新時期會展場館的管理創(chuàng)新模式分析

夏芬

(上海航宇科普中心 上海 201100)

會展場館是舉辦展會的重要場所，經(jīng)營管理情況會對展會效果產(chǎn)生較大影響。隨著大數(shù)據(jù)、5G等技術的高速發(fā)展，場館方如何順應時代發(fā)展，利用新技術賦能會展生態(tài)業(yè)引發(fā)熱議。在現(xiàn)代化發(fā)展環(huán)境中，會展業(yè)對會展場館提出了較高的要求，會展場館經(jīng)營管理是保證會展活動有序開展的基礎，要對目前會展場館經(jīng)營管理中存在的問題進行了解，并積極探索新時期會展場館管理創(chuàng)新模式，從而進一步提升場館經(jīng)營水平。

1 會展場館的重要作用

1.1 會展場館在城市發(fā)展中的作用

在城市發(fā)展中，會展業(yè)是產(chǎn)業(yè)領域的重要組成部分，其不僅使產(chǎn)業(yè)結構得到了優(yōu)化，還為城市的發(fā)展及城市形象的提升起著積極的推動作用。在城市會展業(yè)發(fā)展的過程中，會展場館的經(jīng)營是重要的工作內容，會展場館經(jīng)營管理的好壞直接影響著會展活動的成效，同時關系著城市會展業(yè)的發(fā)展。上海航宇科普中心是上海市唯一一家從事航空航天科學普及教育的事業(yè)單位，上海作為國內一線城市，該單位的發(fā)展有助于向上海市民乃至全國人民普及航空航天知識。

1.2 會展場館促進城市會展業(yè)的蓬勃發(fā)展

在會展活動舉辦前期，要對所舉辦會展的城市進行選擇，并對城市的產(chǎn)業(yè)基礎設施、行業(yè)市場規(guī)模、產(chǎn)業(yè)條件等進行前期調查，這是舉辦會展活動的先決基礎。此外，舉辦會展活動的另一個重要條件，即會展場館，要對會展場館有準確的定位，場館所處位置、場館設施條件等都要考慮在內，只有對會展場館有清晰的定位，才是會展活動有序順利開展的前提；反之，則會影響會展活動的開展，同時影響城市會展業(yè)的發(fā)展。

1.3 會展場館中的展覽品牌有效帶動城市品牌發(fā)展

城市中舉辦會展活動，會展場館為其提供活動場地及配套服務，大型會展活動在城市的舉辦、一些知名展覽品牌的加入，對城市品牌發(fā)展起著積極的推動作用，以知名品牌帶動城市品牌發(fā)展。此外，根據(jù)展覽業(yè)的慣例，會展場館可以對品牌進行選擇性展覽，會展場館對品牌的成長起著決定性作用。對于參展商而言，在選擇品牌展覽時，要考慮與場館要求相符，因此會展場館能夠帶動城市品牌發(fā)展，進而提高城市品牌的競爭力。

1.4 會展場館數(shù)量增加促進會展業(yè)的市場化發(fā)展

城市中會展場館數(shù)量的增加，提高了城市會展業(yè)的競爭力，促進城市會展業(yè)向著市場化和現(xiàn)代化的方向邁進。會展場館的存在和發(fā)展無形中推動著會展業(yè)的市場化發(fā)展趨勢，而會展場館的市場化管理模式能夠有效促進城市會展業(yè)的發(fā)展，同時與市場經(jīng)濟發(fā)展的需求保持一致。在市場化經(jīng)營模式下，對于會展經(jīng)營主體而言，其公平的競爭機會更多，未來發(fā)展的空間更廣闊。

2 新時期會展場館管理創(chuàng)新模式

2.1 精準定位會展場館，全面打造安全場館

新時期，全國各大場館紛紛開啟了新的管理模式，打造安全場館。為應對疫情防控常態(tài)化，場館應結合實際形成防控手冊，從應急預案與要求、員工管理、防控措施等多方面入手，全面建立健全突發(fā)預案，用以指導新冠疫情期間及后疫情時代的安全管理。與此同時，場館要對會場布置方案進行升級，推出多種符合新時期要求的優(yōu)化設計服務，做好主辦方的參謀，解決關于防控的后顧之憂。為構建安全場館，上海航宇科普中心對單位員工、租戶和外包人員進行全面摸排；加強新風系統(tǒng)的有序運行；寫字樓落實各項防控措施，構筑抗擊新冠疫情的最牢防線；專人對場館持續(xù)開展衛(wèi)生清潔和消毒工作，消毒殺菌無死角……

