事業(yè)單位文書(shū)檔案管理效率的提升路徑探討

文/太原市城市排水管理中心 馮亞峰

文書(shū)檔案是事業(yè)單位在行政管理活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化形成的檔案資料，主要包括上級(jí)的指示、命令，下級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告，以及決定、通知、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃總結(jié)等內(nèi)容。文書(shū)檔案管理的效率高低，直接影響單位業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展?！丁笆奈濉比珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中指出，要全面推進(jìn)檔案治理體系、檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設(shè)，提高檔案管理效率，充分發(fā)揮出檔案的功能價(jià)值。以下結(jié)合實(shí)踐，探討事業(yè)單位文書(shū)檔案管理效率的提升路徑。

一、文書(shū)檔案管理的重要作用

文書(shū)檔案具有一定特殊性：一是綜合性強(qiáng)，涉及范圍廣。二是保密性高，屬于單位內(nèi)部的機(jī)密文件。三是階段性，一般以半年或一年為一個(gè)歸檔階段。對(duì)事業(yè)單位而言，文書(shū)檔案是檔案業(yè)務(wù)的核心，不僅具有參考價(jià)值，而且能提供檢索服務(wù)，因此管理工作具有重要作用。

（一）文書(shū)檔案是檔案業(yè)務(wù)的核心。事業(yè)單位在日常業(yè)務(wù)運(yùn)行中，會(huì)形成大量的文書(shū)檔案，由檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理。之所以說(shuō)文書(shū)檔案是檔案業(yè)務(wù)的核心，原因包括兩點(diǎn)：第一，在檔案管理中，文書(shū)檔案管理占據(jù)了大部分時(shí)間，要求工作人員拿出足夠的精力，單位配置足夠的資源，才能對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行收集、分類(lèi)、歸檔、保管，并結(jié)合單位實(shí)際需求進(jìn)行檔案的開(kāi)發(fā)利用。第二，文書(shū)檔案管理中積累的經(jīng)驗(yàn)，可用在其他檔案的管理中，有助于工作人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理問(wèn)題，并采取有效的整改措施，從而提高檔案管理質(zhì)量。

（二）文書(shū)檔案具有參考價(jià)值。第一，單位處理業(yè)務(wù)時(shí)，通過(guò)查閱文書(shū)檔案，能準(zhǔn)確、全面、客觀(guān)地了解單位的運(yùn)行情況，避免業(yè)務(wù)上出現(xiàn)差錯(cuò)。第二，單位業(yè)務(wù)活動(dòng)執(zhí)行期間，涉及多個(gè)法令、規(guī)章或決議，通過(guò)查閱文書(shū)檔案，可作為法令的依據(jù)。第三，文書(shū)檔案是開(kāi)展研究工作時(shí)最正確、最直接的原始資料，尤其在撰寫(xiě)業(yè)務(wù)報(bào)告、學(xué)術(shù)報(bào)告時(shí)，文書(shū)檔案能提供最佳參考。第四，文書(shū)檔案記錄了部門(mén)和人員的工作成績(jī)，是進(jìn)行績(jī)效考評(píng)的參考依據(jù)。

（三）文書(shū)檔案能提供檢索服務(wù)。事業(yè)單位在尋找依據(jù)、技術(shù)參考、實(shí)施管理、提供歷史資料時(shí)，均會(huì)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行檢索。如今，事業(yè)單位的公共服務(wù)職能更加多元化，單位必須對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行集中管理，結(jié)合檔案使用需求提供檢索服務(wù)。而且，未來(lái)的檢索服務(wù)范圍不再局限于單位內(nèi)部，而是不斷擴(kuò)大，滿(mǎn)足社會(huì)民眾對(duì)文書(shū)檔案的信息需求，突出單位的社會(huì)服務(wù)職能。

二、事業(yè)單位文書(shū)檔案管理效率的影響因素

（一）制度因素。第一，工作制度不完善。文書(shū)檔案的管理制度，主要包括檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等內(nèi)容，涉及檔案管理的基本要求、工作流程和機(jī)構(gòu)設(shè)置等。工作制度不完善，會(huì)導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)盲目性和隨意性，影響正常的工作秩序，進(jìn)而降低檔案管理效率。第二，機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理。文書(shū)檔案管理中，管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理、人員崗位職責(zé)不明確，也會(huì)影響檔案管理效率。例如：機(jī)構(gòu)設(shè)置關(guān)系到崗位職責(zé)與分工，職能部門(mén)的職權(quán)不清晰，容易造成多頭管理、重復(fù)管理的問(wèn)題，且出現(xiàn)問(wèn)題難以追究責(zé)任，降低檔案管理效率。第三，管理流程復(fù)雜。管理流程能引導(dǎo)管理工作有序開(kāi)展，但管理流程過(guò)于復(fù)雜，不僅會(huì)延長(zhǎng)工作時(shí)間，還可能造成檔案信息失真，影響檔案管理效率。

