高職院校學(xué)籍管理的困境及對(duì)策

陳阿夢(mèng)

（南通科技職業(yè)學(xué)院）

高職院校需要不斷完善對(duì)學(xué)籍管理制度的優(yōu)化，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生行為、思想的針對(duì)性引導(dǎo)和教育促進(jìn)。學(xué)籍管理是高職院校學(xué)生管理事務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)學(xué)生的入學(xué)確認(rèn)、學(xué)習(xí)狀態(tài)和畢業(yè)資格等多個(gè)方面的全面動(dòng)態(tài)監(jiān)控。而學(xué)籍管理工作對(duì)教育活動(dòng)有著控制、調(diào)節(jié)、激勵(lì)的基本功能，能夠?yàn)樵盒＝逃芾砉ぷ鞯目茖W(xué)開展提供規(guī)范化的保障。

一、高職院校學(xué)籍管理工作的重要意義

學(xué)籍管理是高職院校教務(wù)部門的常規(guī)性工作，是學(xué)校教育管理信息的基礎(chǔ)來(lái)源，涵蓋了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)階段。規(guī)范化和系統(tǒng)性的學(xué)籍管理機(jī)制，能夠有效提高院校的教育管理工作水平。首先學(xué)籍狀態(tài)反映了學(xué)生的學(xué)習(xí)發(fā)展情況，體現(xiàn)了學(xué)生的學(xué)習(xí)過程和結(jié)果。高職學(xué)校可以直接了解學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中的學(xué)籍異動(dòng)和課程變動(dòng)信息，對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)結(jié)果進(jìn)行畢業(yè)和結(jié)業(yè)的結(jié)論判定。而且學(xué)籍管理作為教育教學(xué)的信息來(lái)源，能夠有效保證教育管理的科學(xué)實(shí)施。通過學(xué)籍管理的信息分析，進(jìn)行教學(xué)資源的合理分配，滿足學(xué)生的實(shí)際需求和現(xiàn)實(shí)需要。而且學(xué)籍管理部門也可以根據(jù)學(xué)生的人數(shù)、性別、錄取批次等信息，對(duì)之后的分班、學(xué)號(hào)編排、成績(jī)管理、教學(xué)任務(wù)實(shí)施和教學(xué)活動(dòng)開展提供規(guī)范化的組織依據(jù)。而且，學(xué)籍管理還能為學(xué)生提供人性化的服務(wù)，對(duì)于入伍的學(xué)生，可以保留學(xué)籍，學(xué)生退役后也可根據(jù)國(guó)家的政策，以及學(xué)生實(shí)際情況進(jìn)行專業(yè)的調(diào)整以及部分課程的調(diào)整，而對(duì)于有創(chuàng)業(yè)意愿的學(xué)生，可以為學(xué)生休學(xué)。高職院校學(xué)籍管理工作的創(chuàng)新開展，能夠有效保證從招生到學(xué)歷頒發(fā)整個(gè)流程的科學(xué)規(guī)范，杜絕冒名頂替和暗箱操作的漏洞。最后，學(xué)籍管理工作為用人單位的招聘選擇可提供直觀的數(shù)據(jù)信息，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生的了解，從而進(jìn)行科學(xué)選擇，提升企業(yè)和學(xué)生的職業(yè)適配。高職院校需要做好學(xué)籍管理工作，為教育工作的科學(xué)開展進(jìn)行規(guī)范化引導(dǎo)，提高院校的教育管理成效。

二、當(dāng)前學(xué)籍管理工作的困境

（一）學(xué)籍管理制度落后

隨著教育改革的深入，傳統(tǒng)的學(xué)籍管理制度難以適應(yīng)當(dāng)前的工作發(fā)展要求，以往的管理制度組織有著諸多漏洞，管理形式缺少時(shí)代創(chuàng)新，缺乏科學(xué)、高效和創(chuàng)新的管理優(yōu)勢(shì)。高職院校往往忽略了學(xué)籍管理制度的信息分析，無(wú)法圍繞學(xué)籍信息的實(shí)際情況，設(shè)置科學(xué)性的教育教學(xué)準(zhǔn)則，確保院校教育管理工作的科學(xué)開展。并且隨著素質(zhì)教育理念的推行，刻板的管理制度已不符合當(dāng)前的育人發(fā)展方針，同時(shí)也限制了學(xué)生的個(gè)性化發(fā)展。高職院校需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，創(chuàng)新學(xué)籍管理制度，為教育教學(xué)活動(dòng)的科學(xué)開展進(jìn)行規(guī)范化的實(shí)施指導(dǎo)。

