財務會計信息化建設存在的問題及措施探討

李雙

【摘? 要】論文主要探討了財務會計信息化的優(yōu)勢、存在的問題及其解決措施。企業(yè)通過信息化建設不僅提高了財務效率和準確性，還顯著提升了財務決策的水平，并且有助于優(yōu)化業(yè)務內控機制。然而，這一進程也伴隨著數(shù)據(jù)泄露風險、成本高昂、員工使用難度大、技術更新快及業(yè)務流程再造困難等問題。為應對這些問題，論文提出了一系列措施，包括強化數(shù)據(jù)加密、優(yōu)化成本控制策略、加強員工培訓、定期升級系統(tǒng)和梳理優(yōu)化業(yè)務流程，旨在為財務會計信息化建設提供有效的解決方案，進而促進企業(yè)管理的進一步優(yōu)化。

【關鍵詞】財務會計信息化；財務決策；數(shù)據(jù)；成本控制

【中圖分類號】F234.4；F49? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2023）12-0185-03

1 引言

在數(shù)字經(jīng)濟時代背景下，財務會計信息化已成為推動企業(yè)高效運營的關鍵因素。信息技術的應用不僅改變了傳統(tǒng)財務會計的工作模式，也為企業(yè)管理帶來了革命性的變革。本文從財務會計信息化的優(yōu)勢出發(fā)，深入探討了其在實際應用中遇到的問題，旨在通過對這些問題的分析，提出針對性的解決措施，以期為企業(yè)在信息化時代下的財務管理提供參考和指導。

2 財務會計信息化的優(yōu)勢

2.1 提高財務效率

第一，信息化技術通過自動化處理減少了人工操作，顯著提高了數(shù)據(jù)處理的速度。例如，自動化的數(shù)據(jù)錄入和處理系統(tǒng)減少了傳統(tǒng)手工錄入的時間和錯誤，加快了財務數(shù)據(jù)的整理和分析。第二，信息化技術通過整合各個部門的財務數(shù)據(jù)，簡化了數(shù)據(jù)匯總過程，提高了報告制作的效率。這種集成化的數(shù)據(jù)處理方式降低了跨部門協(xié)作的復雜性，確保了信息流的順暢和及時。第三，現(xiàn)代財務軟件支持實時數(shù)據(jù)更新和訪問，使得財務人員能夠即時獲得最新的財務信息，從而迅速響應市場變化和管理需求。第四，信息化技術支持遠程訪問和云計算，使得財務工作不再受地理位置限制，提高了工作的靈活性和效率。

2.2 提高財務準確性

第一，信息化系統(tǒng)通過自動化的數(shù)據(jù)錄入和處理減少了人為錯誤。在傳統(tǒng)的財務工作中，手工錄入數(shù)據(jù)容易出錯，而自動化系統(tǒng)能有效避免這類問題[1]。第二，信息化財務系統(tǒng)提供精確的計算工具，確保復雜的財務計算如利潤分析、稅務核算等都能準確無誤地完成。第三，這些系統(tǒng)支持數(shù)據(jù)的實時校驗，及時發(fā)現(xiàn)和糾正錯誤，保證了財務數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。第四，信息化系統(tǒng)通過記錄詳細的操作日志，提高了數(shù)據(jù)處理的透明度和可追溯性，增加了財務報告的準確性和可信度。

2.3 提升財務決策水平

第一，信息化系統(tǒng)提供了豐富的數(shù)據(jù)分析工具，幫助管理層從大量的財務數(shù)據(jù)中提取有價值的信息，從而作出更加明智的決策。例如，通過數(shù)據(jù)挖掘和分析，企業(yè)能夠更好地理解市場趨勢、成本結構和收入模式。第二，信息化系統(tǒng)能夠提供實時的財務報告和指標分析，使決策者能夠基于最新的信息作出響應，提高了決策的時效性。第三，信息化財務系統(tǒng)支持多維度的財務分析，如趨勢分析、預測和模擬，幫助決策者從不同角度評估決策的潛在影響。第四，信息化系統(tǒng)通過提供歷史數(shù)據(jù)和趨勢分析，幫助企業(yè)制定長期的財務規(guī)劃和戰(zhàn)略，提高了財務決策的戰(zhàn)略性和前瞻性。

