)人價(jià)值。事業(yè)單位要加大人事檔案管理力度，注重檔案管理工作，開(kāi)展人事檔案管理是合理分配人力資源的前提。

2.加強(qiáng)人事檔案管理人員的工作素質(zhì)

目前，事業(yè)單位開(kāi)始加大人事檔案管理工作重視力度，但由于管理經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)技能等問(wèn)題，在檔案管理工作依據(jù)存在問(wèn)題，相關(guān)管理制度與體系不健全，要想保證事業(yè)單位人事檔案管理質(zhì)量，需要加大對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，提高檔案管理人員的素質(zhì)。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)膶I(yè)技術(shù)培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)來(lái)保證檔案管理人員管理水平；做好人事檔案管理宣傳工作，提高檔案管理人員對(duì)人事檔案工作的重視程度，通過(guò)宣傳和教育講座，增強(qiáng)管理人員責(zé)任感，管理人員要樹(shù)立認(rèn)真工作的思想意識(shí)。最后，構(gòu)建高質(zhì)量的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)，保證團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)，通過(guò)招聘等方式不斷汲取新鮮血液，形成專業(yè)的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)。不僅要提高檔案管理人員工作素質(zhì)，還要制定獎(jiǎng)懲機(jī)制，完善檔案管理人員薪酬體系，并根據(jù)人事檔案管理人員的專業(yè)技能和工作態(tài)度給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，提高檔案管理人員工作積極性，正確認(rèn)識(shí)檔案管理，轉(zhuǎn)變以往的管理理念與方式。此外，鑒于當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的管理模式已不再適用于當(dāng)前事業(yè)單位的發(fā)展，因此人事檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)人事檔案管理新模式，結(jié)合事業(yè)單位的發(fā)展情況，不斷吸收和建立屬于本單位的獨(dú)有的管理模式[8]。此外，給管理人員足夠的時(shí)間和空間，定期舉辦研討會(huì)，不斷總結(jié)在人事檔案管理方面的工作經(jīng)驗(yàn)，并與其他人事檔案管理人員分享他們的經(jīng)驗(yàn)，這可以提高人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)性，找出人事檔案管理中的不足之處。

3.強(qiáng)化科技創(chuàng)新與基礎(chǔ)設(shè)施管理

在實(shí)踐過(guò)程中，要注重科技創(chuàng)新與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，借助先進(jìn)技術(shù)歸納整理人事檔案，收集更多信息，縮減檢索信息的時(shí)間。同時(shí)，檔案管理人員要做好后續(xù)維護(hù)，定期更新系統(tǒng)與軟件，加強(qiáng)平臺(tái)的維護(hù)和管理。人事檔案信息化管理的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的運(yùn)行帶來(lái)了信息安全問(wèn)題，對(duì)此，應(yīng)從網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)和管理等方面入手，提高信息管理水平，以保證檔案管理工作的開(kāi)展。另外，事業(yè)單位要提供軟件與硬件支持，為人事檔案管理工作的實(shí)施提供支持，設(shè)置防火墻與殺毒軟件，保證內(nèi)部系統(tǒng)軟件正常運(yùn)行。

4.加大信息化建設(shè)

事業(yè)單位人事檔案工作十分煩瑣，過(guò)去，多數(shù)事業(yè)單位均采用人工來(lái)進(jìn)行檔案管理，隨著國(guó)家科研技術(shù)的發(fā)展，電子信息技術(shù)已逐漸融入生活的各個(gè)領(lǐng)域，事業(yè)單位許多工作也在積極加強(qiáng)電子信息技術(shù)的使用。要想保證人事檔案管理效率及質(zhì)量，需要事業(yè)單位進(jìn)行信息化建設(shè)，為管理人員提供信息設(shè)備，引導(dǎo)檔案管理人員借助電子信息技術(shù)來(lái)開(kāi)展人事檔案管理工作。首先，要提升檔案管理人員的技術(shù)水平，使檔案管理人員了解電子信息技術(shù)，將電子信息技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理中[9]。其次，健全人事檔案管理制度，運(yùn)用電子信息技術(shù)來(lái)搭建信息交流平臺(tái)，單位員工和管理人員可以通過(guò)密鑰的方式登錄，提取檔案，簡(jiǎn)化傳統(tǒng)人事檔案管理工作中煩瑣的文件提取過(guò)程。最后，派遣專業(yè)人員維護(hù)計(jì)算機(jī)設(shè)備不僅包括定期維護(hù)計(jì)算機(jī)等設(shè)備，還包括維護(hù)計(jì)算機(jī)硬件、建立計(jì)算機(jī)防火墻、信息安全等，確保不會(huì)因錯(cuò)誤而丟失任何信息，也不會(huì)受外部攻擊，導(dǎo)致員工的個(gè)人信息被盜。加強(qiáng)電子信息技術(shù)中人事檔案管理的應(yīng)用，可以有效減輕員工的工作壓力，通過(guò)計(jì)算機(jī)操作來(lái)完成人事檔案管理。此外，電子計(jì)算機(jī)自備的檢索功能為員工和管理人員提供了更方便地提取方法。

5.健全人事檔案管理制度

為了確保人事檔案管理質(zhì)量，有必要在事業(yè)單位的日常運(yùn)作中提高對(duì)檔案管理制度的科學(xué)認(rèn)識(shí)，以供相關(guān)人員參考?？茖W(xué)的管理體系對(duì)機(jī)構(gòu)和員工來(lái)說(shuō)都是不可或缺的。首先，事業(yè)單位必須明確自身運(yùn)作中的工作內(nèi)容和人員組成，并根據(jù)實(shí)際發(fā)展和人員構(gòu)成作為人事制度管理制度的基礎(chǔ)。其次，將相關(guān)制度落到實(shí)處，規(guī)范人事檔案管理，加快人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度，通過(guò)制度來(lái)保證管理制度，將制度落實(shí)下去，避免制度在執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)賄賂等現(xiàn)象，保證人事檔案管理效率與質(zhì)量。事業(yè)單位必須深入了解當(dāng)前社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r，了解事業(yè)單位內(nèi)部人員的實(shí)際需求，形成健全的人事檔案管理體系，健全人事檔案管理制度，防止人事檔案管理過(guò)程中管理混亂情況的出現(xiàn)，減輕檔案管理人員工作壓力。此外，事業(yè)單位必須設(shè)立專門(mén)的監(jiān)督部門(mén)，監(jiān)督人事檔案管理人員，確保人事檔案管理能夠完全按照制度要求進(jìn)行，以確保人事檔案的管理質(zhì)量[10]。

結(jié)語(yǔ)

通過(guò)研究分析可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)今時(shí)代，事業(yè)單位人事檔案管理工作非常關(guān)鍵，需要領(lǐng)導(dǎo)人員重視人事檔案管理工作，解決人事檔案管理工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，利用信息化健全人事檔案管理制度，從而提升人事檔案管理水平，便于人事檔案管理工作改革創(chuàng)新，從而推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。