基層法院數(shù)字化檔案管理研究

文/山東省濟(jì)南市中級(jí)人民法院 蔡珂

當(dāng)前，隨著司法改革的深入，法院檔案管理的職責(zé)范圍更廣，對(duì)檔案管理的要求越來越高，基層法院檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)。與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)與信息技術(shù)的發(fā)展為檔案資源的開發(fā)、利用提供了更多的便利，基層法院檔案管理也面臨著新的契機(jī)。

一、問題的提出

檔案是歷史事件的原始記錄，也是法院開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)。隨著法院信息化建設(shè)、司法公開、司法便民等理念的提出，以及司法改革深入實(shí)施和法院檔案職能范圍不斷擴(kuò)大，對(duì)檔案管理提出了更高的要求。信息技術(shù)的進(jìn)步，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新技術(shù)的出現(xiàn)，給檔案管理帶來了新的發(fā)展機(jī)遇。當(dāng)前，法院檔案管理正處于檔案管理工作的轉(zhuǎn)型期、高速發(fā)展期，基層法院要抓住機(jī)遇，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，更好地服務(wù)于法院各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。最高人民法院辦公廳于2015年提出檔案數(shù)字化建設(shè)工作，要求訴訟卷宗與電子檔案同步錄入，建設(shè)全國法院裁判文書數(shù)據(jù)庫。根據(jù)最高人民法院的要求，各級(jí)法院要做好歷史案卷的掃描錄入與掛接等工作。當(dāng)前，多數(shù)法院新立案的訴訟案卷包括，案件的立案、審理及結(jié)案、歸檔等檔案資料，均實(shí)現(xiàn)了電子檔案同步錄入，已陸續(xù)完成或正在開展歷史檔案數(shù)字化工作。

二、基層法院數(shù)字化檔案管理研究

（一）檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。庫房及相關(guān)設(shè)備是開展檔案管理的前提和基礎(chǔ)，我單位于2017~2020年間斥資400萬左右購買了40臺(tái)掃描儀、庭審錄音、錄像、刻錄等設(shè)施設(shè)備，并對(duì)檔案庫房內(nèi)部進(jìn)行改造，為數(shù)字化檔案管理創(chuàng)造了良好的條件。第一，基層法院要配置檔案數(shù)字化專用庫房，空間需要容納本院的全部檔案，同時(shí)預(yù)留一定的空間用于將來新增檔案的存放，檔案庫房要符合相關(guān)要求。檔案庫房要設(shè)置閱檔室，配置電腦、打印機(jī)、光盤刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)及桌椅等設(shè)施，以滿足閱檔人的查閱需求。本著確保庫房安全的原則和檔案保密的要求，辦公室、庫房和閱檔室要相互分離。庫房設(shè)置要在滿足閱檔人需要的基礎(chǔ)上使檔案庫房和外界人員相隔絕，防范檔案失竊行為的發(fā)生。在檔案庫房和閱檔室內(nèi)都要實(shí)行24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控。第二，檔案庫房內(nèi)要配備除濕機(jī)、空調(diào)或新風(fēng)系統(tǒng)、溫濕度計(jì)、吸塵器、消毒滅菌機(jī)、滅火器等設(shè)施。檔案卷宗的適宜濕度是45~60%，適宜溫度為14~24℃，超出或低于該范圍都會(huì)影響檔案存儲(chǔ)。另外，檔案存儲(chǔ)用的櫥柜、檔案盒、檔案卷皮等檔案存儲(chǔ)用品要符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)并及時(shí)補(bǔ)充，確保檔案存儲(chǔ)用品數(shù)量充足。第三，制訂并完善檔案管理制度，確保庫房安全。2018年，我單位出臺(tái)的《濟(jì)南法院電子錄音錄像歸檔制度》《濟(jì)南法院電子檔案歸檔制度》中明確要求相關(guān)人員定期檢查檔案庫房管理情況，出入庫房必須填寫登記表，定期記錄庫房的溫濕度等相關(guān)數(shù)據(jù)、定期打掃庫房。此外，檔案庫房要制訂應(yīng)急處理預(yù)案，并組織相關(guān)人員定期或不定期地實(shí)施應(yīng)急演練，在遇到潛在的風(fēng)險(xiǎn)時(shí)盡量減少損失，確保檔案安全。另外，檔案管理人員要定期做好統(tǒng)計(jì)，及時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行定期或不定期的存儲(chǔ)質(zhì)量抽檢，確保檔案質(zhì)量安全。

