行政機關(guān)公文格式常見問題分析

文/龍巖市新羅區(qū)人民政府辦公室 陳婕

一、行政機關(guān)公文格式規(guī)范化的意義

公文的書寫格式較為嚴(yán)謹(jǐn)，嚴(yán)格按照格式要求發(fā)布公文，遵守公文格式的相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)，更好地凸顯公文內(nèi)容，使公文更為整齊和美觀，提高公文的有效性和價值。行政機關(guān)公文格式規(guī)范化具有重要的意義：一是有利于準(zhǔn)確傳達(dá)政策和信息。行政機關(guān)是國家行政權(quán)的行使者，公文具有規(guī)范體式和法定效用，公文格式規(guī)范化能有效提高交流溝通的效率。二是有利于維護公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。公文擬定中的流程較為嚴(yán)格，且公文格式自成一體，具有法定效力和規(guī)范體式，自起草之初就詮釋著國家行政機關(guān)的莊嚴(yán)性，規(guī)范性公文顯示出公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，對行政法規(guī)使用的章程、條例、規(guī)定等至關(guān)重要。三是有利于提高工作質(zhì)量和效率。公文在起草、審核和簽發(fā)上都有統(tǒng)一的公文格式，這樣可以精簡公文處理的時間和效率，為行政機關(guān)公文的收、發(fā)、整理歸檔起到提質(zhì)增效的效果，尤其是在如今公文處理自動化環(huán)境下，公文格式規(guī)范化可使工作質(zhì)量和效率倍增。

二、行政機關(guān)公文格式常見問題分析

（一）版頭部分的公文格式常見問題。在公文的規(guī)格樣式中，版頭部分常見的問題主要有三類：一是發(fā)文機關(guān)標(biāo)志名稱不全。制發(fā)公文的機關(guān)單位尚未標(biāo)注機關(guān)名稱，使得版頭部分不完整。二是發(fā)文字號不規(guī)范。公文版頭的字號和字體有著相應(yīng)的標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)，但在公文處理中還存在序號用虛數(shù)、錯用括號、字號小于3號、字體不標(biāo)準(zhǔn)等多個問題。三是簽發(fā)人標(biāo)識不合規(guī)定。有的部門在公文發(fā)布中字體沒有使用楷體，而是其他字體，更有甚者在公文起草和擬定時缺少簽發(fā)人的簽字，公文格式不嚴(yán)謹(jǐn)。

（二）主體部分的公文格式常見問題。1.標(biāo)題問題。標(biāo)題問題是行政機關(guān)公文格式中的常見問題之一，存在公文標(biāo)題的字體、字號沒有嚴(yán)格按照規(guī)定寫作的現(xiàn)象，有時用宋體加粗，有時用黑體加粗，字號的選擇也存在隨意性較大。不僅如此，有些公文中還存在標(biāo)點符號濫用的問題，頓號、逗號的使用不當(dāng)以及書名號的重復(fù)使用等不規(guī)范的現(xiàn)象仍然存在，容易造成歧義。如：《××縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈××市人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《××省人民政府關(guān)于印發(fā)××的通知》的通知〉的通知》；此外，還存在語義重復(fù)的問題，在公文中“請求”和“請示”重復(fù)出現(xiàn)在一個標(biāo)題之中，如：《XXX局關(guān)于請求解決xxx的請示》。2.正文問題。公文的正文部分格式問題較為多見，主要表現(xiàn)為正文中應(yīng)用公文的格式不對。具體說來，一是在正文中括號的使用不當(dāng)，如“依據(jù)xx廳〔2022〕28號文《關(guān)于xxx的通知》”“xx廳〔2022〕28號文”出現(xiàn)在標(biāo)題前面就是錯誤的，標(biāo)題和引用的發(fā)文字號問題尚未理清。二是文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)詞使用不規(guī)范。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)中第一層是“一、”第二層變成了“1”或者“（1）”，這樣的序數(shù)詞表達(dá)在字體和標(biāo)點上都存在不規(guī)范。3.結(jié)尾問題。公文結(jié)尾部分是公文格式的重點，包括發(fā)文機關(guān)署名、加蓋印章、成文時間等內(nèi)容。其中，存在發(fā)文機關(guān)署名和印章不一樣的問題，如：“XXX縣人力資源和社會保障局”只署名為“XXX縣人社局”。加蓋的印章不清晰、不居中、不端正，印章使用不規(guī)范或錯蓋在了成文時間以外的地方，成文時間未用阿拉伯?dāng)?shù)字表示年、月、日等都是公文結(jié)尾部分的常見問題。此外，公文排版后不能容下印章時，印章與正文分屬兩頁，且印章頁顯示“此頁無正文”或出現(xiàn)空白頁的現(xiàn)象仍然存在。4.附件標(biāo)識問題。公文附件編排錯誤也是常見問題之一，附件作為正文內(nèi)容的組成部分，與公文正文具有同等效力，不少機關(guān)單位對附件標(biāo)識認(rèn)識不清，經(jīng)常出現(xiàn)主附分離的情況，影響了公文的規(guī)范性。

