防疫常態(tài)化背景下高校突發(fā)事件檔案工作模式研究

竇海燕

（江蘇財(cái)經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 淮安 223003）

2020年新年伊始，新型冠狀病毒肺炎COVID-19在全球突然暴發(fā)，世界衛(wèi)生組織將其定性為“國際關(guān)注的突發(fā)公共衛(wèi)生事件”，中國啟動(dòng)了史無前例的最嚴(yán)格、最徹底的防控舉措。疫情暴發(fā)以來，高校根據(jù)中央、省市各級(jí)要求并結(jié)合自身實(shí)際，全面落實(shí)防控舉措，并在做好疫情防控的同時(shí)，采取多種方式開展線上教育教學(xué)工作，也產(chǎn)生了大量疫情防控期間的特殊檔案，做好疫情防控檔案的收集整理利用對(duì)檔案工作者是一個(gè)考驗(yàn)。在目前國內(nèi)疫情基本穩(wěn)定，防疫成為常態(tài)化的大背景下，高校開展面對(duì)重大突發(fā)事件的檔案工作模式研究，具有現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校突發(fā)事件檔案的內(nèi)容

根據(jù)2021年6月1日正式實(shí)施的國家檔案局第16號(hào)令《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》，“突發(fā)事件是指突然發(fā)生，造成或可能造成嚴(yán)重社會(huì)危害，需要采取應(yīng)急處置措施予以應(yīng)對(duì)的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件和社會(huì)安全事件。突發(fā)事件檔案，是指在舉辦重大活動(dòng)和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件過程中直接形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！保?］

高校突發(fā)事件是人為原因、自然原因或社會(huì)政治原因等多種因素引發(fā)的，無法事先預(yù)測(cè)，在校園內(nèi)突然發(fā)生的，或者事件發(fā)生在校外，但與學(xué)校的人、事、物有密切聯(lián)系的，同樣對(duì)校園正常管理、教學(xué)、生活秩序造成巨大影響的事件。社會(huì)公眾對(duì)涉及高校的突發(fā)事件關(guān)注度極高，事件處置不當(dāng)或不及時(shí)，會(huì)在事情的基礎(chǔ)上迅速發(fā)酵放大，甚至流言謠言四起，非常容易破壞正常校園秩序，給高校管理工作和師生身心健康帶來巨大壓力。突發(fā)事件檔案是高校在處理突發(fā)事件過程中直接形成的文字、圖片、音頻、電子信息等各種原始資料，是對(duì)事件有價(jià)值的最真實(shí)的記載，它是高校對(duì)事件進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)、客觀的分析與總結(jié)，以及對(duì)將來進(jìn)行警示防范的重要參考資料，突發(fā)事件檔案也是屬于高校檔案資源基礎(chǔ)建設(shè)，構(gòu)建“高校記憶”特殊而重要的組成部分。

按照高校管理的特點(diǎn)，高校以下幾種類型的突發(fā)事件發(fā)生頻率較高。一是公共衛(wèi)生類突發(fā)事件。包括傳染性疫病、食品衛(wèi)生安全事故等，如2020年江蘇徐州某大學(xué)獨(dú)立學(xué)院22名學(xué)生診斷為肺結(jié)核，給師生健康安全帶來極大影響，也引發(fā)了輿論強(qiáng)烈關(guān)注。二是公共安全類突發(fā)事件。包括消防安全、交通安全、實(shí)驗(yàn)室安全等。此類突發(fā)事件易直接導(dǎo)致人身傷亡，危害性較大，容易在校園中形成不安、恐慌的情緒，甚至可能導(dǎo)致傷害再次發(fā)生，對(duì)社會(huì)、校園的安定造成威脅。三是大規(guī)模群體性突發(fā)事件。包括國內(nèi)外重大政治事件引發(fā)的影響校園安全穩(wěn)定、校園內(nèi)部管理服務(wù)不足引發(fā)師生的不滿等問題，如引起集體靜坐、示威、網(wǎng)絡(luò)串聯(lián)引發(fā)輿情等。四是心理健康類突發(fā)事件。高校學(xué)生心理健康類事件發(fā)生呈增長趨勢(shì)。學(xué)生的意志、性格不成熟，敏感而脆弱，缺乏抗壓性和自我調(diào)節(jié)能力，容易導(dǎo)致心理異常和扭曲，在家庭、學(xué)業(yè)、戀愛、人際關(guān)系等各項(xiàng)活動(dòng)中存在的極小問題，往往都能夠成為突發(fā)事件的誘因。五是自然災(zāi)害類突發(fā)事件。包括洪水、地震、極端惡劣天氣等自然災(zāi)害，一旦發(fā)生將對(duì)師生的生命安全和財(cái)產(chǎn)安全造成嚴(yán)重危害。

