國有企業(yè)物資采購管理常見問題及改進對策

文/徐玉山（南京港機重工制造有限公司）

隨著社會經(jīng)濟發(fā)展速度加快，市場競爭環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的改變，國有企業(yè)一直運行的物資采購管理工作存在諸多弊端，最為明顯的是采購流程復(fù)雜、采購時間花費較多，整個采購過程監(jiān)管工作無法起到監(jiān)督與制約作用，從而導(dǎo)致國有企業(yè)發(fā)展在很大程度上受到限制，甚至影響發(fā)展。為此，就國有企業(yè)物資采購管理中常見問題進行有效分析，并針對問題提出科學(xué)的改進對策，從而推動國有企業(yè)物資采購管理優(yōu)化改革，降低采購成本，優(yōu)化資金使用率，使國有企業(yè)始終保持有利優(yōu)勢和可持續(xù)健康發(fā)展。

一、國有企業(yè)物資采購管理常見問題

（一）物資采購管理系統(tǒng)不完善

首先，一部分國有企業(yè)物資采購管理并未形成具體規(guī)程，相對較為分散，尤其是一些二級單位經(jīng)常是按需自行采購，并未向上級申請或打報告，導(dǎo)致上級與二級單位采購物資重復(fù)情況嚴重，大量的物資被集中采購并存儲在一處。企業(yè)采取的物資采購管理系統(tǒng)存在諸多不足，比如物資采購流程模糊，物資采購入庫時驗收松散，物資存儲時管理責(zé)任模糊不清等，從而導(dǎo)致用于購買物資的資金量增加，購買的物資量多且重復(fù)，而真正所需卻未采購存儲，以至于還要投入更多采購資金進行物資的必要補充。以上種種情況，體現(xiàn)出當(dāng)前國有企業(yè)用于采購的資金量一直居高不下，資金使用率較低情況一直存在且已經(jīng)體現(xiàn)出負面影響。

其次，一部分國有企業(yè)物資采購管理制度不完善，還存在較大疏漏，例如采購審批不嚴、采購監(jiān)督疏忽大意、采購檢查管理細則缺乏。因此，當(dāng)采購物資人員在實際工作中遇到問題后，沒有解決問題的制度依據(jù)，導(dǎo)致問題積壓、被放置，最終物資采購問題嚴峻。

最后，因為國有企業(yè)物資采購管理系統(tǒng)不完善，使得一部分思想不正、紀(jì)律不佳的采購負責(zé)人在實際工作中濫用職權(quán)，擅自為自己謀取私利，使國有企業(yè)資產(chǎn)浪費情況更加嚴峻。

（二）物資采購統(tǒng)籌不科學(xué)

在實際的物資采購管理工作中，同時存在這樣一種現(xiàn)象，一部分物資采購人員出于節(jié)約成本的考慮，在采購時更多偏重于價格低廉產(chǎn)品，以此想要達到花最少的錢、獲得最大經(jīng)濟效益的采購目的。但往往現(xiàn)實與理想存在較大差距，從而導(dǎo)致采購物資的整體質(zhì)量與實際需求不相符，甚至有的無法使用，浪費了時間和資金，對企業(yè)發(fā)展帶來制約性影響。以上物資采購工作的開展，將在無形中降低企業(yè)自身的市場競爭力，更嚴重會影響企業(yè)健康平穩(wěn)發(fā)展。實際上，從國有企業(yè)制定物資采購管理制度的初衷可以看出，其根本目的是想將采購資金使用率提高，避免不必要浪費，使企業(yè)有更強的市場競爭力，有效穩(wěn)定發(fā)展。但從目前國有企業(yè)物資采購統(tǒng)籌工作中可以看出，其習(xí)慣應(yīng)用的表格式采購單，存在較大弊端，首先無法精準(zhǔn)地將物資采購的具體情況一一反映出來，其次也無法向物資采購審核人員提供更有效的判斷審核依據(jù)，最后無法從表格中獲得有效降低采購成本的方法。以上分析可確定當(dāng)前國有企業(yè)物資采購管理工作中還存在的較為顯著的管理問題，反映出目前應(yīng)該從哪些方面、哪些途徑進行必要的統(tǒng)籌規(guī)劃。

（三）物資采購預(yù)算編制不合理

國有企業(yè)物資采購工作的開展，主要是依據(jù)采購預(yù)算進行的，可以說采購預(yù)算是一切物資采購工作順利開展的必要環(huán)節(jié)，更是不可缺少和忽視的環(huán)節(jié)。采購預(yù)算存在著非凡的價值與意義。

