國(guó)有大型公交企業(yè)檔案管理模式優(yōu)化研究

文/北京公共交通控股（集團(tuán)）有限公司 劉贊

大型企業(yè)檔案管理主要是對(duì)企業(yè)發(fā)展歷史、日常業(yè)務(wù)、工作內(nèi)容等資料文件以檔案的形式進(jìn)行集中整理、統(tǒng)計(jì)與保管，由于多數(shù)國(guó)有企業(yè)成立時(shí)間較早，且體系架構(gòu)復(fù)雜，歷史檔案呈現(xiàn)出信息多、內(nèi)容雜的特點(diǎn)，尤其需要進(jìn)行系統(tǒng)化的檔案管理，這樣才能有效梳理國(guó)有企業(yè)的歷史軌跡、發(fā)展規(guī)律以及經(jīng)營(yíng)特征。

早期國(guó)有企業(yè)的檔案管理都是以實(shí)體檔案的方式進(jìn)行保存，將記錄企業(yè)發(fā)展面貌、歷史信息、業(yè)務(wù)資料的數(shù)據(jù)、圖片、文字等，獨(dú)立封存在檔案文件盒中，并以集中、統(tǒng)一的形式進(jìn)行管理。后期企業(yè)的檔案管理模式不斷創(chuàng)新升級(jí)，電子檔案、數(shù)字檔案等形式正在逐漸替代傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式，但對(duì)于國(guó)有企業(yè)存放有海量歷史檔案文檔來(lái)說(shuō)，其檔案管理模式的優(yōu)化升級(jí)之路漫長(zhǎng)又復(fù)雜，需要探索出一條檔案實(shí)體與電子檔案、數(shù)字檔案相結(jié)合的全新管理模式。

一、國(guó)有大型公交集團(tuán)檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）集團(tuán)檔案文綜概況。北京公交集團(tuán)（以下簡(jiǎn)稱“公交集團(tuán)”）是一家國(guó)有控股企業(yè)，成立至今已有百年歷史。公交集團(tuán)的主營(yíng)業(yè)務(wù)是城市地面公共交通的客運(yùn)服務(wù)，在北京市公共交通發(fā)展歷史中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。如今北京城市發(fā)展發(fā)生了翻天覆地的變化，道路不斷擴(kuò)建，公共汽車、長(zhǎng)途客運(yùn)汽車的數(shù)量、規(guī)模也呈現(xiàn)跨越式增長(zhǎng)。因而公交集團(tuán)作為歷史底蘊(yùn)深厚的大型國(guó)企，記錄、收集并存儲(chǔ)有海量的歷史文檔，是北京市室藏檔案數(shù)量規(guī)模最大的代表性企業(yè)之一。經(jīng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，截至2020年12月底，公交集團(tuán)及其下屬單位共存有258個(gè)檔案全宗，且擁有文書、會(huì)計(jì)、科技、合同、聲像、實(shí)物六大門類檔案文卷370378卷，共98257件；同時(shí)集團(tuán)專門為存儲(chǔ)檔案文件修建的檔案庫(kù)房占地面積多達(dá)3115平方米，共有326人從事檔案管理工作。

（二）集團(tuán)檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)及運(yùn)用情況。

公交集團(tuán)由于室藏檔案文件過(guò)多，在檔案管理方面面臨著嚴(yán)峻壓力，因此自2016年起，集團(tuán)就在積極推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，并將電子檔案納入集團(tuán)信息建設(shè)的發(fā)展計(jì)劃中。經(jīng)過(guò)為期1年的軟件開發(fā)，集團(tuán)的檔案管理系統(tǒng)于2017年1月上線運(yùn)行，該檔案管理系統(tǒng)將檔案基礎(chǔ)操作軟件與信息化系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合，還實(shí)現(xiàn)了與OA辦公系統(tǒng)的成功對(duì)接，不僅能夠?qū)⒁呀?jīng)辦結(jié)的公文檔案直接推動(dòng)至檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，而且辦公過(guò)程中有任何需要查詢調(diào)用的檔案，也能夠從檔案管理系統(tǒng)中快速找到，并通過(guò)信息系統(tǒng)直接調(diào)用。由此，公交集團(tuán)所開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)在現(xiàn)有基礎(chǔ)上開發(fā)了檔案信息檢索、查詢、數(shù)據(jù)錄入以及調(diào)檔存檔等信息化功能，大大提升了檔案管理效率。