二、高校突發(fā)事件檔案的特征

（一）產(chǎn)生的不確定性

這是高校突發(fā)事件檔案最主要的特征。高校人員密集性大，集體的連接度高，人群來源廣，思想活躍，活動(dòng)頻繁，事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)和方式無法提前預(yù)知，前因后果無法提前預(yù)料和把控，相關(guān)檔案的內(nèi)容、產(chǎn)生時(shí)間也就存在著不確定性，只能隨著事件發(fā)展而隨機(jī)變化。

（二）來源的分散與內(nèi)容的廣泛性

突發(fā)事件的發(fā)生往往一果多因，可能涉及政治、自然、環(huán)境、人員、心理等眾多方面，事件的發(fā)生因素相互交織。突發(fā)事件是突然爆發(fā)的，但是事件過程有潛伏期、發(fā)生期、高潮期、緩解期、恢復(fù)期幾個(gè)階段，而且在處理過程中還有反復(fù)的可能。從事件的發(fā)生、應(yīng)對(duì)、發(fā)展到處置結(jié)束，檔案的涉及面極廣，且并不屬于日常歸檔范圍。它既有國家層面的法律法規(guī)，上級(jí)的指示精神，有來自如公安、國安、消防、衛(wèi)生防疫等部門的調(diào)查材料、處理決定，有學(xué)校黨委、行政、宣傳、教學(xué)、學(xué)生、保衛(wèi)、后勤等參與事件處置部門形成的會(huì)議記錄、通知、申請(qǐng)、報(bào)告、決定以及對(duì)事件的詳細(xì)調(diào)查材料，有學(xué)校師生參與事件形成的材料，以及事件導(dǎo)致的正負(fù)面輿情材料、媒體網(wǎng)絡(luò)宣傳報(bào)道等，這一系列原始材料從各角度各環(huán)節(jié)完整、客觀記錄了事件的整個(gè)過程。凡是在事件過程中有價(jià)值的各種部門、載體的記錄材料都要納入收集范圍。

（三）載體的多樣性

現(xiàn)代社會(huì)信息來源載體具有多元化特點(diǎn)，要堅(jiān)持“大檔案”的觀念，盡可能地完善檔案的收集范圍，除了傳統(tǒng)的文書、實(shí)物、照片檔案外，還有新媒體類平臺(tái)的相關(guān)內(nèi)容如網(wǎng)頁新聞、官微、官博、貼吧以及社會(huì)自媒體的相關(guān)信息內(nèi)容，都要納入收集范圍，才能全面系統(tǒng)地反映事件的全貌。這就要求檔案工作人員也要具有較強(qiáng)的信息素養(yǎng)和收集工作敏銳性，及時(shí)主動(dòng)地收集歸檔相關(guān)信息和工作記錄。如果在事件發(fā)生時(shí)因特殊原因沒有能及時(shí)收集完整，也可通過開展口述歷史研究，將經(jīng)歷過重大事件的師生員工的“個(gè)人記憶”落實(shí)為檔案。