在疫情防控常態(tài)化下，為保障各項經(jīng)營活動順利開展，場館要為外地辦展客戶匯總一份權威的會展“攻略”，包括當?shù)匾咔閯討B(tài)、隔離措施、定點酒店、入住提示等，以便為客人提供即時有效的服務，確保會展活動的順利開展。通過采取行之有效的措施，全方位打造安全場館。

2.2 創(chuàng)新模式驅動下的服務模式

針對會展業(yè)線下業(yè)務暫時停歇的狀態(tài)，政府鼓勵企業(yè)進行展會服務模式的創(chuàng)新活動。2020年3月，中央召開中央政治局常務委員會議，提出了“創(chuàng)新展會服務模式”的要求。2020年4月，商務部印發(fā)《商務部辦公廳關于創(chuàng)新展會服務模式 培育展覽業(yè)發(fā)展新動能有關工作的通知》，這些舉措都釋放出政府推進行業(yè)恢復和發(fā)展的決心與信心，會展場館進行服務模式的創(chuàng)新完善是幫助會展場館渡過難關的有效措施。會展場館應高度重視創(chuàng)新驅動發(fā)展工作，緊緊圍繞加快轉型升級，全方位探索新形勢下創(chuàng)新驅動新模式。

2.2.1 實現(xiàn)場館資源的科學利用，形成管理驅動

對于會展場館而言，下半年場館檔期緊張，場館需要盤活空間資源的同時，平衡各類項目，滿足各活動主辦方的需求，保障大展品牌持續(xù)性的同時，減少展覽面積、壓縮檔期，縮短搭建周期，為活動的舉辦爭取更多時間。同類型、同題材的展覽項目進行合并，既能保障項目順利舉行，對于主辦方而言又更經(jīng)濟環(huán)保，降低了主辦方的預算。針對特殊時期會展項目取消或延期，應積極主動地做好各項目對接，動態(tài)調整檔期為客人提供最佳落地服務方案，并幫助客戶消除心理陰影，真正做到危急時刻與客戶攜手共克時艱。在搭建方面，前置所有項目的交接時間做到落地就交接，后期馬上跟進，以便更加充分地了解客戶的需求、項目的意圖、搭建的方案，在時間和空間上盡可能爭取更多的修改機會。展覽項目采用差異化進場，如預約進撤場時間、電子證件管理。劃線和布電方面，嘗試高低結合，在確保安全的情況下，“天上”“地下”同時作業(yè)，既節(jié)約大量的時間，又盡可能地將這部分時間讓利給主辦方。

2.2.2 拓寬場館服務范圍，形成設計驅動

新時期，常規(guī)化的場館發(fā)展模式已不再適用，應該積極為場館賦能升級，嘗試全新的運營模式，進行展會服務模式的創(chuàng)新，對餐飲、物業(yè)、租賃等獨立的綜合體系服務項目進行創(chuàng)新。在保障食物出品全流程安全的前提下，應推出酒店蛋糕自提特惠活動，針對場館外的本地消費者全面進行售賣，以最大化地方便周邊消費者。隨著場館內寫字樓及周邊區(qū)域的復工復產(chǎn)，餐飲團隊應推出早中晚餐預訂及營養(yǎng)便當自提活動，實現(xiàn)餐飲服務同心型多元化發(fā)展，開拓服務不限于場館內部，對外也要“走出去”打造垂直行業(yè)服務的概念。在為場館其他服務的發(fā)展進行試水的同時，更為場館拓展收益渠道，創(chuàng)新探索實現(xiàn)經(jīng)營自救。

2.2.3 構建人才培養(yǎng)平臺，形成文化驅動

新時期，為了會展場館人才的不流失，持續(xù)市場化發(fā)展的過程中需要引進專業(yè)人才，在場館內部繼續(xù)做好人才的培養(yǎng)、使用，并健全專業(yè)培訓與職業(yè)發(fā)展制度，采取吸引與培養(yǎng)人才并重的措施，不斷豐富現(xiàn)有人才隊伍，讓企業(yè)更具市場競爭力。新時期，會展場館應加大場館專業(yè)人才隊伍建設，積極制定“行政序列”和“專業(yè)序列”雙通道發(fā)展制度，在選拔優(yōu)秀專業(yè)管理人才的同時，拓寬核心專業(yè)技術人員的職業(yè)發(fā)展通道，構建專業(yè)人才培養(yǎng)平臺，激發(fā)專業(yè)會展人才的積極性和創(chuàng)造力，為會展場館的轉型發(fā)展奠定基礎。

2.3 積極重構新技術賦能會展生態(tài)