雖然公交集團(tuán)已將開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)向各分公司、子公司及下屬二級(jí)單位進(jìn)行了全面推廣應(yīng)用，但由于檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)、會(huì)議系統(tǒng)的對(duì)接工作相對(duì)繁瑣。到目前為止，集團(tuán)也只完成了33個(gè)在用全宗檔案管理系統(tǒng)的搭建工作，遠(yuǎn)不能解決公司所有室藏檔案文件的系統(tǒng)化、信息化管理。

（三）集團(tuán)檔案數(shù)字化建設(shè)情況。公交集團(tuán)基于檔案局“十三五”規(guī)劃中提到的檔案數(shù)字化建設(shè)及發(fā)展目標(biāo)，自2018年起開始集中力量用于檔案數(shù)字化建設(shè)。一方面，由于數(shù)字化系統(tǒng)的全面導(dǎo)入與建設(shè)存在較多現(xiàn)實(shí)困難；另一方面，由于公司實(shí)體檔案文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案過(guò)程中存在部分技術(shù)難題，導(dǎo)致公司檔案數(shù)字化建設(shè)工作進(jìn)程緩慢。

截至目前，公交集團(tuán)共擁有專業(yè)數(shù)字化檔案存儲(chǔ)柜6個(gè)、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備1個(gè)，以及專門用于數(shù)字化轉(zhuǎn)換的掃描儀2臺(tái)，而現(xiàn)有的設(shè)備已經(jīng)轉(zhuǎn)化完成的數(shù)字化檔案數(shù)量為23301件，僅占到公交集團(tuán)全部檔案文卷的23.71%；且這部分?jǐn)?shù)字化檔案中，全部進(jìn)館存檔的問(wèn)卷僅有10642件，占到總數(shù)字化檔案文卷數(shù)的46%，但這部分進(jìn)館數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)容量卻已經(jīng)達(dá)到4176GB，占到公交集團(tuán)數(shù)字化檔案總?cè)萘康?1%。由此可以看出，公交集團(tuán)數(shù)字化檔案建設(shè)工作不僅進(jìn)程緩慢，且數(shù)字化設(shè)備、存儲(chǔ)空間的利用率都不高，數(shù)字化檔案建設(shè)工作有待進(jìn)一步加強(qiáng)。

二、國(guó)有大型公交集團(tuán)檔案管理模式存在的問(wèn)題

從公交集團(tuán)當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，其檔案管理模式存在一定的弊端及問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

（一）檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用存在上下脫節(jié)。公交集團(tuán)組織架構(gòu)龐大，除了總部的機(jī)關(guān)單位外，還設(shè)有全資子公司、分公司以及二級(jí)單位等下屬機(jī)構(gòu)。公交集團(tuán)的全宗檔案共有258個(gè)，除了總部機(jī)關(guān)單位外，各基層單位也負(fù)責(zé)存儲(chǔ)及管理一部分卷宗。但從檔案管理模式的實(shí)際應(yīng)用情況來(lái)看，各基層單位在檔案收繳、日常保管、庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)、安全防護(hù)等方面并沒(méi)有達(dá)到集團(tuán)總部標(biāo)準(zhǔn)，存在較大差距。而且集團(tuán)總部近年來(lái)積極推進(jìn)的信息化建設(shè)、檔案數(shù)字化建設(shè)也僅在總部機(jī)關(guān)單位和4個(gè)二級(jí)單位得以有效落實(shí)，其他基層單位仍然沿用傳統(tǒng)的人工管理模式，在檔案信息傳導(dǎo)、匯總等方面與集團(tuán)總部出現(xiàn)脫節(jié)，容易出現(xiàn)檔案丟失等情況，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的全面開展。

（二）檔案室藏及數(shù)字化轉(zhuǎn)換壓力較大。公交集團(tuán)作為大型國(guó)有企業(yè)，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)難以適應(yīng)新的發(fā)展節(jié)奏，檔案管理的理念、模式及方法都亟須進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。一步步將檔案實(shí)體文檔轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案，并進(jìn)行規(guī)范化、統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，是公交集團(tuán)下一階段的主要發(fā)展趨勢(shì)。

