信息化背景下檔案管理創(chuàng)新路徑研究

◇內(nèi)江市人事考試中心 譚周揚(yáng)

現(xiàn)如今，信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中，并在未來時(shí)段內(nèi)對各行業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生重要影響。為了更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展形勢，檔案管理人員也應(yīng)樹立起信息化管理理念，并積極引入信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對檔案管理模式和方法的創(chuàng)新，提升檔案管理效率和水平。鑒于此，本文主要就如何利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新進(jìn)行了簡要分析。

隨著信息時(shí)代的到來，越來越多的信息技術(shù)研究成果被運(yùn)用到檔案管理工作中，極大的改變了檔案管理的理念和模式，解決了傳統(tǒng)檔案管理中一些難以解決的問題，提升了檔案管理的效率和水平。這就要求檔案管理人員必須要意識到信息技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值，并在后續(xù)的管理工作中，積極探索和創(chuàng)建全新的檔案管理路徑，提升檔案資源的共享率和利用率，讓檔案管理的價(jià)值充分體現(xiàn)出來，促進(jìn)行政事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。就這一方面而言，加強(qiáng)對我國現(xiàn)階段科技水平下檔案管理工作優(yōu)化途徑的創(chuàng)新是非常具有現(xiàn)實(shí)意義的。

1 信息化時(shí)代給檔案管理帶來的影響

（1）給檔案管理帶來的機(jī)遇。信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，能夠給檔案管理理念和模式帶來極大的改變，具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：一是信息檢索更加便利。信息技術(shù)的運(yùn)用，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并存放在檔案數(shù)據(jù)庫中，檔案管理人員和用戶只需要登錄檔案管理系統(tǒng)，則可實(shí)現(xiàn)對檔案的調(diào)閱，提升了檔案信息查詢的準(zhǔn)確性和便捷性；二是規(guī)范檔案管理。在以往的人工檔案管理中經(jīng)常會因人為因素，出現(xiàn)檔案丟失、檔案歸檔不規(guī)范等現(xiàn)象，影響到檔案資源的實(shí)際利用率。而信息技術(shù)的應(yīng)用，則可以有效解決這一問題[1]。在信息化檔案管理系統(tǒng)中，會將檔案調(diào)取、查看和更改等記錄保存下來，檔案管理人員可以隨時(shí)查看檔案數(shù)據(jù)的使用情況，規(guī)避檔案管理和使用流程中的不規(guī)范現(xiàn)象；三是提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平。在信息技術(shù)的支撐下，檔案管理人員需要按照相應(yīng)的檔案管理規(guī)范對檔案進(jìn)行歸檔和處理，使得檔案資料更加符合技術(shù)規(guī)范和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，便于管理者更好地管理檔案，提升檔案管理工作的效率和水平。

（2）給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)。雖然信息技術(shù)的運(yùn)用給檔案管理工作帶來了很多的便利，但與此同時(shí)也提出了全新的挑戰(zhàn)，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：一是信息管理模式與傳統(tǒng)管理模式之間的沖突。傳統(tǒng)的檔案管理模式的模式都是基于管理實(shí)踐和管理經(jīng)驗(yàn)形成的，有著較強(qiáng)的科學(xué)性和穩(wěn)定性。但檔案管理信息化改革中，傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端逐漸暴露出來，如主動性不強(qiáng)、封閉性強(qiáng)，在一定程度上阻礙了檔案信息化改革進(jìn)程；二是檔案信息化改革給傳統(tǒng)檔案管理體系帶來的挑戰(zhàn)[2]。檔案信息化管理建設(shè)中，對于檔案管理內(nèi)容、檔案管理方式和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)提出了全新的要求，這也在一定程度上擾亂了傳統(tǒng)檔案管理體系的秩序和行為；三是對檔案管理人員的信息素養(yǎng)提出了更高要求。在信息化檔案管理工作中，要求檔案管理人員必須要具備良好的業(yè)務(wù)能力和信息素養(yǎng)，能夠靈活運(yùn)用各種先進(jìn)的信息技術(shù)開展檔案管理工作。但當(dāng)前多數(shù)行政事業(yè)單位的檔案管理人員都不具備充足的信息素養(yǎng)和信息化能力，導(dǎo)致檔案管理信息建設(shè)工作難以有效推進(jìn)。

2 信息化背景下檔案管理創(chuàng)新路徑

（1）提高信息化技術(shù)的應(yīng)用深度。在檔案管理中，提高信息化技術(shù)的應(yīng)用深度具體就是說技術(shù)的應(yīng)用程度。不過要想達(dá)成理想的效果，首先就得從檔案管理需求著手，明確應(yīng)用目標(biāo)[3]。比如在知識管理中的各方面內(nèi)容上，管理員可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)提高隱性知識的管理知識，使其表現(xiàn)出顯性化與可視化的特點(diǎn)；其次，從管理質(zhì)量方面來說，需要提高其應(yīng)用廣度。在檔案管理工作開展中，管理者應(yīng)該從精細(xì)化管理角度著手，并在各個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)融入信息化技術(shù)，借助此推動工作質(zhì)量的提高。比如為了推動檔案信息檢索服務(wù)質(zhì)量更進(jìn)一步，可以將分析技術(shù)、信息挖掘技術(shù)等合理應(yīng)用起來，如在信息歸納、檢索等環(huán)節(jié)，合理應(yīng)用這些技術(shù)，便能起到很好的效果，提高工作有效性，使信息檢索變得更加智能化。

