基于專屬“釘釘”高職院校數(shù)字化綜合服務(wù)平臺研究與實踐

馬振南，李 娜，沈 烈

(浙江交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院，杭州 311112)

0 引 言

2019年2月23日，中共中央、國務(wù)院印發(fā)《中國教育現(xiàn)代化2035》，文件明確指出要建設(shè)智能化校園，統(tǒng)籌建設(shè)一體化智能化教學(xué)、管理與服務(wù)平臺[1]。2021年教育部發(fā)布《關(guān)于加強新時代教育管理信息化工作的通知》，指出到2025年高校建設(shè)的信息系統(tǒng)要“實現(xiàn)優(yōu)化整合，一體化水平大幅提升，在線服務(wù)靈活便捷,‘一網(wǎng)通辦’深入普及，服務(wù)體驗明顯提升”[2]。浙江省教育廳2019年發(fā)布《關(guān)于印發(fā)浙江省教育公共服務(wù)領(lǐng)域深化“最多跑一次”改革行動方案的通知》，提出教育不能成為“最多跑一次”的洼地，要應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+校務(wù)服務(wù)”，梳理公布校務(wù)事項清單，建立師生大數(shù)據(jù)中心，推動跨部門業(yè)務(wù)協(xié)同。2021年，浙江省全面推進數(shù)字化改革，構(gòu)建一體化智能化公共數(shù)據(jù)平臺是改革的重點。當(dāng)前背景下，建設(shè)高校數(shù)字化綜合服務(wù)平臺，是構(gòu)建數(shù)字化教學(xué)管理服務(wù)體系，推動高校治理體系與治理能力現(xiàn)代化的有力支撐。

1 現(xiàn)狀分析

1.1 存在問題

近些年，各高職院校陸續(xù)投入建設(shè)一站式綜合服務(wù)平臺，并將其作為高效行政的新型模式。由于各高校校務(wù)服務(wù)智能化水平起點不一，建設(shè)思路、服務(wù)意識、管理理念的差異，平臺建設(shè)普遍存在一些問題。

1.1.1 標準不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)互聯(lián)互通難

平臺未完全實行統(tǒng)一、集中、整合建設(shè)。由于前期標準不統(tǒng)一，各服務(wù)類分項建設(shè)建成交付時只注重軟硬件清單和功能，對統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口標準和二次開發(fā)規(guī)范等支持管理重視不夠，數(shù)據(jù)難以互聯(lián)互通。

1.1.2 系統(tǒng)功能割裂，業(yè)務(wù)協(xié)同難

因機構(gòu)設(shè)置、建設(shè)時間、技術(shù)方案不同,各系統(tǒng)之間一體化處理分析能力較弱。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能獨立，部分功能交叉重復(fù)，業(yè)務(wù)無法協(xié)同。如人事系統(tǒng)的人員信息變動，不能及時同步到辦公系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)等，導(dǎo)致辦事大廳審批權(quán)限人員名單不能及時自動更新。

1.1.3 流程覆蓋不全，使用體驗差

服務(wù)事項交叉且覆蓋不夠全面。部分高職院校試圖將協(xié)同辦公系統(tǒng)(OA)改造為網(wǎng)上辦事大廳。系統(tǒng)多且雜導(dǎo)致了使用困難、用戶體驗差，系統(tǒng)安全管理難度大。通知渠道多，入口不統(tǒng)一，有釘釘、微信、小程序、PC端等應(yīng)用程序；部分線上流程辦件量較低，應(yīng)用程度不高。

