數(shù)字化背景下推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作提升的策略

文/李莎莎

在數(shù)字化背景下，大數(shù)據(jù)被廣泛使用，其特點(diǎn)是數(shù)目龐大、品種繁多、傳播迅速、應(yīng)用范圍較廣等。在文件管理中使用大數(shù)據(jù)技術(shù)有其優(yōu)勢(shì)，也有很多挑戰(zhàn)，這既能讓檔案使用者對(duì)檔案資源的利用需求得到滿意的結(jié)果，也能提升檔案管理的理念與操作系統(tǒng)的更新。目前，應(yīng)從我國(guó)事業(yè)單位檔案工作的實(shí)際情況出發(fā)，找出其存在的薄弱環(huán)節(jié)，掌握其優(yōu)化服務(wù)的對(duì)策，提高檔案工作的服務(wù)水平。

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的特點(diǎn)

精細(xì)化?，F(xiàn)代檔案工作以其特點(diǎn)鞏固了以“來源”為核心的檔案工作的基礎(chǔ)。特別是大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和云存儲(chǔ)技術(shù)的快速發(fā)展，提供了精確的文件數(shù)據(jù)源，以滿足進(jìn)一步開發(fā)和提取文件數(shù)據(jù)的需求。為此，應(yīng)在事業(yè)單位建立新的檔案管理機(jī)制，強(qiáng)調(diào)確保檔案完整性、真實(shí)性、效力和效率的重要性。一方面，要積極推動(dòng)各類平臺(tái)的不斷發(fā)展使檔案管理系統(tǒng)和辦公軟件通過統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)無縫集成成為可能，對(duì)流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，開放數(shù)據(jù)傳輸通道，讓人們能夠更多地獲取各類電子文件。另一方面，通過建立一個(gè)高度可操作的管理系統(tǒng)，在統(tǒng)一的非數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)上對(duì)檔案進(jìn)行校對(duì)、歸檔、組織、批準(zhǔn)和監(jiān)控，避免了檔案信息失真的問題，并在數(shù)據(jù)的方方面面發(fā)揮重要作用。

虛擬化。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，以信息技術(shù)為核心的實(shí)時(shí)、高效、全面的信息獲取為特征，以信息技術(shù)為核心的智能化信息管理與分享平臺(tái)成為了當(dāng)前信息研究的熱點(diǎn)。將傳統(tǒng)的紙張文檔進(jìn)行數(shù)字化，使用數(shù)據(jù)平臺(tái)來解決不斷增加的文檔需要。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)有針對(duì)性的文檔處理和電子文件的云存儲(chǔ)，從而增加存檔數(shù)據(jù)的容量，并逐步降低搜索和管理檔案的成本；為了確保檔案安全，需要深化檔案數(shù)據(jù)，及時(shí)建立備份文件，并監(jiān)控檔案運(yùn)行動(dòng)態(tài)信息，以滿足各種使用需求；用戶可以根據(jù)其主觀描述快速訪問高質(zhì)量文件。大數(shù)據(jù)時(shí)代改變了檔案管理方式，更新了檔案服務(wù)理念，建立了全面、三維、實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)的檔案?jìng)鬟f機(jī)制，充分滿足了檔案數(shù)據(jù)廣泛使用的需求，促進(jìn)了檔案管理方式的不斷更新。

規(guī)范化。文件管理的新時(shí)代具有更多的交互性，它著重于利用一個(gè)線上共享平臺(tái)，讓文件管理員與用戶進(jìn)行更多的交流，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)文件用戶的需求進(jìn)行更多了解，并提供有針對(duì)性的實(shí)時(shí)文件信息。因此，有必要強(qiáng)化節(jié)點(diǎn)管理，標(biāo)準(zhǔn)化檔案資料工作流程，強(qiáng)化檔案設(shè)計(jì)、檔案制作、檔案管理等各環(huán)節(jié)的管理。首先，文件管理者對(duì)文件管理問題要進(jìn)行思考，從文件管理過渡到數(shù)字記錄管理，并為電子記錄管理制定可靠的標(biāo)準(zhǔn)。其次，所有檔案管理工作必須在一個(gè)電子平臺(tái)上進(jìn)行，以有效避免系統(tǒng)運(yùn)行中主觀錯(cuò)誤的影響，并降低行為相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)。最后，要加強(qiáng)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的控制，進(jìn)一步消除可能對(duì)檔案管理產(chǎn)生不利影響的主觀因素，更好地改善檔案管理流程。

