新醫(yī)改背景下做好檔案編研工作的建議

文/海南省人民醫(yī)院 李倩

醫(yī)院檔案編研是以醫(yī)院館藏檔案資源為研究對象，對其進(jìn)行收集、分析、研究、整理和加工的過程，以滿足醫(yī)院和社會(huì)的利用需求。醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理過程中產(chǎn)生的信息資源，具有保存價(jià)值，是醫(yī)院運(yùn)營決策的重要依據(jù)和參考。在新醫(yī)改背景下，立足醫(yī)院館藏檔案，做好新時(shí)代醫(yī)院檔案編研工作，可以更好地發(fā)揮檔案資政職能、弘揚(yáng)醫(yī)院優(yōu)秀文化、增添檔案利用活力，推動(dòng)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

一、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案部門如何做好檔案編研工作的概述

2018年，政府工作報(bào)告提出，深化公立醫(yī)院醫(yī)療改革，協(xié)調(diào)推進(jìn)醫(yī)療價(jià)格、人事薪酬、藥品流通、醫(yī)保支付改革，提高醫(yī)療衛(wèi)生質(zhì)量，解決群眾看病就醫(yī)難題。為進(jìn)一步深化公立醫(yī)院改革，推進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)院管理制度建設(shè)，國務(wù)院辦公廳于2019年印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)三級公立醫(yī)院績效考核工作的意見》（國辦發(fā)〔2019〕4號），在全國范圍內(nèi)啟動(dòng)三級公立醫(yī)院績效考核工作。在第十三屆全國人民代表大會(huì)第三次會(huì)議上，李克強(qiáng)總理在政府工作報(bào)告中再次強(qiáng)調(diào)要“深化公立醫(yī)院綜合改革”?？梢妵裔t(yī)改頂層設(shè)計(jì)對醫(yī)藥、醫(yī)療、醫(yī)院命運(yùn)影響深遠(yuǎn)。新一輪醫(yī)改啟動(dòng)十余年中，醫(yī)藥改革基本完成并取得大突破，其中推進(jìn)分級診療制度建設(shè)、建立健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度、加快完善全民醫(yī)保制度、推進(jìn)藥品供應(yīng)保障制度建設(shè)等成為當(dāng)前醫(yī)改重點(diǎn)，未來依然有很多問題等待解決。公立醫(yī)院決策者對醫(yī)改政策的了解和實(shí)施情況，關(guān)系到醫(yī)院未來的生存與發(fā)展。

醫(yī)院檔案部門（含日常檔案和病案），館藏了上級主管部門的相關(guān)指示文件、醫(yī)院運(yùn)營與內(nèi)部管理過程形成的相關(guān)文件以及反映醫(yī)療質(zhì)量的相關(guān)文書，因此檔案部門要主動(dòng)對醫(yī)改相關(guān)檔案資料和文獻(xiàn)進(jìn)行編研，主動(dòng)服務(wù)醫(yī)院決策者政策需求，是醫(yī)院檔案工作者服務(wù)醫(yī)院中心工作的體現(xiàn)。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案部門做好檔案編研工作的現(xiàn)實(shí)意義

（一）有利于推進(jìn)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。醫(yī)院檔案是醫(yī)院醫(yī)療活動(dòng)最真實(shí)的記載，是醫(yī)院在日常醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理、承擔(dān)公共衛(wèi)生管理和健康等方面最真實(shí)的記錄，如患者病例、黨建、各類管理規(guī)則制度、工作方案措施、器械設(shè)備、基本建設(shè)項(xiàng)目、財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)等，是醫(yī)院發(fā)展最有力的佐證。如醫(yī)院在“十三五”收官，充分醞釀“十四五”規(guī)劃之際，檔案部門從新醫(yī)改要求角度出發(fā)，全力助推醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展，以“十三五”期間醫(yī)療質(zhì)量、科研立項(xiàng)、?？平ㄔO(shè)、學(xué)科發(fā)展、人才引培等為專題進(jìn)行檔案編研，為“十四五”規(guī)劃寫作小組提供充分的背景資料，使其在全面分析醫(yī)院現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，得以科學(xué)提出醫(yī)院“十四五”戰(zhàn)略目標(biāo)、總體發(fā)展思路和重點(diǎn)工作方向，助力推進(jìn)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

