核電工程項(xiàng)目文件控制與管理策略研究

文/上海核工程研究設(shè)計(jì)院有限公司 韓燕

核電工程項(xiàng)目屬于大型建設(shè)項(xiàng)目，建設(shè)時(shí)間長、技術(shù)要求高、子項(xiàng)目眾多且接口復(fù)雜，工程項(xiàng)目建設(shè)涉及設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等多家單位，產(chǎn)生的項(xiàng)目文件種類與數(shù)量較多，而且項(xiàng)目文件的控制與管理要求高、專業(yè)性強(qiáng)。要控制和管理好這些核電工程文件，確保文件有效使用、及時(shí)歸檔、完整真實(shí)，就需要采取有效的策略進(jìn)行文件的控制與管理。

一、核電工程項(xiàng)目文件控制與管理要求

核電工程項(xiàng)目文件有其特殊性，需要嚴(yán)格控制與管理，才能保障文件在項(xiàng)目工程建設(shè)中的有效使用并確保項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量，想做好核電工程項(xiàng)目文件控制與管理工作，需要掌握國家和行業(yè)對(duì)文件控制與管理的要求。

（一）國家法律法規(guī)對(duì)文件管理的要求。要做好核電工程項(xiàng)目文件管理工作，需要遵守相關(guān)法律法規(guī)要求，這樣才能科學(xué)、有效、安全地管理好文件。一是要遵守國家公文處理?xiàng)l例。我國發(fā)布了黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例，所有黨政機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體及核電工程項(xiàng)目文件都要遵守國家公文處理?xiàng)l例的管理要求。二是要遵守企業(yè)文件管理規(guī)范。核心工程項(xiàng)目文件管理與歸檔，要遵守國家檔案局制定的企業(yè)檔案工作規(guī)范，該規(guī)范是做好核電工程項(xiàng)目文件管理的指導(dǎo)性文件。同時(shí)還有國家關(guān)于重大工程項(xiàng)目建設(shè)文件管理規(guī)范的要求。三是要遵守國家科技文件編目要求。核電文件要遵守國家科技文件編目構(gòu)成的基本要求，包括文件、案卷排列要求等，核電項(xiàng)目文件的歸檔也應(yīng)遵守此要求。

（二）行業(yè)主管部門對(duì)文件管理的要求。核電行業(yè)主管部門對(duì)核電文件控制與管理制定了全面系統(tǒng)的管理要求，核電工程項(xiàng)目文件控制與管理必須遵守此要求。該規(guī)定專門設(shè)置了對(duì)核電文件控制與管理的要求，其總的管理要求是用合格的專業(yè)人員、質(zhì)量合格的設(shè)備、科學(xué)的工作指令與規(guī)范的流程進(jìn)行文件控制與管理，這樣才能確保文件控制與管理的質(zhì)量。其中要做好核電文件控制與管理，需要重點(diǎn)遵守以下四個(gè)方面的要求：1.要遵守和控制好項(xiàng)目執(zhí)行與驗(yàn)證文件的編制、審查、批準(zhǔn)與發(fā)放工作；2.要遵守和完善文件發(fā)放的管理機(jī)制，保障工作人員應(yīng)用正確的、最新的文件；3.遵守文件的變更與發(fā)布工作要求，確保文件變更是由原單位進(jìn)行的變更，同時(shí)要把變更后的文件及時(shí)有效發(fā)放到相關(guān)人員手中，保障項(xiàng)目按最新文件要求進(jìn)行施工；4.管理好核電工程項(xiàng)目質(zhì)量保障的記錄文件。工程項(xiàng)目的質(zhì)量需要有書面的記錄以及設(shè)計(jì)、施工、設(shè)備制造、監(jiān)理等多方共同簽署工程質(zhì)量保障合同，并對(duì)這些文件進(jìn)行準(zhǔn)確、詳細(xì)、全面的記錄，明確永久和非永久保管文件及其相應(yīng)的使用要求；要遵守中核與廣核兩集團(tuán)共同制定的文件管理要求。這兩個(gè)集團(tuán)作為我國核電領(lǐng)域的“領(lǐng)頭羊”，對(duì)國家和行業(yè)文件管理規(guī)定進(jìn)行了細(xì)化，有利于提高文件管理質(zhì)量與效率；要遵守外資方的文件管理要求。如果核電工程項(xiàng)目也有外資方參與，在進(jìn)行文件管理時(shí)還要遵守外資方的相關(guān)要求。

