紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設的優(yōu)化路徑

文/山西省呂梁市規(guī)劃和自然資源局 賈艷尼

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》明確指出紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設的重要性和必要性，也提出一些具有可行性的實施建議。當前我國紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作在實踐探索中取得顯著成果，但也顯現(xiàn)出一些矛盾和不足。對此，應從實際情況出發(fā)，依托于先進的技術(shù)優(yōu)勢，構(gòu)建數(shù)字檔案資料庫，深化檔案收集及處理中的各項業(yè)務，兼顧檔案開發(fā)與檔案保護一同推進，實施精細化管理，使之更加提質(zhì)增效。紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設是一個長期積累和堅持的過程，需要理論聯(lián)系實際，最大化地排除安全隱患，全程深化數(shù)字化各環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制。

一、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設的重要性

（一）有助于節(jié)約管理的成本費用。紙質(zhì)檔案管理工作龐大繁瑣，涉及方方面面的內(nèi)容，對配備的檔案庫房，內(nèi)外環(huán)境要求極高，不僅要配備去濕機、滅火器等設施設備，還要滿足國家相關法律法規(guī)。同時，為維護好紙質(zhì)檔案管理，還需要持續(xù)投入大量的人力物力，花費高額的成本管理費用。紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設，有效彌補和替代傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的不足，將人工讀取的檔案信息，改進為機讀方式，既能節(jié)約空間場所，又能節(jié)省成本費用。尤為重要的是，極大地方便人們快捷高效查閱的功能。

（二）有助于對檔案原始資料的保護。創(chuàng)建電子檔案系統(tǒng)，采取數(shù)字化錄入的方式，可有效替代原件，更好地保護原始資料，增加其使用壽命周期。有了電子檔案系統(tǒng)的屏障保護作用，可有效規(guī)避人為的抽取、撤換、隨意涂改材料等不良行為。同時，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作模式相比，數(shù)字化的電子檔案在操作中更加安全可靠，特別是一些具有歷史價值的檔案材料，經(jīng)過專門的數(shù)字化處理，能強化對檔案材料的妥善管理。此外，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化推進中，如編目、查閱等，無須調(diào)動或挪用原始材料，避免人為損害，為原始檔案材料提供更加安全的保障體系。

（三）有助于檔案工作的開發(fā)利用。在科學技術(shù)推動下，計算機技術(shù)、掃描技術(shù)等優(yōu)勢在各行業(yè)領域不斷凸顯。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設中將豐富多樣的檔案資源以數(shù)字化的形式來保存和管理，既真正提升檔案的工作效率，又實現(xiàn)檔案信息資源的共建共享。從本質(zhì)屬性上來看，既推進紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設，又使紙質(zhì)檔案工作從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式中跳脫出來，切實打破常規(guī)手段的弊端和缺陷，構(gòu)建檔案材料開發(fā)利用的良好格局。數(shù)字化技術(shù)真正實現(xiàn)了檔案材料的數(shù)據(jù)共享，也為人們提供了更加快捷優(yōu)質(zhì)的檔案服務，其中的檔案查詢功能將各種檔案材料有機整合，依托于檔案信息資料庫，使人們跨越時間空間的限制，隨時隨地汲取和學習相關信息。此外，通過全面構(gòu)建紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設，使檔案管理部門與其他部門相互連接，促進無紙化辦公和網(wǎng)絡信息傳遞，拓寬和延伸檔案信息的管理范圍，更好地發(fā)揮檔案管理高效協(xié)同作用。

二、當前紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設問題

（一）數(shù)字化標準不完善。紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設具有高度的綜合性和復雜性，就目前情況來看，數(shù)字化標準仍有缺失、相對滯后兩大方面問題。一方面，數(shù)字化標準仍有缺失，主要是指檔案信息管理系統(tǒng)缺乏一些重要程序的實施標準，且各地區(qū)實施的數(shù)字化情況差異明顯，電子檔案僅僅具備統(tǒng)一的接手標準，在具體實施上，如數(shù)字化副本和紙質(zhì)檔案的移交、處理等，缺乏詳細規(guī)定，在數(shù)字化評估等內(nèi)容上標準也參差不齊；另一方面，數(shù)字化標準相對滯后，由于數(shù)字化工作眾多，而相應工作標準的創(chuàng)建呈現(xiàn)出靜止穩(wěn)定的狀態(tài)，這些標準表現(xiàn)出較高的預見性，但隨著時代和科技發(fā)展，需要進行相應的調(diào)整和改進，否則在實際應用中，其滯后性則會尤為顯著。