（二）有利于服務(wù)醫(yī)院中心工作，提升檔案部門在醫(yī)院的地位。醫(yī)院的發(fā)展取決于決策的科學(xué)性。例如海南省自貿(mào)港建設(shè)背景下允許國內(nèi)外優(yōu)秀資源來海南省投資辦醫(yī)院，市場競爭尤其激烈。決策者如何提升決策的科學(xué)性，是醫(yī)院發(fā)展中的重要問題。在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理部門主動(dòng)編研醫(yī)院醫(yī)療改革相關(guān)成果，將醫(yī)院歷年來的決策進(jìn)行編研。編研成果能夠使決策者透過檔案去把握醫(yī)院整體的運(yùn)營狀況，從而作出有效的科學(xué)決策，提升醫(yī)院的長期管理水平，使醫(yī)院在激烈競爭中獲得高質(zhì)量發(fā)展。

三、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理部門開展檔案編研工作的難點(diǎn)及解決對策

（一）新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理部門開展檔案編研工作的難點(diǎn)。具體有如下方面：

1.醫(yī)院決策者對檔案工作的忽視。簡單來說，就是檔案管理是醫(yī)院非主流、非中心工作。院領(lǐng)導(dǎo)可能認(rèn)為，管好檔案實(shí)體就行，沒必要進(jìn)行更多的投入，也缺少了對檔案的總體規(guī)劃。

檔案管理工作最大目的之一，在于提供利用。如何做到高效、充分利用，以達(dá)到最大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，是被大多數(shù)醫(yī)院管理者忽略的問題。在傳統(tǒng)意義的機(jī)關(guān)檔案中，通常被認(rèn)為是一些涉及工作秘密的資料，導(dǎo)致利用與服務(wù)脫鉤，也導(dǎo)致日常工作出現(xiàn)重復(fù)發(fā)文的現(xiàn)象，浪費(fèi)工作時(shí)間。

2.醫(yī)院檔案管理部門工作人員綜合能力不強(qiáng)。當(dāng)前，檔案工作在大多數(shù)醫(yī)院內(nèi)部未受重視，許多醫(yī)院將檔案管理工作定義為資料的收集與保管，忽視了檔案在醫(yī)院發(fā)展中的信息支撐作用，甚至被管理者視為單位的“養(yǎng)老部門”，這也是導(dǎo)致醫(yī)院在檔案專業(yè)人才的配備方面嚴(yán)重不足，結(jié)構(gòu)不科學(xué)，專業(yè)技能不強(qiáng)。同時(shí)，對檔案工作人員的梯隊(duì)建設(shè)缺乏規(guī)劃，檔案工作者個(gè)人多忙于處理日常的收集整理和保管工作，缺乏培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，導(dǎo)致其專業(yè)能力和整體素質(zhì)很難適應(yīng)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的需要。

（二）破解新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理部門開展檔案編研工作難的對策。具體有如下方面：

1.提升決策者對檔案工作的重視度。醫(yī)院決策者對檔案工作的態(tài)度和重視程度，影響了該單位檔案工作的發(fā)展程度，這又取決于決策者對檔案工作價(jià)值的認(rèn)識(shí)程度。（1）提升檔案工作的價(jià)值。為使決策者增強(qiáng)檔案意識(shí)，宣傳是必要手段，要經(jīng)常上報(bào)文件內(nèi)容，使決策者對檔案有印象從而產(chǎn)生作用；在做好檔案收集保管工作的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，以多種形式展現(xiàn)給決策者，尤其是一些與醫(yī)療業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案編研成果，會(huì)使決策者看后受到啟發(fā)。（2）把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。這是醫(yī)院檔案工作走進(jìn)決策者工作視野的先決條件，也是有序推進(jìn)醫(yī)院檔案工作、發(fā)揮檔案價(jià)值的必備條件。檔案人員通過充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，主動(dòng)規(guī)劃檔案工作，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視，為醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好條件。因此，檔案部門要圍繞醫(yī)院的中心工作，解決近期醫(yī)療重點(diǎn)、難點(diǎn)工作，做好檔案工作的年度計(jì)劃，爭取將檔案工作計(jì)劃內(nèi)容寫入醫(yī)院年度總結(jié)，進(jìn)入院領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。

