基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理流程再造探究

文/航空工業(yè)計(jì)算所 閆潤(rùn)中 劉蓉

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的發(fā)布給我國(guó)檔案事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展帶來(lái)新的契機(jī)。在頂層規(guī)劃明確方向的大背景下，企業(yè)檔案如何通過(guò)流程再造提升管控效能，尤其是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代如何更好地為企業(yè)發(fā)展提供檔案資源知識(shí)化服務(wù)，增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，是本文將要探討的核心。

一、數(shù)字檔案平臺(tái)引入知識(shí)管理的可行性分析

本質(zhì)上講，知識(shí)管理就是依靠一套管理系統(tǒng)，讓需要管理的組織與個(gè)體規(guī)律化、規(guī)則化、系統(tǒng)化，減少對(duì)人力的依賴。通過(guò)最大化解放人力，同時(shí)不斷對(duì)獲取的信息進(jìn)行知識(shí)化加工、分享、更新、反饋，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)與人腦的信息交互并形成反哺循環(huán)。

目前，數(shù)字檔案平臺(tái)的普遍使用是檔案信息化管理的基礎(chǔ)標(biāo)志，作為企業(yè)重要信息資源的收集和匯總平臺(tái)，是企業(yè)知識(shí)歸納和凝練的載體。在新的發(fā)展要求下，企業(yè)數(shù)字檔案館需要借助新的信息化技術(shù)、新的管理模式，不斷拓展數(shù)字檔案館平臺(tái)的整合范圍、加強(qiáng)企業(yè)知識(shí)的分析和整理、深化企業(yè)知識(shí)的共享和利用，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館向智慧檔案館、知識(shí)共享平臺(tái)的轉(zhuǎn)化。

（一）知識(shí)管理理念與數(shù)字檔案館發(fā)展理念相匹配。知識(shí)管理作為一種現(xiàn)代化的管理方式，主要是通過(guò)采用人力資源管理的方式對(duì)知識(shí)進(jìn)行管理。當(dāng)前知識(shí)管理的核心理念與數(shù)字檔案館的服務(wù)宗旨高度契合，數(shù)字檔案館的建設(shè)初衷在于提高檔案管理的科學(xué)性與有序性，促進(jìn)檔案管理模式的升級(jí)。引入知識(shí)管理對(duì)于數(shù)字檔案館的發(fā)展是有效的補(bǔ)充和加強(qiáng)，能夠進(jìn)一步增強(qiáng)檔案信息的知識(shí)化存儲(chǔ)與利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的邏輯化和系統(tǒng)化。用戶的核心訴求能被系統(tǒng)有效識(shí)別和加工并予以反饋，通過(guò)提供多元化、可再生的信息服務(wù)產(chǎn)品，最大化滿足用戶的需求，最大限度發(fā)揮館藏檔案信息資源的價(jià)值。

（二）知識(shí)管理對(duì)象與數(shù)字檔案館信息資源范疇相一致。知識(shí)管理的重點(diǎn)在于加強(qiáng)對(duì)企業(yè)核心設(shè)計(jì)研發(fā)檔案、成果與專利檔案、黨建宣傳檔案等各類別企業(yè)核心信息資源的收集和管理再加工，這與數(shù)字檔案館未來(lái)的發(fā)展方向高度吻合。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)電子文件的管控，構(gòu)建大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，形成一體多元的綜合性信息資源管理平臺(tái)，最終更好地為企業(yè)提供服務(wù)。

（三）知識(shí)管理方法與數(shù)字檔案館建設(shè)手段相契合。通過(guò)主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息的知識(shí)資源，靠攏企業(yè)核心利益需求，深度挖掘與加工大數(shù)據(jù)信息，是未來(lái)企業(yè)檔案工作水平提升的關(guān)鍵。主動(dòng)建立數(shù)字檔案館與各主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)的鏈接，實(shí)現(xiàn)資源整合，提升資源利用效率，可以避免“信息孤島”現(xiàn)象。隨著檔案信息知識(shí)管理體系的搭建與完善，能夠全面實(shí)現(xiàn)館藏檔案資源數(shù)字化、系統(tǒng)管理自動(dòng)化、信息服務(wù)多元化，提升數(shù)字檔案館的戰(zhàn)略定位。