（三）版記部分的公文格式常見問題。1.主題詞問題?，F(xiàn)如今，相關(guān)條例規(guī)定取消了公文主題詞，也就是說，在公文格式中，現(xiàn)已不存在主題詞的現(xiàn)象，出現(xiàn)主題詞的公文格式是錯誤的。但許多機關(guān)在文件制發(fā)中經(jīng)驗主義盛行，仍然憑借長期的公文制發(fā)經(jīng)驗擬定公文，還是寫有主題詞，究其原因，主要是由于公文寫作單位尚未與時俱進加強公文規(guī)范的學(xué)習(xí)，使得主題詞現(xiàn)象時有發(fā)生。2.抄送格式問題。首先，是抄送名稱不統(tǒng)一的問題，沒有嚴(yán)格用“抄送”兩個字，而是自主命名為“抄報”“報送”等標(biāo)識。其次，回行時沒有與冒號后的抄送機關(guān)對齊，在抄送較多機關(guān)時，間隔符號使用不當(dāng)，用“、”或空格，最后一個抄送機關(guān)不標(biāo)句號等不規(guī)范的格式仍然存在，如：縣（區(qū)）級單位行文需要抄送市級單位的，寫成“抄報：市XX局、市XX局、XX中心”。最后，抄送給不該抄送的機關(guān)，造成了公文資源的浪費和公文處理部門的工作負(fù)擔(dān)。

三、行政機關(guān)公文格式規(guī)范化應(yīng)用的策略

行政機關(guān)公文要求按照專業(yè)的公文格式進行寫作，加強對公文格式的規(guī)范化，降低公文中的常見問題的出錯率，可以結(jié)合當(dāng)前公文格式中的常見問題，有針對性地進行優(yōu)化，將公文格式規(guī)范化貫穿始終，確保公文的質(zhì)量。

（一）版頭部分公文格式規(guī)范化應(yīng)用的策略。版頭部分是重要內(nèi)容，一是要補全發(fā)文機關(guān)標(biāo)志名稱。對于制發(fā)公文的機關(guān)單位，應(yīng)強調(diào)標(biāo)注機關(guān)名稱的重要性，在版頭中寫全機關(guān)單位名稱。二是發(fā)文字號一般位于版頭的下空2行，居中排布。有固定的標(biāo)準(zhǔn)和模式，用3號仿宋字體顯示，數(shù)字符號也有相應(yīng)的規(guī)定，年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，年份應(yīng)標(biāo)全稱，在標(biāo)點符號的使用上，括號的使用應(yīng)引起重視，用六角括號“〔〕”括入，避免因為括號的不規(guī)范影響公文質(zhì)量。同時，發(fā)文順序號不加“第”字，直接用阿拉伯?dāng)?shù)字開頭，序列號的使用則不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字，盡量不使用自動編號，且機關(guān)代字、年號和序號缺一不可。三是簽發(fā)人的位置在公文的右上角，居右空一字，“簽發(fā)人”三個字應(yīng)編排在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行位置。