1.2 國內(nèi)外高校建設(shè)經(jīng)驗

1.2.1 國外高校信息管理服務(wù)平臺建設(shè)概況

國外多數(shù)高校非常重視信息管理服務(wù)平臺的建設(shè),在結(jié)合自身實際和用戶需求的基礎(chǔ)上,構(gòu)建了高效便捷的信息化管理和服務(wù)平臺。美國的麻省理工學(xué)院、斯坦福大學(xué),英國的劍橋大學(xué),新加坡的南洋理工大學(xué)等高校,均建立了功能完善的“一站式”網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，普遍重視規(guī)范、精準、智能、高效的IT運維管理,將用戶常用的服務(wù)項目如賬號申請、網(wǎng)絡(luò)接入、故障申報等進行流程化、自動化處理。部分案例高校建立了由文章、問題、反饋解決方案構(gòu)成的IT服務(wù)知識庫,以更好地實現(xiàn)IT服務(wù)供給和用戶問題的智能處理[3]。

1.2.2 國內(nèi)高校信息管理服務(wù)平臺建設(shè)概況

武漢理工大學(xué)一站式服務(wù)平臺的“智慧理工大”累計上線網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)132項,其中填報類服務(wù)95項,集成類服務(wù)37項，面向教師服務(wù)頻次最高的依次為科研成果查詢、在職證明申請、收入證明申請等;面向?qū)W生服務(wù)頻次最高的依次為自助郵箱申請、成績證明申請、社團會員申請等,有效助力了師生的科研、學(xué)習(xí)及其他校園生活。師生可以在微校園應(yīng)用主頁體驗更多的微服務(wù),如失物招領(lǐng)、二手市場、校園巴士、體檢預(yù)約等,豐富的主題域劃分覆蓋了學(xué)習(xí)、生活、財務(wù)、健康、辦事等各領(lǐng)域。

中國人民大學(xué)“微人大”服務(wù)平臺,著重打造服務(wù)中心、學(xué)務(wù)中心、課程中心三大核心平臺。涉及到智慧校園、數(shù)據(jù)共享中心、個人數(shù)據(jù)中心、移動校園、流程平臺、無線網(wǎng)改造、網(wǎng)站群、容災(zāi)和備份系統(tǒng)、軟件正版化平臺、電子簽章平臺、云盤和人臉識別門禁系統(tǒng)平臺等各方面[4]。

浙江大學(xué)“浙大釘”校園服務(wù)平臺功能包括校園資訊、校園服務(wù)以及各種學(xué)習(xí)功能,構(gòu)建了學(xué)校移動應(yīng)用中心、個人信息中心、校內(nèi)通訊中心,聚合了通訊、校內(nèi)新聞、資訊、公告、電話黃頁、圖書及班車查詢、信息化交流等各類服務(wù)。

杭州科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院重點建設(shè)網(wǎng)上辦事大廳，包含流程類、指南類、信息查詢類等，涵蓋了教育教學(xué)、人事勞動、醫(yī)保、后勤、出國出境等領(lǐng)域。通過整合業(yè)務(wù)系統(tǒng)服務(wù)，實現(xiàn)一網(wǎng)通辦[5]。

以上高校雖然在信息化建設(shè)方面思路不同、側(cè)重點不同,但均通過綜合信息服務(wù)平臺建設(shè)有效提升了自身管理服務(wù)水平和師生滿意度,取得了良好效果。

1.3 建設(shè)思路

相對本科院校，高職院校信息化專職人才缺乏，包括信息安全等投入相對較少，各部門間相互協(xié)調(diào)、信息資源共享等問題突出。通過前期調(diào)研、國內(nèi)外高校經(jīng)驗總結(jié)，結(jié)合當(dāng)前移動信息化技術(shù)發(fā)展，依托功能全面、便攜高效的釘釘辦公平臺，建設(shè)專屬高職院校數(shù)字化綜合服務(wù)平臺是一個有效的解決方案。

