事業(yè)單位編外人員檔案管理現(xiàn)狀分析及優(yōu)化對策

文/郭慶才

事業(yè)單位與一般生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)相比，具有公益性、非營利性的特征。事業(yè)單位進(jìn)行工作及業(yè)務(wù)的目標(biāo)，也是為了保證社會的全面發(fā)展。隨著社會持續(xù)發(fā)展，機(jī)構(gòu)所擔(dān)負(fù)的工作與任務(wù)也越來越多。在事業(yè)編制受到限制的情況下，有機(jī)構(gòu)用招錄編外人員的方法，來解決人手不足的問題。

編外人員人事檔案管理的特點(diǎn)

信息化。編外人員檔案的管理是信息化的一個(gè)特色，要求參與管理的人員具有相關(guān)專業(yè)技能。例如，可以開發(fā)統(tǒng)一的外部員工檔案管理平臺，重點(diǎn)改進(jìn)員工檔案獎(jiǎng)懲機(jī)制，實(shí)現(xiàn)外部員工檔案的統(tǒng)一管理，并通過智能手段開發(fā)滿足管理員工信息需求的軟件。

快捷化。編外人員檔案管理應(yīng)主要集中在醫(yī)療保險(xiǎn)、養(yǎng)老金等項(xiàng)目上，并應(yīng)在現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上不斷改進(jìn)員工記錄管理。也可以借鑒外部的檔案管理模式，簡化編外人員檔案管理流程。

規(guī)范化。事業(yè)單位有不同類型的編外工作者，如臨時(shí)工、借調(diào)人員、志愿者等。在這種情況下，宜采用統(tǒng)一的人事檔案管理方法，建立專門的人事檔案的管理制度，強(qiáng)調(diào)文件管理的統(tǒng)一形式，消除人事檔案管理的隨意性問題。

事業(yè)單位編外人員人事檔案管理現(xiàn)狀及問題

缺少專職人員。人事檔案管理涉及更專業(yè)、更復(fù)雜的知識，如今，大多數(shù)組織都有兼職員工管理人事記錄的情況，盡管從事人事工作的員工也處理人事工作，但在真正意義上的人事記錄管理中，知識體系和專業(yè)素質(zhì)之間仍存在顯著差距。此外，員工自己也要應(yīng)付更繁瑣的日常工作，承受更多的工作和心理壓力。在這種情況下，如果他們還必須兼職，那么管理就很薄弱。員工不可避免地會消耗精力，雙重身份的壓力會影響個(gè)人檔案的管理甚至工作質(zhì)量，直接影響到每個(gè)員工的重要利益。

管理主體相對混亂。目前，一些公共機(jī)構(gòu)尚未對編外人員登記冊的收集實(shí)施全面管理，其中許多登記冊存放在中介機(jī)構(gòu)或勞動保護(hù)和人力資源部門。由于結(jié)構(gòu)化檔案管理的復(fù)雜性，員工檔案管理混亂，許多公共機(jī)構(gòu)的員工記錄管理不足。首先，不同級別的機(jī)構(gòu)資質(zhì)不同，技術(shù)經(jīng)驗(yàn)有限，這可能導(dǎo)致編制員工檔案存在隱患和風(fēng)險(xiǎn)。其次，事業(yè)單位不能按照年度任務(wù)要求履行職責(zé)，未有效完善非事業(yè)單位工作人員信息數(shù)據(jù)檔案。最后，一些公共機(jī)構(gòu)每年要為管理員工檔案支付一定的費(fèi)用。事實(shí)上，并未滿足人事記錄管理的要求，因?yàn)槿耸掠涗浿腥狈?shí)質(zhì)性數(shù)據(jù)，而且會存在侵犯員工的合法權(quán)益的情況。

檔案管理未能發(fā)揮實(shí)效。人事檔案記載著員工的工作經(jīng)歷、工作成績以及個(gè)人的成長，其重要程度是毋庸置疑的。盡管各個(gè)單位都有自己的人事檔案管理制度及實(shí)施細(xì)則，但是在現(xiàn)實(shí)的管理過程中，他們還是把更多的時(shí)間放在了編內(nèi)人員檔案的管理上。編制人員的檔案管理工作沒有落實(shí)到位，工作中的流于形式、表面現(xiàn)象較為突出，這既是由于管理觀念落后的原因，也是由于對編制外人員的人事檔案工作缺乏足夠的重視，制度不健全，執(zhí)行不力，致使相關(guān)的文件制度沒有起到應(yīng)有的效果。

加強(qiáng)事業(yè)單位編外人員人事檔案管理的措施

配置專業(yè)檔案管理設(shè)備。為了提高編外人員人事檔案的管理水平，有必要提高相應(yīng)設(shè)備的水平，并注意提高人事管理和專業(yè)技能。首先，根據(jù)事業(yè)單位員工外部文件管理的需要，配置專業(yè)檔案管理設(shè)備，注意在智能概念框架中建立信息文件傳輸機(jī)制，并強(qiáng)調(diào)為事業(yè)單位編外人員提供輸入相關(guān)文件的平臺。其次，應(yīng)該在智能技術(shù)設(shè)備的人事記錄管理中發(fā)揮重要作用，注意使用技術(shù)設(shè)備搜索人事記錄，提高人事記錄的傳輸效率，滿足編外人員就業(yè)記錄需求信息。最后，在人力資源和社會保障信息管理平臺的基礎(chǔ)上，根據(jù)統(tǒng)一社會保障機(jī)制和勞動法的機(jī)制，提供必要的服務(wù)。

