基于內(nèi)部控制視角的醫(yī)院科研項(xiàng)目全生命周期管理的探討與分析

張 萍 黎心榆 胡美晨 郭 洋 康峻鳴 周潤明

中山大學(xué)附屬第一醫(yī)院 廣東廣州 510000

1 研究背景

全球科技創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展進(jìn)入新時(shí)期,科技創(chuàng)新成為驅(qū)動(dòng)經(jīng)濟(jì)增長的核心動(dòng)力,世界各國都在加強(qiáng)創(chuàng)新戰(zhàn)略部署,加大對科技項(xiàng)目的投資力度。在新背景下,我國政府全面深化科技體制改革,將科技創(chuàng)新擺在國家發(fā)展重要位置。近年政府加大對科研資金的投入力度,無論是在總量上還是強(qiáng)度上都有大幅提升。據(jù)統(tǒng)計(jì),2020 年全國投資于研究與試驗(yàn)發(fā)展(R&D)經(jīng)費(fèi)支出達(dá)24 393.11億元,與 2019 年22 143.60億元相比增加2 249.51億元,增長10.19%,占國內(nèi)生產(chǎn)總值的比值為2.41%[1]。

公立醫(yī)院除了承擔(dān)肩負(fù)救死扶傷的醫(yī)療服務(wù)外,也是科學(xué)研究和創(chuàng)新活動(dòng)的重要參與者,在提高國家的科學(xué)技術(shù)水平、增強(qiáng)國際競爭力方面起著不可忽視的作用[2]。近年來,公立醫(yī)院承擔(dān)的科研項(xiàng)目數(shù)量和獲得的經(jīng)費(fèi)資助越來越多,科研項(xiàng)目的數(shù)量和科研成果的質(zhì)量也成為了衡量公立醫(yī)院綜合實(shí)力的重要指標(biāo)[3]。很多公立醫(yī)院都在竭力爭取更多、更高水平的科研項(xiàng)目,因此,科研項(xiàng)目管理也成為醫(yī)院管理的重點(diǎn)對象。

然而,目前國內(nèi)醫(yī)學(xué)科研集中的公立醫(yī)院的科研管理體系中,內(nèi)部管理體系也相對滯后,普遍存在重項(xiàng)目申請、輕經(jīng)費(fèi)管理,重會(huì)計(jì)核算、輕過程監(jiān)管,缺協(xié)調(diào)機(jī)制、信息不對稱,缺信息平臺(tái)、管理效率低,缺周期管理、考核不到位等問題[4]?？蒲许?xiàng)目管理多數(shù)停留在被動(dòng)管理上,缺乏連貫性、前瞻性和規(guī)劃性等[5]。公立醫(yī)院要想實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展,就必須重視科研項(xiàng)目管理,建立合理的內(nèi)控體系,提高科研經(jīng)費(fèi)使用效率和效益。

2 科研項(xiàng)目管理研究方法與研究結(jié)論

2.1 科研項(xiàng)目管理研究方法

針對上述提到的科研項(xiàng)目管理的現(xiàn)狀與困境,筆者面向公立醫(yī)院財(cái)務(wù)部門、科研項(xiàng)目管理部門、紀(jì)檢監(jiān)察及審計(jì)部門等相關(guān)管理部門的人員發(fā)放調(diào)查問卷,對廣東省各醫(yī)學(xué)院校及大型醫(yī)療機(jī)構(gòu)科研項(xiàng)目管理內(nèi)部控制的現(xiàn)狀進(jìn)行摸底排查。本次問卷調(diào)查共發(fā)放問卷250份,其中有效問卷232份,有效率92.8%。

2.2 科研項(xiàng)目管理現(xiàn)狀概述

參與問卷調(diào)查的人員工作年限以1～5年為主,工作1年者占13.86%,<1～3年者占28.71%,<3～5年者占20.79%,<5～10年者占23.76%。經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn),78%的人員對于上級(jí)主管部門出臺(tái)的科研經(jīng)費(fèi)“放管服”政策、對院內(nèi)出臺(tái)的各項(xiàng)科研經(jīng)費(fèi)管理辦法的了解程度較為有限,了解的渠道主要是通過醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)站(占60.4%)、醫(yī)院官方網(wǎng)站(占20.0%)以及電話咨詢(占16.83%)。