思路分析：一是專屬“釘釘”平臺具有專屬設(shè)計、專屬安全、專屬開放和存儲特點。在保留釘釘原生功能同時，通過自定義界面布局和樣式，打造千人千面的工作臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)專屬存儲服務(wù)，安全與效率兼顧。二是平臺可基于數(shù)據(jù)中心實現(xiàn)第三方系統(tǒng)集成和數(shù)據(jù)融合。突破釘釘自帶原生應(yīng)用局限，利用業(yè)務(wù)協(xié)同和數(shù)據(jù)共享機制,簡化辦事材料和流程。支持統(tǒng)一消息發(fā)布，實時查詢流轉(zhuǎn)路徑及意見，有效節(jié)省師生的辦理時間。三是平臺提供可視化的表單、流程、應(yīng)用設(shè)計器等通用功能，支撐各部門服務(wù)事項搭建，提供簡單、高效、強大、可持續(xù)的服務(wù)構(gòu)造能力。四是平臺提供業(yè)務(wù)辦理效率分析、師生滿意度調(diào)查、意見收集等渠道，通過數(shù)據(jù)分析，及時反饋給各部門負責(zé)人，不斷改進管理服務(wù)，促進平臺完善。

2 平臺構(gòu)建

數(shù)字化綜合服務(wù)平臺應(yīng)以“立足當(dāng)下，整體規(guī)劃，數(shù)據(jù)驅(qū)動、應(yīng)用導(dǎo)向，注重融合、體驗優(yōu)先”為原則，建設(shè)一個打通部門信息孤島、融合互通的適用于高職院校移動端數(shù)字化綜合服務(wù)平臺。

2.1 深入需求調(diào)研，加強頂層設(shè)計

通過調(diào)研其他高校，校內(nèi)部門訪談、師生問卷調(diào)查與座談等工作，瞄準教師、學(xué)生、家長、校友、企業(yè)等的滿意度為出發(fā)點和落腳點，成果導(dǎo)向與問題導(dǎo)向相結(jié)合，梳理優(yōu)化流程，推動服務(wù)方式創(chuàng)新，提高服務(wù)滿意度，實現(xiàn)校園智慧服務(wù)[6]。由學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)整體統(tǒng)籌作為一項全局性工程持續(xù)推進，辦公室會同信息技術(shù)部門成立專班牽頭理順建設(shè)機制，明確相關(guān)部門的職責(zé)、建設(shè)原則、程序。信息技術(shù)部門充分了解專屬釘釘?shù)脑砼c功能，協(xié)同全校各部門、全體師生共同參與開發(fā)建設(shè)。

2.2 夯實數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，落實數(shù)據(jù)安全

通過數(shù)據(jù)中心及數(shù)據(jù)治理統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準，推進數(shù)據(jù)共享，重點完成人事、教學(xué)、科研、財務(wù)、校園卡等核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成，涵蓋重點業(yè)務(wù)系統(tǒng)的主要結(jié)果性數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)治理目標從“消除數(shù)據(jù)孤島”向“全面提供數(shù)據(jù)服務(wù)”層面轉(zhuǎn)移[7]。在平臺頂層規(guī)劃時充分考慮數(shù)據(jù)安全,落實等級保護要求。結(jié)合數(shù)據(jù)中心將全校業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)分層分類統(tǒng)一管理，加強網(wǎng)絡(luò)安全主動防御、應(yīng)急處置、協(xié)同治理能力。

2.3 梳理服務(wù)事項，注重績效評估

梳理服務(wù)事項是建設(shè)數(shù)字化綜合服務(wù)平臺的關(guān)鍵一環(huán)，綜合部門、技術(shù)部門協(xié)同做好現(xiàn)有流程的梳理，簡化審批設(shè)計，以常用綜合服務(wù)、人事、后勤服務(wù)等適合移動服務(wù)的業(yè)務(wù)為突破口，啟動服務(wù)事項建設(shè)。線上線下同步，以移動服務(wù)為主。消息提醒、待辦處理、催辦、查詢、統(tǒng)計等及時性要求高的各級各類審批查詢功能以移動端實現(xiàn)為主。提供智慧采集分析服務(wù)，實時采集服務(wù)事項的運行效率,開通意見收集，開展?jié)M意度調(diào)查。通過數(shù)據(jù)分析，及時反饋給各部門負責(zé)人，不斷改進管理服務(wù)，促進平臺優(yōu)化完善。