（四）形成的階段性

對(duì)突發(fā)事件的處置短則數(shù)日，長則數(shù)月，在這個(gè)階段內(nèi)檔案會(huì)迅速地大量地形成，事件處置完畢后，基本不會(huì)再圍繞此事件形成材料，也不再是相關(guān)部門的工作重點(diǎn)。因此，檔案部門要及時(shí)開展收集，加大收集力度，防止檔案散失，要同步開展設(shè)計(jì)簡潔實(shí)用的專題檔案數(shù)據(jù)庫和開展專題檔案編研，為整合檔案資源奠定良好基礎(chǔ)。

三、高校突發(fā)事件檔案工作的價(jià)值

（一）留存憑證

檔案是高校記憶的主要呈現(xiàn)方式，是歷史的真實(shí)反映。檔案具有記憶屬性，但是檔案并不是“記憶”本身，它是集體（社會(huì)）記憶的實(shí)物表現(xiàn)形式。在突發(fā)事件中留存的原始檔案資料，是記載高校在特殊時(shí)期應(yīng)對(duì)危機(jī)最完整和直接的“第一手材料”，具有不可替代的憑證價(jià)值，是高校檔案資源特殊而重要組成部分，它真實(shí)地再現(xiàn)歷史事件發(fā)展的軌跡和過程，在未來研究此段歷史經(jīng)驗(yàn)時(shí)，它是最有說服力、最權(quán)威可信的資源，對(duì)今后的追根溯源、工作查證、表彰追責(zé)、歷史研究等，具有十分重要的意義。

（二）總結(jié)經(jīng)驗(yàn)

檔案是歷史的鏡子，加強(qiáng)突發(fā)事件檔案建設(shè)，是高校在發(fā)展過程中的特殊總結(jié)。突發(fā)事件檔案可以展現(xiàn)現(xiàn)實(shí)，多層次、多側(cè)面、多角度地反映現(xiàn)實(shí)高校文化內(nèi)涵，在檔案中探尋事件內(nèi)在的規(guī)律，探索經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，可為高校治理重大突發(fā)事件提供經(jīng)驗(yàn)和理性認(rèn)識(shí)，為未來發(fā)展中預(yù)防和應(yīng)對(duì)類似事件的科學(xué)決策提供歷史借鑒。

（三）教育警示

突發(fā)事件檔案是高校開展安全警示教育的重要資料來源。加強(qiáng)突發(fā)事件檔案建設(shè)，是對(duì)非常時(shí)期或校園特殊事件中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的完整總結(jié)。發(fā)揮突發(fā)事件檔案的警示、教育、宣傳作用，通過突發(fā)事件檔案可以幫助學(xué)校管理者和師生了解歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，構(gòu)建有效的突發(fā)事件預(yù)防體系，提高事件應(yīng)對(duì)能力。如通過展示心理健康事件檔案編研成果，對(duì)師生進(jìn)行心理知識(shí)宣傳與教育，引導(dǎo)師生注重心理健康，減少類似事件的發(fā)生。又如在新冠疫情防控過程中，協(xié)助相關(guān)部門利用檔案資源開展宣傳，讓公眾及時(shí)了解疫情知識(shí)，加強(qiáng)科學(xué)信息傳播，增強(qiáng)抗疫信心。還可以利用檔案展示其間涌現(xiàn)的先進(jìn)模范人物的榜樣力量，倡導(dǎo)校園正能量，促進(jìn)師生心懷家國、勇于擔(dān)當(dāng)。

四、防疫常態(tài)化背景下高校突發(fā)事件檔案工作模式的構(gòu)建

（一）健全面向突發(fā)性事件的檔案應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制

2020年頒布的《中華人民共和國檔案法》第二十六條，“國家檔案主管部門應(yīng)當(dāng)建立健全突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案收集、整理、保護(hù)、利用工作機(jī)制。檔案館應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案的研究整理和開發(fā)利用，為突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)提供文獻(xiàn)參考和決策支持?！保?］給予檔案工作有力的法律保障。要從頂層設(shè)計(jì)層面明確檔案部門響應(yīng)與參與機(jī)制，將檔案工作嵌入各項(xiàng)工作系統(tǒng)和各項(xiàng)應(yīng)急預(yù)案中，明確職責(zé)，形成突發(fā)事件下健全完善的檔案網(wǎng)絡(luò)，使突發(fā)性檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化。

