科研聲像資料檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型研究

趙珊ZHAO Shan；田甜TIAN Tian；李淺語(yǔ)LI Qian-yu；潘為年P(guān)AN Wei-nian；楊靜YANG Jing

（中國(guó)核動(dòng)力研究設(shè)計(jì)院反應(yīng)堆工程研究所科技信息檔案研究室，成都 610000）

1 研究背景

隨著全球信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，我國(guó)也正在迅速進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，各行各業(yè)都亟需進(jìn)行其傳統(tǒng)業(yè)務(wù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化賦能，以適應(yīng)更好更快的業(yè)務(wù)發(fā)展。中國(guó)共產(chǎn)黨第十九次全國(guó)代表大會(huì)報(bào)告中也提出推動(dòng)新型工業(yè)化、信息化、城鎮(zhèn)化、農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化同步發(fā)展；經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，數(shù)字經(jīng)濟(jì)等新興產(chǎn)業(yè)蓬勃發(fā)展。[1]習(xí)近平總書(shū)記發(fā)表的《不斷做強(qiáng)做優(yōu)做大我國(guó)數(shù)字經(jīng)濟(jì)》的文章中提到：黨的十八大以來(lái)，黨中央高度重視發(fā)展數(shù)字經(jīng)濟(jì)，將其上升為國(guó)家戰(zhàn)略。黨的十九屆五中全會(huì)提出，發(fā)展數(shù)字經(jīng)濟(jì)，推進(jìn)數(shù)字產(chǎn)業(yè)化和產(chǎn)業(yè)數(shù)字化，推動(dòng)數(shù)字經(jīng)濟(jì)和實(shí)體經(jīng)濟(jì)深度融合，打造具有國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的數(shù)字產(chǎn)業(yè)集群。[2]國(guó)務(wù)院相關(guān)部委發(fā)布的數(shù)字化指導(dǎo)意見(jiàn)及通知中也不斷提及建設(shè)數(shù)字中國(guó)和智慧社會(huì)的目標(biāo)。由此可見(jiàn)：國(guó)家層面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能和實(shí)體經(jīng)濟(jì)深度融合的整體規(guī)劃與戰(zhàn)略部署相當(dāng)重視。

中國(guó)核動(dòng)力研究設(shè)計(jì)院認(rèn)真貫徹落實(shí)《支持?jǐn)?shù)字經(jīng)濟(jì)和智能制造產(chǎn)業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)意見(jiàn)》，以求達(dá)到高質(zhì)量核動(dòng)力發(fā)展要求，實(shí)現(xiàn)安全、智慧、綠色的能源體系。作為中國(guó)核動(dòng)力研究設(shè)計(jì)院從事反應(yīng)堆工程實(shí)驗(yàn)和理論分析的重點(diǎn)科研單位，則提出以智慧建設(shè)為總體統(tǒng)籌，打造數(shù)字化科技創(chuàng)新體系，實(shí)現(xiàn)核心業(yè)務(wù)的全面數(shù)字化，提升現(xiàn)代化治理水平，推動(dòng)科研模式轉(zhuǎn)型升級(jí)和創(chuàng)新發(fā)展，從“核心流程業(yè)務(wù)數(shù)字化、檔案管理信息化、硬件設(shè)備信息化”三個(gè)維度，全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的宏偉規(guī)劃下，作為所有科研檔案資料的主管部門(mén)——科技信息檔案研究室急需解決傳統(tǒng)工作模式與數(shù)字化轉(zhuǎn)型所需的管理、技術(shù)創(chuàng)新之間的矛盾。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是我國(guó)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路，“互聯(lián)網(wǎng)+”、大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)等多種形態(tài)的新技術(shù)已滲入到核電廠(chǎng)的建設(shè)、生產(chǎn)和管理之中。而對(duì)于常常忽略、卻有著舉足輕重的檔案管理也提出了新挑戰(zhàn)、新要求。運(yùn)用大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)科研聲像資料檔案信息的數(shù)字化、聲像檔案服務(wù)流程化管理，促進(jìn)檔案管理為科研生產(chǎn)及科技發(fā)展增強(qiáng)活力，發(fā)揮更為積極的作用。數(shù)字化轉(zhuǎn)型后的科研聲像資料檔案也將最大限度地發(fā)揮檔案的社會(huì)記憶屬性。[3]