二、基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理流程再造初探

隨著大量新技術(shù)的普及和企業(yè)發(fā)展新形勢(shì)需要，近幾年筆者所在企業(yè)做了大量的信息化流程改造和業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成工作。

（一）AOS流程管理體系搭建。以“提升產(chǎn)能、提質(zhì)增效”為目標(biāo)，以數(shù)據(jù)為核心驅(qū)動(dòng)要素，企業(yè)統(tǒng)一推動(dòng)專業(yè)流程組織劃分的重構(gòu)與優(yōu)化。通過(guò)以流程為“血管”，以數(shù)據(jù)為“血液”，按照統(tǒng)一設(shè)定的運(yùn)行規(guī)則進(jìn)行循環(huán)，升級(jí)企業(yè)運(yùn)行機(jī)制。

我們按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)梳理了三級(jí)檔案業(yè)務(wù)流程體系，涵蓋了所有檔案業(yè)務(wù)。通過(guò)梳理，對(duì)所有檔案業(yè)務(wù)流程描述、流程觸發(fā)條件、流程閉環(huán)條件、流程依托資源進(jìn)行了明確定義，將檔案業(yè)務(wù)流程納入企業(yè)整體運(yùn)行軌道中。

（二）數(shù)字檔案館與各主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成。目前，企業(yè)已投入應(yīng)用的多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、實(shí)物檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、專題數(shù)據(jù)庫(kù)、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、知識(shí)管理模塊、外來(lái)文件管理模塊、數(shù)字展室等門類豐富的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，與OA（辦公自動(dòng)化系統(tǒng)）、BPM（業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)）、PDM（數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)）、MES（生產(chǎn)信息化管理系統(tǒng)）搭建了系統(tǒng)接口，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集和整合。其中保密管理系統(tǒng)、質(zhì)量管理系統(tǒng)、工藝管理系統(tǒng)的集成也正在論證階段，最終期望達(dá)成數(shù)字檔案館與企業(yè)常用業(yè)務(wù)系統(tǒng)全面融合，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館的大數(shù)據(jù)化，真正作為面向企業(yè)提供全能信息服務(wù)的集合體。

（三）部分業(yè)務(wù)流程全過(guò)程自動(dòng)化。通過(guò)多次對(duì)數(shù)字檔案館平臺(tái)的升級(jí)改進(jìn)，目前已經(jīng)做到外來(lái)文件分發(fā)與控制管理全過(guò)程數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)分發(fā)、信息跟蹤、反饋控制等效用。對(duì)文件設(shè)計(jì)更改流程做了改進(jìn)，檔案人員通過(guò)審批設(shè)計(jì)者提交的更改流程后，信息將自動(dòng)傳輸?shù)綌?shù)字檔案館，系統(tǒng)自動(dòng)執(zhí)行新舊版替換和自動(dòng)分發(fā)操作，實(shí)現(xiàn)全流程自動(dòng)化、可監(jiān)控。通過(guò)開(kāi)發(fā)技改檔案模塊實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目檔案管控的全程顯性化，實(shí)時(shí)顯示項(xiàng)目歸檔比例和歸檔數(shù)據(jù)，便于檔案員對(duì)項(xiàng)目檔案歸檔進(jìn)度的把控，項(xiàng)目檔案收集齊全后可在短期內(nèi)達(dá)到驗(yàn)收條件。

（四）強(qiáng)化檔案執(zhí)法監(jiān)督功能。為了加強(qiáng)企業(yè)檔案工作意識(shí)，實(shí)現(xiàn)各部門與檔案業(yè)務(wù)流程深度融合，開(kāi)發(fā)了檔案業(yè)務(wù)考核統(tǒng)計(jì)模塊，可實(shí)現(xiàn)對(duì)館藏檔案從歸檔、分發(fā)、換版、利用、歸還全過(guò)程的統(tǒng)計(jì)。定期發(fā)布檔案工作考核通報(bào)，通過(guò)數(shù)據(jù)化分析，找出流程運(yùn)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，從而對(duì)癥下藥疏通阻塞點(diǎn)，達(dá)到提升檔案工作治理水平的目的。

（五）開(kāi)展跨部門檔案知識(shí)管理庫(kù)建設(shè)。為檔案部門與科研部門建立知識(shí)管理庫(kù)共建試點(diǎn)，允許科研人員在數(shù)字檔案館的知識(shí)管理庫(kù)中按部門、按專業(yè)添加信息，包括工作總結(jié)、理論創(chuàng)新、知識(shí)匯總、探索分享等，旨在實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部知識(shí)體系的搭建和知識(shí)共享，實(shí)現(xiàn)資源利用最大化。