（二）數(shù)字化面臨安全隱患。其中包括檔案實體安全與信息安全、外包安全問題等。一是檔案實體安全與信息安全。檔案實體安全側(cè)重于檔案材料的完整性和安全性，若是保存保護不當，極易出現(xiàn)破損和紙張缺失現(xiàn)象，再加上操作不規(guī)范，質(zhì)量驗收欠佳，均會影響到檔案安全性和效益性；檔案信息安全既涉及紙質(zhì)載體內(nèi)容，又牽連到數(shù)據(jù)內(nèi)容的完整性和存儲狀態(tài)，數(shù)字檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)相較而言，具有高效快捷的優(yōu)越性。然而，也為非法人員的盜取和損害提供了可乘之機，增加信息泄露風險，設備故障、軟件更新升級等均會影響到數(shù)字圖像的正常應用。二是數(shù)字化外包安全問題，外包機構(gòu)的工作人員專業(yè)技能及素質(zhì)參差不齊，缺乏檔案安全意識，加之檔案部門輕視保密資質(zhì)工作，數(shù)字化過程中將安全保密工作拋之腦后，輕視檔案材料的保密操作，隨意連接網(wǎng)絡，涉密檔案處理不當，均會埋下一系列安全隱患。此外，內(nèi)部監(jiān)督不當，內(nèi)控管理體系不完善，都會造成對檔案工作的不利影響。

（三）數(shù)字化加工中的質(zhì)量問題。主要表現(xiàn)在目錄數(shù)字化、全文數(shù)字化等。目錄數(shù)字化操作中，著錄信息不規(guī)范、不完整，未能創(chuàng)建多級著錄等行為，這與《檔案著錄規(guī)則》嚴重不符，極易降低紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作質(zhì)量。全文數(shù)字化采用掃描、錄入等方式，將紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)化為圖像資料，在數(shù)字化過程中會有成本因素、環(huán)境因素、工作量因素、人員因素等質(zhì)量影響；其中的成本因素為檔案部門一味地壓縮成本費用，無法達到相應的工作成效；人員因素，特指工作人員專業(yè)能力素質(zhì)參差不齊，操作不合乎規(guī)范，難以發(fā)現(xiàn)檔案風險及問題，對此應及時糾正和加以改進，采取修改和加工等舉措，在一定程度上又會耗費大量人力物力。

（四）數(shù)字化中的法律問題。其中包括法律效力、著作權(quán)、隱私權(quán)。首先，法律效力問題是從檔案材料的本質(zhì)屬性來定義，紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設，應嚴格遵循檔案的真實性和原始性下的法律原則，還要為數(shù)字化檔案管理提供法律保障和決策依據(jù)，兼顧紙質(zhì)檔案數(shù)字化的處理與保存。其次，檔案材料種類繁多，涉及著作權(quán)和隱私權(quán)，檔案部門運用網(wǎng)絡技術(shù)生產(chǎn)的文獻資料，若是與個人隱私相關，需要求得當事人同意后才能公開，以此增強檔案工作的安全性和合理性。

三、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設經(jīng)驗總結(jié)

（一）檔案管理。對檔案內(nèi)容進行適當?shù)恼恚⑦M行標識，保證數(shù)字化質(zhì)量。規(guī)范檔案目錄內(nèi)容，準備檔案數(shù)據(jù)，對不規(guī)范的地方進行修改；在保證檔案不受損的前提下拆除文件裝訂物；依照要求區(qū)分同一案卷中的掃描件與非掃描件，剔除無價值文件；針對破損嚴重或褶皺不平影響掃描質(zhì)量的文件進行相應的修復處理；制作紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工交接等級表，將整理好的文件詳細記錄在案。