首先，通過采購預(yù)算，可全面了解到物資采購資金的應(yīng)用范圍與應(yīng)用量，判斷出采購資金的整體使用率，對存在不恰當(dāng)之處進行合理更改與完善，有效降低甚至避免采購資金的大量浪費；其次，通過采購預(yù)算，采購審核人員可發(fā)現(xiàn)哪些物資采購不合理，及時將相關(guān)采購目錄進行更改；最后，采購預(yù)算也是采購監(jiān)管人員對采購信息進行核對的重要依據(jù)，便于發(fā)現(xiàn)是否存在貪污腐敗問題。但在實際工作中，很大一部分國有企業(yè)并未重視物資采購預(yù)算的編制與審核[1]。在編制采購預(yù)算時，相關(guān)工作人員大多是依據(jù)上一年度的采購預(yù)算單進行編制，依據(jù)個人主觀意愿對其中的一些物資數(shù)量進行調(diào)整。采購預(yù)算不僅編制缺乏一定的科學(xué)性和合理性，同時也存在一定的風(fēng)險性，致使采購預(yù)算風(fēng)險性增大。由于采購預(yù)算編制并未進行全面有效的調(diào)研后就開始編制，導(dǎo)致物資采購審核人員對采購預(yù)算清單內(nèi)容了解不徹底，無法通過采購預(yù)算清單審核出哪些不合格、不合理，監(jiān)管工作無法順利開展，監(jiān)管職責(zé)無法充分發(fā)揮作用。當(dāng)采購人員依據(jù)采購預(yù)算實施物資采購后，出現(xiàn)問題時，追責(zé)更難以順利進行，最終物資采購監(jiān)督效果一般，監(jiān)管形同虛設(shè)。

（四）物資采購流程不完善

物資采購流程：①確認物資采購預(yù)算清單；②制定物資采購計劃；③采購人員進行詢價、比價、采辦；④采購物資入庫前檢查采購訂單、物資合格證、相關(guān)檢驗合格證等；⑤取樣檢驗物資，記錄取樣結(jié)果，依據(jù)結(jié)果制作檢驗報告；⑥檢驗合格產(chǎn)品出具合格質(zhì)檢報告單合格證，辦理入庫，填寫入庫單，完成物料存儲工作；⑦檢驗產(chǎn)品不合格，出具不合格質(zhì)檢報告單不合格證，退貨給供應(yīng)商。從以上物資采購流程的各個環(huán)節(jié)中可以發(fā)現(xiàn)，每一個環(huán)節(jié)都非常重要且關(guān)鍵，而這其中人起著決定性作用。

目前國有企業(yè)物資采購流程不完善主要體現(xiàn)在如下幾個方面，第一是整個流程流于形式。因很大部分國有企業(yè)對物資采購管理工作意義與價值認識不夠，從而對此工作人員部署不重視，相關(guān)工作人員安排較為隨意，人員素質(zhì)水平不一。其中很多工作人員在工作崗位上懶散，工作態(tài)度不端正，法治意識較弱，職業(yè)素養(yǎng)缺失[2]。第二是人情大于法理，在實際工作走訪調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，很多采購人員會依據(jù)人情辦事。比如，采購物資時會選擇關(guān)系較近或者有一定利益關(guān)系的供貨方進行物資采購洽談，對物資采購要求忽視，從而出現(xiàn)采購物資質(zhì)量不符合要求等情況常存在。第三是存在一定的采購風(fēng)險，一部分物資采購人員并未意識到物資采購質(zhì)量對企業(yè)發(fā)展的影響，從而在采購時更傾向于利益最大化，采購低于市場價的物資，并在審核過程中態(tài)度散漫，未進行嚴格審核，導(dǎo)致物資采購風(fēng)險加劇。此外，物資采購流程不完善還涉及其他多個方面，都對國有企業(yè)健康長遠發(fā)展帶來阻礙，影響其在市場中的有利競爭地位。

二、國有企業(yè)物資采購管理的改進對策

（一）完善物資采購管理體系

針對物資采購管理體系不完善這一現(xiàn)實問題，必須重視建設(shè)與完善物資采購管理體系，并在管理中有效落實監(jiān)督管理責(zé)任，使各個環(huán)節(jié)，各個崗位工作人員都積極并高質(zhì)量完成本職工作。國有企業(yè)要重視物資采購管理工作，制定自上向下的物資管理制度。這是因為國有企業(yè)包含多個下屬各級單位，這些單位的物資采購工作與國有企業(yè)物資采購工作銜接較多。因此，可制定統(tǒng)一的物資采購管理制度，一來便于國有企業(yè)統(tǒng)一管理，做好物資采購資金的整體規(guī)劃，提高資金使用率；二來便于國有企業(yè)將各方責(zé)任具體化，可在物資采購問題出現(xiàn)后，及時找到責(zé)任人，做好后續(xù)管理工作；三來便于國有企業(yè)做好監(jiān)督管理和約束管理，促使相關(guān)工作人員積極高質(zhì)量完成本職工作。