（六）檔案人員開(kāi)展SWOT分析挖掘潛能。結(jié)合新形勢(shì)下檔案工作對(duì)檔案人員的新要求，企業(yè)組織開(kāi)展了對(duì)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的SWOT分析。通過(guò)評(píng)估明晰了每個(gè)人的優(yōu)缺點(diǎn)，加以利用，實(shí)現(xiàn)了檔案人力資源配置的重構(gòu)，提升了檔案工作效能和人員滿意度。

三、面向“十四五”企業(yè)檔案管理流程的提升思考

（一）從“數(shù)字檔案館”向“智慧檔案館”進(jìn)化。1.智慧檔案館的體系結(jié)構(gòu)。應(yīng)至少由三部分構(gòu)成：智慧檔案、智慧物聯(lián)、智慧通信。智慧檔案館應(yīng)當(dāng)是建立在系統(tǒng)融合和資源共享基礎(chǔ)上，以用戶為中心的自優(yōu)化系統(tǒng)。能夠動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)用戶需求，對(duì)用戶需求變化作出敏銳反應(yīng)，從資源構(gòu)成、服務(wù)方式等方面作出調(diào)整以適應(yīng)用戶需要。智慧檔案館應(yīng)由實(shí)體檔案館、虛擬檔案館和運(yùn)行機(jī)制構(gòu)成，實(shí)體檔案館由硬件設(shè)施、服務(wù)設(shè)備、館藏檔案等構(gòu)成，是與用戶進(jìn)行交互的物理載體；虛擬檔案館是用戶與設(shè)備交互而形成的空間，能實(shí)時(shí)識(shí)別人和物并采集信息，通過(guò)構(gòu)建服務(wù)云平臺(tái)，提供各類檔案大數(shù)據(jù)，以多元化、分層次的推送方式，實(shí)現(xiàn)與用戶的交流互動(dòng)；運(yùn)行機(jī)制作為實(shí)現(xiàn)智慧檔案館構(gòu)想的保障，建立全面有效的流程控制標(biāo)準(zhǔn)、庫(kù)房控制、系統(tǒng)操作審計(jì)規(guī)范，充分保證系統(tǒng)運(yùn)行的安全與穩(wěn)定。2.智慧檔案館的服務(wù)類型。智慧檔案館輸出的服務(wù)類型應(yīng)當(dāng)包含數(shù)據(jù)獲取集成、檔案資源整合、檔案利用服務(wù)、檔案安全防護(hù)、智慧感知與決策、多維權(quán)限控制、元數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)、檔案業(yè)務(wù)全流程控制與考核、智能插件感知等。智慧檔案館在滿足用戶線性需求的基礎(chǔ)上，應(yīng)更加關(guān)注用戶需求的盲區(qū)、以點(diǎn)帶面的潛在需求，能夠提供高品質(zhì)的檔案信息產(chǎn)品乃至多元化知識(shí)服務(wù)，以高效、便捷、可更新、多層次的服務(wù)滿足用戶的碎片化需求。在建立智慧檔案館與用戶充分交互機(jī)制的基礎(chǔ)上，完成檔案服務(wù)的知識(shí)化管理和信息抓取的知識(shí)化應(yīng)用，從而反作用于用戶需求的解決和新需求的挖掘。3.數(shù)字檔案館未來(lái)的建設(shè)方向。是在檔案管理規(guī)范和制度的指導(dǎo)和保障下，在基礎(chǔ)設(shè)施升級(jí)的基礎(chǔ)上，建立一個(gè)覆蓋檔案部門及企業(yè)各部門間互聯(lián)互通，滿足各個(gè)部門檔案現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、歸檔、復(fù)制分發(fā)、鑒定銷毀、統(tǒng)計(jì)、編研為一體的開(kāi)放性可擴(kuò)展的一站式檔案管理平臺(tái)；實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)再加工、知識(shí)挖掘、智能操作、信息分析、智能推送等功能的資源服務(wù)平臺(tái)；實(shí)現(xiàn)信息資源管理、數(shù)字檔案管理、檔案知識(shí)管理、檔案知識(shí)服務(wù)的有機(jī)結(jié)合，形成“收、管、用”高度智能化的一站式檔案管理平臺(tái)，為企業(yè)科研生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理提供更全面的服務(wù)。