（二）學(xué)籍管理理念的落后

在學(xué)籍工作管理中，很多高校依然選擇以教務(wù)部門為主的管理模式，并沒有轉(zhuǎn)變?yōu)槎?jí)學(xué)院的自主管理模式。在主要以學(xué)校教務(wù)部門為主的學(xué)籍管理中，面對(duì)學(xué)籍信息的搜集和審核，不同信息數(shù)據(jù)類型的整理和設(shè)計(jì)，隨著越來(lái)越多的工作任務(wù)，導(dǎo)致其在管理過程中出現(xiàn)了不少的錯(cuò)誤和遺漏。而且在學(xué)籍管理工作中，高職院校并沒有認(rèn)識(shí)到二級(jí)管理的重要意義，缺乏對(duì)教育管理權(quán)限的合理分配，導(dǎo)致二級(jí)管理系統(tǒng)難以參與到學(xué)籍管理工作中。高職院校在學(xué)籍管理工作中，需要及時(shí)更新管理理念，實(shí)現(xiàn)教務(wù)部門和二級(jí)管理模式的有效結(jié)合，提高管理工作的成效。

（三）數(shù)據(jù)信息資源無(wú)法進(jìn)行有效共享

學(xué)籍管理工作涵蓋了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過程，對(duì)于學(xué)生生學(xué)籍信息的記錄，必然會(huì)涉及到院校的各個(gè)管理部門。但是由于缺乏科學(xué)的溝通交流機(jī)制，各個(gè)部門掌握的學(xué)生信息無(wú)法進(jìn)行實(shí)時(shí)共享，導(dǎo)致在學(xué)籍信息的搜集和整理過程中，很容易出現(xiàn)信息誤差，難以形成準(zhǔn)確、完整的學(xué)生學(xué)籍信息。

（四）學(xué)籍管理隊(duì)伍不完善

學(xué)籍管理隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)能力，直接決定和影響了學(xué)籍管理工作實(shí)施成效。學(xué)籍管理的工作量巨大，工作流程細(xì)致且繁瑣，需要耗費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行問題的處理。而且隨著學(xué)籍管理過程的信息化發(fā)展，需要工作人員不斷提高自身的計(jì)算機(jī)操作能力、統(tǒng)計(jì)分析能力，從而適應(yīng)當(dāng)前的工作發(fā)展要求。但是由于工作量大，薪資待遇也不比其他的教學(xué)、教研教師，導(dǎo)致管理隊(duì)伍人員流失嚴(yán)重。而且管理隊(duì)伍中缺乏專業(yè)化的管理人才，很多工作人員缺少相應(yīng)的學(xué)習(xí)能力和管理能力，限制了學(xué)籍管理成效的提升。

（五）對(duì)學(xué)籍管理工作的認(rèn)識(shí)不夠

在高職院校的工作中，學(xué)籍管理工作繁瑣，工作成效在短時(shí)間內(nèi)很難發(fā)現(xiàn)。部分教師對(duì)學(xué)籍管理工作的態(tài)度也較為隨意，沒有及時(shí)核實(shí)并上報(bào)學(xué)生的異動(dòng)情況，導(dǎo)致學(xué)生實(shí)際學(xué)籍信息和院校學(xué)籍學(xué)歷管理信息不一致，常常到畢業(yè)審核時(shí)才能發(fā)現(xiàn)問題，影響了學(xué)生的畢業(yè)與發(fā)展。學(xué)校則將教務(wù)工作的重心集中在了教學(xué)管理工作、教學(xué)創(chuàng)新等方面，疏于對(duì)學(xué)籍管理工作應(yīng)有的重視。學(xué)校缺少對(duì)學(xué)籍管理系統(tǒng)的資金投入，無(wú)法及時(shí)升級(jí)更新學(xué)籍管理系統(tǒng)，使得部分學(xué)生數(shù)據(jù)在導(dǎo)入到系統(tǒng)時(shí)丟失且在系統(tǒng)使用過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)等問題。高職院校需要加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理工作的重視，讓師生認(rèn)識(shí)到學(xué)籍管理的重要意義。