（二）檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)。法院檔案是在訴訟、聽證等工作中形成的資料，是法院實(shí)施審判工作、監(jiān)督審判工作的依據(jù)，做好基層法院的數(shù)字化檔案管理首先要加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化。第一，加強(qiáng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)，明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。我單位成立了以院長為組長的應(yīng)急預(yù)案領(lǐng)導(dǎo)小組和安全領(lǐng)導(dǎo)小組，以綜合辦公室負(fù)責(zé)人為組長的檔案協(xié)調(diào)機(jī)制領(lǐng)導(dǎo)小組。出臺(tái)了檔案室應(yīng)急預(yù)案制度和自然災(zāi)害防控制度，全面細(xì)化了分工，落實(shí)了崗位責(zé)任制。明確了以綜合辦公室為牽頭部門、其他庭室相互配合的工作體系，形成了“領(lǐng)導(dǎo)小組總負(fù)責(zé)，牽頭部門具體抓”的工作格局。第二，做好檔案收集工作。基層法院工作人員尤其是一線審判人員要本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)”的態(tài)度，及時(shí)、保質(zhì)保量地收集文字圖表及音像等類型的資料，精準(zhǔn)反映訴訟活動(dòng)的全過程，使檔案形成完整的鏈條，促進(jìn)檔案收集質(zhì)量的提升。第三，狠抓檔案整理工作?；鶎臃ㄔ簷n案管理人員要做好對(duì)職能部門的檔案管理工作的指導(dǎo)與督查，同時(shí)職能部門要加強(qiáng)和檔案部門的交流、溝通，齊抓共管，做好檔案資料的基礎(chǔ)建設(shè)。