為此，完善物資采購管理體系，需要國企采購管理實現(xiàn)制度化與規(guī)范化。這樣就使國企物資采購管理根據(jù)設(shè)定的模式有序進行，由此減輕采購管理部門的工作壓力，讓采購部門擺脫繁瑣日常采購事務(wù)的困擾，可以更好集中精力進行其他事務(wù)的決策和思考。當(dāng)前，實現(xiàn)制度化和規(guī)范化工作與國有企業(yè)經(jīng)營管理效率提升密切相關(guān)，這既是國有企業(yè)經(jīng)營管理的支撐，更是日常管理控制的根本。通過實施采購管理制度化和規(guī)劃化，讓采購人員的職責(zé)得到明確，為后續(xù)績效考核提供了依據(jù)。實施采購管理的規(guī)范化操作，要求國有企業(yè)根據(jù)要求設(shè)置和明確倉庫管理制度、倉庫管理員職責(zé)、采購質(zhì)量制度、采購日常報表制度等。其中，倉庫管理員要做好原材料按質(zhì)按量存放的基本要求，以更好滿足國企生產(chǎn)需要；而倉庫管理制度要求倉庫實現(xiàn)規(guī)范化管理，嚴格落實物品材料出入庫登記制度；采購質(zhì)量制度要對采購流程中的環(huán)節(jié)進行全面的質(zhì)量把控，做到對采購物品材料質(zhì)量的有效監(jiān)督控制；采購日常報表制度可以將采購信息及時、準(zhǔn)確地上傳給采購管理等相關(guān)部門及其人員。國有企業(yè)下屬各二級單位可依據(jù)物資采購管理體系，結(jié)合本單位的具體情況制定相關(guān)管理細則，將上級部門要求工作全面落實開展，配合相應(yīng)監(jiān)督與檢查。與此同時，可依據(jù)本單位的實際物資需求，做好物資采購預(yù)算申請計劃，上報上級，層層管理模式下國有企業(yè)物資采購管理將體現(xiàn)制度化、系統(tǒng)化、扁平化和有效化，最大程度上將國有企業(yè)物資采購管理工作透明化，使以權(quán)謀私、利己至上等腐敗風(fēng)險明顯降低。

（二）科學(xué)進行物資采購統(tǒng)籌

針對物資采購統(tǒng)籌不科學(xué)的問題，需要從問題產(chǎn)生的根本原因之處進行對策的研究。

首先，針對盲目追尋采購成本降低，對采購物資的質(zhì)量把控不嚴問題，需重視擺正物資采購態(tài)度，科學(xué)進行物資采購統(tǒng)籌，尤其是國有企業(yè)相關(guān)部門需重視對擬合作的物資供應(yīng)商的資質(zhì)進行嚴格審核，對不符合相關(guān)規(guī)定要求，或資質(zhì)符合但物資質(zhì)量不符合標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商要予以拒絕，重新選擇適合的物資供應(yīng)商。對物資供應(yīng)商的資質(zhì)進行有效審核，是為了更好地確保物資采購流程更加規(guī)范化和有效化，降低物資采購成本[3]。并且，在實際開展物資采購過程中，供應(yīng)商所能提供的供應(yīng)服務(wù)、售后服務(wù)等的質(zhì)量與效率也將對國有企業(yè)自身發(fā)展有直接影響。因此，供應(yīng)商資質(zhì)的審核與嚴格管理是非?？陀^且重要的工作內(nèi)容之一。對供應(yīng)商的選擇，可從以往常合作的供應(yīng)商中進行第一次選擇，確定其中是否有合乎標(biāo)準(zhǔn)的。若有符合標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商，可繼續(xù)進行下一步的針對性考核；若沒有符合標(biāo)準(zhǔn)的，則可進行第二次的擴大范圍選擇?？傊?，供應(yīng)商的選擇與國有企業(yè)經(jīng)營發(fā)展關(guān)系緊密，應(yīng)重視選擇并加強審核。

其次，針對目前國有企業(yè)應(yīng)用的采購表格要進行針對性的優(yōu)化與完善，確定的采購單要利于物資采購審核人員對采購物資進行全面細致審核，要利于判定采購數(shù)量符合具體需求，避免出現(xiàn)重復(fù)采購、采購資金大量占用、采購資金使用率不高等現(xiàn)實問題。當(dāng)以上問題解決后，國有企業(yè)物資采購統(tǒng)籌工作將會更科學(xué)地開展，確保物資供應(yīng)的時間適宜，質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)，保障國有企業(yè)穩(wěn)定且長遠發(fā)展。