新時期，伴隨著數(shù)字化技術的迅猛發(fā)展，在場館經(jīng)營管理中，要積極開展場館服務數(shù)字化升級服務。在場館管理中，要對各場館區(qū)域內的硬件基礎設施進行定期維護和升級，確保重大展覽活動的有序和順利開展，同時加強對核心功能區(qū)域的設備檢查和維護工作。對內服務實現(xiàn)員工人臉識別簽到、紅外測溫；對客服務實施酒店咖啡廳、商務中心升級改造，利用數(shù)字化技術和智能技術開啟自助尋車服務、場館導航服務的點位鋪設等。強化場館App公眾號的功能，線上增設多維看場館、預定場館的相關服務。企業(yè)應成立場館信息化專班，同步研究國內外最新場館服務與經(jīng)營方式，積極推進智慧化、數(shù)字化場館的打造。上海航宇科普中心目前已打造網(wǎng)上虛擬展館、藏品信息數(shù)字化管理系統(tǒng)、語音導覽及視頻導覽，今后將運用更多數(shù)字化手段打造更高級別的“智慧博物館”。

運用大數(shù)據(jù)、5G、新媒體等技術為會展業(yè)的發(fā)展賦能，為其注入發(fā)展的科技活力，會展場館的數(shù)字化發(fā)展是會展業(yè)未來發(fā)展的趨勢。新時期的會展場館，必須積極、主動進行出擊，創(chuàng)新思維，面對線下空間迅速縮減的困境，大膽開拓跨界領域合作，并積極借鑒線上業(yè)務發(fā)展模式高度整合植入會展業(yè)，將線下會展活動舉辦與線上營銷結合，實施前向一體化戰(zhàn)略與會展營銷輸出端強強聯(lián)合，合力打造全新雙線會展產(chǎn)品。

2.4 樹立全新思維引領會展發(fā)展，提高場館附加值

首先，進行思維的創(chuàng)新，增強科技驅動。新時期，會展場館要主動出擊，在實施場館內部硬件改造升級的同時，積極推動場館智能化、數(shù)字化建設。面對線下空間迅速縮減的困境，要積極改造和重塑傳統(tǒng)經(jīng)營管理思維，以數(shù)字化思維為發(fā)展導向，利用大數(shù)據(jù)技術、人工智能技術等實現(xiàn)產(chǎn)業(yè)生態(tài)的立體式和多維式布局。通過科學技術、信息技術為會展場館的發(fā)展賦能，同時引領會展業(yè)的發(fā)展，創(chuàng)新會展新服務模式、新思想理念和新標準，為傳統(tǒng)的會展產(chǎn)業(yè)帶來新活力。上海航宇科普中心未來將著力建設網(wǎng)上臨展系統(tǒng)、探索數(shù)字展廳，并通過互聯(lián)網(wǎng)3D技術打造高度互動的3D虛擬現(xiàn)實場景，進行線上布展。

其次，樹立結果思維，增強國際承載功能。新時期，場館應圍繞國家戰(zhàn)略積極創(chuàng)新業(yè)務模式渠道、提供增值服務，緊跟國際市場動態(tài)和加強國外媒體、組織聯(lián)系，以引進高能級活動為抓手，為國際交往中心的承載能力做足準備。

最后，樹立靶向思維，實現(xiàn)跨界合作。會展場館應積極開拓跨界領域合作，充分借鑒線上業(yè)務發(fā)展模式復制植入會展項目，突破傳統(tǒng)會展的局限，全力打造全新數(shù)字化會展產(chǎn)品。與此同時，場館應嘗試與新科技領域的跨界平臺進行業(yè)務合作接口精準對接，將雙方優(yōu)勢直接轉化為可營銷、可增值、可盈利的創(chuàng)新產(chǎn)品和服務。

3 結語

綜上所述，圍繞抓創(chuàng)新就是抓發(fā)展，謀創(chuàng)新就是謀未來這個中心，現(xiàn)階段各個行業(yè)都在積極進行技術創(chuàng)新、模式創(chuàng)新、業(yè)態(tài)創(chuàng)新、思想創(chuàng)新等，不斷促進產(chǎn)業(yè)結構轉型升級，從而激發(fā)經(jīng)濟的發(fā)展活力，為經(jīng)濟發(fā)展賦能。新時期的上海航宇科普中心將積極應對，轉變傳統(tǒng)思維，利用新技術、跨界融合來加速智慧場館的建設，推進場館管理、運營、經(jīng)營的數(shù)字化，提高會展的技術含量和跨界能力，化危為機。同時，堅定信心、探索會展服務新模式，拓展會展服務新空間，讓場館的技術含量、知識含量、情感含量、交易能量、服務力量都得到全方位、多維度的提高。