本單位歷經(jīng)五十年的發(fā)展，已經(jīng)沉淀了大量的科研聲像資料檔案，目前均以錄像帶、CD、DVD 等不同形式的介質(zhì)為載體，儲(chǔ)存于檔案庫(kù)房，其檔案信息僅在信息管理系統(tǒng)中保存科研檔案條目等題錄信息。而隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的全面高速發(fā)展，這種傳統(tǒng)的科研聲像資料檔案管理模式開(kāi)始面臨著制度、技術(shù)方面的巨大挑戰(zhàn)，將越發(fā)不能滿(mǎn)足日?？蒲袡n案收集、管理、利用等需求。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的大背景下，“盤(pán)活”科研聲像資料檔案，創(chuàng)新管理模式變得日益緊迫。

2 科研聲像資料檔案管理現(xiàn)狀

作為一個(gè)從事反應(yīng)堆工程實(shí)驗(yàn)和理論分析的研究所，多年來(lái)開(kāi)展核動(dòng)力技術(shù)研究，科研項(xiàng)目及相關(guān)課題眾多，隨著承建的項(xiàng)目日益增多，產(chǎn)生大量的照片、視頻、音頻等檔案材料。不但在科研項(xiàng)目管理及生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生各類(lèi)聲像檔案，而且日常的管理活動(dòng)中也會(huì)產(chǎn)生并形成大量聲像材料。例如：專(zhuān)家技術(shù)交流，重要人物來(lái)所考察、所領(lǐng)導(dǎo)參加重要公務(wù)活動(dòng)、所內(nèi)召開(kāi)重要科技會(huì)議、以及組織或參加具有重要紀(jì)念意義的宣傳、展覽、表彰活動(dòng)及文藝演出等等。目前，聲像資料檔案管理主要涉及收集歸檔、保管、利用三個(gè)板塊，以下將對(duì)各板塊進(jìn)行詳細(xì)介紹。

2.1 收集

現(xiàn)階段，聲像資料的檔案相關(guān)制度只有一項(xiàng)，且對(duì)于收集歸檔范圍概括的較為籠統(tǒng)，以科研活動(dòng)產(chǎn)生的照片、音視頻內(nèi)容為主，管理活動(dòng)類(lèi)的聲像資料等素材則沒(méi)有強(qiáng)制性要求。對(duì)于聲像資料檔案板塊，在檔案管理系統(tǒng)中只提供了一部分的聲像資料的條目數(shù)據(jù)，其具體內(nèi)容仍然采用光盤(pán)刻錄的方式將其內(nèi)容以光盤(pán)為介質(zhì)載體存入檔案庫(kù)房。聲像資料檔案收集歸檔流程（以光盤(pán)形式存檔）如圖1。

圖1 聲像資料檔案光盤(pán)收集歸檔流程

2.2 保管

對(duì)于已經(jīng)歸檔入庫(kù)的聲像資料檔案的光盤(pán)介質(zhì)，參照《電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T38-2008）的要求存放、管理，放入光盤(pán)存放專(zhuān)用防磁柜中集中保管。并在光盤(pán)存放環(huán)境中配備相應(yīng)的防火、防霉、防塵、防盜、防鼠、防蟲(chóng)、防磁等基礎(chǔ)設(shè)施。

2.3 利用

由于需要符合保密管理的規(guī)定，當(dāng)科研或管理人員需要查找并利用光盤(pán)檔案中的資料內(nèi)容時(shí)，必須經(jīng)過(guò)一系列借閱審批程序，得到審核批準(zhǔn)之后，才可以從檔案庫(kù)房中將光盤(pán)借出，檔案人員陪同借閱人員前往光盤(pán)檔案資料數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)間進(jìn)行內(nèi)容查閱，在讀者獲取其所需求的資料內(nèi)容后，檔案管理人員再將光盤(pán)收回。聲像資料檔案光盤(pán)利用的具體流程如圖2。

圖2 聲像資料檔案光盤(pán)利用流程

3 科研聲像資料檔案管理現(xiàn)狀分析

面對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的迫切需求，科研聲像資料的檔案管理也暴露出一系列問(wèn)題現(xiàn)狀，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

