新時代加強公立醫(yī)院機要工作的思考

文/杭州市紅十字會醫(yī)院 程曉琳

機要工作是公立醫(yī)院黨政工作中的重要環(huán)節(jié)，主要包括傳達黨和國家的方針政策、文件制度，貫徹落實上級部門交辦的工作任務(wù)安排等。新時代新階段賦予了公立醫(yī)院機要工作更多的使命與挑戰(zhàn)。醫(yī)改的深入推進、醫(yī)院的競爭日趨激烈、新冠疫情的沖擊等因素，都對機要工作提出了更為嚴格的要求。因此，機要工作必須具備準確性與時效性，稍有延誤或紕漏，會給醫(yī)院及社會帶來不可估量的負面影響。在日常工作中，機要人員必須嚴格遵守工作制度流程，兼顧原則性與靈活性，提高工作質(zhì)量與效率，提升公立醫(yī)院機要工作水平，為醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展添磚加瓦。

一、新時代公立醫(yī)院機要工作的基本內(nèi)容

醫(yī)院機要工作內(nèi)容包括文件的收發(fā)、處理、歸檔、保密以及公章管理等工作。其中文件管理主要包括：第一，與醫(yī)院日常運行相關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)章以及政策文件的全周期管理與更新。工作人員需要全面了解并及時更新所接收的相關(guān)規(guī)定與文件，涉及業(yè)務(wù)部門的還需要立即處理、迅速傳達。第二，對上級機關(guān)以及同級機關(guān)單位的來文、通知、便函、信件等資料全周期管理。機要人員需要這類資料進行登記、收集與整理，通過電子流程及時發(fā)至領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)科室傳閱，在傳閱過程中做好傳閱流程的跟蹤。在傳閱完畢后，及時將文件分類，歸檔保存，方便需要時查找。涉密文件還需要在傳閱后及時將其分類封存，以免泄密。第三，日常工作中其他類型文件的管理。例如各類重要會議紀要、會議記錄等材料，均要按照機要工作流程規(guī)范處理。

二、新時代公立醫(yī)院機要工作的顯著特點

（一）政策性與專業(yè)性并存。醫(yī)院機要工作主要內(nèi)容來自衛(wèi)健部門發(fā)布的政策性文件、診療指南、建設(shè)標準、情況通報及某項醫(yī)療工作的專項文件，政策性、專業(yè)性較強。其中下達的大部分文件的辦理，都需要兩個及以上科室合作完成，這就需要機要人員充分了解文件內(nèi)容、掌握領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門分工、對文件傳閱范圍進行初步劃定，使用院內(nèi)協(xié)同傳閱，迅速、安全地將文件傳遞給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和職能部門。

（二）信息量大，時效性強。醫(yī)院機要工作主要是醫(yī)院內(nèi)外部所有信息的收集、處理、傳遞、利用的工作，包括所有的緊急文件、涉密文件等，信息量大，處理方式各不相同。醫(yī)院機要人員要確保文件處理的時效性和準確性。此前，新冠疫情形勢反復(fù)，醫(yī)院的整體防疫要求隨時跟著上級政策調(diào)整。疫情的突發(fā)性使得防疫相關(guān)文件下達非常緊急，且更新快，有時候甚至以分鐘為單位來計算時效。在收到上級機關(guān)緊急文件時，機要人員必須在第一時間提取有效信息，快速整合之前相關(guān)的文件材料，提交領(lǐng)導(dǎo)批閱，并迅速向下傳達相應(yīng)決策，做好上傳下達工作。

（三）規(guī)范性與靈活性并存。機要工作的開展通常有著一套較為固定的流程和處理步驟，且每個流程和步驟都會有相應(yīng)的規(guī)范。一方面，要求機要人員嚴格遵守相應(yīng)的規(guī)范；另一方面，要求其根據(jù)具體實際情況靈活運用各種處理方式，例如針對涉密與不涉密的文件、緊急與普通文件存在不同的處理方式，機要人員對各類防疫文件要規(guī)范傳閱途徑，又要迅速通知、高效協(xié)調(diào)相關(guān)部門予以落實。

三、新時代公立醫(yī)院機要工作的強化途徑

機要工作是醫(yī)院開展決策以及重大工作部署的重要基礎(chǔ)。在新時代背景下，機要人員必須緊跟時代步伐，不斷開創(chuàng)工作新思路，才能應(yīng)對當前挑戰(zhàn)。

