醫(yī)學(xué)科研檔案智能化構(gòu)建與實(shí)施

文/福建省立醫(yī)院科研處 鄭富豪

近年來，醫(yī)學(xué)科學(xué)研究工作不斷開展，科研課題數(shù)量不斷提升，使得醫(yī)院待儲存與管理的信息不斷增加，有關(guān)醫(yī)學(xué)科研方面的信息和資料也越來越豐富，醫(yī)院科研檔案管理重要性不斷上升。在大數(shù)據(jù)時代背景下，醫(yī)院科研檔案的智能化建設(shè)已經(jīng)成為醫(yī)院信息建設(shè)的重要內(nèi)容。傳統(tǒng)的醫(yī)院科研檔案管理工作往往采用紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存儲與管理，或者存儲在某個專用的電腦當(dāng)中，已經(jīng)無法滿足當(dāng)前科研檔案管理的要求。結(jié)合大數(shù)據(jù)時代智能化管理的思想，以先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)為手段，對海量數(shù)據(jù)完成存儲、分析、處理等工作，可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)的數(shù)據(jù)集成與共享。要實(shí)現(xiàn)智能化構(gòu)建，則需要完成建立大數(shù)據(jù)映射電子檔案管理平臺、醫(yī)院科研檔案信息數(shù)據(jù)集成等眾多工作。為推動檔案智能化工作進(jìn)一步開展，需根據(jù)現(xiàn)有管理工作制度，以及人員素質(zhì)情況采取有效管理措施，為醫(yī)學(xué)科研檔案智能化構(gòu)建提供思路與參考。

一、推動科研檔案智能化目的和意義

（一）存儲空間增加，資源浪費(fèi)減少。醫(yī)院的科研數(shù)據(jù)特點(diǎn)是多且雜。醫(yī)院實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)多，漫長的實(shí)驗(yàn)周期中，囊括的材料數(shù)據(jù)不斷增加，往往一個實(shí)驗(yàn)就需要涉及過往多年的相關(guān)研究數(shù)據(jù)。同時，在研究中也會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)結(jié)果，不僅存儲數(shù)量大，分類工作也較難展開。而在搭建智能化平臺建設(shè)的過程中，將各類數(shù)據(jù)資料錄入到數(shù)字管理平臺，可有效避免傳統(tǒng)存儲方式導(dǎo)致的存儲空間有限的情況，同時還避免了線下紙質(zhì)材料受潮、破損等問題，有效降低了檔案存儲的成本。

（二）更好地避免檔案丟失。醫(yī)院檔案整理工作一直較為繁瑣，科研檔案管理工作更甚。傳統(tǒng)人工檔案管理工作過程中，常出現(xiàn)材料丟失的情況，不僅需要花費(fèi)大量精力與時間補(bǔ)齊，還可能存在資料不可復(fù)制、難以找回的情況。在傳統(tǒng)電腦保存、線下保存的方式中，信息的查閱與共享往往需要直接接觸存儲介質(zhì)，紙質(zhì)材料還可能需要搬運(yùn)，從而導(dǎo)致各類文檔數(shù)據(jù)被泄露的情況。構(gòu)建檔案管理智能化平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的永久保存，在從智能化數(shù)據(jù)平臺調(diào)取數(shù)據(jù)過程中，無須直接接觸存儲介質(zhì)就能夠獲得相關(guān)科研材料。更重要的一點(diǎn)，對于科研資料，檔案管理人員通常由專門的管理權(quán)限，針對符合資源共享的部門或者個人開放信息查詢權(quán)限，有效避免了資料的泄露。因此既實(shí)現(xiàn)了科研數(shù)據(jù)共享，又保護(hù)了關(guān)鍵信息。

（三）提高工作效率、促進(jìn)資源利用。對于醫(yī)院來說，科研檔案的智能化能夠有效提高科研檔案工作效率以及準(zhǔn)確度，增加原始數(shù)據(jù)的利用效率。在智能化數(shù)據(jù)管理和云計(jì)算應(yīng)用的條件下，檔案管理人員能夠有效地對科研檔案與醫(yī)院其他類別檔案信息進(jìn)行區(qū)分，從而形成完整的數(shù)據(jù)庫。在這種情況下，科研人員通過合理分析電子檔案、綜合科研檔案資料就能夠及時得到與研究人員研究相關(guān)的資料，有效促進(jìn)了資源共享，提高了各類資源利用率。