（三）檔案分類管理。1.訴訟卷宗。當(dāng)前，法院的檔案管理因領(lǐng)導(dǎo)不重視、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)差等原因，檔案管理質(zhì)量良莠不齊，如卷宗管理不夠規(guī)范、內(nèi)容不完整、正副卷分裝不細(xì)致等，檔案管理工作有待規(guī)范。訴訟檔案是法院檔案的主要內(nèi)容，是訴訟、聽證等案件審理的借鑒資料，是法院審判的參考依據(jù)，同時(shí)承擔(dān)著為社會(huì)提供查詢服務(wù)的職能。做好訴訟案卷的檔案管理，基層法院要從如下方面入手：第一，全面梳理歷史訴訟案卷，對(duì)檔案內(nèi)容不全的補(bǔ)齊資料，破損的卷宗交由數(shù)字化部門進(jìn)行修復(fù)；目錄順序顛倒或目錄不完整的案卷要重新整理記錄或者標(biāo)示；若案卷頁碼錯(cuò)誤或正副卷裝訂錯(cuò)誤等要重新登記調(diào)整。第二，新增加的案卷，要重點(diǎn)做好基礎(chǔ)工作。嚴(yán)格按國家檔案和法院檔案管理規(guī)定，做好檔案的交接、整理、統(tǒng)計(jì)、保管及借閱等工作，以利于檔案資源的共享與開發(fā)。我單位建立了全流程網(wǎng)上歸檔平臺(tái)，從立案到歸檔實(shí)現(xiàn)了一鍵操作。運(yùn)用一體化工作平臺(tái)，各類訴訟材料均以電子數(shù)據(jù)呈現(xiàn)，逐步實(shí)現(xiàn)案件辦理流程與卷宗同步生成，生成數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確的電子檔案，減少了歸檔的步驟和環(huán)節(jié)，提高了案件歸檔效率。第三，建立案卷審核、評(píng)查制度，并把案卷審核、評(píng)查納入訴訟案件的管理流程中，重點(diǎn)對(duì)案卷的立卷、整理、歸檔及借閱等環(huán)節(jié)重新梳理，統(tǒng)一案卷整理標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)對(duì)書記員進(jìn)行立卷工作培訓(xùn)，確保其按檔案管理要求開展整理、收集庭審資料、編頁、錄入、裝訂等工作，從源頭上確保案卷的質(zhì)量。2.庭審音像資料。第一，訴訟及聽證案件要全程錄音（像），從庭審到閉庭，錄音或錄像不得間斷，保障錄音或錄像的連續(xù)性，保證庭審或聽證過程的真實(shí)性、完整性。同時(shí)，庭審錄音（像）的聲音與圖像要清晰、連續(xù)。閉庭后，庭審錄音或錄像由書記員或指定負(fù)責(zé)人刻錄成光盤，一式兩份。一份作為證據(jù)保存在案卷中，并在檔案封面上標(biāo)注光盤的種類、數(shù)量等內(nèi)容；另一份存放于指定光盤盒中，存放在檔案庫房的防磁光盤專用柜中。此外，光盤刻錄完成后要查看光盤是否可以正常讀取。第二，光盤刻錄人要用專用的光盤標(biāo)記筆在庭審錄音或錄像的光盤上標(biāo)注如下內(nèi)容：案號(hào)、庭審或聽證時(shí)間及當(dāng)事人等要和紙質(zhì)訴訟案卷的信息相一致；光盤刻錄人姓名、時(shí)間；若是一次性刻錄多張光盤，要標(biāo)注光盤的序列號(hào)。案卷歸檔時(shí)，書記員要核查光盤刻錄內(nèi)容與標(biāo)注信息是否一致、影像是否完整、音頻是否清晰，核查無誤后將其和案卷一并移交檔案室，完成必要的移交手續(xù)后歸檔。第三，庭審前撤訴或調(diào)解未開庭或聽證的案件，因無光盤或錄音資料，案件承辦人要書面說明緣由，由案件承辦人、書記員共同在紙質(zhì)說明書上簽字并附在卷宗備考表的前面；若因設(shè)備或技術(shù)等因素導(dǎo)致庭審、聽證的音視頻資料不完整，光盤記錄人要作出書面說明，由案件承辦人、部門負(fù)責(zé)人及網(wǎng)絡(luò)信息部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，將書面說明附在卷宗中，若無相關(guān)說明則不得歸檔。第四，光盤記錄人要確保庭審或聽證的錄音或錄像的真實(shí)性與完整性，對(duì)存在故意損毀或篡改相關(guān)內(nèi)容的要依法追究其責(zé)任；除光盤要刻錄一式兩份外，還要依據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，并做好備份存放在異地。

（四）電子檔案利用。當(dāng)前，法院的電子檔案主要是紙質(zhì)檔案的掃描件，根據(jù)主體不同，電子檔案的借閱人員可以是上級(jí)及本級(jí)法院工作人員，也可以是代理人或律師、案件當(dāng)事人及依據(jù)法院可以查閱的其他人員，如紀(jì)檢、公安或檢察機(jī)關(guān)等工作人員。為了規(guī)范電子檔案的管理與利用，根據(jù)《檔案法》和最高人民法院的相關(guān)規(guī)定，同時(shí)各省級(jí)法院也結(jié)合本地檔案管理情況，制定了電子檔案查閱制度。第一，因工作需要，上級(jí)法院人員到下級(jí)法院查閱電子案卷，經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后即可查閱；若本級(jí)法院工作人員需查閱，可根據(jù)本院電子案卷查詢規(guī)定，履行相關(guān)手續(xù)后查閱；訴訟案件當(dāng)事人或代理人（律師）若需查閱，可依據(jù)紙質(zhì)檔案的查閱要求履行相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)相關(guān)人員審核同意后，填寫閱卷單，注明閱卷人姓名、工作證或身份證、案號(hào)及查閱內(nèi)容等信息，由檔案管理人員調(diào)出電子案卷后方可查閱；若當(dāng)事人或代理人（律師）需摘抄電子案卷或復(fù)制電子案卷，要由檔案管理人員打印復(fù)制，并加蓋本單位的檔案資料專用章；電子案卷的副卷當(dāng)事人或代理人（律師）不得查閱、復(fù)制或拍照，若當(dāng)事人查閱的案卷內(nèi)容涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私或者重大敏感案件或死刑案件，必須填寫查閱檔案申請(qǐng)書，經(jīng)相關(guān)人員審核后才能查閱；紀(jì)委、公安、檢察等其他外單位的工作人員需兩人以上，并持單位介紹信才可查閱、打印或復(fù)制電子案卷的相關(guān)內(nèi)容，若需要可加蓋檔案材料專用章。第二，申請(qǐng)人查閱檔案，若查閱電子案卷就能滿足需求，可只提供電子案卷，不再提供紙質(zhì)檔案；若需查閱紙質(zhì)案卷，由檔案管理人員根據(jù)紙質(zhì)案卷的查閱要求辦理。未經(jīng)許可，任何單位或個(gè)人嚴(yán)禁查閱、復(fù)制電子案卷副卷。對(duì)違反檔案保管規(guī)定造成泄密的，可依據(jù)《保密法》等法律追究其責(zé)任。