（2）拓展檔案管理管理維度。拓展檔案管理維度，可以很好推動信息化技術(shù)應(yīng)用范疇的延伸，是其變成決策制定、戰(zhàn)略制定等的重要依據(jù)。具體可以從以下幾方面著手：首先，結(jié)合實(shí)際構(gòu)建檔案信息管理體系，使檔案管理工作和其他業(yè)務(wù)部門相銜接，以便形成檔案數(shù)據(jù)信息的自動收集與整理；其次，應(yīng)該將自動化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等充分利用起來，是檔案管理工作表現(xiàn)出規(guī)范化、規(guī)律化等特點(diǎn)[4]。需要注意的一點(diǎn)，檔案管理員應(yīng)該結(jié)合相關(guān)數(shù)據(jù)信息合理開展歸納存儲以及分類等相關(guān)工作，促進(jìn)信息資源的整合；最后，構(gòu)建完善的管理機(jī)制，將相關(guān)檔案信息以信息化技術(shù)的方式融入信息管理平臺中，這樣可以很好減少管理步驟，提高工作有效性。除此之外，在拓展管理維度的時(shí)候，管理人員還得注重人才培訓(xùn)，關(guān)注他們信息素養(yǎng)的強(qiáng)化。同時(shí)，還得注重傳統(tǒng)管理模式與信息化建設(shè)矛盾的處理，以便在檔案信息化建設(shè)中更充分的發(fā)揮檔案管理員的作用。

（3）構(gòu)建合理的保障機(jī)制。首先就是構(gòu)建完善的監(jiān)管機(jī)制，針對當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中存在的各種問題，構(gòu)建合適的機(jī)制，明確管理人員在其中承擔(dān)的職責(zé)，確定好工作標(biāo)準(zhǔn)與目標(biāo)，在各方面得到保障的基礎(chǔ)上，推動檔案管理數(shù)字化水平更進(jìn)一步；其次，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全防范機(jī)制。在檔案管理信息化建設(shè)中，時(shí)常發(fā)生網(wǎng)絡(luò)安全問題，為此，相關(guān)方面應(yīng)該組織負(fù)責(zé)人從多角度出發(fā)，構(gòu)建完善的防范機(jī)制，避免病毒與黑客等的侵襲；最后，構(gòu)建完善客觀的評價(jià)審核機(jī)制。在檔案管理內(nèi)容創(chuàng)新中，檔案管理員肩負(fù)著多方面的工作，如信息錄入、信息檢索以及管理等，要想推動信息化建設(shè)更進(jìn)一步，離不開相對應(yīng)的評價(jià)機(jī)制。當(dāng)有完善的評價(jià)機(jī)制作為支撐，便能很好地診斷管理員在具體工作開展中存在的問題，然后針對性的優(yōu)化，推動檔案管理質(zhì)量更上一個(gè)臺階。

（4）提高工作人員的綜合素質(zhì)與水平。在社會科技飛速發(fā)展下，對于檔案管理也提出了更高的要求，相應(yīng)的，工作人員的能力與素質(zhì)也應(yīng)該緊跟其后，這樣才能更好滿足工作需求。首先，應(yīng)該注重工作人員工作熱情的調(diào)動，在檔案管理信息化建設(shè)中，員工的個(gè)人態(tài)度在很大程度上關(guān)乎到工作有效性；其次，提高員工的信息化能力。檔案管理單位可以多為他們提供培訓(xùn)提升的機(jī)會，同時(shí)鼓勵(lì)他們自主學(xué)習(xí)，如參加培訓(xùn)班等[5]。還可以定期舉辦相關(guān)知識競賽，讓他們認(rèn)清信息能力提升的重要性；最后，注重學(xué)習(xí)團(tuán)隊(duì)的構(gòu)建，促使他們相互督促與進(jìn)步，打開全新的檔案管理局面。

3 結(jié)束語

綜上所述，在信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)引入和運(yùn)用，極大的改變了檔案管理的形式和方法，提升了檔案管理效率和水平。不過在信息技術(shù)的實(shí)際運(yùn)用過程中仍存在很多的不足，影響到信息技術(shù)優(yōu)勢的發(fā)揮。因此，檔案管理人員必要加強(qiáng)對信息化檔案管理的重視和研究，深化檔案管理和信息技術(shù)之間的內(nèi)在聯(lián)系，提升檔案管理的信息化、智能化水平。