二、醫(yī)院科研檔案智能化構(gòu)建策略

（一）建立基于大數(shù)據(jù)映射的智能化電子檔案安全管理平臺。當(dāng)前醫(yī)院科研檔案的智能化建設(shè)應(yīng)當(dāng)符合智能化、集成化、精細(xì)化的特點(diǎn)。因此構(gòu)建基于大數(shù)據(jù)映射技術(shù)的電子檔案安全管理平臺很有必要。醫(yī)院需要選擇定制化的高安全性防火墻，構(gòu)建外來訪問安全防護(hù)體系。外來防火墻與大數(shù)據(jù)映射技術(shù)的建立十分必要，外網(wǎng)訪問內(nèi)網(wǎng)時，必須經(jīng)過官方服務(wù)認(rèn)證，而內(nèi)網(wǎng)的軟件按照安全等級差異設(shè)計(jì)不同等級的防火墻。構(gòu)建防火墻的同時，需要進(jìn)行日常病毒檢測、抵御系統(tǒng)查缺等工作，保證科研電子檔案在遭受危害入侵的時候，第一時間受到保護(hù)。此外，要實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化，需要搭建大數(shù)據(jù)映射技術(shù)，在醫(yī)院科研的多路徑檔案信息的大數(shù)據(jù)流和上述建立的網(wǎng)關(guān)病毒檢測以及防御端口之間建立有效的連接，適時建立映射元組，通過控制檔案大數(shù)據(jù)流的延遲時間完成平臺多個服務(wù)節(jié)點(diǎn)的異構(gòu)映射和大數(shù)據(jù)流摘要處理工作。

（二）建立醫(yī)院科研檔案信息數(shù)據(jù)的集成平臺。在醫(yī)院中，業(yè)務(wù)科室數(shù)量多，科研研究種類范圍廣，涉及數(shù)據(jù)多且雜，要想完成相關(guān)的數(shù)據(jù)記錄、管理、共享等工作就需要經(jīng)過十分復(fù)雜的管理程序。在智能化檔案信息構(gòu)建下，管理人員可以在檔案信息數(shù)據(jù)記錄與存儲時，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行集成處理，建成基于大數(shù)據(jù)映射的科研電子檔案管理平臺。該平臺融入資料存儲、資料分享與網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)防范為一體，能夠?qū)碜圆煌窂?、不同格式以及不同類型的?shù)據(jù)通過命令解析器進(jìn)行有效的劃分，隨后經(jīng)過分配器將數(shù)據(jù)源信息發(fā)送到在線數(shù)據(jù)源當(dāng)中，最終完成檔案信息的集成。智能化檔案管理平臺相較傳統(tǒng)電腦存儲以及人工存儲還有一個顯著的優(yōu)點(diǎn)，就是通過大數(shù)據(jù)篩選來濾除冗余的數(shù)據(jù)，保證了每一個檔案數(shù)據(jù)的清潔。在科研檔案數(shù)據(jù)集成平臺中，用戶通過登錄檔案安全管理平臺，能夠獲取科研項(xiàng)目、學(xué)術(shù)著作、成果鑒定、專利及論文管理等資料。同時，管理員可以通過平臺存儲以及定向分享檔案內(nèi)容，保證了數(shù)據(jù)分享便捷、保密性兼并的信息檔案管理特點(diǎn)。在智能化構(gòu)建中，檔案數(shù)據(jù)不僅僅是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還包括非結(jié)構(gòu)化以及半結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，在針對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行管理的過程中，目前還無法做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與格式，因此往往采用分布式大數(shù)據(jù)存儲的辦法，建立不同類型的存儲模塊，將數(shù)據(jù)存入其中。同時，在不同存儲模塊之間建立連接，即使一份檔案中存在不同類型的數(shù)據(jù)，也能夠完成簡單的存儲與查找。

