高校干部人事檔案利用效能提升策略
——以工資審批環(huán)節(jié)為例

□楊依桐

干部人事檔案工作核心在于利用，其利用效能的高低體現(xiàn)在組織人事工作具體環(huán)節(jié)之中。以工資審批環(huán)節(jié)為例，目前天津市部分高校工資審批工作已經(jīng)通過“云平臺”聯(lián)網(wǎng)上級部門實(shí)現(xiàn)線上審批，干部人事檔案是工資待遇審批的依據(jù)，工資待遇審批結(jié)果也將構(gòu)成干部人事檔案的重要內(nèi)容，兩者之間有著雙向聯(lián)系，緊密相關(guān)。分析干部人事檔案在工資審批中的運(yùn)用情況，有利于發(fā)現(xiàn)當(dāng)前干部人事檔案工作中存在的問題，有針對性地提升干部人事檔案利用效能。

一、高校干部人事檔案在工資審批中的利用情況

（一）錄聘人員起薪審批

按照《干部人事檔案工作條例》中“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”等相關(guān)要求，高校通過公開招聘、調(diào)入或安置等方式錄用的人員，在正式辦理入職手續(xù)前，需對擬錄用人員干部人事檔案中“三齡兩歷”等重要內(nèi)容進(jìn)行審核，經(jīng)鑒定無造假、涂改、缺失等問題后，才能夠辦理入職手續(xù)，進(jìn)入工資審批環(huán)節(jié)。在干部人事檔案審核聚焦的“三齡兩歷”材料中，年齡、工齡、學(xué)歷以及工作經(jīng)歷因素也都是核定薪酬待遇的關(guān)鍵。例如，通過干部人事檔案中學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證材料，確定員工崗位工資以及薪級工資的起點(diǎn)；通過干部人事檔案中合同簽訂以及社保繳納情況梳理工作經(jīng)歷，確定薪級晉升情況等。干部人事檔案中相關(guān)的原始材料或依據(jù)檔案梳理的相關(guān)材料，都是審批中確定新錄聘人員工資標(biāo)準(zhǔn)必不可少的依據(jù)，干部人事檔案的真實(shí)性、完整性直接影響高校錄聘人員的工資審批情況。

（二）崗位工資變動(dòng)審批

工資變動(dòng)是人事工作的最終環(huán)節(jié)，高校教職工因職務(wù)變動(dòng)或職稱晉升帶來的受聘崗位變動(dòng)都會(huì)影響工資薪酬待遇。在高校聘任制的背景下，職務(wù)變動(dòng)或職稱職級等涉及崗位的變動(dòng)都需要在聘用合同中做相應(yīng)合同變更，聘用合同是干部人事檔案第九類中需要?dú)w檔的聘用相關(guān)重要材料，因崗位變動(dòng)的工資變動(dòng)審批需要以其為重要依據(jù)之一上傳工資審批系統(tǒng)。另外，在深化師德師風(fēng)建設(shè)的背景下，情節(jié)嚴(yán)重的師德失范行為將按照相關(guān)文件規(guī)定調(diào)整原崗位工資待遇，納入干部人事檔案中處分類的相關(guān)材料為這類工資變動(dòng)提供依據(jù)。

（三）人員減少配套審批

高校人員調(diào)出減員及退休減員兩種情況都涉及工資薪酬的前置梳理核對。高校人才流動(dòng)較為頻繁，教職工調(diào)出為其開具的工資檔案及工資轉(zhuǎn)移證都需以干部人事檔案中歷次工資變動(dòng)審批表、套改表、視同繳費(fèi)年限認(rèn)定表中的參加工作時(shí)間等為原始依據(jù)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)改革后，退休人員的養(yǎng)老金計(jì)發(fā)已交由社會(huì)保險(xiǎn)中心負(fù)責(zé)，需原單位提供視同繳費(fèi)年限核定前最后一次工資變動(dòng)審批表、過渡期職稱變動(dòng)的相應(yīng)工資審批表等作為養(yǎng)老待遇核定的依據(jù)，這些原始材料都需通過查閱干部人事檔案獲取。

二、從工資審批環(huán)節(jié)看高校干部人事檔案工作存在的問題

（一）整檔歸檔不及時(shí)，材料存在缺失

以干部人事檔案在入職起薪審批中的運(yùn)用為例，入職前為應(yīng)屆畢業(yè)生或企業(yè)工作人員的，其檔案往往沒有按照干部人事檔案條例規(guī)定進(jìn)行分類整理，材料較為散亂。根據(jù)高校招聘的特點(diǎn)，同一批入職人員往往較多，干部人事檔案管理人員又處于兼顧其他分管工作的狀態(tài)，起薪審批時(shí)并沒有及時(shí)將新入職人員檔案梳理歸檔。工資薪酬審批人員面對散亂的材料進(jìn)行挑選拍照或掃描上傳，對于檔案中缺失的用于認(rèn)定工作經(jīng)歷的勞動(dòng)合同等材料也往往是由工資薪酬管理人員通知補(bǔ)充。崗位變動(dòng)以及調(diào)出工資轉(zhuǎn)移及退休待遇核定所需的材料也在不同程度上存在缺失，導(dǎo)致辦理過程中經(jīng)常需要補(bǔ)充材料或補(bǔ)充相應(yīng)說明進(jìn)行辦理。在工資審批中暴露出了干部人事檔案工作存在歸檔不及時(shí)、材料缺失未及時(shí)補(bǔ)充等問題，滯后于工資審批，由工資審批反推出缺失材料進(jìn)行補(bǔ)充，這并不是干部人事檔案利用的應(yīng)有狀態(tài)。