但公交集團(tuán)由于室藏檔案文件數(shù)量龐大，所面臨的數(shù)字化轉(zhuǎn)換形勢(shì)相較于一般企業(yè)要更為嚴(yán)峻。而從目前檔案數(shù)字化建設(shè)情況來(lái)看，雖然投入了大量財(cái)力、物力及人力，但收效甚微，已經(jīng)成功轉(zhuǎn)換的數(shù)字化檔案不足30%，且數(shù)字化檔案存儲(chǔ)空間利用率低下，導(dǎo)致公交集團(tuán)下一階段數(shù)字化檔案建設(shè)工作仍然難以達(dá)到全面進(jìn)館要求，無(wú)論是工作量還是實(shí)際應(yīng)用等方面，都會(huì)為集團(tuán)后期檔案管理工作帶來(lái)巨大難度。

（三）高端人才配置難以滿足新形勢(shì)發(fā)展要求。

公交集團(tuán)從事檔案管理工作的專職及兼職人員共有326人，雖然人員配置完備，但大多數(shù)員工從事的都是相對(duì)基礎(chǔ)的檔案工作。集團(tuán)具備檔案中級(jí)職稱的專業(yè)人員僅有6人，多數(shù)員工無(wú)法勝任更高級(jí)別的檔案管理工作，只能負(fù)責(zé)日常檔案接收、查閱、建檔、信息錄入、裝檔以及存檔等簡(jiǎn)單工作，檔案管理工作中相對(duì)困難的編研、數(shù)據(jù)挖掘、檔案信息利用等業(yè)務(wù)僅有少部分員工可以勝任。

在公交集團(tuán)檔案信息化、檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中，還缺乏數(shù)字化、信息技術(shù)、電子檔案應(yīng)用、館藏空間建構(gòu)、檔案資源整合等專業(yè)的高端人才，導(dǎo)致很多深層次的工作難以得到有效開展，現(xiàn)有的人員配置無(wú)法滿足集團(tuán)下一階段的工作發(fā)展要求。

三、國(guó)有大型公交企業(yè)檔案管理模式的優(yōu)化改進(jìn)方案

（一）公交集團(tuán)檔案管理模式的優(yōu)化方針。公交集團(tuán)檔案管理模式的優(yōu)化應(yīng)遵循以下四點(diǎn)重要方針：

1.問(wèn)題導(dǎo)向、資源為先。傳統(tǒng)的檔案管理模式無(wú)法滿足集團(tuán)新形勢(shì)下檔案工作的要求，無(wú)法跟上公交集團(tuán)信息化檔案建設(shè)、數(shù)字化檔案建設(shè)的全新發(fā)展目標(biāo)。公交集團(tuán)檔案管理模式的優(yōu)化正是建立在解決傳統(tǒng)檔案管理模式及不足的基礎(chǔ)上。因此，公交集團(tuán)檔案管理模式的優(yōu)化應(yīng)以問(wèn)題為導(dǎo)向，認(rèn)清自身在檔案管理工作中存在的短板及不足，科學(xué)應(yīng)用數(shù)字化、信息化技術(shù)去豐富檔案管理工作形式，優(yōu)先聚焦檔案資源板塊，從傳統(tǒng)的人工建檔、收錄信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮咏n、數(shù)字化資源整合，以此為檔案管理模式的優(yōu)化夯實(shí)基礎(chǔ)。

2.科學(xué)布局、集約高效。公交集團(tuán)檔案管理模式的優(yōu)化是全局優(yōu)化，不能局限在總部機(jī)關(guān)單位與少數(shù)幾個(gè)試點(diǎn)二級(jí)單位，應(yīng)以總部機(jī)關(guān)單位為中心，面向各子公司、分公司及二級(jí)單位進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的全方位布局。公交集團(tuán)在科學(xué)布局的基礎(chǔ)上，通過(guò)上線聯(lián)通的數(shù)字檔案系統(tǒng)，就能夠?qū)崿F(xiàn)總部機(jī)關(guān)單位與全體下級(jí)單位之間檔案信息的雙向傳導(dǎo)，省去傳統(tǒng)人工導(dǎo)入信息、傳輸信息的繁瑣流程，大大提升檔案管理效率，逐步構(gòu)建集約高效的現(xiàn)代檔案管理體系。