三、高職院校學(xué)籍管理的對(duì)策

（一）建立完善的學(xué)籍管理制度

穩(wěn)定、科學(xué)的組織制度，是實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理科學(xué)化和規(guī)范化的重要抓手。高職院校圍繞教育部的政策制定，根據(jù)學(xué)校的原有管理制度，并結(jié)合時(shí)代的發(fā)展特征，建立完善的學(xué)籍管理制度。高職院校可以學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理制度和工作經(jīng)驗(yàn)，在學(xué)籍管理工作中進(jìn)行試點(diǎn)運(yùn)行。借助現(xiàn)代化教育發(fā)展理念，圍繞科學(xué)化、規(guī)范化和人性化的管理原則，在工作中不斷優(yōu)化各項(xiàng)管理工作的細(xì)則，從而建立完善的學(xué)籍管理制度[1]。例如圍繞國(guó)家規(guī)定作為工作管理標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格學(xué)生的入學(xué)和注冊(cè)手續(xù)。在新生入學(xué)報(bào)到時(shí)，對(duì)學(xué)生的入學(xué)資格進(jìn)行初步審查，圍繞錄取信息、考生資料等證明材料對(duì)新生進(jìn)行復(fù)核，對(duì)于違反招生考試規(guī)定的，取消學(xué)生的入學(xué)資格。在入學(xué)之后，對(duì)學(xué)生進(jìn)行綜合復(fù)查，根據(jù)錄取手續(xù)、錄取資格、學(xué)生的證明材料和身心健康等多個(gè)方面進(jìn)行深度復(fù)查，對(duì)于復(fù)查不合格者則取消學(xué)籍。通過國(guó)家的規(guī)定指引，學(xué)校在學(xué)籍管理工作中，可根據(jù)遇到的真實(shí)情況對(duì)管理制度進(jìn)行相應(yīng)的修改和增加，從而有效應(yīng)對(duì)在學(xué)籍管理過程中遇到的問題。對(duì)此，高職院校在制度管理完善的階段，需要及時(shí)根據(jù)國(guó)家政策的變化，調(diào)整學(xué)籍異動(dòng)的管理制度，優(yōu)化學(xué)生的考核和成績(jī)管理制度等方面。高職院校在實(shí)踐工作中，立足國(guó)家的法律法規(guī)和政策導(dǎo)向，圍繞院校的實(shí)際情況，創(chuàng)新優(yōu)化完善學(xué)籍管理制度，并在日常的管理實(shí)踐和工作應(yīng)用反饋中，對(duì)管理制度進(jìn)行針對(duì)性的改進(jìn)、優(yōu)化和創(chuàng)新，保證學(xué)籍管理工作的科學(xué)實(shí)施。