在單位層面的科研項(xiàng)目內(nèi)部控制建設(shè)情況上,80%以上的人員認(rèn)為所在單位科研項(xiàng)目的組織建設(shè)、管理機(jī)制、隊(duì)伍建設(shè)、風(fēng)險(xiǎn)管理、跨部門溝通等要素相對健全,對于審計(jì)或者內(nèi)部稽查發(fā)現(xiàn)的科研項(xiàng)目管理存在問題也能有一定程度的整改,但是仍需進(jìn)一步加強(qiáng)管理。

在科研項(xiàng)目業(yè)務(wù)管理流程上,科研項(xiàng)目執(zhí)行環(huán)節(jié)(占46.53%)最容易存在風(fēng)險(xiǎn),其次是申報(bào)環(huán)節(jié)(占27.72%)、立項(xiàng)環(huán)節(jié)(占20.79%)。根據(jù)調(diào)查結(jié)果,申報(bào)環(huán)節(jié)主要存在課題選題不夠新穎、問題導(dǎo)向不明等問題。立項(xiàng)環(huán)節(jié)主要存在項(xiàng)目立項(xiàng)評(píng)審進(jìn)度拖延、影響項(xiàng)目研究開展等問題。執(zhí)行過程中的預(yù)算管理容易出現(xiàn)預(yù)算批復(fù)和實(shí)際開支不一致,出現(xiàn)無預(yù)算、超預(yù)算支出等情況;收支管理容易出現(xiàn)發(fā)生支出事項(xiàng)時(shí)未能按照規(guī)定程序提交審批等情況;采購管理容易出現(xiàn)驗(yàn)收程序形式化等問題。結(jié)題環(huán)節(jié)科研項(xiàng)目進(jìn)展與申報(bào)的研究周期匹配性差異較大,存在突擊花錢的情況。在科研項(xiàng)目成果轉(zhuǎn)化的環(huán)節(jié),也面臨諸多困難,如科研項(xiàng)目重理論研究卻忽視市場導(dǎo)向,無相應(yīng)推廣對象;針對性太強(qiáng),應(yīng)用面過窄;未有后續(xù)措施(資金、人力等)支持項(xiàng)目成果轉(zhuǎn)化等問題。

2.3 科研項(xiàng)目管理現(xiàn)存問題總結(jié)

綜上,在科研項(xiàng)目管理的各個(gè)環(huán)節(jié)(項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、執(zhí)行、結(jié)題)均存在問題,主要原因可以歸結(jié)于以下幾個(gè)方面:

2.3.1 醫(yī)院管理人員對“放管服”政策以及內(nèi)部控制的理解不透徹、不深入

近年國家出臺(tái)一系列政策、措施,下放科研項(xiàng)目管理的自主權(quán)[6],但哪些方面需要“放”,哪些地方需要“管”,如何更好地“服”,這些問題都沒有明確的規(guī)定和答案。在這種情況下,公立醫(yī)院的科研項(xiàng)目管理部門會(huì)存在“多一事不如少一事”的心態(tài),對科研項(xiàng)目的管理不敢放松或者甚至不敢去管[7],在新形勢下沒有對科研項(xiàng)目管理起到很好的推動(dòng)作用。

2.3.2 科研項(xiàng)目內(nèi)部控制管理有待加強(qiáng)

根據(jù)調(diào)查結(jié)果顯示,醫(yī)院各部門的管理人對內(nèi)部控制的理解不夠深入和透徹,對科研經(jīng)費(fèi)的管理政策和措施理解不夠深刻,不少醫(yī)院還缺乏完善的科研管理內(nèi)部控制方法,在項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、執(zhí)行、結(jié)題驗(yàn)收等環(huán)節(jié)存在管理漏洞。