3.科技支撐、智能協(xié)同。公交集團(tuán)檔案管理模式的優(yōu)化是建立在信息化、數(shù)字化等先進(jìn)技術(shù)的基礎(chǔ)上。因此，整體優(yōu)化方案的制定、推進(jìn)與落實(shí)都需要以科技為支撐，積極推進(jìn)公交集團(tuán)信息化檔案、數(shù)字化檔案的建設(shè)工作，推進(jìn)檔案管理模式的優(yōu)化升級(jí)。

同時(shí)，公交集團(tuán)應(yīng)科學(xué)運(yùn)用信息技術(shù)手段，在檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)之間構(gòu)建信息通道，促進(jìn)檔案工作與集團(tuán)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作之間的有效銜接，實(shí)現(xiàn)各部門工作的智能協(xié)同，以此真正體現(xiàn)檔案管理模式優(yōu)化的作用與價(jià)值。

4.強(qiáng)化管理、突出專業(yè)。公交集團(tuán)檔案管理模式優(yōu)化的最終目標(biāo)是更好地開展檔案工作，因此信息化檔案建設(shè)、數(shù)字化檔案建設(shè)的關(guān)鍵是要落實(shí)在管理任務(wù)中，實(shí)現(xiàn)對(duì)集團(tuán)全系統(tǒng)檔案宗卷、文書、合同、科技、會(huì)計(jì)等各門類的資源整合、科學(xué)建檔、分類布局，并加快推進(jìn)電子建檔、數(shù)字化轉(zhuǎn)檔、信息歸檔與存檔等各項(xiàng)管理工作的開展，以此全面提升公交集團(tuán)檔案歸檔、保管、利用、研究的能力和水平。

（二）集團(tuán)檔案管理模式優(yōu)化的實(shí)踐措施。公交集團(tuán)基于上述四點(diǎn)優(yōu)化方針，其檔案管理模式優(yōu)化的實(shí)踐措施應(yīng)基于以下六個(gè)方面具體展開：

1.推進(jìn)檔案治理體系建設(shè)。應(yīng)科學(xué)運(yùn)用信息化技術(shù)，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的協(xié)同配合。從電子建檔環(huán)節(jié)開始，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，基于電子檔案注冊(cè)制進(jìn)行建檔、備檔與存檔，規(guī)范檔案工作，并從源頭加強(qiáng)對(duì)基層單位檔案工作的監(jiān)督管理，有效解決檔案缺失、檔案信息不全等問(wèn)題，全面推進(jìn)檔案治理工作的有效開展。

2.推進(jìn)檔案資源體系建設(shè)。公交集團(tuán)檔案管理模式的優(yōu)化應(yīng)運(yùn)用信息化、數(shù)字化技術(shù)加強(qiáng)對(duì)檔案信息、資源的有效整合，從傳統(tǒng)的分級(jí)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧s管理模式，對(duì)館藏檔案資料進(jìn)行集中、統(tǒng)一的保管、調(diào)取與應(yīng)用，并在集團(tuán)內(nèi)部逐步推廣全系統(tǒng)業(yè)務(wù)、辦公系統(tǒng)、新媒體信息與數(shù)字檔案室的即時(shí)歸檔進(jìn)程。公交集團(tuán)通過(guò)對(duì)檔案資源的系統(tǒng)化整合，能夠在檔案管理工作中以檔案中心為龍頭，建立實(shí)體檔案自上而下的檔案收繳接收模式，提高歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化和接收質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)應(yīng)交盡交、應(yīng)收盡收。

3.推進(jìn)檔案安全體系建設(shè)。公交集團(tuán)傳統(tǒng)檔案管理模式中保管主體為檔案實(shí)體，海量的檔案文本資料容易混淆錯(cuò)漏，還要時(shí)刻防范意外事故的發(fā)生。在數(shù)字化檔案建設(shè)進(jìn)程中，公交集團(tuán)應(yīng)以檔案管理中心為主體，運(yùn)用信息化手段，逐步推進(jìn)檔案實(shí)體文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通過(guò)電子建檔與存檔能夠提高檔案文件保管的安全性。以檔案管理系統(tǒng)為中心，還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)全系統(tǒng)檔案庫(kù)房的安全防控統(tǒng)籌管理，統(tǒng)一庫(kù)房安全標(biāo)準(zhǔn)，建立遠(yuǎn)程數(shù)字監(jiān)控系統(tǒng)，加強(qiáng)庫(kù)區(qū)定期巡檢，以此全面提升檔案庫(kù)區(qū)技防、安防水平。