（二）人員因素。第一，管理理念落后。經(jīng)濟(jì)社會(huì)的變化、事業(yè)單位的改革、信息技術(shù)的進(jìn)步，對(duì)文書(shū)檔案管理工作提出新的要求。事業(yè)單位只有及時(shí)更新管理理念，才能適應(yīng)外界環(huán)境的變化。第二，角色定位偏差。檔案管理人員的角色定位，也就是檔案管理崗位的職責(zé)、任務(wù)、目標(biāo)等。事業(yè)單位在改革后，按照規(guī)范要求設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，改善了缺乏專(zhuān)業(yè)人員、其他部門(mén)人員兼職的現(xiàn)狀。但是，部分管理人員的角色定位有偏差，工作積極性、主動(dòng)性不足，也會(huì)影響檔案管理效率。第三，工作能力不足。文書(shū)檔案管理中，工作人員的自身能力不足，也是影響管理效率的重要因素。例如理論知識(shí)、專(zhuān)業(yè)技能、信息設(shè)備操作能力、語(yǔ)言溝通能力等。工作人員沒(méi)有樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念，單位沒(méi)有實(shí)現(xiàn)人才培訓(xùn)的常態(tài)化，也會(huì)降低檔案管理效率。

（三）技術(shù)因素。第一，信息化建設(shè)滯后。伴隨著信息技術(shù)的普及，事業(yè)單位已經(jīng)認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的重要性，但檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)滯后，主要原因包括：個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)思想陳舊，認(rèn)為檔案管理對(duì)提高單位效益的作用不明顯，為信息化建設(shè)活動(dòng)帶來(lái)阻力；單位在信息化建設(shè)上投入的資金不足，缺少先進(jìn)的軟硬件設(shè)備支持，信息化檔案管理只是空談。第二，部門(mén)溝通不暢。文書(shū)檔案管理信息化，一方面減輕了工作人員的工作量，從大量重復(fù)性的工作任務(wù)中解脫出來(lái)；另一方面加快了信息傳輸速度，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享。然而，部分單位由于部門(mén)機(jī)構(gòu)層級(jí)復(fù)雜，溝通互動(dòng)少，甚至存在部門(mén)壁壘和“信息孤島”，削弱了信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，導(dǎo)致檔案管理效率低下。

三、事業(yè)單位文書(shū)檔案管理效率的提升路徑

（一）閉環(huán)管理。閉環(huán)管理就是從檔案的收集開(kāi)始到檔案的利用為止，將其作為一個(gè)閉環(huán)系統(tǒng)，管理過(guò)程中根據(jù)信息反饋進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，及時(shí)解決存在的問(wèn)題，從而實(shí)現(xiàn)質(zhì)量持續(xù)提升。1.設(shè)計(jì)閉環(huán)管理接口。閉環(huán)管理接口，就是上一個(gè)任務(wù)與下一個(gè)任務(wù)之間的節(jié)點(diǎn)。以歸檔接口為例，代表全部歸檔流程完成，可以進(jìn)入保管環(huán)節(jié)；反之則是等待歸檔，不能進(jìn)入保管環(huán)節(jié)。在OA系統(tǒng)的輔助下，文書(shū)檔案的歸檔接口時(shí)間，應(yīng)在財(cái)務(wù)部門(mén)履約付款之前，確認(rèn)歸檔后才能進(jìn)行收付款。2.完善閉環(huán)管理機(jī)制。文書(shū)檔案的歸檔可能涉及多個(gè)部門(mén)，需要各部門(mén)的協(xié)作配合，如辦公室、人事部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等。完善閉環(huán)管理機(jī)制，首先，要完善歸檔機(jī)制，明確部門(mén)職責(zé)分工，各部門(mén)之間加強(qiáng)溝通互動(dòng)，以確保管理工作順利進(jìn)行。其次，要建立信息反饋機(jī)制，聽(tīng)取各方的意見(jiàn)和建議，實(shí)現(xiàn)管理活動(dòng)的優(yōu)化。最后，檔案的整理、鑒定、查詢(xún)等環(huán)節(jié)要滿(mǎn)足規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求，才能進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。3.增強(qiáng)閉環(huán)管理能力。在文書(shū)檔案閉環(huán)管理中，工作人員應(yīng)不斷提升個(gè)人管理能力。樹(shù)立全局意識(shí)和前瞻性思維，保持高度敏感性，熟練掌握文書(shū)檔案的管理流程。了解最新的規(guī)章制度，工作中嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，避免盲目操作、隨意操作。此外，在信息技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中，要樹(shù)立安全防護(hù)意識(shí)，管理活動(dòng)中避免文書(shū)檔案信息泄露、丟失。4.實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理效果。要想實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理效果，首先，要提高文書(shū)檔案的歸檔率。基于閉環(huán)控制理念，上一個(gè)任務(wù)完成才能進(jìn)入下一個(gè)任務(wù)，這樣能提高上一個(gè)接口部門(mén)的工作主動(dòng)性，嚴(yán)格按照管理標(biāo)準(zhǔn)和要求開(kāi)展工作。其次，閉環(huán)管理不再以年度為單位，而是動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)歸檔。以合同檔案為例，合同簽訂后應(yīng)及時(shí)移交，避免在外部進(jìn)行流轉(zhuǎn)，為后續(xù)收付款環(huán)節(jié)打下基礎(chǔ)。最后，在閉環(huán)管理模式下，上一個(gè)環(huán)節(jié)的工作開(kāi)展情況，會(huì)對(duì)下一個(gè)環(huán)節(jié)造成影響，文書(shū)檔案形成后應(yīng)從被動(dòng)催繳轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)移交，提高歸檔的主動(dòng)性。