2.3.3 公立醫(yī)院科研項(xiàng)目管理信息化水平落后于時(shí)代發(fā)展需求

不少醫(yī)院并未建立全面的、一體化的科研項(xiàng)目管理系統(tǒng),財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、各職能科室管理系統(tǒng)等各自獨(dú)立[8],信息共享尚未實(shí)現(xiàn)。

2.3.4 公立醫(yī)院科研管理“優(yōu)化服務(wù)”的意識(shí)和方式需進(jìn)一步提高

醫(yī)院對科研服務(wù)不應(yīng)僅體現(xiàn)在財(cái)務(wù)報(bào)銷方面,更強(qiáng)調(diào)簡化繁瑣的審批程序,優(yōu)化辦事流程,構(gòu)建大數(shù)據(jù)時(shí)代信息共享平臺(tái)。醫(yī)院如何平衡好科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)“放”與“管”的關(guān)系、提高“服”的水平,是當(dāng)務(wù)之急。

3 基于內(nèi)部控制視角的醫(yī)院科研項(xiàng)目全生命周期管理的方案設(shè)計(jì)

根據(jù)上述調(diào)查結(jié)果,結(jié)合科研項(xiàng)目的管理特點(diǎn),筆者設(shè)計(jì)了以下的科研項(xiàng)目全生命周期管理方案,詳見表1。

為了落實(shí)上述流程,內(nèi)控方案上層設(shè)計(jì)與實(shí)施路徑:

3.1 內(nèi)控制度與工作機(jī)制——全局把控

3.1.1 完善醫(yī)院科研項(xiàng)目管理制度建設(shè)

建立一套行之有效、操作性強(qiáng)的科研經(jīng)費(fèi)管理制度是保障科研工作有效運(yùn)轉(zhuǎn),達(dá)成科研經(jīng)費(fèi)內(nèi)部控制目標(biāo)的堅(jiān)固基石。

目前,大部分醫(yī)院都根據(jù)上位法制定了各自的科研經(jīng)費(fèi)管理辦法[9],但國家的指導(dǎo)政策不管更新、科研環(huán)境不斷變化,原有的科研經(jīng)費(fèi)管理制度已無法適應(yīng)新的形式。為此,醫(yī)院應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身科研經(jīng)費(fèi)管理實(shí)際,根據(jù)國家政策環(huán)境變化,按照權(quán)責(zé)一致的要求,建立健全科研管理各項(xiàng)內(nèi)部管理制度和規(guī)范性文件。

科研項(xiàng)目管理制度不僅應(yīng)涵蓋科研項(xiàng)目管理和經(jīng)費(fèi)管理,還應(yīng)包括機(jī)構(gòu)設(shè)置、成果轉(zhuǎn)化、人員和績效考評(píng)管理等各方面,使管理辦法具有可操作性。同時(shí),還應(yīng)建立科研項(xiàng)目管理違規(guī)懲罰制度,嚴(yán)懲醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)使用中的科研腐敗、違規(guī)使用等行為,強(qiáng)化制度效應(yīng),反向督促科研經(jīng)費(fèi)的合理、合法、合規(guī)使用,完善責(zé)任體系,明確監(jiān)管職責(zé),推動(dòng)科研活動(dòng)持續(xù)健康發(fā)展。

3.1.2 加強(qiáng)醫(yī)院科研項(xiàng)目相關(guān)方溝通協(xié)調(diào)機(jī)制

醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)科研團(tuán)隊(duì)、科研管理部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)監(jiān)察部門四方溝通協(xié)調(diào)機(jī)制,加強(qiáng)共同協(xié)作,及時(shí)解決科研項(xiàng)目在實(shí)施過程中存在的問題。充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)[10],建立良好的信息溝通平臺(tái),讓內(nèi)部控制的關(guān)鍵部門能夠通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息同步共享與互相監(jiān)督檢查[11]:完善財(cái)務(wù)內(nèi)控,不相容職務(wù)分離,嚴(yán)格執(zhí)行審批手續(xù);加強(qiáng)對科研項(xiàng)目中后期的審計(jì)監(jiān)督;注重項(xiàng)目后期管理,科研管理部門可進(jìn)一步設(shè)立專門的科研成果轉(zhuǎn)化科室,對科研成果進(jìn)行管理、收集、轉(zhuǎn)化,促使科研團(tuán)隊(duì)推動(dòng)成果轉(zhuǎn)化。