4.推進(jìn)檔案利用體系建設(shè)。公交集團(tuán)傳統(tǒng)的檔案管理模式對(duì)檔案信息資源整體利用率較低，特別是集團(tuán)二級(jí)單位，不僅日常檔案管理工作不夠細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，對(duì)于館藏檔案更是很少運(yùn)用，很大程度影響了檔案文化的全局建設(shè)。因此，公交集團(tuán)在檔案管理模式優(yōu)化實(shí)踐中，通過(guò)構(gòu)建檔案利用體系，從總部機(jī)關(guān)單位到各下級(jí)單位，全體要求在日常工作中加強(qiáng)對(duì)歷史檔案文件的利用，包括檔案文化的建設(shè)、檔案歷史資源的展覽與宣傳、檔案信息與當(dāng)前工作的結(jié)合，全面提升檔案利用率，發(fā)揮館藏檔案的內(nèi)在價(jià)值。通過(guò)檔案的有效利用，全面展示百年公交走向國(guó)內(nèi)領(lǐng)先、世界一流的現(xiàn)代公交企業(yè)的歷程見(jiàn)證。

5.推進(jìn)檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。公交集團(tuán)傳統(tǒng)檔案管理模式的人才隊(duì)伍整體素養(yǎng)相對(duì)不高，且缺乏信息化、數(shù)字化等高端人才。因此在檔案管理模式優(yōu)化過(guò)程中，應(yīng)構(gòu)建高素質(zhì)人才隊(duì)伍，重點(diǎn)招聘檔案數(shù)字化、檔案信息化等方向的專業(yè)人才，以完備的知識(shí)型人才隊(duì)伍更好地投入開展集團(tuán)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作中，推進(jìn)檔案管理的信息化、數(shù)字化進(jìn)程。

6.推進(jìn)檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)。公交集團(tuán)檔案管理模式的優(yōu)化，本質(zhì)上是順應(yīng)國(guó)有企業(yè)及檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型趨勢(shì)，以此積極推進(jìn)檔案工作的信息化、數(shù)字化進(jìn)程。因此，公交集團(tuán)一方面應(yīng)在檔案信息化建設(shè)中，構(gòu)建并完善檔案信息共享智慧平臺(tái)。通過(guò)檔案信息共享智慧平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子建檔、入檔與存檔等一系列工作的線上開展，并在檔案資源信息化整合的基礎(chǔ)上，統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式，統(tǒng)一歸檔范圍，統(tǒng)一立卷標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一信息化管理。根據(jù)集團(tuán)內(nèi)部員工的使用需求，隨時(shí)調(diào)檔取檔，實(shí)現(xiàn)檔案信息的最大化共享；另一方面，公交集團(tuán)應(yīng)在檔案數(shù)字化建設(shè)中，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)集團(tuán)檔案的數(shù)據(jù)挖掘、分析與應(yīng)用。通過(guò)檔案的數(shù)字化建設(shè)，能夠從檔案數(shù)據(jù)信息的采集與管理入手，實(shí)現(xiàn)對(duì)館藏檔案資料的集約化管理，定期完成對(duì)檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)清理，科學(xué)應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)，從檔案數(shù)據(jù)信息中總結(jié)公交集團(tuán)歷史發(fā)展規(guī)律，展望公交集團(tuán)下一階段發(fā)展趨勢(shì)，以實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的雙贏。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新形勢(shì)下國(guó)有公交集團(tuán)檔案管理工作面對(duì)海量、繁雜、效率低下等問(wèn)題，亟須推進(jìn)檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)，以全新的檔案管理模式去適應(yīng)日新月異的發(fā)展形勢(shì)，為公交集團(tuán)現(xiàn)代化治理體系的構(gòu)建、管理效能及經(jīng)濟(jì)效益的提升提供有力保障，促進(jìn)其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。