數(shù)字化背景下推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新對(duì)策

優(yōu)化安全保密舉措，消除安全漏洞。隨著信息系統(tǒng)的使用，檔案管理部門和流程的增加，保密性也在增強(qiáng)，因此要加強(qiáng)預(yù)防，以消除危險(xiǎn)。第一，應(yīng)改進(jìn)檔案安全設(shè)施的配置。加快信息技術(shù)軟件和硬件安全設(shè)備的現(xiàn)代化，重點(diǎn)改進(jìn)和增強(qiáng)存儲(chǔ)系統(tǒng)、防火墻、防病毒系統(tǒng)等，并建立自上而下、點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的安全備份系統(tǒng)。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)隔離方面的技術(shù)變革，實(shí)施三重網(wǎng)絡(luò)隔離，主要是在局域網(wǎng)、政府網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)之間實(shí)施系統(tǒng)隔離，以避免漏洞，并在政府網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)之間實(shí)施邏輯隔離。加強(qiáng)局域網(wǎng)的安全系統(tǒng)，如識(shí)別和密封墻，以確保機(jī)密信息與外部網(wǎng)絡(luò)完全隔離，并在技術(shù)層面全面鞏固信息安全基礎(chǔ)。第二，優(yōu)化安全管理體系。重點(diǎn)是加強(qiáng)設(shè)備管理、操作員、數(shù)據(jù)分析、管理權(quán)力、應(yīng)急支持等，并在檔案創(chuàng)建、收集、存儲(chǔ)和使用方面嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密管理規(guī)定。其中包括“三員”即檔案信息系統(tǒng)管理人員、檔案管理人員、安全管理人員；數(shù)字檔案的中央網(wǎng)絡(luò)可通過真實(shí)姓名訪問，所有員工、終端和設(shè)備必須獲得相應(yīng)授權(quán)才能訪問該系統(tǒng)；紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目要嚴(yán)格執(zhí)行安全管理制度，并接受第三方監(jiān)督檢查。第三，應(yīng)加強(qiáng)措施的日常監(jiān)測(cè)和執(zhí)行。指派一名專人定期檢查機(jī)房和設(shè)備，及時(shí)解決錯(cuò)誤和問題。需要備份所有檔案數(shù)據(jù)，并定期進(jìn)行緊急演習(xí)，以模擬各種網(wǎng)絡(luò)和信息安全事件，從而防止和快速應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全事件。

構(gòu)建檔案數(shù)字化管理體系，提升檔案管理服務(wù)效能。首先，可以通過第三方外包、聯(lián)合研發(fā)等方式，構(gòu)建并健全機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，促進(jìn)數(shù)字檔案連接到云服務(wù)器和實(shí)體存儲(chǔ)。在對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化后，應(yīng)該連接到服務(wù)器，并進(jìn)行備份。其次，由于該工作的開展，將文件的內(nèi)容進(jìn)行了數(shù)字化，需要大量技術(shù)把檔案內(nèi)容拆分成數(shù)據(jù)格式，并根據(jù)某種邏輯關(guān)系整合、處理，最后達(dá)到預(yù)期結(jié)果。資料的數(shù)字化仍需改進(jìn)檔案內(nèi)容的開發(fā)，從大量文件中提取需要的關(guān)鍵信息，并自動(dòng)集成和連接系統(tǒng)。再次，探索基于大數(shù)據(jù)的個(gè)性化、精確的服務(wù)模型。為了確保用戶的隱私和安全，分析用戶的搜索習(xí)慣、關(guān)鍵詞、搜索頻率等信息，繪制“用戶文件”滿足用戶需求。最后，需要提供詳細(xì)的指導(dǎo)服務(wù)。經(jīng)過長(zhǎng)期積累，將會(huì)產(chǎn)生大量用戶數(shù)據(jù)，這也可以幫助管理層全面審查文件編制和使用情況，制定有針對(duì)性的服務(wù)管理戰(zhàn)略，以提高效率。