3.1.3 建立健全結(jié)題后項(xiàng)目全過程運(yùn)行反饋問責(zé)機(jī)制

科研項(xiàng)目結(jié)題后相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)總結(jié)梳理科研項(xiàng)目在實(shí)施過程中存在的問題以及解決方案,并在溝通協(xié)調(diào)平臺(tái)上進(jìn)行反饋和復(fù)盤,監(jiān)督檢查部門對其中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行提醒和問責(zé),各部門落實(shí)解決和懲治措施[12],必要時(shí)結(jié)合信息化技術(shù)管控風(fēng)險(xiǎn),在進(jìn)入科研項(xiàng)目新一個(gè)周期時(shí)避免重復(fù)問題的發(fā)生。

3.2 歸口管理和業(yè)務(wù)權(quán)限——持續(xù)完善業(yè)務(wù)流程

3.2.1 優(yōu)化崗位職責(zé),加強(qiáng)對于關(guān)鍵崗位人員素質(zhì)的培養(yǎng)

醫(yī)院應(yīng)明確各部門權(quán)限和工作職責(zé),通過建立信息共享平臺(tái)、各部門聯(lián)合會(huì)議、職能部門績效考核等多途徑,促使各部門分工協(xié)作、緊密配合。醫(yī)院應(yīng)對各部門內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位人員進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)[13],內(nèi)容包括最新政策、科研項(xiàng)目全生命周期運(yùn)行中遇到的問題討論,定期對崗位人員考核,致力于讓內(nèi)控關(guān)鍵崗位人員的素質(zhì)跟上醫(yī)院目前高質(zhì)量發(fā)展的水平以及政策的更新,使關(guān)鍵崗位的人員能夠更好地與醫(yī)院科研教學(xué)的運(yùn)行融合[14]。

3.2.2 完善預(yù)算與收支管理

①優(yōu)化預(yù)算管理 科研活動(dòng)不同于醫(yī)院本身的運(yùn)營活動(dòng),科研活動(dòng)有其自身規(guī)律,科研支出亦是如此,因此相關(guān)的預(yù)算管理也須按此規(guī)律進(jìn)行。過去科研項(xiàng)目管理對預(yù)算的管理十分嚴(yán)格,但隨著近年來一系列“放管服”制度文件的出臺(tái),要求完善科研資金預(yù)算管理制度,簡化預(yù)算編制,下放預(yù)算調(diào)整權(quán)限,這都對醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理模式提出了更高的要求。首先,加強(qiáng)預(yù)算編制的科學(xué)規(guī)范管理,在項(xiàng)目申報(bào)前,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、醫(yī)院科研人員和財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)溝通合作,從國家政策、法律法規(guī)、研究內(nèi)容等方面編制和修正預(yù)算方案;其次,加強(qiáng)對預(yù)算執(zhí)行的管理和控制,在項(xiàng)目研究過程中,相關(guān)部門應(yīng)定期對項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控,對預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度、費(fèi)用支出情況等進(jìn)行整體把控[15],強(qiáng)化預(yù)算的指導(dǎo)力和約束力;第三,控制預(yù)算調(diào)整,增強(qiáng)調(diào)整的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。國家在政策上對預(yù)算進(jìn)行權(quán)力下放,而各部門在審批預(yù)算調(diào)整申請時(shí),應(yīng)注意調(diào)整申請的合理性和嚴(yán)肅性,履行相應(yīng)的審批手續(xù),必要時(shí)要進(jìn)行更深入的調(diào)查。