3 建設(shè)案例

2021年，在浙江省全面推進數(shù)字化改革的背景下，浙江交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院(以下簡稱“浙江交院”)推出《數(shù)字化改革三年行動(2021-2023)計劃》，高效構(gòu)建“1+5+2”數(shù)字化改革新平臺、新機制、新模式，從構(gòu)建統(tǒng)一公共基礎(chǔ)平臺入手，建設(shè)多個解決師生實際應(yīng)用多跨場景數(shù)字應(yīng)用，全方位推動學(xué)校治理體系與治理能力現(xiàn)代化。

浙江交院搭建的基于專屬“交院釘”的網(wǎng)上辦事綜合服務(wù)平臺，以專屬釘釘平臺為基礎(chǔ)，通過定制開發(fā)，打通學(xué)?，F(xiàn)有系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，組建業(yè)務(wù)中臺，創(chuàng)建網(wǎng)上辦事平臺；梳理行政、教學(xué)、人事、財務(wù)、資產(chǎn)等業(yè)務(wù)流程，集成多跨場景應(yīng)用?？傮w設(shè)計方案如圖1所示。

圖1 總體設(shè)計方案

本案例的創(chuàng)新點在于基于數(shù)據(jù)中心，實現(xiàn)多平臺的融合貫通。通過建設(shè)“一程式”網(wǎng)上辦事平臺，打造多跨場景應(yīng)用，構(gòu)建功能全面、便攜高效可配置專屬移動門戶。

3.1 創(chuàng)建“一程式”網(wǎng)上辦事平臺

從開展數(shù)據(jù)治理入手，系統(tǒng)梳理現(xiàn)有各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，重建全校統(tǒng)一的校本數(shù)據(jù)中心，建設(shè)數(shù)字身份治理平臺。通過業(yè)務(wù)中臺構(gòu)建，搭建數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析平臺，提供“一程式”網(wǎng)上辦事服務(wù)能力。

3.1.1 整合校本數(shù)據(jù)，打破數(shù)據(jù)孤島

學(xué)校原有數(shù)據(jù)中心已多年未有效升級維護，存在技術(shù)框架滯后、數(shù)據(jù)源缺失、數(shù)據(jù)采集分析不足等諸多問題，已無法適應(yīng)前端業(yè)務(wù)快速迭代、中臺技術(shù)不斷創(chuàng)新應(yīng)用的需求。通過數(shù)據(jù)中心建設(shè)，將各類數(shù)據(jù)統(tǒng)一整合、正交分解、消除冗余，組建完備、清晰、簡潔、高效的校本數(shù)據(jù)中心。數(shù)據(jù)交換平臺遵循統(tǒng)一標準，獲取各類數(shù)據(jù)，確保來源唯一、準確。平臺產(chǎn)生的數(shù)據(jù)通過釘釘接口，編寫回調(diào)函數(shù)，利用J2EE技術(shù)，采用Hadoop大數(shù)據(jù)框架，與各系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫對應(yīng)結(jié)合，達到數(shù)據(jù)互通。

3.1.2 統(tǒng)一數(shù)字身份，構(gòu)建治理平臺

通過梳理師生身份、認證信息、權(quán)限的統(tǒng)一管理，為各業(yè)務(wù)系統(tǒng)登錄功能提供支持，有效解決人員變動優(yōu)化、組織架構(gòu)調(diào)整、各類賬號口令記憶困難等難題，實現(xiàn)一次登錄，全校園網(wǎng)通行。

3.1.3 搭建業(yè)務(wù)中臺，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程模塊化

建成流程引擎中臺、表單建模中臺、內(nèi)容引擎中臺、印控平臺和報表工具等基礎(chǔ)工具，提供可視化的表單設(shè)計器、流程設(shè)計器、應(yīng)用設(shè)計器等通用功能，打造融合、高效、可信、安全的基礎(chǔ)引擎和業(yè)務(wù)基礎(chǔ)平臺，有力支撐各部門服務(wù)事項搭建，提供簡單、高效、強大、可持續(xù)的服務(wù)構(gòu)造能力。