二、核電工程項(xiàng)目文件控制與管理的任務(wù)與特點(diǎn)

核電工程項(xiàng)目文件的管理，其主要任務(wù)是把各級(jí)嚴(yán)格審批、正確與最新的工程項(xiàng)目文件及時(shí)傳送給施工技術(shù)人員，使其及時(shí)掌握施工文件的最新要求和信息，保障核電工程施工按照最新、正確的文件開展工作。要達(dá)到這個(gè)基本目的，需要文件管理人員全面掌握文件管理的主要任務(wù)、文件控制與管理的基本特點(diǎn)。

（一）核電工程項(xiàng)目文件控制與管理的主要任務(wù)。1.項(xiàng)目文件的控制。要進(jìn)行工程文件的分類與管理。由于核電工程項(xiàng)目涉及的文件類別非常多，為了能夠迅速查找和使用文件，以及對(duì)文件進(jìn)行歸檔管理，都需要對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的文件進(jìn)行分類與管理；要進(jìn)行項(xiàng)目文件的接收與檢查。一是檢查項(xiàng)目文件的完整性。工程技術(shù)人員要檢查項(xiàng)目文件的設(shè)計(jì)是否達(dá)到相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并檢查文件的數(shù)量與內(nèi)容是否齊全完整，每個(gè)文件的卷、冊(cè)、頁碼等是否連續(xù)，文件的審批手續(xù)、簽字、公章是否齊全，以及檢查相關(guān)的電子版文件是否齊全完整等。二是檢查項(xiàng)目文件的清晰性。清晰性是看檢查文件經(jīng)過復(fù)制后是否清晰可讀，頁面是否干凈可讀，相關(guān)的電子文件是否能復(fù)制和可閱讀。三是檢查項(xiàng)目文件的正確性。對(duì)文件的標(biāo)題與內(nèi)容、版本、格式、編碼、紙質(zhì)文件與電子文件是否完整和相符合進(jìn)行檢查；要進(jìn)行項(xiàng)目文件的分發(fā)與送達(dá)。工程項(xiàng)目文件需要在設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工、業(yè)主與工程總包等多個(gè)單位進(jìn)行相互分發(fā)與傳送，此環(huán)節(jié)的目的是要保障文件及時(shí)、準(zhǔn)確分發(fā)與送達(dá)到有關(guān)單位手中，保障項(xiàng)目施工如期進(jìn)行。2.項(xiàng)目文件的歸類整理。一是對(duì)文件進(jìn)行分類。收集項(xiàng)目文件并進(jìn)行分類、編制目錄與代碼、利用信息系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)等方面的管理工作。二是對(duì)文件進(jìn)行收集。主要是對(duì)有關(guān)文件制訂保管期限與歸檔時(shí)間、范圍，制訂文件歸檔實(shí)施計(jì)劃和措施，使文件做到“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”。三是對(duì)文件進(jìn)行管理。通過整理來保障文件的完整、相互聯(lián)系，以及方便對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行快速檢索與正確利用。3.項(xiàng)目文件的安全管理。核電工程項(xiàng)目文件非常重要，在文件管理中需要確保文件的安全，因此安全管理是文件管理的重要工作之一。文件安全管理的主要任務(wù)：一是檢查文件存放地、存放設(shè)備是否安全。主要是對(duì)存放文件的房間是否符合文件安全存放要求進(jìn)行檢查。二是對(duì)文件的網(wǎng)絡(luò)信息與保密要求進(jìn)行檢查。檢查涉密文件不上網(wǎng)以及上網(wǎng)文件不涉密，對(duì)文件管理信息系統(tǒng)的軟硬件檢查，以及檢查相關(guān)人員落實(shí)文件規(guī)定情況。