2.提高檔案工作人員綜合能力的建議。（1）不斷提高檔案工作人員的政治站位。檔案工作的服務(wù)方向、管理對象及實(shí)質(zhì)決定了其具有政治性，通過加強(qiáng)黨的路線、方針、政策的學(xué)習(xí)，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案在政治上的堅(jiān)定性、敏銳性和鑒別力。（2）樹立良好的職業(yè)道德。職業(yè)道德同職業(yè)活動(dòng)緊密聯(lián)系，體現(xiàn)在日常工作的觀念、習(xí)慣和信念等方面。這就要求醫(yī)院檔案工作人員觀念上要有高度的工作責(zé)任感，行動(dòng)上要講究細(xì)心，默默奉獻(xiàn)，同時(shí)又要扎實(shí)掌握檔案工作技能，涉獵廣博的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，不斷開闊視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，增強(qiáng)政治意識(shí)，樹立起可靠、敬業(yè)的職業(yè)理想，主動(dòng)圍繞醫(yī)院的中心工作開展檔案工作。（3）增強(qiáng)檔案工作人員的編研意識(shí)。檔案編研意識(shí)薄弱是醫(yī)院檔案工作者的短板。醫(yī)院為醫(yī)療技術(shù)單位，檔案工作部門不容易受到重視，導(dǎo)致很多檔案管理人員存在“重管輕用、有編無研”的現(xiàn)象，而沒有開展對檔案價(jià)值的充分挖掘和傳播影響。檔案資料是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，是醫(yī)院發(fā)展途中的“巨人肩膀”，檔案編研的成果不僅能滿足檔案領(lǐng)域或者某些特定情況下的需求，還能滿足人們利用檔案的需求。（4）提高檔案工作人員綜合文化知識(shí)水平。檔案種類有傳統(tǒng)意義上的機(jī)關(guān)檔案、科研檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案等，涉及多學(xué)科知識(shí)，檔案編研工作不僅要具備文學(xué)、哲學(xué)、歷史學(xué)等知識(shí)，還要具備文件管理、檔案管理和保護(hù)等方面的專業(yè)知識(shí)。為適應(yīng)新醫(yī)改背景下醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展需求，醫(yī)院有必要?jiǎng)?chuàng)造條件對檔案編研人員外送培訓(xùn)，不斷強(qiáng)化和提升檔案編研人員的專業(yè)技能，同時(shí)鼓勵(lì)檔案工作人員要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，自我提高。（5）提高檔案工作人員信息收集能力。豐富的檔案信息資源是檔案編研工作的前提和基礎(chǔ)，每項(xiàng)檔案編研工作就是一次知識(shí)信息的整合、更新過程，更是一次信息資源深挖的過程。檔案工作人員需要熟練掌握檔案信息處理技能，提升信息收集渠道和收集能力，通過對檔案及相關(guān)擴(kuò)展信息進(jìn)行一系列處理，如信息收集、信息選擇、信息加工等，形成檔案信息資源，為服務(wù)對象提供高質(zhì)量針對性地利用。同時(shí)，檔案工作人員還要善于借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)，廣開征集渠道，拓寬征集思路，彌補(bǔ)檔案信息的不足。尤其在開展新醫(yī)改背景下，檔案編研涉及的信息資源從國家層面到醫(yī)院層面，文件來源廣泛，檔案編研工作者通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，可了解醫(yī)改政策的沿襲和使用者對相關(guān)信息的需求，從而最大限度地為醫(yī)院決策者服務(wù)。

四、做好檔案編研工作的建議

（一）擬訂計(jì)劃。擬訂計(jì)劃是做好檔案編研工作的前提。檔案部門在年初制定檔案工作計(jì)劃時(shí)，要緊扣醫(yī)改工作和醫(yī)院中心工作，將檔案編研工作納入檔案管理年度計(jì)劃中，服務(wù)醫(yī)院中心工作，做到有的放矢。

（二）確定主題。確立主題就是確立檔案編研工作的重心和方向。醫(yī)改是一個(gè)大主題，涉及醫(yī)療、醫(yī)藥和醫(yī)保等內(nèi)容，這就要求檔案編研工作人員要研究當(dāng)前公立醫(yī)院醫(yī)改的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題，充分調(diào)研國家層面、當(dāng)?shù)卣块T、本單位有關(guān)醫(yī)改的信息資源分布與檔案收歸現(xiàn)狀，以醫(yī)院決策者對醫(yī)改信息的需求為導(dǎo)向，有針對性地確立編研主題，從而更好地契合醫(yī)院決策者的需求，做到有目的地對醫(yī)院檔案信息資源進(jìn)行整合，以實(shí)現(xiàn)用戶需求與檔案編研成果的匹配，為公立醫(yī)院決策者解決醫(yī)改重點(diǎn)難點(diǎn)問題提供政策參考，更好地服務(wù)于醫(yī)院中心工作。同時(shí)，要兼顧醫(yī)院的職能部門的需求。醫(yī)院內(nèi)設(shè)的職能部門，是落實(shí)醫(yī)院決策者工作部署的具體執(zhí)行部門，檔案部門只有主動(dòng)協(xié)助相關(guān)職能部門，按工作職能類別提煉契合職能部門需求的相關(guān)編研主題，才能使醫(yī)改信息的編研成果有機(jī)會(huì)成為醫(yī)院決策者的參考信息，從而發(fā)揮利用價(jià)值。例如立足醫(yī)院自身實(shí)際，通過與科研教學(xué)部門合作以醫(yī)改背景下的教學(xué)科研工作為主題的編研、與醫(yī)務(wù)護(hù)理部門合作以醫(yī)改背景下的臨床研究為主題的編研、與醫(yī)學(xué)裝備部門合作以專業(yè)設(shè)備為主題的編研等，將最能體現(xiàn)醫(yī)院特色資源進(jìn)行充分挖掘，為決策者打造醫(yī)院特色歷史政策材料提供支持。