（一）注重文件分類，提升信息的有效性。機要工作文件各異，信息量大。為了便于今后文件的查找與信息的利用，機要人員必須在收集文件與信息時進行分類，提升信息的有效性和可重復(fù)利用性。機要文件的分類工作要求機要人員具備良好的素養(yǎng)。首先，機要人員要熟悉本單位業(yè)務(wù)工作，深入了解各領(lǐng)導(dǎo)分工。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不僅承擔(dān)管理職責(zé)，還需要做部分臨床工作和教學(xué)工作，因此機要人員必須在接收文件時，按照各領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)進行分類，在領(lǐng)導(dǎo)處理文件前先行初步處理。如果機要文件涉及面廣，還應(yīng)結(jié)合之前同類文件的重點信息，集中于所需要處理的文件中，讓領(lǐng)導(dǎo)第一時間看到需要處理的重點內(nèi)容，提高領(lǐng)導(dǎo)對機要文件的處理速度。其次，機要人員需要不斷提升職業(yè)素養(yǎng)，日常工作中應(yīng)當多閱讀當前最新的行業(yè)規(guī)范、醫(yī)學(xué)動態(tài)、醫(yī)學(xué)熱點新聞，并及時記錄，不斷提升自身業(yè)務(wù)能力。最后，機要人員對文件的分類不能僅僅停留在對文件的原始處理上，還應(yīng)當在管理創(chuàng)新、技術(shù)手段創(chuàng)新上多方面切入，熟練掌握各項辦公軟件和辦公系統(tǒng)，不斷提升工作效率。

（二）完善制度建設(shè)，提高機要工作管理水平。管理制度是公立醫(yī)院機要工作運行的重要基礎(chǔ)，只有規(guī)范的頂層制度設(shè)計，讓醫(yī)院機要人員嚴格按照規(guī)定辦事，才能促進公立醫(yī)院機要工作質(zhì)效雙提升。具體可以從以下幾方面著手：1.制定機要文件登記制度。在收到文件時，機要人員應(yīng)當清點文件份數(shù)以及完整度，并詳細抄錄與文件相關(guān)的內(nèi)容，根據(jù)初步處理結(jié)果進行分門別類，方便管理；在實際操作過程中還應(yīng)當逐步記錄文件傳遞的環(huán)節(jié)，實時更新機要文件動態(tài)，做到有據(jù)可查。2.明確機要人員日常操作規(guī)范。首先，機要人員收文要注意登記發(fā)文單位、文件數(shù)量、文件標題等，也可備注主要文件內(nèi)容及重點關(guān)注內(nèi)容，方便今后調(diào)檔查閱。其次，文件傳閱階段，機要人員應(yīng)當注重時效問題，提升傳閱效率。同時要嚴格遵守操作規(guī)范，保證每個環(huán)節(jié)工作的處理質(zhì)量，使機要工作形成閉環(huán)。3.制定常態(tài)化自查制度。機要人員要定期對已經(jīng)處理的機要文件進行自查清點，核實機要文件處理狀態(tài)是否與登記狀態(tài)一致，其內(nèi)容是否與登記內(nèi)容一致，存在問題要及時糾正，從而保證工作質(zhì)量。

（三）嚴格執(zhí)行醫(yī)院機要工作流程。機要人員應(yīng)當遵守相關(guān)制度的規(guī)定，按照機要文件的類別對相對應(yīng)的程序和步驟，嚴格執(zhí)行醫(yī)院機要工作流程。首先，機要人員在接收文件時，應(yīng)及時清點文件數(shù)量，檢查文件是否破損、完整等等，根據(jù)文件內(nèi)容分類登記，以方便管理。其次，在機要文件傳送、傳閱后應(yīng)當及時收回歸檔，方便以后再次使用，無存檔價值的應(yīng)當及時銷毀。如果需要再次借閱應(yīng)當辦理借閱手續(xù)，做好登記。

在醫(yī)院日常管理過程中，機要人員按照規(guī)定開展接收文件等程序性工作往往并不困難，重點在于如何讓文件發(fā)揮其有效性，文件中所涉及的相關(guān)內(nèi)容是否能得到落實，因此需要機要工作人員抓好督辦工作。首先，機要工作人員必須厘清文件內(nèi)容所涉及的領(lǐng)導(dǎo)干部，厘清各領(lǐng)導(dǎo)之間的工作職責(zé)，這樣才能準確無誤地將文件中的重要信息傳遞給領(lǐng)導(dǎo)干部，幫助其更快地處理文件。其次，及時收集上級與下級關(guān)于文件的相關(guān)信息，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作出決策。最后，傳遞、傳閱文件時應(yīng)當及時提醒處理時限，事后及時追蹤、記錄文件的處理情況，防止文件處理一直停擺，要做到事事有回應(yīng)。

一方面，機要工作要嚴格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，對領(lǐng)導(dǎo)所交代的工作及時、高效、高質(zhì)量完成；另一方面，機要人員要嚴格按照文件中規(guī)定的時間節(jié)點落實工作，保證上行下效。