（二）核電工程項(xiàng)目文件控制與管理的基本特點(diǎn)。要進(jìn)行核電項(xiàng)目文件的控制與管理，需要管理人員掌握核電工程項(xiàng)目文件管理的基本特點(diǎn)，這樣才能提高文件管理的針對(duì)性和有效性。一是核電工程項(xiàng)目文件控制與管理難度大。核電工程項(xiàng)目文件涉及眾多單位，各單位的文件管理人員能力與水平有差異，要全過程管理好核電工程項(xiàng)目文件難度較大，需要管理人員具備高度的責(zé)任心和較高的專業(yè)能力。二是核電工程項(xiàng)目文件數(shù)量大、變更頻繁。核電工程項(xiàng)目屬于大型項(xiàng)目，涉及的子項(xiàng)目也非常多，各子項(xiàng)目之間的接口文件也非常多，使得文件的數(shù)量非常龐大。許多項(xiàng)目是邊設(shè)計(jì)邊實(shí)施，文件的變更頻繁，而且即使是設(shè)備安裝后，也經(jīng)常需要重視設(shè)計(jì)或變更，造成文件更新速度快，需要及時(shí)掌握文件的最新版本。三是核電工程項(xiàng)目文件管理時(shí)間長、人員更換頻繁。由于核電工程項(xiàng)目本身建設(shè)周期非常長，控制與保管的文件也需要很長的周期，文件的載體種類多，如果控制與管理不當(dāng)，會(huì)給后續(xù)項(xiàng)目施工建設(shè)帶來麻煩與困難，因此需要確保文件的完整性與有效性。四是核電工程項(xiàng)目文件網(wǎng)絡(luò)傳輸多、安全保密要求高。核電工程文件中有大量的電子文件，隨著信息化文件管理設(shè)備與手段的運(yùn)用，許多文件需要利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，這對(duì)核電文件的安全保密工作提出了更高要求，需要文件控制與管理人員時(shí)刻樹立安全保密意識(shí)，并采取積極有效的措施進(jìn)行防范。

三、核電工程項(xiàng)目文件控制與管理實(shí)施策略

（一）制訂好合同奠定文件管控基礎(chǔ)。當(dāng)前的核電工程項(xiàng)目主要實(shí)行合同承包方式進(jìn)行建設(shè)，合同是業(yè)主單位對(duì)施工建設(shè)單位進(jìn)行管制的基本方式。同樣把合同管理方式運(yùn)用在工程項(xiàng)目文件控制與管理中，能為工程項(xiàng)目文件的全程控制與管理奠定良好基礎(chǔ)和提供有效方式，也能對(duì)施工建設(shè)單位的文件管控起到約束作用，有利于提高核電工程項(xiàng)目文件的管控成效，因此業(yè)主單位要加強(qiáng)與施工建設(shè)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)等多方的文件管控合同制訂。一是做好文件管控合同條款的制定。在雙方或多方制訂工程項(xiàng)目建設(shè)承包合同時(shí)，要加入文件管控合同，要依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)與行業(yè)要求，明確項(xiàng)目文件提交的種類、范圍、文件的載體與數(shù)量、文件的管理要求等合同條款，這樣才能為文件管控提供法律依據(jù)。二是抓好文件管控合同條款的執(zhí)行。工程項(xiàng)目文件的管控合同制訂后，業(yè)主單位文件管控部門要加強(qiáng)與其他單位的聯(lián)系，做好合同條款的執(zhí)行工作，確保文件管控合同得到全面落實(shí)。應(yīng)由第三方審計(jì)單位參與項(xiàng)目文件的移交，以更好督促各方履行文件管控合同。

（二）健全制度機(jī)制科學(xué)規(guī)范管控文件。要提高核電工程項(xiàng)目文件管控成效，需要企業(yè)內(nèi)部健全文件管控的制度、機(jī)制與流程，提高文件管控的科學(xué)性和規(guī)范性。一是健全文件管控組織與制度。各企業(yè)內(nèi)部要健全項(xiàng)目文件管理的組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，應(yīng)由公司主要領(lǐng)導(dǎo)分管項(xiàng)目文件的管控工作，健全文件管控部門的管控工作制度，為項(xiàng)目文件的管控提供制度保障，更好發(fā)揮制度在文件管控中的作用。二是完善文件管控的實(shí)施流程。由于核電工程項(xiàng)目的文件管控工作量大、管控復(fù)雜，稍有疏忽極易出現(xiàn)問題，因此需要企業(yè)建立和完善文件管控的實(shí)施流程，包括文件的接收與登記、文件簽批、上傳與下發(fā)、歸檔與移交、文件編碼等方面的實(shí)施流程。三是明確各方文件管控責(zé)任。要制定和明確公司領(lǐng)導(dǎo)、文件管控部門人員及其他相關(guān)人員的文件管控責(zé)任，建立完善的工作責(zé)任制。要注重將文件管控列入企業(yè)經(jīng)常性的議事工作中，公司要對(duì)文件管控工作進(jìn)行常態(tài)化檢查，發(fā)現(xiàn)問題或隱患立即督促有關(guān)部門或人員改正，從而提高文件管控成效。

