管理信息化全面提升企業(yè)人事檔案管理質(zhì)量

肖小青

人事檔案管理工作是人事管理體系的重要內(nèi)容，對個人、企業(yè)乃至國家都有重要意義。 2018年中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》把干部人事檔案列為了新時代黨的重要執(zhí)政資源[1]。對個人來說，人事檔案包括員工的重要經(jīng)歷、品德作風(fēng)、社會關(guān)系等情況，影響到個人工資、職務(wù)晉升、退休及社會保險等工作生活的方方面面；對于企業(yè)而言，人事檔案是企業(yè)對人才考察、評價和使用的重要依據(jù)[2]，也是企業(yè)嚴(yán)格管理干部的重要手段。

企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查

本文總結(jié)多個企業(yè)組織人事檔案專項審核發(fā)現(xiàn)的典型問題，歸納如下。

1.重要資料缺失

審查過程中發(fā)現(xiàn)部分職工人事資料中重要材料缺失或損壞，如：部分員工缺少學(xué)歷材料，特別是繼續(xù)教育學(xué)歷支撐材料；部分黨員缺少《入黨志愿書》； 有的相關(guān)工作簡歷缺乏相應(yīng)支持材料，相關(guān)組織認(rèn)定蓋章缺失，直接影響材料的有效性。

2.材料信息錯亂

從干部檔案資料方面看，存在相關(guān)信息前后不對應(yīng)，出生日期、工作日期、入黨日期等記載混亂等問題； 有的存在材料歸檔范圍及歸類錯誤，將不在范圍內(nèi)的材料歸檔；甚至出現(xiàn)同一類型的材料在不同檔案中歸屬不同類別的情況。 此外，有些檔案還存在后期整頓、 補充材料不規(guī)范、蓋錯章等問題。

3.規(guī)范整理效率低

人事檔案的整理需按照人事檔案管理的有關(guān)制度、條例，以個人為單位，經(jīng)過鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂等多個流程。為確保人事檔案的準(zhǔn)確性，每份人事檔案必須經(jīng)過初審和復(fù)審， 平均一份檔案初審需要花費1耀2 小時，復(fù)審需要花費1 小時左右，一名初審人員每天工作量大約是4耀6 份；由此可見，人事檔案審核工作繁瑣和艱巨，而且需投入大量人力資源，效率也難以提高。

企業(yè)人事檔案管理問題原因分析

針對上述人事檔案管理現(xiàn)狀，本文運用歸納總結(jié)法，進(jìn)行原因分析，主要有三大方面的原因。

1.管理人員水平不足

在人事檔案的日常工作中，有的公司對人事檔案工作不重視， 沒有專職的人事檔案管理人員，而兼職人員往往缺乏專業(yè)性。 如果管理人員日常工作中對材料的歸檔范圍、 標(biāo)準(zhǔn)把握不全面，就容易造成人事檔案“缺、亂”的現(xiàn)象。

如果涉及全企業(yè)人事檔案的專項審核， 工作量更大，需要多名專業(yè)人員共同完成；有的審核員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，匆忙上崗，缺乏人事檔案管理工作的理論和實踐基礎(chǔ)， 導(dǎo)致不同審核員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊， 加上對人事檔案管理政策的不同理解， 進(jìn)而出現(xiàn)人事檔案審查標(biāo)準(zhǔn)千差萬別， 造成人事檔案專項審核后有些問題仍未有所改善的現(xiàn)象。

2.檔案管理制度不健全

人事檔案管理不僅僅是一項簡單的資料整理工作，而是一項多流程的整體性、系統(tǒng)性工作，因此需要完善的人事檔案管理制度來支撐。 但許多企業(yè)沒有建立健全的人事檔案管理機制， 缺乏人事檔案工作的常態(tài)化管理機制， 使人事檔案管理工作陷入混亂。 部分工作人員日常不注重檔案信息歸檔的及時性和完整性，出現(xiàn)收集不及時、記錄不準(zhǔn)確、 保管不科學(xué)等不利于檔案規(guī)范管理的行為。

3.檔案管理方式落后

目前， 很多企業(yè)人事檔案管理仍采用紙質(zhì)檔案管理。一方面紙質(zhì)檔案管理難以做好分類工作，專業(yè)評審工作需要大量人力投入，效率低；另一方面，紙質(zhì)檔案反復(fù)翻閱或拆解，容易造成資料丟失或損壞， 在檔案管理或查詢過程中也容易為有心人提供涂飾、偽造材料的可乘之機。 此外，在專審過程中，隨著人事檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)的逐步完善，紙質(zhì)檔案的整改工作量較大， 這也是檔案專審進(jìn)度緩慢的主要原因之一。