②加強(qiáng)收支管理 醫(yī)院科研項(xiàng)目收入和支出堅(jiān)持“兩條線”原則,納入醫(yī)院年度預(yù)算。在具體業(yè)務(wù)執(zhí)行中必須按照一定程序?qū)⒏黝愗?zé)任主體鏈接到業(yè)務(wù)流程中,明確各部門權(quán)、責(zé)、利[16]。財(cái)務(wù)處應(yīng)該作為醫(yī)院科研收入的唯一歸口管理部門,所有的科研項(xiàng)目收入都應(yīng)該納入統(tǒng)一管理,不得私設(shè)“小金庫”,更不得另開銀行賬戶;支出時(shí)嚴(yán)格按照預(yù)算安排財(cái)務(wù)資金調(diào)度,根據(jù)制度要求完成審批程序后,財(cái)務(wù)處才可實(shí)際支付相應(yīng)金額。

3.2.3 持續(xù)推動(dòng)科研成果轉(zhuǎn)化

科研成果轉(zhuǎn)化是科技項(xiàng)目研究全過程的“最后一公里”,但科研成果轉(zhuǎn)化并非“一家之事”。①重中之重是鼓勵(lì)醫(yī)務(wù)人員的積極性,盡快厘清范圍與紅線,明確價(jià)值評(píng)估;②科研人員、臨床部門、行政后勤等多部門應(yīng)暢通渠道,共同促進(jìn),醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專業(yè)崗位和行政崗位共同參與,補(bǔ)齊人才短板,在各方面協(xié)助科研成果轉(zhuǎn)化落實(shí)[17];③院內(nèi)財(cái)務(wù)、審計(jì)等部門也應(yīng)開展系統(tǒng)性培訓(xùn),幫助相關(guān)人員了解政策制度、落實(shí)制度,讓科學(xué)研究真正開花結(jié)果。

3.2.4 構(gòu)建科研項(xiàng)目信息平臺(tái)的互聯(lián)互通

目前,醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)平臺(tái)涉及的信息系統(tǒng),包括物資采購、技術(shù)服務(wù)申請、論文發(fā)表、財(cái)務(wù)報(bào)銷、經(jīng)費(fèi)收支情況查詢、項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤等,均使用不同的系統(tǒng)和平臺(tái),一個(gè)項(xiàng)目組需注冊多個(gè)平臺(tái)的賬號(hào),流程繁瑣,不利于內(nèi)控部門監(jiān)測可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。建議構(gòu)建一體化的科研項(xiàng)目信息大數(shù)據(jù)平臺(tái)[18],平臺(tái)系統(tǒng)包括財(cái)務(wù)模塊、科研項(xiàng)目管理模塊、政府采購(物資采購)模塊、審計(jì)模塊、紀(jì)檢與監(jiān)察模塊、人事模塊等,不同模塊獨(dú)立運(yùn)作,但相關(guān)模塊之間數(shù)據(jù)共享,形成科研項(xiàng)目“申報(bào)-立項(xiàng)-執(zhí)行-結(jié)題-成果轉(zhuǎn)化”全生命流程的管理模式。

4 結(jié)論

綜上所述,公立醫(yī)院科研項(xiàng)目管理申報(bào)、立項(xiàng)、執(zhí)行、結(jié)題、成果轉(zhuǎn)化等環(huán)節(jié)均存在內(nèi)部控制的問題,為解決該問題,筆者設(shè)計(jì)了基于內(nèi)部控制視角的醫(yī)院科研項(xiàng)目全生命周期管理方案,方案措施包括完善醫(yī)院科研項(xiàng)目制度建設(shè)、構(gòu)建科研項(xiàng)目信息平臺(tái)的互聯(lián)互通等,希望通過這些措施推動(dòng)醫(yī)院科研項(xiàng)目管理規(guī)范化,提升醫(yī)院科研業(yè)務(wù)管理水平,助力推動(dòng)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。