3.1 材料散落，缺乏規(guī)范

目前，根據(jù)上級(jí)檔案管理項(xiàng)目驗(yàn)收的歸檔要求，對(duì)于科研類(lèi)所產(chǎn)生的相關(guān)聲像資料要求歸檔，并以光盤(pán)為載體形式存檔于檔案庫(kù)房，其余重要聲像資料素材沒(méi)有做過(guò)多要求。此外，也由于沒(méi)有一套完整的聲像資料檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致管理類(lèi)聲像資料沒(méi)有存檔，保存在各科研人員電腦、手機(jī)等設(shè)備中，資料散亂，收集歸檔沒(méi)有規(guī)范，不成系統(tǒng)。

3.2 流程復(fù)雜，工效低下

由于以光盤(pán)為介質(zhì)存檔的客觀(guān)因素，以及數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)保密要求所帶來(lái)的復(fù)雜的歸檔流程，使得檔案管理人員不得不在各個(gè)環(huán)節(jié)中核查存檔信息。大大增加工作量，降低了工作效率。聲像資料檔案跟隨其余項(xiàng)目文件一同接受上級(jí)部門(mén)驗(yàn)收，光盤(pán)的載體形式為驗(yàn)收工作帶來(lái)極大不便，目前檔案管理人員全是手動(dòng)編寫(xiě)驗(yàn)收目錄及驗(yàn)收詳情、并攜帶光盤(pán)前往項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)鏊?，接受?xiàng)目驗(yàn)收小組驗(yàn)收，使得驗(yàn)收工作變得繁瑣化、復(fù)雜化。

3.3 介質(zhì)單一，保密受限

首先，傳統(tǒng)實(shí)體光盤(pán)的保管一般采用專(zhuān)用光盤(pán)柜保存，需要占用較大的物理空間，并且對(duì)存放環(huán)境的溫度、濕度、磁場(chǎng)等有一定的要求。而科研聲像資料檔案則依賴(lài)于存儲(chǔ)載體而保存，介質(zhì)載體的易失易毀及不穩(wěn)定性，就使得科研信息存在了較高的滅失風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)對(duì)于光盤(pán)形式載體檔案資料的存檔和利用，在保密方面無(wú)法細(xì)化到人員密級(jí)權(quán)限，對(duì)光盤(pán)內(nèi)容權(quán)限的無(wú)法有效快速配對(duì)，不能通過(guò)分級(jí)權(quán)限控制檔案資料信息的訪(fǎng)問(wèn)。

3.4 數(shù)據(jù)呆滯，缺乏聯(lián)動(dòng)

目前現(xiàn)階段科研聲像資料檔案光盤(pán)載體的歸檔，以及復(fù)雜的借閱流程和只對(duì)光盤(pán)條目信息化的現(xiàn)狀，在查閱利用聲像資料檔案時(shí)造成不直觀(guān)、不方便、授權(quán)不靈活，不能較好的發(fā)揮科研聲像資料檔案具備的“圖文、聲音”并茂，生動(dòng)形象的展示能力。傳統(tǒng)型的保管方式也讓科研聲像資料檔案長(zhǎng)期處于不鮮活、不開(kāi)放，缺少了運(yùn)用的靈活性和趣味性，導(dǎo)致其內(nèi)容信息難以利用，缺乏聲像資料文件、檔案數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)關(guān)聯(lián)，更談不上有效數(shù)據(jù)的聯(lián)動(dòng)與分析，根本無(wú)法有效滿(mǎn)足數(shù)字化轉(zhuǎn)型的趨勢(shì)要求。

4 科研聲像資料檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型策略

4.1 技術(shù)手段

面對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的迫切需求，傳統(tǒng)的科研聲像資料以光盤(pán)刻錄形式存檔的模式必須逐漸弱化，對(duì)其以專(zhuān)業(yè)SAN（存儲(chǔ)區(qū)域網(wǎng)絡(luò)Storage Area Network，簡(jiǎn)稱(chēng)SAN）架構(gòu)，來(lái)進(jìn)行數(shù)字化加工及存儲(chǔ)利用管理的模式將變得日益重要。其主體架構(gòu)模式如圖3。