（二）檔案掃描。準備專業(yè)高速掃描儀對檔案文件進行掃描，針對紙質(zhì)較薄、過厚、附有小頁面紙張的文件利用平板掃描。在掃描模式的選擇上，可根據(jù)檔案文件實際情況酌情選擇黑白、灰度和彩色三種模式。而針對掃描的分辨率而言，常選擇的分辨率有200DPI和100DPI，可根據(jù)檔案原件的清晰度進行適當?shù)恼{(diào)整。

（三）圖像深處理。檔案掃描完成后，將掃描文件保存為TIFF格式，并對各影像頁面進行深處理，保證圖像完整、無扭曲、無暗影、無干擾信息。常見的深處理方式有去污點、黑邊、糾偏等。深處理后的圖像保存為PDF格式。

（四）圖像質(zhì)檢。主要是對深處理后的圖像進行檢查，不符合管理要求的則返回上一環(huán)節(jié)進行重新處理。檢查內(nèi)容一般為圖像清晰度、偏斜度、失真度、頁碼順序、是否存在倒置、漏掃、多掃等情況。

（五）圖像存儲。根據(jù)紙質(zhì)檔案的檔號對掃描后的圖像文件進行命名，并保存至指定路徑，以便掛接入庫，與檔案目錄建立起對應關系。

（六）目錄建庫。依照相關要求，采用通用數(shù)據(jù)格式構(gòu)建檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

（七）數(shù)據(jù)掛接。一方面，在掛接前對數(shù)據(jù)進行關聯(lián)檢查，核查圖像文件的名稱是否與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的檔號保持一致，頁數(shù)和文件總數(shù)是否相同，建立相互對應的關系；另一方面，在數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中，將形成的目錄數(shù)據(jù)庫和圖像數(shù)據(jù)庫及時加載至數(shù)據(jù)服務器端進行匯總，從而利用相應軟件實現(xiàn)自動檢索、批量、快速掛接。

（八）數(shù)據(jù)驗收。紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設要保證驗收抽檢的合格率達到95%以上，若出現(xiàn)掛接錯誤、圖像文件不完整、不清晰、存有錯誤等情況，則標記為不合格。

（九）雙層PDF輸出，數(shù)據(jù)備份。將驗收后的圖像文件轉(zhuǎn)化為PDF格式，便于之后對檔案的利用。同時，對驗收合格的完整數(shù)據(jù)進行及時的備份，保證一式兩份，可利用光盤刻錄或U盤等方式，備份過程中要確保數(shù)據(jù)信息和文件數(shù)量的完整與準確。

（十）數(shù)字化成果管理。采用在線和離線兩種方式，借助相應軟件對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進行管理，保證其安全、完整且長期可用。

四、優(yōu)化紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設的路徑

（一）注重統(tǒng)籌布局和合理規(guī)劃。在開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作前，應事先明確價值取向，做好相關規(guī)劃工作。一是檔案部門應嚴格遵循相關法律法規(guī)及標準，結(jié)合國家檔案局的部署，將檔案工作的落腳點放在“存”與“用”上。二是紙質(zhì)檔案管理人員要全面分析自身檔案工作情況，兼顧好檔案數(shù)字化的掃描、統(tǒng)計、處理等業(yè)務工作，注重檔案部門與其他部門的溝通交流，充分規(guī)劃各業(yè)務環(huán)節(jié)及流程，禁忌一味地追求工作速率，積極推進各項工作方案。三是在檔案數(shù)字化工作實施前后，檔案部門應深入調(diào)研工作，借鑒和學習國內(nèi)外先進的檔案管理經(jīng)驗及技術(shù)，為整個數(shù)字化形成決策依據(jù)。為充分發(fā)揮規(guī)范性紙質(zhì)檔案文件的作用，可結(jié)合數(shù)字化工作開展動態(tài)，豐富實施細則及方案，出臺具有前瞻性和預見性的指導文件。比如，呂梁市城鄉(xiāng)規(guī)劃局創(chuàng)建的檔案館根據(jù)自身情況，制訂需求導向、分步實施、本級為主的策略，既解決了經(jīng)費的問題，又對其他地區(qū)具有示范性的效果。