2.4 優(yōu)化業(yè)務內控機制

財務會計信息化對優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務內控機制具有顯著優(yōu)勢。信息化系統(tǒng)通過提供全面的數(shù)據(jù)記錄和跟蹤功能，提高了業(yè)務流程的透明度。在信息化環(huán)境中，每一筆交易和操作都被詳細記錄，包括操作人員、時間、內容等，這使得任何業(yè)務活動都可追溯和審核。這種高度的可追溯性和透明度有助于及時發(fā)現(xiàn)和糾正操作錯誤，防止欺詐行為，從而提高了內控的有效性。此外，財務會計信息化通過集成化的數(shù)據(jù)處理和報告功能，強化了跨部門的溝通和協(xié)調。信息化系統(tǒng)能夠整合來自不同部門的數(shù)據(jù)，形成統(tǒng)一的報告和分析視圖，這有助于管理層全面了解公司的財務狀況和運營效率，從而更有效地制定內控政策和程序。

3 財務會計信息化建設存在的問題

3.1 數(shù)據(jù)泄露風險

隨著財務數(shù)據(jù)的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，企業(yè)面臨來自多方面的安全威脅。第一，外部攻擊是數(shù)據(jù)泄露的一個重要來源。黑客通過病毒、木馬、釣魚等手段，侵入企業(yè)的財務信息系統(tǒng)，竊取或篡改關鍵財務數(shù)據(jù)。第二，內部風險不容忽視。員工的錯誤操作、濫用權限或者內部人員的故意泄露都容易導致財務數(shù)據(jù)的泄露。第三，隨著移動辦公和遠程訪問的普及，財務信息的安全邊界變得模糊，增加了數(shù)據(jù)泄露的風險。例如，員工在非安全的網(wǎng)絡環(huán)境下訪問財務系統(tǒng)，或使用未經(jīng)加密的移動設備存儲財務數(shù)據(jù)，都可能成為數(shù)據(jù)泄露的渠道。第四，財務信息系統(tǒng)本身的安全漏洞，如軟件缺陷、系統(tǒng)配置錯誤等，也會成為數(shù)據(jù)泄露的突破口。

3.2 成本高昂

第一，信息化建設初期的投資成本往往較高。具體包括購買財務軟件、服務器和其他硬件設備的費用，以及為了實現(xiàn)系統(tǒng)的定制化和集成化所需要的開發(fā)費用。第二，除了初始投資外，信息化系統(tǒng)的維護和升級成本也十分可觀。軟件的定期更新、硬件的維護和替換，以及系統(tǒng)安全措施的加強都需要持續(xù)的資金投入[2]。第三，員工培訓是一個重要的成本因素。為了使員工能夠有效使用新系統(tǒng)，企業(yè)需要投入時間和資源進行培訓，這不僅包括直接的培訓費用，還包括培訓期間因工作效率下降而產(chǎn)生的成本。第四，隨著技術的不斷更新和業(yè)務需求的變化，信息化系統(tǒng)需要進行頻繁的調整和優(yōu)化，這也會帶來額外的成本。

3.3 員工使用難度大

第一，新系統(tǒng)的學習曲線較陡峭。財務信息化系統(tǒng)通常功能復雜，操作界面和流程與傳統(tǒng)方式截然不同，這要求員工投入大量時間去學習和適應。對習慣于傳統(tǒng)財務處理方式的員工來說，這種轉變尤其困難。第二，系統(tǒng)操作的復雜性導致員工難以掌握。許多財務信息化系統(tǒng)涉及復雜的操作步驟和專業(yè)術語，對于非技術背景的員工來說，這些內容往往難以理解和掌握，導致操作錯誤或者效率低下。第三，系統(tǒng)的更新和升級為員工帶來了持續(xù)的學習壓力。隨著系統(tǒng)功能的不斷增加和改進，員工需要不斷更新自己的知識和技能，以適應新的系統(tǒng)環(huán)境。第四，員工對新技術的接受度和適應性差異是一個突出問題。不同員工的學習能力、適應能力和對新技術的接受程度不同，這導致了在實際操作中的效果差異。

3.4 技術更新快

第一，系統(tǒng)和軟件的快速迭代要求企業(yè)不斷進行技術升級。信息技術領域的快速發(fā)展導致財務會計軟件和相關系統(tǒng)不斷推出新版本，這些新版本往往包含重要的功能改進和安全更新。為保持系統(tǒng)的先進性和安全性，企業(yè)需要定期進行系統(tǒng)升級，這涉及系統(tǒng)的重新配置和優(yōu)化[3]。第二，快速的技術更新導致了企業(yè)信息系統(tǒng)的不穩(wěn)定性。每次升級或更換新的系統(tǒng)版本時，極易引發(fā)系統(tǒng)的兼容性問題或導致新的故障。這種不穩(wěn)定性影響了企業(yè)的日常運營，特別是在財務數(shù)據(jù)處理和報告方面。第三，快速的技術更新對既有系統(tǒng)的長期有效性提出了挑戰(zhàn)。隨著新技術的不斷推出，原有的財務信息系統(tǒng)迅速過時，這不僅意味著企業(yè)需要頻繁投資于新技術，也意味著原有投資的快速貶值。第四，技術更新快對企業(yè)的信息技術管理提出了更高的要求。企業(yè)需要有能力迅速評估新技術的適用性和價值，同時，需要有效應對技術升級過程中的各種挑戰(zhàn)，如系統(tǒng)遷移、數(shù)據(jù)轉移和新系統(tǒng)的測試等。