持續(xù)加強(qiáng)技術(shù)設(shè)備的升級(jí)更新。在實(shí)現(xiàn)文件數(shù)字化的過程中，要構(gòu)建持續(xù)的投入機(jī)制，重視強(qiáng)化軟件和硬件的升級(jí)，為文件的管理服務(wù)數(shù)字化創(chuàng)造必要條件。一是全面評(píng)估國(guó)家機(jī)構(gòu)數(shù)字化需求，科學(xué)確定各級(jí)國(guó)家機(jī)構(gòu)檔案管理軟硬件配置標(biāo)準(zhǔn)，制定符合行業(yè)平均水平的公共機(jī)構(gòu)檔案管理改革指導(dǎo)方針；重點(diǎn)解決政府機(jī)構(gòu)檔案設(shè)備配置問題，積極籌集資金更換，提高政府機(jī)構(gòu)檔案管理總體軟硬件水平。二是支持檔案管理技術(shù)創(chuàng)新和硬件創(chuàng)新，積極鼓勵(lì)政府機(jī)構(gòu)自主開發(fā)檔案管理軟件，從而提高數(shù)字檔案管理總體水平。優(yōu)化現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理的安全性和其他技術(shù)改進(jìn)。促進(jìn)政府機(jī)構(gòu)與外部技術(shù)機(jī)構(gòu)之間的合作，鼓勵(lì)專業(yè)機(jī)構(gòu)加強(qiáng)公共機(jī)構(gòu)檔案管理改革。在技術(shù)合作、招標(biāo)或服務(wù)合同方面，可以通過對(duì)文件技術(shù)的支撐，加速機(jī)關(guān)文件管理的變革，切實(shí)解決文件技術(shù)設(shè)備短缺造成的障礙。

進(jìn)一步加強(qiáng)干部隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)，提高檔案工作技能和水平。加強(qiáng)檔案管理，人才至關(guān)重要。尤其是在信息化社會(huì)中，以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的檔案工作，更需要一批思想先進(jìn)，還具備懂計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)等方面知識(shí)的復(fù)合型人才。為此，各個(gè)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，找準(zhǔn)自己的短板和不足，通過內(nèi)部挖掘、外部引進(jìn)的方式，加強(qiáng)教育和培訓(xùn)，推動(dòng)檔案管理工作解決更多實(shí)際問題。一是要保證檔案工作的專業(yè)化。根據(jù)各單位的業(yè)務(wù)規(guī)模和需要，配備足夠的專職員工，提升檔案工作的效率和質(zhì)量。二是要加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)。圍繞《中華人民共和國(guó)檔案法》和其他相關(guān)法律法規(guī)，機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)章制度，通過外部培訓(xùn)和內(nèi)部大講堂等形式，強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升工作人員的整體素質(zhì)。三是要加強(qiáng)檔案管理人才儲(chǔ)備。摒棄檔案人才老齡化、年齡結(jié)構(gòu)不合理、檔案員非專職等情況，讓更多的年輕人加入檔案管理中來，培養(yǎng)擅長(zhǎng)運(yùn)用信息和數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行更加全面深入挖掘的創(chuàng)新型、復(fù)合型檔案人才，提高工作的活力。四是引入高層次的外來人才。積極地引進(jìn)行業(yè)人才，探索更具專業(yè)性和開拓性的歸檔工作，比如對(duì)檔案資源進(jìn)行拓展，除了對(duì)單位文字、圖片等常見文書檔案歸檔外，還要加強(qiáng)單位各類影像資料、生產(chǎn)工具、生產(chǎn)成品的更新迭代等，進(jìn)一步加強(qiáng)歸檔資源的拓展。如此，不僅豐富了歸檔資源，為單位發(fā)展歷程保留更加完整的檔案資料，還為今后的研究發(fā)展提供了更有力的檔案支撐。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種現(xiàn)代信息技術(shù)使檔案工作向便捷、快速、高效的方向發(fā)展，同時(shí)也為檔案工作注入了新的內(nèi)容和新的任務(wù)。把數(shù)字文件推向數(shù)據(jù)文件，強(qiáng)化對(duì)文件的集成與分析，促進(jìn)文件資源的交換、轉(zhuǎn)讓和利用，使得檔案的科學(xué)和社會(huì)價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮，這將是檔案工作的主要方向。通過加強(qiáng)檔案管理和不斷改進(jìn)檔案管理制度和條例，可以建立一個(gè)開放、綜合、符合用戶需求的文件服務(wù)體系，更好地解決各個(gè)方面對(duì)機(jī)構(gòu)文件利用的要求。