（二）基于大數(shù)據(jù)的智慧服務(wù)。以知識(shí)管理為切入點(diǎn)，改良數(shù)字檔案館平臺(tái)的模塊構(gòu)成，多以實(shí)用性的模塊化設(shè)計(jì)吸引用戶，把用戶最常用最重視的模塊放在顯著位置，簡(jiǎn)化其操作流程。例如通過(guò)文字描述、視頻展示、多維互動(dòng)等形式展示某類別檔案的館藏構(gòu)成，有效提升用戶的使用興趣。檔案知識(shí)的輸出除了通過(guò)檢索查詢，還可進(jìn)行主動(dòng)推送。通過(guò)對(duì)于用戶歷史檢索的信息類型和關(guān)鍵字智能檢索，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)下的快速匹配，還可以根據(jù)當(dāng)前需要處理的信息，利用OCR等全文信息抓取技術(shù)從多維角度挖掘，在加工整合基礎(chǔ)上形成檔案知識(shí)服務(wù)包反饋給用戶，節(jié)省用戶的使用成本，提升使用效能。

（三）強(qiáng)化檔案的文化屬性。近年來(lái)，企業(yè)在開(kāi)展檔案宣傳周、檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和數(shù)字展室建設(shè)中積累了一定的檔案文創(chuàng)產(chǎn)品設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)。多用于大屏幕展示的檔案工作宣傳視頻、檔案宣傳主題筆記本、微信公眾號(hào)文章推送等。目前主要應(yīng)該關(guān)注知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的完善，提煉企業(yè)文化并灌注到檔案產(chǎn)品中。提取企業(yè)員工對(duì)檔案工作的關(guān)注點(diǎn)并制作形式簡(jiǎn)約、主題明確的產(chǎn)品，清晰展示企業(yè)的文化屬性和愿景，同時(shí)配合企業(yè)微信等平臺(tái)進(jìn)行宣傳。通過(guò)實(shí)體形態(tài)檔案文創(chuàng)產(chǎn)品與虛擬形態(tài)交互體驗(yàn)服務(wù)的有機(jī)融合，為未來(lái)檔案的文化屬性挖掘開(kāi)拓了廣闊的空間。

（四）檔案人員知識(shí)管理與信息服務(wù)能力提升。檔案人員是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心推動(dòng)力，只有建立一支開(kāi)拓創(chuàng)新、業(yè)務(wù)過(guò)硬、主動(dòng)學(xué)習(xí)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，才能充分適應(yīng)新形勢(shì)下基于知識(shí)管理的檔案管理與信息服務(wù)新模式，滿足企業(yè)與用戶對(duì)檔案管理工作提出的更高要求。企業(yè)應(yīng)當(dāng)關(guān)注“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代新技術(shù)在各行各業(yè)的應(yīng)用情況，適時(shí)地引入檔案工作中。這既是檔案人強(qiáng)化自身價(jià)值的途徑，更是檔案部門穩(wěn)固加強(qiáng)在企業(yè)內(nèi)戰(zhàn)略定位的必然要求。

四、結(jié)語(yǔ)

在數(shù)字檔案館升級(jí)基礎(chǔ)上，如何開(kāi)展基于檔案信息內(nèi)容開(kāi)發(fā)和挖掘的檔案知識(shí)服務(wù)，通過(guò)檔案知識(shí)的傳遞和使用，有效提升檔案工作對(duì)企業(yè)效益的正面影響將是檔案人關(guān)注的重點(diǎn)課題。

借助企業(yè)信息化流程改造的契機(jī)，檔案部門必須牢牢把握轉(zhuǎn)型升級(jí)的機(jī)遇，將數(shù)字檔案平臺(tái)與企業(yè)各類信息系統(tǒng)緊密融合，破除信息流動(dòng)的阻塞，充分建立檔案實(shí)體與檔案信息互聯(lián)互通，能夠最高效滿足用戶的需求，提升館藏檔案和數(shù)據(jù)的流動(dòng)性。按照企業(yè)科研生產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)管理需求，全方位、多元化地建設(shè)檔案知識(shí)專題數(shù)據(jù)庫(kù)，讓檔案成為企業(yè)發(fā)展的有力推手。