企業(yè)人事檔案管理策略優(yōu)化

前面的現(xiàn)狀調(diào)查表明，由于人、制度、檔案管理方式三方面的原因，導(dǎo)致人事檔案管理“缺、亂、遲”等問題較為嚴(yán)重。因此，要突破現(xiàn)有管理框架，實現(xiàn)新的變革，全面提高干部人事檔案工作質(zhì)量，必須借助信息化手段，規(guī)范干部人事檔案管理，全面提高人事檔案管理質(zhì)量， 使人事檔案管理服務(wù)于廣大干部人才的管理。

1.改進(jìn)創(chuàng)新，穩(wěn)步推進(jìn)人事檔案管理信息化發(fā)展

人事檔案信息化不僅可以快速實現(xiàn)檔案的自動歸檔、分類、排序、編目，還可以大大釋放人力資源，減少人為失誤，減輕人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)變化帶來的返工工作量，提高專項審核效率；進(jìn)而在檔案信息的關(guān)聯(lián)和統(tǒng)計上有突破和創(chuàng)新， 挖掘人事檔案數(shù)據(jù)的深層價值，為人才決策提供可靠依據(jù)，增加人事檔案利用率， 實現(xiàn)企業(yè)人事檔案的精細(xì)化管理。 人事檔案信息化建設(shè)可以從以下幾個方面著手。

(1)檔案數(shù)字化，加強基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建設(shè)

全面數(shù)字化建設(shè)： 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入不是簡單的紙質(zhì)文件掃描歸檔， 而是將所有人事檔案信息全面數(shù)字化，為全文檢索和信息統(tǒng)計、分析等功能的實現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

數(shù)據(jù)挖掘： 在人事檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)全面數(shù)字化的基礎(chǔ)上，利用統(tǒng)計學(xué)等相關(guān)理論，可以在人事檔案管理、人才發(fā)展規(guī)劃中開展建模分析，實現(xiàn)紙質(zhì)文件無法實現(xiàn)的快速統(tǒng)計、分析功能，為人事管理決策提供強有力的依據(jù)， 推動人才檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。

數(shù)據(jù)安全管理： 一方面系統(tǒng)具有防范網(wǎng)絡(luò)攻擊的能力， 系統(tǒng)安全等級應(yīng)符合國家相應(yīng)等級的安全保障要求。 另一方面，在數(shù)據(jù)管理方面，系統(tǒng)不僅要對用戶權(quán)限、功能進(jìn)行分級管理，還要自動生成管理日志，留下信息變更的痕跡，實現(xiàn)材料信息的全過程管理， 定期自動進(jìn)行人事檔案數(shù)據(jù)備份，提高數(shù)據(jù)庫容災(zāi)能力。

(2)動態(tài)更新信息，杜絕“看管”式管理

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中， 部分檔案可能存在從員工入職到離職都存放在檔案室里， 在保存期內(nèi)幾乎不會修改檔案內(nèi)容，一旦發(fā)生人事變動，只是換個地方保存檔案的情況。 此存檔管理方法僅為“看管”，而不是管理。 所以，人事檔案信息化建設(shè)完成后，為保證信息的準(zhǔn)確性和真實性，應(yīng)對人事信息進(jìn)行動態(tài)化管理。 通過計算機定時巡檢及其他相關(guān)功能進(jìn)行檢查和校準(zhǔn)， 從而實現(xiàn)員工人事檔案的實時監(jiān)控和動態(tài)化管理。 如：通過信息化系統(tǒng)，當(dāng)系統(tǒng)上員工調(diào)崗調(diào)薪審批結(jié)束時，系統(tǒng)根據(jù)相應(yīng)表單模板，自動生成相應(yīng)的材料，按預(yù)先設(shè)置的人事檔案管理規(guī)則自動完成相應(yīng)的材料歸檔和人事檔案目錄更新， 同步提醒企業(yè)人事檔案管理人員進(jìn)行紙質(zhì)版材料的及時歸檔和整理，使檔案管理迭代與員工個人發(fā)展同步， 提高人事檔案準(zhǔn)確性和完整性。