（五）檔案安全管理。第一，健全基層法院數(shù)字化信息安全制度，內(nèi)容包括基于檔案安全管理技術(shù)的應(yīng)用程序、運(yùn)行維護(hù)方式、檔案安全存儲(chǔ)的布局及規(guī)劃方案、檔案信息安全工程的定期驗(yàn)收等；要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)包括檔案室核心人員的選聘和錄用、檔案信息安全內(nèi)容考核以及檔案信息安全管理員培訓(xùn)等。第二，根據(jù)法院檔案信息安全需要，引進(jìn)檔案數(shù)字化信息安全管理技術(shù)，為檔案管理提供相對(duì)安全的工作環(huán)境，包括如下內(nèi)容：信息邊界安全管理、信息安全計(jì)算環(huán)境、信息調(diào)用及通信安全性等。其中，信息邊界安全管理包括對(duì)登錄數(shù)據(jù)終端的用戶進(jìn)行鑒別，并有效控制用戶的前端訪問行為；信息邊界安全管理是對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全審計(jì)及存在威脅的信息進(jìn)行過濾；信息調(diào)用及通信安全性則是確保檔案電子系統(tǒng)的信息通信安全，避免數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸時(shí)受到外界不良信息的干擾導(dǎo)致失真。

三、基層法院檔案管理工作的心得與體會(huì)

法院檔案管理工作內(nèi)容，可以概括為檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等。無論是數(shù)字化檔案管理還是傳統(tǒng)檔案管理，其主要內(nèi)容與環(huán)節(jié)是相近的，只不過數(shù)字化檔案管理以自動(dòng)化技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)取代了多個(gè)環(huán)節(jié)的人工工作。

在檔案管理中，檔案人員要對(duì)檔案管理的環(huán)節(jié)與流程形成深刻的認(rèn)識(shí)，既要積極追求數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)型，通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)高效開展檔案管理與利用，又不能完全依賴數(shù)字化技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方法棄之不用。因此，檔案人員必須具備在任何工作環(huán)境下有序開展檔案管理的能力。

此外，檔案管理的環(huán)境也非常重要，在工作實(shí)踐中，部分領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員的思想觀念還有待改進(jìn)，這需要我們把檔案管理、檔案教育當(dāng)作一項(xiàng)常規(guī)工作真抓落實(shí)，找準(zhǔn)問題的源頭，擺正思想觀念，理順工作程序，共同促進(jìn)檔案管理的高效發(fā)展。

四、結(jié)語

在司法改革深入、司法現(xiàn)代化建設(shè)的雙重背景下，基層法院要完善檔案管理措施，強(qiáng)化數(shù)字化檔案管理，這是基層法院檔案管理的發(fā)展趨勢，也是法院工作向信息化發(fā)展的必由之路，對(duì)于推進(jìn)我國司法現(xiàn)代化進(jìn)程能夠起到積極的作用。