（四）嚴格遵循保密原則。醫(yī)院的核心文件、秘密文件都在機要部門中，醫(yī)院機要人員是醫(yī)院中了解保密信息最多的人員。醫(yī)院應(yīng)為機要工作創(chuàng)造保密的“土壤”：第一，建立文件保密管理制度，按照衛(wèi)生健康工作的秘密事項清單，明確保密事項、范圍、涉密人員管理等，織密保密管理網(wǎng)。第二，要定期對機要人員進行保密培訓(xùn)，通過舉辦講座、泄密案例分析等方式，增強機要人員的保密意識，讓其在工作之余時刻繃緊保密之弦。第三，應(yīng)為機要工作創(chuàng)造良好的環(huán)境。提供獨立的辦公室，落實辦公電腦使用的各項保密技術(shù)防護措施；設(shè)置重點保密部位，重點保密部位應(yīng)具備人防、物防、技防保障措施；未經(jīng)醫(yī)院保密辦批準，無關(guān)人員不得攜帶有錄音、錄像、照相、信息存儲功能的設(shè)備進入重點保密部位。第四，嚴禁機要涉密人員在非涉密的辦公網(wǎng)、局域網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)處理、存儲、傳輸涉密信息，移動儲介不得在涉密網(wǎng)絡(luò)與非涉密網(wǎng)絡(luò)之間交叉使用。涉及工作秘密或內(nèi)部敏感信息，要嚴格控制在知悉范圍，不得通過微信、互聯(lián)網(wǎng)計算機或其他公共信息網(wǎng)絡(luò)制作、存儲、處理、傳輸。第五，嚴格落實機要人員簽訂保密承諾書，實現(xiàn)機要人員上崗、在崗、離崗和脫密期的全過程管理。第六，對發(fā)生失泄密事件隱匿不報或故意拖延報告時間，造成嚴重后果的，應(yīng)當追究當事人責(zé)任。

（五）完善緊急情況機要工作處理程序。當前公立醫(yī)院承擔(dān)了全國90%的醫(yī)療服務(wù)，在日常診療過程中，突發(fā)傳染病等緊急情況時有發(fā)生，醫(yī)院發(fā)現(xiàn)緊急情況后的處理方式對醫(yī)院整體工作至關(guān)重要。必須完善相應(yīng)緊急情況機要工作處理程序，在遇到相關(guān)緊急文件通知時，機要人員要快速判斷，第一時間提交領(lǐng)導(dǎo)批閱，同時做好督辦工作，保證信息暢通、安全，才能確保所需要的資源迅速調(diào)配，相關(guān)工作任務(wù)才能高效完成。

（六）做好公章使用管理。公章是醫(yī)院法人權(quán)利的象征，如果醫(yī)院公章使用混亂，存在很大的安全隱患，問題發(fā)生后造成責(zé)任不清、相互推諉，不利于工作的開展。因此機要工作人員管理公章要制度化，嚴格按照程序規(guī)定管理公章，具體可以從以下幾方面著手：第一，專人保管。單位的公章應(yīng)由特別專人負責(zé)保管，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準不得隨意委托他人代為保管。應(yīng)嚴格按照規(guī)定使用公章，對于不合法或不符合印章使用規(guī)定、未履行審批手續(xù)的用印，有權(quán)直接拒絕或者要求其說明情況。非工作時間公章應(yīng)封存在柜內(nèi)。公章保管人如因工作需要有變動，離崗前必須完成交接手續(xù)，未交接不得離崗，以明確各自的責(zé)任范圍。另外，單位的公章應(yīng)放置于單獨且能進行加鎖的柜子里進行保存。保管人應(yīng)當制作《公章使用登記表》，所有使用公章的事項必須仔細記錄，并將《公章使用登記表》與公章一并保存。第二，公章保管人要嚴格規(guī)范公章使用審批與登記。單位公章使用前需要按照公章使用規(guī)定，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準，并注明用途和使用范圍。保管人在蓋章時應(yīng)當全文閱讀所需蓋章的文件內(nèi)容，并做好登記工作，嚴禁在空白紙上、空白獎狀和證書上蓋章。保管人在每次蓋章后，應(yīng)在《公章使用登記表》上仔細記錄使用人、審核人、使用部門、使用時間、材料名稱、文件頁數(shù)、蓋章類型以及文件大致用途和使用范圍。

四、結(jié)語

醫(yī)院機要部門是公立醫(yī)院的重要信息處理部門，機要工作對公立醫(yī)院的運行及發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。機要工作是否高質(zhì)量開展，直接影響公立醫(yī)院是否能及時有效地滿足醫(yī)療患者的需求，直接影響領(lǐng)導(dǎo)能否高效決策。新時代賦予了公立醫(yī)院機要工作新的使命，機要人員應(yīng)不斷提升職業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)技能，高質(zhì)量做好機要工作，為醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展貢獻力量。