（二）管理人員業(yè)務(wù)面狹窄，缺乏主動(dòng)性

從干部人事檔案在工資審批工作中的運(yùn)用現(xiàn)狀來看，干部人事檔案管理人員對于包括工資審批在內(nèi)的組織人事工作政策要求缺乏了解，僅僅掌握檔案管理知識的干部人事檔案管理者成為了“被動(dòng)收集者”。以干部人事檔案在工資審批環(huán)節(jié)的運(yùn)用為例，由于對于工資審批相關(guān)政策不了解，往往是在工資待遇審批中才發(fā)現(xiàn)某些相關(guān)材料的缺失，在實(shí)際工作中出現(xiàn)了例如對于高校人員檔案轉(zhuǎn)入審核把關(guān)不嚴(yán)，在退休待遇審批材料準(zhǔn)備中發(fā)現(xiàn)缺少視同繳費(fèi)年限認(rèn)定及相關(guān)工資待遇審批要件要求原單位補(bǔ)充材料；新入職起薪人員工作經(jīng)歷核定所需的勞動(dòng)合同以及社保繳費(fèi)記錄在起薪工資審批環(huán)節(jié)才要求本人聯(lián)系原單位進(jìn)行補(bǔ)充的情況。干部人事檔案工作人員在檔案完整性審核中，缺乏對應(yīng)政策要求主動(dòng)收集材料以提高檔案可利用性的意識，降低了工資審批工作的效率，使得工資審批的準(zhǔn)備時(shí)間延長。

（三）數(shù)字化進(jìn)程緩慢，滯后于工資審批

目前，天津大部分高校常規(guī)性工資審批工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了“線上云審批”，即依托技術(shù)支持平臺已有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，上傳工資審批相關(guān)要件照片或掃描件進(jìn)行審批。工資審批所需要件絕大部分屬于歸檔范圍，在人事檔案數(shù)字化已完成的理想狀態(tài)下是可以通過系統(tǒng)直接調(diào)取審批所需電子材料用于審批。干部人事檔案數(shù)字化進(jìn)程的滯后，導(dǎo)致工資審批過程增加了前置“數(shù)字化”程序，且工資審批過程中形成的部分電子材料又不能作為檔案數(shù)字化的一部分，這就造成了工作環(huán)節(jié)上的重復(fù)與浪費(fèi)。

三、提高干部人事檔案利用效能的舉措

（一）提升整檔、審檔效率，建立雙向復(fù)核制度

干部人事檔案的整理與審核最終的目的應(yīng)該是更好地服務(wù)于包括工資審批在內(nèi)的組織人事工作，提高檔案的可利用率。規(guī)范的整理工作、嚴(yán)格的審核環(huán)節(jié)是提升干部人事檔案在工資審批中利用率的重要基礎(chǔ)。以把好入口關(guān)為例，根據(jù)高校批量招聘或調(diào)入人才的特點(diǎn)，在檔案調(diào)入后，需要集中人力、物力及時(shí)對新進(jìn)人員的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理與審核，為工資審批等后續(xù)環(huán)節(jié)打好基礎(chǔ)。在工資審批工作中，干部人事檔案管理專員與勞資負(fù)責(zé)人員建立對檔案材料的雙向復(fù)核制度，分別以干部人事檔案管理規(guī)定、工資審批規(guī)定為視角對新入職人員檔案中相關(guān)材料進(jìn)行復(fù)核，對于檔案材料的真實(shí)性、完整性進(jìn)行審核，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，雙向聯(lián)合，提高工作效率。

（二）重視全方位培訓(xùn)，培養(yǎng)高水平專業(yè)人員

干部人事檔案工作人員的“專職化”不只是數(shù)量上的配比，更應(yīng)該是一種高水平的專業(yè)化。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》要求，高校組織人事工作中形成的各類考核鑒定、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證、職稱評審、政審、聘用、獎(jiǎng)懲等方面的材料都需要分類歸檔納入干部人事檔案當(dāng)中，其中也包括了工資待遇審批相關(guān)材料，這些檔案材料是在組織人事工作中各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的，這也就意味著，做好高水平的檔案材料的收集、鑒別、審核與利用工作，建立在檔案管理者熟悉組織人事各個(gè)工作環(huán)節(jié)與政策要求的基礎(chǔ)上。而目前對于干部人事檔案管理人員的選拔與專業(yè)培訓(xùn)更多側(cè)重于干部人事檔案管理本身，有一定的局限性。因此，對于干部人事檔案管理人員的培訓(xùn)應(yīng)通過專題培訓(xùn)或短期輪崗等方式，重視專職人員對于組織人事各個(gè)其他環(huán)節(jié)的了解，了解各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案材料，主動(dòng)完善，避免反推，從而提高后續(xù)組織人事工作效率。

（三）加快數(shù)字化進(jìn)程，對接“互聯(lián)網(wǎng)+”云平臺

加快干部人事檔案工作數(shù)字化進(jìn)程，首先需要集中投入時(shí)間精力，做好本單位紙質(zhì)干部人事檔案的審核整理基礎(chǔ)性工作，為數(shù)字化提供良好基礎(chǔ)。受學(xué)校場地及設(shè)備限制，為加快數(shù)字化進(jìn)程，方式上可以合理利用數(shù)字化外包公司這一社會(huì)資源，趨利避害，采取有效措施防范風(fēng)險(xiǎn)，保證外包過程中檔案實(shí)體和檔案信息的安全。加快數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)，并對接工資審批等組織人事工作云平臺是干部人事檔案數(shù)字化努力的方向，從而為相關(guān)工作提供更為便捷的服務(wù)，提升整體工作效率。