（三）抓住重點(diǎn)環(huán)節(jié)，提升文件管控成效。想提高文件管控成效，需要企業(yè)文件管控部門抓住重點(diǎn)環(huán)節(jié)開展工作。一是要做好文件格式和編碼的控制。為了使文件在各單位之間順利傳輸與有效管理，工程項(xiàng)目文件需要建立統(tǒng)一的文件管理格式、文件各種編碼、名稱、版本、序列號(hào)等，這樣能使文件一目了然，有利于提高核電工程項(xiàng)目文件的規(guī)范化管控，也是對(duì)文件進(jìn)行全程有效管控的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。為此，需要對(duì)工程設(shè)計(jì)文件、施工文件、設(shè)備文件、竣工文件等建立統(tǒng)一的管控格式與編碼，提升文件傳輸與管控效率。二是做好重點(diǎn)環(huán)節(jié)文件管控工作。應(yīng)重點(diǎn)做好文件歸檔控制工作，要制訂有明確的歸檔文件清單與歸檔時(shí)間計(jì)劃，及時(shí)做到文件“應(yīng)歸盡歸”；做好設(shè)備竣工文件質(zhì)量管理，設(shè)備竣工文件質(zhì)量管理是整個(gè)項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容，要做好設(shè)備竣工文件的質(zhì)量管理工作；還要做好現(xiàn)場竣工文件管理，即做好現(xiàn)場施工文件的收集、整理、歸檔、移交工作。

（四）利用信息系統(tǒng)提升文件管控效率。要提高核電工程項(xiàng)目文件管控成效，企業(yè)要加強(qiáng)文件管控的信息化手段建設(shè)，利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件管控，能夠有效提升文件管控效率。首先，要科學(xué)設(shè)計(jì)文件管控信息化系統(tǒng)。文件管控信息化系統(tǒng)要做到功能強(qiáng)、具有較強(qiáng)的開放性、靈活性和擴(kuò)展性，才能更好滿足核電工程項(xiàng)目文件管控的要求；其次，要建立規(guī)范的文件管控標(biāo)準(zhǔn)。建立規(guī)范化的文件管控標(biāo)準(zhǔn)，有利于提高文件管理的科學(xué)性，能促進(jìn)各單位文件傳輸相互兼容，有利于提高文件管控、傳輸、使用的效率；最后，要滿足文件管控需求。信息化管理系統(tǒng)要能滿足核電工程文件編碼、審核、校對(duì)、分發(fā)、統(tǒng)計(jì)分析、安全保障等多方面的管控需求，才能保障文件高效安全管控。核電工程項(xiàng)目文件保密性高、管理要求嚴(yán)格，隨著越來越多的文件在網(wǎng)絡(luò)傳輸，容易造成文件的泄密，因此要加強(qiáng)文件網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩芾怼?/p>

（五）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升文件管控能力。要提高核電工程項(xiàng)目文件管控成效，文件管控人員的業(yè)務(wù)能力素質(zhì)是關(guān)鍵，因此各企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)核電工程項(xiàng)目文件管理人員的培訓(xùn)工作，以此來提升管理人員能力素質(zhì)。企業(yè)要針對(duì)文件管控人員的能力素質(zhì)，開展經(jīng)常性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。安排相關(guān)人員到高校進(jìn)行學(xué)習(xí)，或由總公司組織相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或請(qǐng)有關(guān)專家到企業(yè)進(jìn)行現(xiàn)場培訓(xùn)，提高文件管控人員的能力素質(zhì)。企業(yè)文件管控部門與人員要加強(qiáng)相互交流、相互學(xué)習(xí)文件管控的有效方法策略，取長補(bǔ)短，提高核電工程文件管控能力，從而有利于提升核電工程文件的管控成效。

四、結(jié)語

核電工程項(xiàng)目文件的控制與管理，是核電工程項(xiàng)目建設(shè)的重要內(nèi)容，對(duì)保障工程項(xiàng)目高效、高質(zhì)量建設(shè)具有重要意義。因此，核電工程企業(yè)有關(guān)人員要全面掌握國家和行業(yè)主管部門對(duì)文件控制與管理的要求、掌握核電工程文件管控的主要任務(wù)與特點(diǎn)，采取多方面的有效策略，不斷提升核電工程項(xiàng)目文件管理成效，從而保障核電工程項(xiàng)目建設(shè)高效、高質(zhì)量發(fā)展。