（二）更新學(xué)籍管理觀念

面對(duì)繁瑣、工作量巨大的學(xué)籍管理工作，學(xué)校需要及時(shí)更新學(xué)籍管理理念。在學(xué)籍管理工作推行的過程中，實(shí)現(xiàn)各個(gè)管理系統(tǒng)的有機(jī)協(xié)調(diào)和相互合作，提升學(xué)籍管理的質(zhì)量和效率。高職院校需要加強(qiáng)對(duì)二級(jí)管理體制的建設(shè)，對(duì)教務(wù)管理部門和二級(jí)管理系統(tǒng)進(jìn)行分工、職責(zé)和權(quán)限的合理劃分，實(shí)現(xiàn)兩者的工作協(xié)調(diào)、形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分工協(xié)作的管理機(jī)制[2]。在具體的學(xué)籍管理工作中，由教務(wù)管理部門負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)籍管理規(guī)章制度進(jìn)行制定，對(duì)二級(jí)院校學(xué)籍管理員進(jìn)行操作流程的解釋說(shuō)明，并對(duì)整個(gè)學(xué)籍管理工作過程進(jìn)行監(jiān)督、平衡和協(xié)調(diào)，圍繞學(xué)籍管理問題進(jìn)行決策優(yōu)化，在宏觀把控上，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)籍管理工作的科學(xué)統(tǒng)籌和合理規(guī)劃。同時(shí)推動(dòng)二級(jí)學(xué)院的自主管理模式，對(duì)于學(xué)籍管理過程中存在的各種細(xì)則問題，則由二級(jí)管理人員進(jìn)行具體工作的日常落實(shí)。根據(jù)教務(wù)管理部門的工作指導(dǎo)和學(xué)校的規(guī)章制度，在日常工作中，為學(xué)生解決實(shí)際生活中遇到的學(xué)籍問題。例如，在學(xué)籍管理工作中，教務(wù)管理部門根據(jù)學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)的學(xué)籍問題，制定相應(yīng)的轉(zhuǎn)專業(yè)的管理辦法和轉(zhuǎn)專業(yè)的條件，并對(duì)具體工作流程和后續(xù)管理進(jìn)行文件的制定說(shuō)明。隨后由教務(wù)處對(duì)學(xué)籍管理工作人員進(jìn)行講解培訓(xùn)，對(duì)轉(zhuǎn)專業(yè)的學(xué)習(xí)問題進(jìn)行重點(diǎn)分析和說(shuō)明，幫助工作人員了解相關(guān)的工作流程。在轉(zhuǎn)專業(yè)的時(shí)間段內(nèi)，由教務(wù)處進(jìn)行統(tǒng)一通知，而二級(jí)學(xué)院在收到通知之后，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行科學(xué)合理的工作計(jì)劃安排，實(shí)現(xiàn)對(duì)具體學(xué)籍管理問題的落實(shí)和解決。教務(wù)管理部門還可以制定完善的監(jiān)督、協(xié)調(diào)、考核的工作機(jī)制，針對(duì)日常學(xué)籍管理問題進(jìn)行案例分析和主題情況通報(bào)，并建立完善的考核管理機(jī)制，針對(duì)日常的工作管理進(jìn)行積極激勵(lì)，保證學(xué)籍管理工作的科學(xué)規(guī)范，提升工作效率。

（三）加快信息化建設(shè)的資源共享

在學(xué)籍管理工作中，涉及大量的數(shù)據(jù)信息處理，傳統(tǒng)的人工處理已經(jīng)難以滿足當(dāng)前的工作發(fā)展要求。而且以往各個(gè)部門之間彼此缺乏信息資源的共享，導(dǎo)致進(jìn)一步增大了對(duì)學(xué)生的學(xué)籍管理難度。對(duì)此，高職院校在創(chuàng)新學(xué)籍管理的過程中，需要結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，推動(dòng)學(xué)籍管理的信息化建設(shè)。高職院校依靠校園網(wǎng)，打造學(xué)籍信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各部門之間的平臺(tái)互通和資源共享。借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)學(xué)籍系統(tǒng)的數(shù)字化管理，構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)資源庫(kù)。高職院校在學(xué)籍管理系統(tǒng)的建設(shè)中，需要構(gòu)建明確的組織體系架構(gòu)。明確學(xué)籍管理工作信息化建設(shè)的根本導(dǎo)向，圍繞建設(shè)目標(biāo)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和主要內(nèi)容進(jìn)行一一明確，保證在信息化建設(shè)過程中的有序推進(jìn)。在明確信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，細(xì)分三個(gè)主體環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)籍管理信息化發(fā)展的整體建構(gòu)[3]。首先，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善軟硬件的基本設(shè)施，加強(qiáng)對(duì)電腦、辦公場(chǎng)地、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、學(xué)籍管理軟件的經(jīng)費(fèi)投入，從而配置完善的基礎(chǔ)設(shè)施。其次是，學(xué)籍管理系統(tǒng)的應(yīng)用建設(shè)。高職院校可以進(jìn)行組織培訓(xùn)，讓工作管理人員了解基本的軟件操作和應(yīng)用，利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)籍信息的數(shù)字化管理。最后是信息安全建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生學(xué)籍信息的數(shù)字化加密儲(chǔ)存，通過防火墻、網(wǎng)絡(luò)檢測(cè)等安全保障，保證學(xué)生的信息安全。相較于以往繁瑣的人工處理，學(xué)籍信息系統(tǒng)能夠依據(jù)程序，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)籍管理的高效處理。高職院校在學(xué)籍管理工作中，定期對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，完善學(xué)籍管理系統(tǒng)的信息化發(fā)展。實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)籍業(yè)務(wù)管理流程的重構(gòu)，做好和各個(gè)部門的信息對(duì)接，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門的數(shù)據(jù)共通，提升學(xué)籍管理工作的效率。