（二）規(guī)范化管理。規(guī)范化管理又稱(chēng)為標(biāo)準(zhǔn)化管理，主要是發(fā)揮出制度的約束作用，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)計(jì)劃化、組織系統(tǒng)化、業(yè)務(wù)流程化和控制過(guò)程化。將其用在文書(shū)檔案管理中，有助于降低成本、提高效率。1.提高思想認(rèn)識(shí)。規(guī)范化管理的第一步，是提高工作人員對(duì)文書(shū)檔案管理的思想認(rèn)識(shí)，樹(shù)立正確的管理理念。為此，一方面，應(yīng)組織檔案管理部門(mén)及其工作人員，深入學(xué)習(xí)檔案管理的系統(tǒng)知識(shí)，尤其轉(zhuǎn)變單位領(lǐng)導(dǎo)的思想，使其看到檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)意義，大力支持管理工作開(kāi)展；另一方面，應(yīng)在單位內(nèi)加大宣傳力度，利用宣傳欄、會(huì)議、官網(wǎng)、微信公眾號(hào)等多種媒介，宣傳文書(shū)檔案管理的意義、方法，營(yíng)造出積極向上的工作氛圍，提高各部門(mén)、各人員的配合程度。2.完善制度建設(shè)。完善的管理制度，能為文書(shū)檔案工作提供依據(jù)和保障，有助于強(qiáng)化人員的責(zé)任意識(shí)，約束人員的工作行為，促進(jìn)各項(xiàng)管理制度的落實(shí)。第一，工作開(kāi)展中，應(yīng)推行人性化管理理念，激發(fā)工作人員的熱情；明確崗位職責(zé)和工作內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)制度性約束；加強(qiáng)監(jiān)督審核，促使工作效率和質(zhì)量不斷提升。第二，注重績(jī)效考核，落實(shí)獎(jiǎng)懲機(jī)制。根據(jù)工作人員的表現(xiàn)、業(yè)績(jī)，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)或懲罰，用來(lái)激發(fā)工作人員的能動(dòng)性。3.強(qiáng)化部門(mén)協(xié)作。文書(shū)檔案管理關(guān)系到事業(yè)單位的整體運(yùn)行，與各部門(mén)之間關(guān)聯(lián)密切。要想提高文書(shū)檔案的管理效率，應(yīng)該強(qiáng)化部門(mén)協(xié)作，以獲得檔案管理上的支持與配合。對(duì)檔案工作人員而言，應(yīng)學(xué)習(xí)掌握人際溝通技巧，了解單位內(nèi)不同部門(mén)的業(yè)務(wù)開(kāi)展情況，與其他部門(mén)的人員互動(dòng)交流，打破部門(mén)壁壘，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