3.1.4 建設(shè)數(shù)據(jù)分析平臺,支撐業(yè)務(wù)評測閉環(huán)

利用大數(shù)據(jù)分析及挖掘技術(shù)對現(xiàn)有事項辦理進行多維度統(tǒng)計分析，為管理流程簡化優(yōu)化、消息精準推送、校務(wù)服務(wù)智能對接提供有效支撐。通過系統(tǒng)自我學(xué)習(xí)完善，實現(xiàn)精準度和智能程度的持續(xù)提升，完善前置風(fēng)險控制機制，實現(xiàn)辦事服務(wù)精準化智能化。

3.2 打造多跨場景應(yīng)用

在整合教學(xué)、人事、財務(wù)、校園卡、科研、資產(chǎn)、圖書、心理健康等多個系統(tǒng)資源的基礎(chǔ)上，構(gòu)建覆蓋管理、后勤服務(wù)、人事服務(wù)、財務(wù)服務(wù)、綜合服務(wù)的多跨場景應(yīng)用系統(tǒng)。重點構(gòu)建 “一體化教學(xué)管理”、“一站式電子報銷”等多個解決師生實際應(yīng)用的多跨場景集成應(yīng)用，形成具有學(xué)校特色的綜合服務(wù)應(yīng)用?，F(xiàn)已整合完成或已投入建設(shè)的應(yīng)用包括：

3.2.1 “一碼通”師生服務(wù)

開發(fā)與人臉識別、校園卡、賬戶口令等身份識別方式互聯(lián)互通的“交院碼”，不斷拓展校園生活各應(yīng)用場景，實現(xiàn)師生校園內(nèi)消費、通行、疫情防控、圖書借閱等“一碼通用”，切實提高師生校園內(nèi)生活服務(wù)便捷性。

3.2.2 一站式電子報銷

構(gòu)建敏捷的財務(wù)報銷費控服務(wù)管理平臺，為師生提供移動報銷、全程費控、預(yù)算管理、發(fā)票管理等一站式電子報銷服務(wù)。對接財務(wù)軟件自動生成憑證，實現(xiàn)申請-訂購-報銷-驗票-支付-記賬全流程服務(wù)。

3.2.3 一體化教學(xué)管理

基于學(xué)校教學(xué)一體化系統(tǒng)，整合教務(wù)應(yīng)用數(shù)據(jù)，搭建學(xué)生服務(wù)平臺，拓展智慧思政、學(xué)生成長管理功能，為師生提供統(tǒng)一教學(xué)管理服務(wù)應(yīng)用平臺。

3.2.4 智能化會議管理

實現(xiàn)校內(nèi)會議進行全周期管理。支持多種會議類型的一鍵申請發(fā)起、會議議程安排、會議通知、無感知簽到、智能化會前提醒，在線請假、參會回執(zhí)、日程安排推送、數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計等全流程會務(wù)服務(wù)，實現(xiàn)會議閉環(huán)管理。

3.2.5 學(xué)生請銷假服務(wù)

通過線上發(fā)起、審批路徑自適應(yīng)規(guī)劃、門禁系統(tǒng)自動對接、請銷假智能提醒等，實現(xiàn)全流程線上辦理、打造學(xué)生零跑腿服務(wù)應(yīng)用，有效解決學(xué)生線下紙質(zhì)請銷假審批單簽字繁瑣等問題。提供請銷假批量審批、審批記錄管理跟蹤、數(shù)據(jù)自動匯總分析等功能，解決出入核驗工作量大、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析復(fù)用困難等問題，實現(xiàn)閉環(huán)式請銷假管理。