(3)搭建信息平臺，拓展應(yīng)用場景

一個好的系統(tǒng)不應(yīng)該只停留在數(shù)據(jù)輸入和更新上，又或是只為個別部門使用。檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)構(gòu)建完成后，應(yīng)不斷加強使用信息平臺的構(gòu)建，設(shè)定相應(yīng)的管理權(quán)限，提高檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用率，拓寬使用場景的覆蓋范圍。 例如，為績效管理服務(wù)，作為部門或相關(guān)管理人員實現(xiàn)對人員特征和績效分析的重要依據(jù)，制定更合理有效的激勵措施，深入挖掘員工的內(nèi)在潛力， 為企業(yè)發(fā)展壯大貢獻(xiàn)持續(xù)不斷的動力。 其次，通過檔案管理，為基層一線提供核心人才比例分析， 通過人員檔案對員工進(jìn)行準(zhǔn)確的價值分析， 挖掘出對企業(yè)發(fā)展更有價值的核心員工， 為企業(yè)繼續(xù)保持市場競爭力提供可靠的人才保障。

2.規(guī)范管理，持續(xù)推進(jìn)檔案管理制度建立健全

人事檔案信息化可以提高人事檔案管理的效率，但信息化不是萬能的，要實現(xiàn)人事檔案精細(xì)化管理，相應(yīng)的管理制度也要同步跟上。在信息化平臺上，應(yīng)建立相應(yīng)的管理制度，使系統(tǒng)能夠發(fā)揮其真正的功能。建立健全人事檔案管理制度，可以規(guī)范人事檔案管理工作， 提高人事檔案管理工作效率，降低工作繁瑣性[3]。首先，要建立線下材料常態(tài)化收集整理機制。一方面，人事檔案管理人員要與材料經(jīng)辦人員建立良好的協(xié)作關(guān)系， 在材料形成時及時歸檔，避免因為文件保存滯后，導(dǎo)致材料缺損。另一方面，變被動收集為員工在系統(tǒng)上主動申報， 人事檔案專員在線審核， 實現(xiàn)信息的動態(tài)更新。 其次，依托信息化系統(tǒng)，建立人員升降、調(diào)動、重要信息變更等相關(guān)的在線管理流程， 實現(xiàn)在線申請、在線審批、授權(quán)，以在線審批替代線下紙質(zhì)單據(jù)的流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)人事檔案變更管理。 再次，制定長期有效的反饋總結(jié)機制， 人事檔案專項審核工作中遇到的問題，在其他企業(yè)也可能會遇到，具有一定的普遍性， 人事檔案專員應(yīng)及時反饋上級乃至國家，促進(jìn)上級組織不斷完善人事檔案標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合實際工作持續(xù)不斷地優(yōu)化人事檔案管理制度。 最后，要建立相應(yīng)的檔案管理獎懲機制，加強對人事檔案人員工作的監(jiān)管。

3.加強培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)

相關(guān)企業(yè)要加強對人事檔案管理的重視，設(shè)立專職人員，提升檔案管理人員的職業(yè)水平。首先要提高檔案管理人員的專業(yè)水平， 定期或不定期對人員進(jìn)行考核培訓(xùn)， 確保實時掌握最新政策要求，提高人員的業(yè)務(wù)能力水平。 其次，要培養(yǎng)檔案管理人員過硬的職業(yè)道德素質(zhì)， 確保檔案信息安全不泄露，切實維護職工權(quán)益，防止檔案信息被盜或篡改[4]。 再次，要培養(yǎng)檔案管理員樹立良好的服務(wù)意識，為檔案調(diào)動人員、部門或企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[5]。

結(jié)束語

綜上所述，人事檔案規(guī)范化管理是基本要求，檔案信息化管理是實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的重要手段，有利于促進(jìn)檔案管理質(zhì)量快速提高。 同時，人事檔案的日常管理是一個系統(tǒng)化的項目， 企業(yè)應(yīng)重視和提高檔案管理人員的專業(yè)水平， 通過建立嚴(yán)格的檔案管理機制， 將檔案管理工作納入制度之中， 持續(xù)推進(jìn)干部人事檔案工作科學(xué)化、 制度化、 規(guī)范化， 使人事檔案管理服務(wù)于廣大干部人才，服務(wù)于黨的建設(shè)新的偉大工程，服務(wù)于新時代中國特色社會主義偉大事業(yè)[6]。