（三）信息化管理。信息化就是將信息技術(shù)引入檔案管理中，通過(guò)轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)流程、管理方式和組織方式，重新整合內(nèi)外部資源，最終提高管理效率和效益。大量實(shí)踐證實(shí)，將文書(shū)檔案進(jìn)行信息化管理，是提高管理效率的有效手段。1.打造管理信息系統(tǒng)。第一，合理設(shè)計(jì)文書(shū)檔案資源管理模塊，充分運(yùn)用信息技術(shù)在數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)、處理上的優(yōu)勢(shì)，簡(jiǎn)化文書(shū)檔案管理流程，提高檔案查詢(xún)效率，促進(jìn)管理水平的不斷提升。第二，完善軟硬件設(shè)施。以文書(shū)檔案的查詢(xún)?yōu)槔?，可采用關(guān)鍵詞查詢(xún)、檔案編號(hào)查詢(xún)等多種方式，提高信息查詢(xún)的靈活性。另外，根據(jù)文書(shū)檔案的來(lái)源、內(nèi)容、歸檔時(shí)間等情況設(shè)置標(biāo)簽，也有助于后續(xù)進(jìn)行查詢(xún)。第三，打造文書(shū)檔案信息化管理平臺(tái)，增加可視化功能，提高管理系統(tǒng)的可操作性。除滿(mǎn)足日常業(yè)務(wù)需求以外，還要為文書(shū)檔案的開(kāi)發(fā)利用打下基礎(chǔ)。2.落實(shí)監(jiān)督工作。第一，對(duì)文書(shū)檔案管理信息化進(jìn)行監(jiān)督，把控檔案資料管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保管理上沒(méi)有空白和死角，從而保證管理水平的持續(xù)提升。第二，有條件的單位，應(yīng)設(shè)置文書(shū)檔案信息化監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案的信息化管理工作進(jìn)行監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)上報(bào)，通過(guò)技術(shù)分析明確問(wèn)題原因，給出科學(xué)可行的應(yīng)對(duì)措施，從源頭上消除管理隱患。第三，工作人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案的管理制度，圍繞技術(shù)操作開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)，通過(guò)提升自身綜合素質(zhì)，為文書(shū)檔案管理保駕護(hù)航。3.加強(qiáng)安全管理。文書(shū)檔案信息化管理，必須做好安全保密工作。第一，工作人員要把握好管理權(quán)限，采用分級(jí)管理機(jī)制，根據(jù)工作崗位要求，設(shè)置對(duì)應(yīng)的管理權(quán)限，避免工作人員越權(quán)操作。第二，針對(duì)文書(shū)檔案的使用者制訂合理的授權(quán)許可借閱制度，經(jīng)過(guò)授權(quán)許可后，才能在權(quán)限范圍內(nèi)查詢(xún)、閱讀、利用文書(shū)檔案，避免檔案信息泄露。第三，信息化管理平臺(tái)在應(yīng)用過(guò)程中，應(yīng)定期更新系統(tǒng)，使用安全防護(hù)技術(shù)，例如防火墻、數(shù)據(jù)加密、殺毒軟件等，有效防范黑客攻擊和病毒入侵。

四、文書(shū)檔案管理工作實(shí)踐

筆者在太原市城市排水管理中心檔案室就職，主要工作內(nèi)容包括：?jiǎn)挝粰n案的收集、整理、歸檔、借閱、處置；參與重大項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，并督促指導(dǎo)竣工資料及時(shí)歸檔；以及檔案資料的安全保密工作。在市政排水工程竣工資料歸檔及管理中，工作實(shí)踐總結(jié)如下：

（一）竣工檔案管理要求。第一，工程竣工驗(yàn)收后，由施工單位會(huì)同建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位共同對(duì)工程進(jìn)行全面檢查驗(yàn)收，正式簽署竣工交驗(yàn)文件，要求書(shū)寫(xiě)規(guī)整、清晰、簽字齊全。第二，由質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)進(jìn)行工程質(zhì)量竣工等級(jí)核定，簽發(fā)《工程質(zhì)量竣工核驗(yàn)證書(shū)》。第三，竣工檔案資料在收集、整理、歸檔、借閱、處置過(guò)程中，均要做好安全保密工作，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范要求，按照權(quán)限對(duì)使用者開(kāi)放；尤其要加強(qiáng)借閱管理，避免檔案資料丟失、泄露。

（二）竣工檔案報(bào)送要求。第一，竣工檔案要滿(mǎn)足完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性要求，各種簽證手續(xù)完備，字跡清晰并且是原始件。第二，建設(shè)單位應(yīng)組織督促和協(xié)同施工單位檢查施工技術(shù)資料的質(zhì)量，不符合要求應(yīng)限期修改、補(bǔ)齊、甚至重做。第三，全部施工技術(shù)資料應(yīng)在竣工驗(yàn)收后，按協(xié)議規(guī)定的時(shí)間，移交給建設(shè)單位。其中，應(yīng)移交給市城建檔案館的竣工檔案，從工程竣工驗(yàn)收之日起6個(gè)月內(nèi)移交完畢；此類(lèi)檔案要做到一式三套，原件交市城建檔案館，其他兩套分別移交建設(shè)單位和使用單位。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文書(shū)檔案是事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)的核心，具有參考價(jià)值，能提供檢索服務(wù)。文章從閉環(huán)管理、規(guī)范化管理、信息化管理三個(gè)方面提出應(yīng)對(duì)措施，希望為實(shí)際工作開(kāi)展提供借鑒，推動(dòng)事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展。