三、科研管理智能化平臺構(gòu)建存在的問題

（一）尚未形成創(chuàng)新的觀念意識。國內(nèi)很多醫(yī)院的檔案管理中心對檔案管理的工作依舊保持傳統(tǒng)陳舊的發(fā)展觀念，存在以紙質(zhì)檔案為主、電子檔案為輔的情況，科研檔案管理制度不符合實(shí)際。當(dāng)前我國智能化科研檔案管理在全國各級醫(yī)院范圍內(nèi)均有不同程度地開展，而實(shí)際工作則受到醫(yī)院自身特點(diǎn)、當(dāng)?shù)鼐W(wǎng)絡(luò)建設(shè)條件等因素影響，各有特點(diǎn)。除此之外，在醫(yī)院科研檔案智能化建設(shè)過程中，傳統(tǒng)檔案管理與智能化信息檔案管理制度會發(fā)生“不相容”的情況，導(dǎo)致智能化構(gòu)建工作展開出現(xiàn)明顯的問題。

（二）管理人員意識落后、素質(zhì)不足。在智能化建設(shè)轉(zhuǎn)變過程中，部分管理人員沒有意識到在大數(shù)據(jù)環(huán)境形成的背景下，傳統(tǒng)的科研檔案管理方法已經(jīng)不能夠?qū)θ找鎻?fù)雜的科研檔案工作進(jìn)行高效管理，工作人員的管理技能、管理思路仍然停留在傳統(tǒng)管理中，從技術(shù)和意識方面都無法接受智能化管理工作轉(zhuǎn)變。檔案管理人員意識落后，工作素質(zhì)不足直接影響智能化構(gòu)建的開展。

（三）管理協(xié)同工作落實(shí)不足?？蒲袡n案的管理工作涉及部門眾多，包括主管部門統(tǒng)籌建設(shè)的科學(xué)數(shù)據(jù)中心、科研院所、各科室、各個業(yè)務(wù)部門等，同時還有友好醫(yī)院、合作高等院校與企業(yè)等。管理協(xié)同工作開展不足，智能化建設(shè)無法有效開展，目前涉及的協(xié)同工作包括制度協(xié)同、組織協(xié)同、業(yè)務(wù)協(xié)同、資源協(xié)同、服務(wù)協(xié)同等，都難以通過建立管理協(xié)同框架與路徑實(shí)現(xiàn)科研檔案智能化構(gòu)建。

四、智能化構(gòu)建有關(guān)措施的思考

（一）加強(qiáng)“高素質(zhì)管理人員隊(duì)伍”建設(shè)。要進(jìn)一步提高企業(yè)安全建設(shè)管理的工作水平，就要加強(qiáng)對科研檔案管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員的工作素養(yǎng)與管理意識。在一定的周期內(nèi)，需要對檔案管理工作開展進(jìn)行總結(jié)分析，觀察當(dāng)前工作人員達(dá)成的目標(biāo)、存在的工作缺陷等情況，針對性制訂培訓(xùn)內(nèi)容，解決存在的問題，提高管理人員的理論以及實(shí)踐知識。對于院內(nèi)不能自行解決的問題，可以邀請智能化檔案管理工作優(yōu)秀的醫(yī)療機(jī)構(gòu)到院進(jìn)行指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)共同提升、共同進(jìn)步。在培訓(xùn)過程中，除了技能與知識的強(qiáng)化之外，還要不斷強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，將相關(guān)職責(zé)的履行納入培訓(xùn)內(nèi)容和后續(xù)的考核當(dāng)中，以加強(qiáng)工作人員對于智能化建設(shè)的管理與重視，從而提高智能化科研檔案管理能力。同時，應(yīng)“武裝”管理隊(duì)伍，利用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)來進(jìn)一步提高管理系統(tǒng)的工作效率，將智能化管理體系的作用發(fā)揮到極致，讓整個輸入、存儲、管理、分享、保密多環(huán)節(jié)都能被仔細(xì)、全面地監(jiān)督，最大限度避免資料受損，就算發(fā)生意外事故，也能夠有效保護(hù)科研檔案。