（二）構(gòu)建高校突發(fā)事件檔案應(yīng)急預(yù)案框架

一方面學(xué)校要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，重構(gòu)工作流程，建立科學(xué)、規(guī)范、切合本單位實(shí)際情況的檔案工作流程及其運(yùn)行保障機(jī)制。檔案部門要“未雨綢繆”，制定《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》，還要開展多方調(diào)研，針對(duì)高校易發(fā)的不同類型的突發(fā)事件，編制不同類型的檔案工作預(yù)案。預(yù)案的內(nèi)容要細(xì)，指導(dǎo)性要強(qiáng)，要對(duì)應(yīng)不同類型事件界定不同的立卷歸檔范圍，規(guī)范收集整理標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建起高校突發(fā)事件檔案預(yù)案的基本框架。另一方面，在事件發(fā)生后，檔案部門要立即啟動(dòng)預(yù)案，主動(dòng)與相關(guān)部門聯(lián)系溝通，建立起通暢的資源收集渠道。根據(jù)事件的發(fā)展進(jìn)程和事件性質(zhì)，按照預(yù)案框架，制定檔案工作細(xì)則，全程跟進(jìn)，保證檔案工作在突發(fā)事件處理過程中不缺位。

（三）加強(qiáng)“收、管、用”，優(yōu)化突發(fā)事件檔案管理策略

1.突發(fā)事件檔案的收集

檔案的“收”永遠(yuǎn)是檔案工作最關(guān)鍵最基本的問題。有完整的“收”，才有規(guī)范的“管”和有價(jià)值的“用”。

突發(fā)事件檔案的收集要遵循的原則。一是要遵循應(yīng)急處置優(yōu)先原則。雖然檔案部門要在第一時(shí)間介入檔案收集工作，但是鑒于處置突發(fā)事件時(shí)間的緊迫性，檔案的收集要靈活應(yīng)變，此時(shí)首要保障的應(yīng)該是事件應(yīng)急處置順利進(jìn)行，檔案工作者可密切關(guān)注事件發(fā)展但不可影響事件處置工作，當(dāng)事件初步平穩(wěn)后，及時(shí)開展收集工作。二是要遵循應(yīng)歸盡歸原則。由于突發(fā)事件檔案具有階段性特征，在收集突發(fā)事件檔案過程中，如果錯(cuò)過了收集的最佳時(shí)機(jī)，容易造成檔案缺失的遺憾。要堅(jiān)持“寧寬勿嚴(yán)，寧多勿少，寧濫不缺”，先廣泛收集而后再進(jìn)行整理、鑒定，形成最終歸檔檔案。三是要遵循保密原則。突發(fā)事件在沒有妥善處置完畢前隨意散播相關(guān)信息會(huì)造成較大的社會(huì)負(fù)面影響，某些事件也可能會(huì)涉及機(jī)密以及涉及個(gè)人隱私，檔案工作者在收集過程中要增強(qiáng)工作責(zé)任感，嚴(yán)守檔案保密制度。