（三）素材選擇。檔案室館藏豐富的檔案資料是編研素材的重要來源，在確定檔案編研主題的基礎(chǔ)上，充分了解醫(yī)院館藏與主題相關(guān)資料，對每一項(xiàng)醫(yī)改政策出臺(tái)后公立醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)工作發(fā)生的變化以及產(chǎn)生的相關(guān)資料進(jìn)行收集。編研要從決策者的視角出發(fā)，對檔案編研的素材進(jìn)行選擇、收集、整理，深度挖掘公立醫(yī)院決策者階段性對醫(yī)改信息的需求的焦點(diǎn)，為提煉醫(yī)院決策者的階段性對醫(yī)改信息的需求焦點(diǎn)，就要研讀相關(guān)文件，如醫(yī)院的五年發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃及階段性的綜合改革方案等。但單位檔案室的館藏資料不是唯一的檔案編研素材來源。編研工作者在立足本單位檔案資料的基礎(chǔ)上，要多途徑選擇社會(huì)面與主題縣相關(guān)的素材。例如每年政府工作報(bào)告都有對上一年醫(yī)改工作回顧和對當(dāng)年醫(yī)改工作的安排；為進(jìn)一步深化公立醫(yī)院改革，推進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)院管理制度建設(shè)，國務(wù)院辦公廳于2019年印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)三級公立醫(yī)院績效考核工作的意見》（國辦發(fā)〔2019〕4號），在全國范圍內(nèi)啟動(dòng)三級公立醫(yī)院績效考核工作。2022年海南省政府出臺(tái)《海南省推動(dòng)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展實(shí)施方案》，詳細(xì)部署了為建立健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度、建設(shè)健康海南提供有力保障的措施。這些都可以成為編研的主題，以形成系統(tǒng)的醫(yī)改政策編研成果。以海南省人民醫(yī)院2021年全面啟動(dòng)推行公立醫(yī)院綜合改革為例，這是醫(yī)院的中心工作之一。作為檔案工作人員，有必要了解醫(yī)院綜合改革方案內(nèi)容，通過醫(yī)改政策主題的檔案編研成果，揭露新一輪醫(yī)改政策實(shí)施以來的政策導(dǎo)向變化以及公立醫(yī)院相應(yīng)發(fā)生的變化，分析編研成果與解決當(dāng)前公立醫(yī)院醫(yī)改重點(diǎn)難點(diǎn)問題的關(guān)系。

（四）編排加工。素材資料選擇后，按照一定的體例要求，將整個(gè)檔案編研成果進(jìn)行統(tǒng)一編排及一定結(jié)構(gòu)上的加工完善，如匯編、文摘、簡介、史志等等。要注意編研成果的多樣化，如文字形式、圖片形式、數(shù)據(jù)形式等。也有根據(jù)決策者的決策需要，依據(jù)醫(yī)院檔案資料，進(jìn)行摘錄、縮編檔案內(nèi)容的二次加工編研；也有立足醫(yī)院檔案資料，按既定的主題進(jìn)行系統(tǒng)深入的分析進(jìn)行的三次加工編研。通過編排加工，進(jìn)而探索建立面向醫(yī)院決策者提供的個(gè)性化、專業(yè)化的檔案信息資源推送。

五、結(jié)語

隨著醫(yī)療改革的不斷深入，檔案工作的理念和服務(wù)方式也應(yīng)隨之調(diào)整。做好新醫(yī)改背景下的檔案編研工作，向醫(yī)院決策者提供針對性和個(gè)性化的編研產(chǎn)品，是新時(shí)期醫(yī)院檔案部門服務(wù)醫(yī)院中心工作、服務(wù)醫(yī)改、助推醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的重要手段之一。