（二）“因院制宜”創(chuàng)新并完善相關(guān)管理制度。為保證安全管理制度發(fā)揮作用，需要在傳統(tǒng)檔案管理制度基礎(chǔ)上進(jìn)行分析，結(jié)合當(dāng)?shù)氐臋n案管理特點(diǎn)、醫(yī)院智能化實(shí)際情況，通過學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)安全管理理念，更新并完善安全管理制度。同時，要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，從而大大降低智能化檔案管理中的安全風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，針對傳統(tǒng)電腦存儲管理制度、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理制度、智能化檔案管理制度，需要因地制宜進(jìn)行制度融合、創(chuàng)新與完善，形成一套真正符合檔案智能化實(shí)踐的管理制度。為保證制度的落實(shí)，責(zé)任精細(xì)化勢在必行，新的責(zé)任制度要落實(shí)到每一個參與者、每一次檔案管理過程中。檔案管理部門根據(jù)檔案管理現(xiàn)狀，制訂一個總體的責(zé)任管理制度，并且將責(zé)任層層壓實(shí)到各級、各部門、各人身上。

（三）進(jìn)一步推進(jìn)科研檔案的管理協(xié)同。針對醫(yī)學(xué)科研檔案智能化信息建設(shè)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，制定可用的路徑措施。第一，應(yīng)推動科學(xué)數(shù)據(jù)管理和科研檔案管理共同問題走進(jìn)制度視野，采取自上而下和自下而上相結(jié)合的制度協(xié)同路線，結(jié)合相關(guān)法規(guī)完善本院發(fā)展路徑，為科學(xué)數(shù)據(jù)與科研檔案管理提供方向。第二，加快醫(yī)院科研管理資源傾斜，加快科研信息資源的數(shù)字化與數(shù)據(jù)化進(jìn)程，加快智能化資源建設(shè)。應(yīng)加深數(shù)據(jù)化工作，包括元數(shù)據(jù)描述、加強(qiáng)科學(xué)數(shù)據(jù)之間的予以關(guān)聯(lián)、開展面向主題的知識抽取。第三，要探索并建成應(yīng)用開源數(shù)據(jù)管理相關(guān)軟件工具。面對很多醫(yī)院選擇外部的數(shù)據(jù)管理工具，醫(yī)院應(yīng)盡量通過自主開源工具完善檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，通過尋找、開發(fā)合適的系統(tǒng)工具，進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院科研檔案的安全性與科研性。第四，要建成“科學(xué)數(shù)據(jù)管理部門+檔案部門”一體式協(xié)作模式。醫(yī)院科研檔案管理部門同時承擔(dān)科學(xué)數(shù)據(jù)管理與科研檔案管理工作，應(yīng)通過集成式的科研數(shù)據(jù)收集、存儲、管理、分享，建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫。

五、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代背景下，我國各級醫(yī)院的醫(yī)療科學(xué)研究數(shù)量不斷增加，不僅促進(jìn)了醫(yī)學(xué)科學(xué)發(fā)展，更能有效提高醫(yī)療人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)，推動學(xué)術(shù)交流、促進(jìn)社會及個人健康發(fā)展。通過不斷將科研成果、轉(zhuǎn)化應(yīng)用于生產(chǎn)創(chuàng)造、疾病預(yù)防等多方建設(shè)中，營造出良好的氛圍。醫(yī)院科研檔案管理智能化是科研檔案管理的必然趨勢。尤其是在醫(yī)療科學(xué)研究數(shù)量增加的情況下，科研檔案管理工作量顯著增大。要實(shí)現(xiàn)檔案的管理高效與高質(zhì)量應(yīng)用，需要推進(jìn)智能化的信息建設(shè)。本研究分析了智能化檔案管理的設(shè)計(jì)，從存儲與防護(hù)兩個方面出發(fā)，闡述了具有高質(zhì)量存儲與高安全的網(wǎng)絡(luò)科研檔案平臺，并剖析了當(dāng)前構(gòu)建智能化管理平臺存在的實(shí)際問題，提出了制度融合完善、人員素質(zhì)建立、部門通力協(xié)調(diào)合作，工作質(zhì)量循環(huán)提高等應(yīng)對策略，使醫(yī)院科研檔案信息智能化構(gòu)建與應(yīng)用進(jìn)一步發(fā)展。