突發(fā)事件檔案要?jiǎng)?chuàng)新收集方式。國家檔案局發(fā)布的新冠肺炎疫情期間防控檔案工作的通知中明確提出“各級(jí)檔案部門要充分利用現(xiàn)代通信技術(shù)，靈活采用電話、辦公網(wǎng)、短信、微信、移動(dòng)客戶端等適宜方式，加強(qiáng)對(duì)疫情防控材料收集歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，積極爭取將檔案工作納入防控工作的總體部署，做到疫情防控檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸?！保?］在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，各種辦公與教學(xué)APP、QQ、微信等都是重要的工作手段，在新冠疫情防控期間大量的文件、通知、信息都是通過新媒體平臺(tái)發(fā)布的。在這種特殊時(shí)期，檔案部門要打破常規(guī)模式，要變后端保管為前端干預(yù)，運(yùn)用采取主動(dòng)收集、跟蹤收集、線上線下同時(shí)收集、合作收集、征集等多種收集方式，保障檔案在第一時(shí)間應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。面對(duì)檔案載體的多樣，檔案部門就要做好收集與歸檔方式的應(yīng)變準(zhǔn)備，使突發(fā)事件檔案資源更加詳細(xì)和立體。

2.突發(fā)事件檔案的管理

在資料大量收集后，檔案部門要及時(shí)組織專業(yè)人員進(jìn)行鑒定，對(duì)缺少的資料及時(shí)補(bǔ)全，有疑問的資料要進(jìn)行認(rèn)證，去粗取精，去偽存真，開展專業(yè)規(guī)范的檔案整理。

高校突發(fā)事件檔案與傳統(tǒng)文書檔案不同，它不屬于某種單獨(dú)門類檔案，也沒有固定的組織機(jī)構(gòu)，不能按照一般文書檔案整理。對(duì)于突發(fā)事件檔案應(yīng)以事件發(fā)展時(shí)間線為軸，使用專題檔案的形式，統(tǒng)一保管期限，相對(duì)獨(dú)立地進(jìn)行編目與排架，維護(hù)事件的內(nèi)在聯(lián)系，杜絕同一個(gè)事件檔案因按照不同門類檔案被分散保管后，對(duì)信息編研以及后期利用造成不便的弊端。

3.突發(fā)事件檔案的利用

突發(fā)事件屬于低頻發(fā)生事件，利用意義更多在于它的警示作用。檔案部門要有效利用有關(guān)專題資料，要從提高突發(fā)事件檔案利用價(jià)值及利用便捷性出發(fā)，開展突發(fā)事件檔案的資源信息化數(shù)字化建設(shè)，對(duì)突發(fā)事件檔案進(jìn)行原始檔案的粗加工的一次文獻(xiàn)編研、再對(duì)一次文獻(xiàn)編研中相關(guān)信息進(jìn)一步提煉邏輯性更強(qiáng)的二次編研、在一次二次編研的基礎(chǔ)上進(jìn)行系統(tǒng)分析開發(fā)研究的三次文獻(xiàn)編研，對(duì)檔案進(jìn)行多維度、多層次綜合性開發(fā)，形成不同深度的專題資料和編研成果。按照突發(fā)事件檔案資源的多來源、多種類、多載體的特點(diǎn)，突發(fā)事件檔案編研的載體類型可劃分為以下幾種：一是文件類。主要包括事件管理過程中使用的相關(guān)政策、法律法規(guī)、學(xué)校制度、各類記錄、報(bào)告及上級(jí)批復(fù)等。二是圖片類。主要包括事件管理過程中產(chǎn)生的相關(guān)照片。三是音視頻類。主要包含在事件過程中產(chǎn)生的錄音、錄像及其他多媒體技術(shù)信息，展示事件治理相關(guān)過程。四是網(wǎng)頁信息類。妥善整合事件處理過程中的網(wǎng)絡(luò)反饋內(nèi)容、新聞媒體報(bào)道、官微官博等各方面信息，為事件處理形成記錄完整的信息環(huán)。

五、結(jié)語

綜上所述，高校突發(fā)事件檔案工作模式要從重視頂層設(shè)計(jì)、健全響應(yīng)機(jī)制、構(gòu)建預(yù)案框架、優(yōu)化管理策略入手，在突發(fā)事件檔案管理工作中同步推進(jìn)，檔案工作“制度硬”“收得全”“管得好”“利用快”，檔案的價(jià)值才能得到最閃亮的體現(xiàn)。