圖3 通用SAN 主體構(gòu)架

SAN 架構(gòu)中的磁盤(pán)陣列的容量、應(yīng)用服務(wù)器可以無(wú)限擴(kuò)展，具有極強(qiáng)的數(shù)據(jù)集中化存儲(chǔ)，多臺(tái)（甚至整個(gè)網(wǎng)絡(luò)的）服務(wù)器共享存儲(chǔ)設(shè)備（磁盤(pán)陣列和磁帶庫(kù)）。提供了極高的可靠性和可用性，具有冗余的、無(wú)單點(diǎn)故障（網(wǎng)絡(luò)中任一臺(tái)設(shè)備損壞，不影響網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行）的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)訪(fǎng)問(wèn)結(jié)構(gòu)，存儲(chǔ)數(shù)據(jù)和設(shè)備集中管理。[4]這種模式，適宜于海量數(shù)據(jù)的存取管理，通過(guò)光盤(pán)塔（讀取光盤(pán)）或磁帶庫(kù)（讀取磁帶及錄像帶），將聲像資料檔案的內(nèi)容讀取后存入磁盤(pán)陣列；節(jié)省了聲像資料檔案保管的物理空間，方便內(nèi)容編目以及在線(xiàn)調(diào)取檔案內(nèi)容，也能夠以信息管理系統(tǒng)的訪(fǎng)問(wèn)控制權(quán)限，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容獲取進(jìn)行控制的保密規(guī)定，大大降低了聲像資料檔案數(shù)字化的成本。以此搭建科研聲像資料檔案加工、管理、利用的數(shù)字化、一體化平臺(tái)。并依據(jù)檔案資料的管理和利用的需求，設(shè)計(jì)功能完備的科研聲像資料檔案數(shù)據(jù)資源管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化、管理自動(dòng)化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)流程化管理，解放檔案管理人員的“體力”、“眼力”，把更多的精力投放于項(xiàng)目創(chuàng)新、管理創(chuàng)新，不斷提升為企事業(yè)科研業(yè)務(wù)發(fā)展服務(wù)的能力。

4.2 管理手段

為了更好的管理、利用所建設(shè)的科研聲像資料檔案管理一體化平臺(tái)，需要及時(shí)修改現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程及聲像資料檔案管理制度，以此更好匹配數(shù)字化平臺(tái)下檔案管理業(yè)務(wù)的流暢實(shí)施，以及聲像資料檔案具體化的規(guī)范運(yùn)用。行之有效的制度是做好任何管理工作的基礎(chǔ)。[3]從管理制度入手，保證各環(huán)節(jié)的銜接及互相支撐，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理需求的最大化。從各環(huán)節(jié)過(guò)程中遇到的情況，來(lái)梳理需要制定的規(guī)范化制度，并全部羅列其中形成一個(gè)完整的制度體系。例如：科研聲像資料檔案分類(lèi)、歸檔要求及保存有效期、檔案資源保密及安全管理要求、聲像資料檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)、平臺(tái)數(shù)據(jù)運(yùn)行維護(hù)、檔案管理及利用職責(zé)與權(quán)限、管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)等都應(yīng)納入整個(gè)制度體系中。創(chuàng)建制度是為了明確并規(guī)定聲像資料檔案的效力。但制度內(nèi)容的細(xì)化才是真正的使聲像資料檔案在各環(huán)節(jié)中具有實(shí)操性，才能明確每一個(gè)環(huán)節(jié)的做法，做到有據(jù)可依。因此在制定好聲像資料檔案管理制度體系后，下一步便是進(jìn)一步細(xì)化制度中的每項(xiàng)具體內(nèi)容。

5 結(jié)束語(yǔ)

聲像資料檔案以其原始、本真、直觀(guān)的音視頻形式記錄了社會(huì)活動(dòng)本身，蘊(yùn)含信息豐富且形象生動(dòng)，也是文字材料及紙質(zhì)檔案不可替代的。而科研聲像資料檔案的保存管理利用為重大科研活動(dòng)起著巨大作用，促進(jìn)了科研成果的宣傳和推廣，也使得更多的科研成果轉(zhuǎn)化出更大的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)整個(gè)社會(huì)的繁榮發(fā)展起到較大的引導(dǎo)和推動(dòng)作用。在數(shù)字經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的外部環(huán)境驅(qū)使下，數(shù)字化檔案館的發(fā)展也在加速，而這一趨勢(shì)也將是適應(yīng)未來(lái)檔案館發(fā)展的必經(jīng)之路。我們應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用，以促使科研聲像資料檔案的活化，從而使其更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。[6]在科研聲像資料檔案數(shù)字化管理這一大趨勢(shì)下，開(kāi)展規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、流程化、智能化的應(yīng)用，以求跟進(jìn)時(shí)代步伐，創(chuàng)新科研聲像檔案管理新模式。