（二）主體部分公文格式規(guī)范化應(yīng)用策略。1.公文標(biāo)題的規(guī)范化應(yīng)用。公文標(biāo)題是對公文內(nèi)容的概括與揭示，公文標(biāo)題用二號小標(biāo)宋體，一般不加粗，標(biāo)題末不能使用標(biāo)點符號，法規(guī)、規(guī)章名稱可加書名號。多行時采用梯形、菱形和倒梯形，每行詞意完整、長短適宜、間距恰當(dāng)。標(biāo)題用語不能有歧義，文字表述要用語精煉，說明發(fā)文緣由，使人一目了然。如《XXX局關(guān)于請求解決xxx的請示》，在公文標(biāo)題中出現(xiàn)了“請求”和“發(fā)請示”兩個動詞，應(yīng)改為《xxx局關(guān)于解決xxx的請示》；如《××縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈××市人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《××省人民政府關(guān)于印發(fā)××的通知》的通知〉的通知》應(yīng)改為《××縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈××省人民政府關(guān)于印發(fā)××的通知〉的通知》。2.正文部分的規(guī)范化應(yīng)用。行政機關(guān)公文的正文部分主要起到申述觀點、敘事明理的作用，正文中括號的使用應(yīng)出現(xiàn)在標(biāo)題之后，如“xx廳〔2022〕28號文《關(guān)于xxx的通知》”，“xx廳〔2022〕28號文”就應(yīng)置于標(biāo)題后面，改為“《關(guān)于xxx的通知》xx廳〔2022〕28號文”，字體通常為3號仿宋體字，公文首頁必須顯示正文，按照規(guī)范的格式敘事具體內(nèi)容。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)詞使用方面，一級標(biāo)題用黑體“一、”，二級標(biāo)題用楷體加粗“（一）”；三級標(biāo)題用仿宋GB2312加粗“1.”；四級標(biāo)題用仿宋GB2312加粗“（1）”，公文應(yīng)嚴(yán)格按照正文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)詞行文。3.結(jié)尾部分的規(guī)范化應(yīng)用。公文的結(jié)尾應(yīng)簡明概括全文，結(jié)尾可用“特此通知”“特此報告”“妥否，請示復(fù)”等。公文末尾闡明公文生效、實施的日期，日期落款一旦注明時間即可生效。在發(fā)文機關(guān)署名、加蓋印章、成文時間方面注意格式的規(guī)范化，特別需注意發(fā)文機關(guān)的署名要與印章署名一致。在加蓋印章方面，用紅色印章，印章顯示應(yīng)清晰、居中、端正，下壓成文日期，作為公文生效的憑證。成文日期必須用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，月、日不編虛位（即1不編為01）。此外，公文排版不得出現(xiàn)空白頁或“此頁無正文”的字樣，以防止對公文原文的人為添加和篡改。4.附件標(biāo)識的規(guī)范化應(yīng)用。附件在公文排版中也有明確的格式要求，附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。對“附件”字體的使用和空格有要求，“附件”二字及附件順序號在左上角頂格顯示，應(yīng)使用3號黑體字。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行，其中對于附件內(nèi)容的格式，要求同正文一致。

（三）版記部分公文格式規(guī)范化應(yīng)用的策略。

1.抄送的規(guī)范化應(yīng)用。文件如有抄送機關(guān)，需要根據(jù)抄送機關(guān)的數(shù)量進行合理安排，在字體的選擇上，一般用4號仿宋字體標(biāo)明抄送機關(guān)名稱，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期上一行，左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?。對行政機關(guān)公文抄送的規(guī)范如下：一是要統(tǒng)一抄送名稱。嚴(yán)格用“抄送”兩個字，力求標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化的標(biāo)識。二是“抄送”回行應(yīng)與冒號后的“抄送機關(guān)”對齊。根據(jù)抄送機關(guān)的性質(zhì)，在抄送較多機關(guān)時間隔符號使用逗號“，”隔開；當(dāng)抄送機關(guān)間是并列關(guān)系的，它們之間的符號應(yīng)當(dāng)使用頓號“、”，最后一個抄送機關(guān)應(yīng)清晰標(biāo)明句號“?！?。三是“抄送”公文的嚴(yán)謹(jǐn)性。精選抄送機關(guān)單位，避免給不需要的機關(guān)單位抄送。此外，從抄送機關(guān)的排列順序上看，若按隸屬關(guān)系分，即根據(jù)行政單位上級和下級的關(guān)系，從上至下的順序依次為：上級機關(guān)、平行機關(guān)、下級機關(guān)；若按系統(tǒng)分，即根據(jù)行政單位不同組織和部門的關(guān)系，從高到低的順序依次為：黨委、人大、政府、政協(xié)、紀(jì)委、法院、檢察院、軍隊、下級政府和本級政府各部門。2.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期的規(guī)范化應(yīng)用。印發(fā)機關(guān)是公文的印制主管部門，在字體選擇上印發(fā)機關(guān)的字樣采用4號仿宋字體，印發(fā)日期也應(yīng)采用4號仿宋字體。需要注意的是，在編排上對印發(fā)機關(guān)和日期應(yīng)排版在末條分隔線之上，同時注意字體和版面的空格，一般要求印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，嚴(yán)格按照要求進行空格。在數(shù)字的使用上，統(tǒng)一使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)全年、月、日，后加“印發(fā)”二字。如：“二O二二年三月二日印發(fā)”或“2022年03月02日印發(fā)”都不規(guī)范，應(yīng)改為“2022年3月2日印發(fā)”。

四、結(jié)語

行政機關(guān)公文格式中存在許多常見問題，在公文處理中應(yīng)引起重視。應(yīng)加大對行政機關(guān)公文規(guī)范教育培訓(xùn)，通過定期或不定期的培訓(xùn)，加深對公文規(guī)范性的認(rèn)識，提高公文格式的規(guī)范化管理，增強公文處理的規(guī)范性和權(quán)威性。與此同時，還要健全行政公文審核與評估制度，發(fā)揮行政機關(guān)公文審核的職能作用，對不規(guī)范的公文要及時提出問題，嚴(yán)格把好公文格式關(guān)，堅持不懈地提高公文質(zhì)量和行政效率，使公文更好助力行政機關(guān)各項工作的開展。