3.5 業(yè)務流程再造困難

第一，現(xiàn)有業(yè)務流程與新信息系統(tǒng)的不匹配。當引入新的財務信息化系統(tǒng)時，原有的業(yè)務流程無法與之完全對接。這要求企業(yè)對現(xiàn)有流程進行重構或調整，以適應新系統(tǒng)的要求。這種調整往往復雜而耗時，需要重新設計工作流程、審批流程等。第二，員工對新流程的適應和接受程度偏低。業(yè)務流程的改變往往伴隨著員工工作習慣的變更，這會引起員工的抵觸心理或適應困難。員工需要時間來理解和適應新的工作方式，這會影響流程改造的效率和效果。第三，流程再造面臨風險。業(yè)務流程的重構涉及數(shù)據(jù)遷移、系統(tǒng)測試等風險點，這些環(huán)節(jié)若處理不當，會導致數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)不穩(wěn)定等問題。第四，業(yè)務流程再造導致工作效率短期內的下降。在流程調整和適應期間，工作效率會暫時降低，因為員工需要花費時間學習新流程，并且在實施新流程時會遇到各種問題。

4 財務會計信息化建設的改進措施

4.1 強化數(shù)據(jù)加密

第一，在系統(tǒng)設計方面，企業(yè)應采用先進的加密技術來保護存儲和傳輸中的財務數(shù)據(jù)。這包括對敏感財務數(shù)據(jù)進行端到端加密，確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中不被截取和篡改。同時，應用多層加密策略，如使用SSL/TLS協(xié)議對網(wǎng)絡傳輸進行加密，以及對數(shù)據(jù)庫進行加密，保障存儲在服務器上的數(shù)據(jù)安全[4]。第二，在操作流程方面，制定嚴格的數(shù)據(jù)訪問和處理規(guī)程是強化數(shù)據(jù)加密的重要一環(huán)。這涉及對財務數(shù)據(jù)訪問權限的嚴格控制，確保只有授權人員才能訪問敏感數(shù)據(jù)。此外，引入雙重認證機制，如靜態(tài)密碼+動態(tài)口令等安全驗證方式，可以進一步增強對財務信息系統(tǒng)訪問的安全性。第三，定期對加密技術進行審查和更新至關重要。隨著加密技術的發(fā)展和潛在威脅的變化，定期評估和升級加密算法和協(xié)議是確保數(shù)據(jù)長期安全的關鍵。這包括定期檢查系統(tǒng)的加密標準是否符合最新的安全要求，并根據(jù)需要進行升級。第四，加強對數(shù)據(jù)加密措施的監(jiān)控和審計。這包括定期進行安全審計，以檢查加密措施的實施效果，以及監(jiān)控系統(tǒng)活動，以識別和應對潛在的安全威脅。通過實時監(jiān)控系統(tǒng)的異?；顒樱梢约皶r發(fā)現(xiàn)和響應安全事件，防止數(shù)據(jù)泄露。

4.2 優(yōu)化成本控制策略

第一，開展全面的成本規(guī)劃是控制信息化建設成本的關鍵步驟。企業(yè)應在項目初期進行詳細的成本預算，包括軟件采購、硬件投資、系統(tǒng)開發(fā)、員工培訓及后期的維護和升級費用。通過明確的成本預算，企業(yè)可以有效規(guī)劃資金分配，避免無計劃的額外支出。第二，選擇成本效益高的信息化解決方案對于控制成本至關重要。企業(yè)應考慮采用開源軟件或成本較低的云服務，以減少初期投資。同時，合理選擇系統(tǒng)功能和規(guī)模，避免設置不必要的高端功能，以大幅減少軟件成本。第三，優(yōu)化資源配置是控制成本的關鍵。企業(yè)應合理分配人力資源，如通過內部培訓提升員工的信息化技能，減少對外部專業(yè)人員的依賴。同時，通過有效的項目管理，確保信息化建設按時按預算完成，避免因項目延期導致的成本增加。第四，定期進行成本效益分析是控制成本的重要手段。企業(yè)應定期評估信息化建設的成本與收益，及時調整策略和計劃。通過持續(xù)監(jiān)控成本和效益，企業(yè)可以確保信息化投資帶來的回報最大化。第五，建立成本控制的長期機制必不可少。企業(yè)應制定明確的成本控制政策，如成本審計、成本管理培訓等，以確保成本控制措施得到有效實施。