（三）優(yōu)化物資采購預(yù)算編制

針對目前國有企業(yè)物資采購預(yù)算工作存在的問題，可知采購預(yù)算在編制時，相關(guān)工作人員并未進行全面科學(xué)的調(diào)研，而是將上一次的采購預(yù)算進行重新編制，依據(jù)經(jīng)驗對采購數(shù)量和內(nèi)容進行增減，看似工作已經(jīng)完成，但實際上卻存在很大紕漏。其中最為明顯的就是信息的虛假與錯誤，上一次的采購預(yù)算與本次的采購預(yù)算存在很大差別，編制人員并未進行實際調(diào)研就確定采購預(yù)算，將會造成采購與需求不符的問題，使得采購資金大量被占用，實際需求無法得到有效解決。為此，針對這一實際情況，需重視優(yōu)化物資采購預(yù)算編制[4]。在當(dāng)前信息技術(shù)普及應(yīng)用的新時代背景下，信息技術(shù)已經(jīng)在各行各業(yè)充分發(fā)揮作用與價值，國有企業(yè)要積極地在物資采購預(yù)算管理中應(yīng)用信息技術(shù)，一來可有效地將物資采購工作效率提高；二來便于編制工作人員更全面、更有針對性地進行預(yù)算編制，提高工作質(zhì)量，使國有企業(yè)采購資金最大化利用。在應(yīng)用信息技術(shù)后的物資采購預(yù)算編制工作開展時，工作人員可通過關(guān)鍵詞查找的方式定位采購數(shù)據(jù)各項信息，依據(jù)實際需求編制采購預(yù)算，讓物資采購工作更加科學(xué)與合理。同時，采用信息技術(shù)手段后的物資采購工作將更加透明化，使各方信息不對等問題得到實際解決，既便于國有企業(yè)物資采購監(jiān)管部門做好監(jiān)督與審核工作，又利于更科學(xué)地配置企業(yè)各項資源，助力企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展。

（四）完善物資采購流程

針對物資采購流程不完善問題，尤其是流程過于形式化、人情大于法理以及存在一定的采購風(fēng)險等，必須重視構(gòu)建更加科學(xué)完善的物資采購計劃，完善物資采購流程[5]。國有企業(yè)物資采購流程要進行細化分析，比如重要物資、一般物資、周轉(zhuǎn)材料等要建立獨立的物資采購計劃，分開管理與審核，制定不同的審核標(biāo)準(zhǔn)。比如，重要物資采購流程，可以招標(biāo)的方式開展，制定物資招標(biāo)計劃與方案，計劃審查批準(zhǔn)后，要對供應(yīng)商的資質(zhì)及相關(guān)信息進行調(diào)查與審批，確定合作供應(yīng)商，簽訂供貨合同，組織進貨，在物資交接時要注意做好驗收檢查工作，對各項審核材料全面收齊后歸檔保存，接著做好入庫保管存儲工作，最后相關(guān)人員要依據(jù)物資申請表提取物資。從以上的物資采購流程中，可以發(fā)現(xiàn)，各個環(huán)節(jié)是環(huán)環(huán)相扣的，任何一個環(huán)節(jié)若出現(xiàn)差錯或問題，都需要進行重新審核，重新走一遍流程，這樣將會把過往采購流程過于形式化的問題徹底解決，將人情大于法理、采購風(fēng)險存在等問題進行有效控制[6]。一切物資的采購流程都按章辦事，按制度執(zhí)行，不僅物資采購整體工作效率提高，工作質(zhì)量也得到充分保障，國有企業(yè)將會在完善的物資采購流程中更好地使用采購資金，實現(xiàn)采購目標(biāo)。

三、結(jié)論

綜上所述，可知國有企業(yè)物資采購管理中常見的問題為物資采購管理系統(tǒng)不完善、物資采購統(tǒng)籌不科學(xué)、預(yù)算編制不合理、流程不完善，如形式化嚴重、人情大于法理及存在一定的采購風(fēng)險等。因此，針對上述問題提出改進對策，完善物資采購管理體系、科學(xué)進行物資采購統(tǒng)籌、優(yōu)化物資采購預(yù)算編制以及完善物資采購流程。在改進對策的實施下，國有企業(yè)物資采購管理工作順利開展，并穩(wěn)步提升工作質(zhì)量與效率，推動國有企業(yè)較好發(fā)展。