規(guī)范人事檔案管理的行為。為了解決事業(yè)單位編外人員人事檔案管理隨意性這一重要問題，應(yīng)制定健全的人事文件管理標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一的編外人員檔案管理工作方法，并說明編外人員檔案的管理工作方法。根據(jù)編外人員入職情況，確定員工檔案管理的主要任務(wù)，鼓勵(lì)機(jī)構(gòu)在上級社會保障監(jiān)管部門的指導(dǎo)下，采用科學(xué)的檔案管理方法。首先，規(guī)范臨時(shí)工、志愿者、聘請專家和派遣員工的檔案管理方法。事業(yè)單位應(yīng)與員工檔案管理和業(yè)務(wù)服務(wù)管理部門建立密切關(guān)系，建立良好的編外人員檔案收集互動機(jī)制，建立科學(xué)的檔案移交機(jī)制，確保未經(jīng)同意不得處理相關(guān)文件，并確保在安全有序的管理系統(tǒng)中收集相應(yīng)資料。其次，通過對員工檔案的專業(yè)化管理，能幫助事業(yè)單位在員工檔案管理方面發(fā)揮作用。在有需要的情況下，人力資源部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)按照相關(guān)程序?qū)⒃瓉肀４娴奈募平唤o相關(guān)員工或服務(wù)機(jī)構(gòu)，以提高文件的傳輸效率。最后，建立編外人員檔案收集和監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)檔案審查，以解決公共機(jī)構(gòu)編外人員檔案管理混亂的問題。

通過信息化數(shù)字化建設(shè)提升檔案管理效率。首先，要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的實(shí)踐，制定科學(xué)合理的檔案管理信息計(jì)劃，逐步建立專業(yè)數(shù)據(jù)庫、檔案全文存儲的保密信息安全系統(tǒng)等。根據(jù)信息確定目標(biāo)階段并逐步實(shí)施。其次，轉(zhuǎn)變原始檔案管理觀念，堅(jiān)持責(zé)任制科學(xué)分工，落實(shí)相應(yīng)的制度。根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容，加強(qiáng)共同防御和信息化領(lǐng)域不同部門和機(jī)構(gòu)之間的聯(lián)系，進(jìn)一步完善檔案信息，推動密切監(jiān)測和解決面臨的新問題。最后，可以通過增加硬件和軟件的功能來幫助提高歸檔管理的效率。設(shè)備包括計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等。及時(shí)更新設(shè)備是實(shí)現(xiàn)文件數(shù)字化的先決條件，可以與有資質(zhì)開發(fā)公共機(jī)構(gòu)檔案管理信息系統(tǒng)的第三方公司合作，開發(fā)管理信息系統(tǒng)，從而加強(qiáng)電子檔案信息流程，并確保將數(shù)字文件上傳到安全系統(tǒng)。在公共機(jī)構(gòu)創(chuàng)建云檔案數(shù)據(jù)庫，充分利用大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等技術(shù)，進(jìn)一步提高機(jī)構(gòu)檔案使用和恢復(fù)效率，為開發(fā)利用檔案信息資源創(chuàng)造有利條件。

通過強(qiáng)化認(rèn)識提升檔案管理效率?！耙庾R在前”能最大程度提高公共機(jī)構(gòu)檔案管理的效率。首先，管理層要高度重視檔案管理工作，明確檔案管理員職責(zé)，做好宣傳工作，自上而下更新觀念，完善制度。其次，如果要?jiǎng)?chuàng)建一支強(qiáng)大的檔案管理人才隊(duì)伍，在確保員工穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，保持專家的比例，加強(qiáng)職業(yè)培訓(xùn)，規(guī)范工作程序。為了在檔案管理中實(shí)施全面發(fā)展教育，可以通過研討會、交流和專家培訓(xùn)、技能培訓(xùn)等方式傳播檔案管理的新知識、新原則和新技能，建立工作人員培訓(xùn)機(jī)制，增強(qiáng)服務(wù)意識。最后，新標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)與提高公共機(jī)構(gòu)檔案管理效率的新要求相結(jié)合，為檔案管理員制定培訓(xùn)目標(biāo)，并根據(jù)當(dāng)前實(shí)踐創(chuàng)新培訓(xùn)方法。

加強(qiáng)檔案收集與整理。要想更好地提升檔案的管理和利用效率，應(yīng)該對編外人員實(shí)行一人一本書的標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理體系，將編內(nèi)人員的人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作為一個(gè)準(zhǔn)則，盡量全面地搜集編外人員的各種重要數(shù)據(jù)和信息，如合同、協(xié)議、黨團(tuán)文件、教育資料、工作績效、考核評價(jià)等。這種方式可以讓工作人員在人員培訓(xùn)、崗位調(diào)整等工作上更加具有針對性。同時(shí)，也可以在編外人員有需求的時(shí)候（如入編、入黨等），及時(shí)地為他們提供完整的檔案信息，全面保護(hù)編外人員的合法權(quán)益。

隨著社會的快速發(fā)展，國家和地方各級政府需要進(jìn)一步提高履行經(jīng)濟(jì)、政治、文化、教育等各方面社會公共服務(wù)職能的質(zhì)量。為了更好地開展相關(guān)工作，越來越多的事業(yè)單位聘用編外人員，以緩解人員短缺的問題。要?jiǎng)?chuàng)新事業(yè)單位人才檔案管理方式，健全編外人員檔案管理機(jī)制，通過檔案管理切實(shí)保護(hù)事業(yè)單位人員的合法權(quán)益，全面提高事業(yè)單位人才配置水平。