3.3 構(gòu)建專屬移動門戶

2017年浙江交院基于釘釘自帶原生應(yīng)用簡易開發(fā)了“用印申請”和“用車申請”等10余項常用行政審批應(yīng)用，但僅解決了上報與審批等部分功能，難以滿足移動互聯(lián)時代師生分析統(tǒng)計、復(fù)雜報表、定制開發(fā)等各類多樣化的需求。

2019年浙江交院開發(fā)了基于泛微OA平臺的網(wǎng)上辦事系統(tǒng)一期。為合并減少入口，做好與原有網(wǎng)上辦事系統(tǒng)對接，本方案流程化辦事服務(wù)繼續(xù)采用泛微OA平臺，入口不再使用微信端，與釘釘集成進行二次開發(fā)。泛微OA與釘釘?shù)募?，能夠充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢，即OA平臺的流程化與通用平臺功能的全面性、開放性、靈活性相結(jié)合。

新“交院釘”門戶在“阿里釘釘”技術(shù)基座上，通過定制設(shè)計開發(fā)，打通組織、溝通、協(xié)同、業(yè)務(wù)流等生態(tài)能力，打造專屬設(shè)計、安全、開放的一站式移動平臺。各應(yīng)用系統(tǒng)通過用戶釘橋、基于統(tǒng)一身份認證平臺、采用H5的技術(shù)框架嵌入手段，實現(xiàn)一次登錄、全網(wǎng)通行，將應(yīng)用入口、服務(wù)事項、通知信息聚合至“交院釘”。各跨部門跨平臺的業(yè)務(wù)，實現(xiàn)統(tǒng)一入口、統(tǒng)一消息推送、統(tǒng)一待辦中心“一站式”辦理。

3.4 建設(shè)成效

基于“交院釘”綜合服務(wù)平臺是浙江交院數(shù)字化改革“1+5+2”總體框架中的“1”(公共基礎(chǔ)平臺)重點建設(shè)內(nèi)容。經(jīng)過近2年建設(shè)與應(yīng)用，取得一系列成效。

3.4.1 業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)全覆蓋

截至2022年底，浙江交院已建成業(yè)務(wù)流程120余條，覆蓋綜合服務(wù)、教學(xué)、科研、財務(wù)、后勤等各種場景。已實現(xiàn)90%以上事項一網(wǎng)通辦，大大提高了師生辦事效率。近一年以來，已完成事件辦理3萬余件、事項處理8萬余次、服務(wù)平臺訪問量20萬余次。

3.4.2 數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)實現(xiàn)全流程規(guī)范

依托平臺完成了學(xué)?，F(xiàn)有行政服務(wù)、教學(xué)、財務(wù)、疫情防控等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)優(yōu)化與整合，制定了數(shù)據(jù)規(guī)范、業(yè)務(wù)接口規(guī)范。調(diào)查顯示，“最多跑一次”滿意度90%，僅有不到5%的師生認為業(yè)務(wù)流程有進一步優(yōu)化、完善的空間。

3.4.3 形成長效優(yōu)化機制

運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過收集平臺用戶使用行為、用戶反饋信息，實現(xiàn)流程搭建、使用、測評、優(yōu)化的閉環(huán)，以小步快跑的方式持續(xù)迭代優(yōu)化，使得業(yè)務(wù)流程日趨完善合理。根據(jù)學(xué)校數(shù)字化改革方案，后續(xù)將新增“一張圖平安校園”、“1428智慧黨建”等應(yīng)用集成。平臺將根據(jù)用戶體驗推動功能不斷完善，形成各類圖表分析駕駛艙，不斷提升“智能化”服務(wù)管理水平。

4 結(jié) 語

浙江交院的案例可為各高職院校提供基于“專屬釘”數(shù)字化綜合服務(wù)平臺建設(shè)應(yīng)用范本。平臺基于學(xué)校需求定制開發(fā)，技術(shù)框架成熟，兼具安全及兼容性、可擴充性，可有效解決高職院校多跨場景集成應(yīng)用，助力高校決策科學(xué)化、管理精準化、服務(wù)個性化水平全面提升。