（二）對數(shù)字化各環(huán)節(jié)實施質(zhì)量控制。數(shù)字化中的紙質(zhì)檔案工作不同于其他業(yè)務工作，有其特殊性，涉及眾多加工流程及環(huán)節(jié)，很多檔案館在職責職能上差異化明顯，在數(shù)字化加工流程方面應因地制宜、不斷改進。比如，工程項目的檔案材料，會應用到大量圖紙設計，對此應準備好專業(yè)化的圖紙掃描儀；再如歷史檔案材料的處理，涉及許多修復環(huán)節(jié)，更應規(guī)范使用數(shù)字化修復技術(shù)。與此同時，在數(shù)字化過程中，要高度重視各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，尤其是檔案數(shù)字化質(zhì)量，是推進各項工作有序進行的前提和基礎，對此各檔案數(shù)字化部門人員應明確職責，采取責任落實到人的方式，使工作人員具備較高的專業(yè)素質(zhì)。最后，數(shù)字化業(yè)務環(huán)節(jié)的執(zhí)行，需要結(jié)合實際情況，創(chuàng)建相符的質(zhì)量標準，明確規(guī)定掃描圖像的完整性、清晰度等。

（三）配備充足的數(shù)字化設施設備。針對紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設，一方面，要配備充足的硬件系統(tǒng)，這是數(shù)字化開展的首要條件；另一方面，在軟件方面，應注重實際的開發(fā)利用。圍繞相關工作人員，應采取統(tǒng)一專業(yè)化培訓方式，真正提升軟件系統(tǒng)的開發(fā)水平。比如，圍繞紙質(zhì)檔案數(shù)字化實際開發(fā)中，深入探討圖像文件的組織結(jié)構(gòu)、脫機存儲檔案數(shù)據(jù)載體的選擇和管理等，為紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設提供技術(shù)支撐。此外，應穩(wěn)步推進紙質(zhì)檔案數(shù)字化，根據(jù)檔案部門的自身情況，明確數(shù)字化的相應工作，堅持“質(zhì)量為先”原則，科學準確地做好機讀的錄入工作，靈活采用技術(shù)手段，既要做好數(shù)據(jù)儲存、備份和還原等，又要及時清除數(shù)字垃圾，為檔案信息管理系統(tǒng)創(chuàng)建安全保障。呂梁市城鄉(xiāng)規(guī)劃局檔案館配備防火墻、漏洞掃描等設施設備，根據(jù)數(shù)字檔案的類型，采用相應的數(shù)字加密技術(shù)，如設置用戶訪問權(quán)限及范圍等，為數(shù)字化工作推進構(gòu)建起長效的安全屏障。

（四）深入對數(shù)字化的精細化管理。為實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的高質(zhì)量發(fā)展，需要創(chuàng)建一套內(nèi)控管理制度，確保將各項業(yè)務工作做精做細，依據(jù)相應的管理制度和工作規(guī)范，厘清各部門及人員的工作體系，使紙質(zhì)檔案數(shù)字化具有安全保障。檔案部門應采取各項跟蹤監(jiān)管措施，聚焦關鍵環(huán)節(jié)，運用日報、周報等管理工作，持續(xù)跟進和監(jiān)督，及時糾正各種異常問題，制定具有針對性的改進措施。應利用方便快捷的查閱功能，深入推進檔案的精細化管理，堅持做到精益求精，不斷追求高質(zhì)量。此外，還要在構(gòu)建紙質(zhì)檔案數(shù)字化平臺的基礎上，致力于檔案開發(fā)與合作，在原有工作的數(shù)字化體系基礎上，延伸相應的數(shù)據(jù)建設，為檔案大數(shù)據(jù)提供強有力的技術(shù)支持。

五、結(jié)語

紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設工作任重而道遠，并非一蹴而就。檔案部門要根據(jù)計算機網(wǎng)絡技術(shù)優(yōu)勢，綜合分析業(yè)務工作，配置好數(shù)字化軟硬件設施設備，穩(wěn)步推進紙質(zhì)檔案的數(shù)字化創(chuàng)新改革，持續(xù)改善檔案工作質(zhì)量，為整個數(shù)字化進程提供有利條件。