4.3 加強員工培訓

第一，在培訓內容的設計上，需要確保涵蓋財務信息化系統(tǒng)的所有關鍵方面，包括系統(tǒng)的基本操作、數(shù)據(jù)錄入和處理流程、報告生成及安全管理等。培訓內容應根據(jù)不同員工的職責和技能水平進行定制，確保每位員工都能掌握對其工作至關重要的技能。第二，采用多樣化的培訓方式以適應不同員工的學習習慣和需求。傳統(tǒng)的面對面培訓適合復雜和交互性強的主題，而在線學習平臺和視頻教程則更加靈活，適合忙碌的員工自主學習。此外，通過實戰(zhàn)演練和模擬操作，員工可以在實際操作中加深理解和記憶。第三，定期更新培訓內容以跟上技術發(fā)展的步伐。隨著財務信息化技術不斷進步，新功能和新流程的出現(xiàn)要求不斷更新培訓資料，企業(yè)要定期評估培訓內容的時效性和相關性，確保培訓內容與時俱進。第四，實施有效的培訓效果評估機制至關重要。通過考試、實際操作測試等方式評估員工的學習效果，可以確保培訓達到預期目標。對于培訓效果不佳的員工，可以提供額外的輔導或進行重新培訓[5]。第五，鼓勵員工持續(xù)學習和自我提升。除了組織定期培訓外，還可以建立一個知識共享平臺，鼓勵員工分享經(jīng)驗和解決問題的方法。此外，企業(yè)可提供在線資源和參考資料，讓員工能夠在需要時自行查閱和學習。

4.4 定期升級系統(tǒng)

第一，制定一個明確的系統(tǒng)升級計劃是基礎。該計劃應包括升級的時間表、升級所需資源的評估以及升級的具體目標。時間表應根據(jù)業(yè)務需求和技術發(fā)展趨勢來制定，同時，考慮到財務周期和業(yè)務活動，以減少升級過程對日常運營的影響。第二，開展徹底的市場調研和技術評估，以確定升級的方向和內容。這涉及分析市場上的最新財務信息化技術，評估這些技術與企業(yè)當前和未來需求的匹配程度。同時，考慮兼容性和集成性問題，確保新技術能夠順利集成到現(xiàn)有系統(tǒng)中。第三，確保在升級過程中有充分的風險管理和備份策略。這包括在升級前進行充分的數(shù)據(jù)備份，以防止在升級過程中發(fā)生數(shù)據(jù)丟失問題。同時，制定詳細的風險評估和應急計劃，以應對升級過程中的問題。第四，進行細致的測試是升級過程中不可或缺的一步。在實際部署前，應在一個安全的測試環(huán)境中對新系統(tǒng)進行全面測試，包括功能測試、性能測試和安全測試，以確保新系統(tǒng)在實際運行中的穩(wěn)定性和可靠性。

4.5 梳理優(yōu)化業(yè)務流程

第一，進行詳細的業(yè)務流程映射是優(yōu)化的起點。企業(yè)需要對當前的財務流程進行全面分析，包括每一步的操作細節(jié)、涉及的人員、所需時間及相關的資源消耗。通過這種映射，企業(yè)可以清晰地識別流程中的冗余環(huán)節(jié)、瓶頸問題和潛在的風險點。第二，基于流程映射的結果，企業(yè)需要重新設計和優(yōu)化流程。這可能涉及重新分配任務和責任、減少不必要的手工操作、引入自動化工具來提高效率。例如，對于經(jīng)常性的財務報告，可以設計自動化腳本來生成，減少人工參與。第三，在重新設計流程的同時，需考慮流程的合規(guī)性和控制點，確保新流程符合行業(yè)標準和法規(guī)要求，同時，設置合理的控制點來監(jiān)測流程執(zhí)行的準確性和及時性。例如，對于資金流轉等關鍵環(huán)節(jié)，應設計雙重審核機制以強化內控。第四，定期復審和迭代優(yōu)化是確保流程持續(xù)有效的重要步驟。隨著企業(yè)環(huán)境的變化和技術的進步，企業(yè)需要定期評估現(xiàn)有流程的適應性和效率，根據(jù)實際情況進行調整和優(yōu)化。

5 結語

本文通過分析財務信息化在財務效率、準確性、決策水平以及業(yè)務內控機制等方面的優(yōu)勢，揭示了其在現(xiàn)代企業(yè)管理中的重要性，同時，針對數(shù)據(jù)泄露、成本控制、員工培訓、技術更新、業(yè)務流程再造等方面的挑戰(zhàn)，提出了一系列可行的解決措施。這些策略不僅有助于克服當前的障礙，也為未來財務會計信息化的持續(xù)發(fā)展奠定了堅實的基礎。

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