（四）加強(qiáng)專業(yè)化管理隊(duì)伍的建設(shè)

高職院校需要優(yōu)化管理隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)，打造一支專業(yè)化的管理隊(duì)伍。高職院校可以擴(kuò)大對(duì)專業(yè)人才的吸納渠道，從企業(yè)、公司招收專業(yè)化管理人才，軟件操作人才作為兼職教師。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)原有管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，培養(yǎng)工作人員對(duì)學(xué)籍管理規(guī)章制度的理論認(rèn)知、工作數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)計(jì)分析，處理專項(xiàng)問題的業(yè)務(wù)能力。在系統(tǒng)性的教學(xué)培訓(xùn)中，提升工作人員的基本能力[4]。在專業(yè)隊(duì)伍結(jié)構(gòu)中，實(shí)現(xiàn)專職工作人員和兼職教師的相互學(xué)習(xí)和相互彌補(bǔ)，不斷完善自身的理論知識(shí)和實(shí)踐操作應(yīng)用能力。高職院校利用專兼結(jié)合的隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，在內(nèi)部的統(tǒng)一培訓(xùn)和相互學(xué)習(xí)中，提升工作管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)能力。同時(shí)定期開展校外的主題研討，學(xué)習(xí)對(duì)方的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，通過交流、培訓(xùn)、進(jìn)修的形式，提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)能力，并設(shè)置完善的福利待遇和激勵(lì)考核機(jī)制，保證人員的穩(wěn)定性。通過專兼結(jié)合形式，建設(shè)一支專業(yè)化的學(xué)籍管理隊(duì)伍，保證學(xué)籍管理工作的科學(xué)實(shí)施和有序推進(jìn)。

（五）推動(dòng)學(xué)籍管理的宣傳

高職院校需要加強(qiáng)對(duì)師生學(xué)籍管理認(rèn)知的宣傳，讓學(xué)生和教師認(rèn)識(shí)到學(xué)籍管理的重要意義。院校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理工作的宣傳，一方面讓學(xué)生認(rèn)識(shí)到學(xué)籍管理和自身的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，另一方面，讓管理人員能夠認(rèn)識(shí)到自身工作管理對(duì)學(xué)生造成的影響。借助學(xué)籍管理的校園宣傳，讓管理工作人員和學(xué)生能夠主動(dòng)關(guān)注和重視學(xué)籍管理工作。高職院校需要借助多個(gè)渠道實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)籍管理問題的主題宣傳和學(xué)籍問題的講解，借助校園公示欄、廣播進(jìn)行理論講解，讓他們了解到學(xué)籍管理的操作流程、各項(xiàng)規(guī)章制度，以及學(xué)籍問題的處理程序。同時(shí)，還可以借助網(wǎng)絡(luò)新媒體平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，借助校園公眾號(hào)、社交平臺(tái)進(jìn)行影視音頻、文字圖片的信息化傳播。讓師生可以根據(jù)自身的實(shí)際需求，進(jìn)行對(duì)應(yīng)的拓展學(xué)習(xí)[5]。在學(xué)籍管理的校園宣傳中，高職院校能夠讓師生認(rèn)識(shí)到學(xué)籍管理的重要意義，從而主動(dòng)配合進(jìn)行學(xué)籍管理工作的開展，在師生的共同管理中，提高學(xué)籍管理的工作質(zhì)量。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著教育改革的深入，對(duì)于學(xué)籍管理工作提出了更多的要求。在高校的學(xué)籍管理工作開展中，需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)創(chuàng)新學(xué)籍管理工作。在實(shí)踐應(yīng)用中，明確日常工作中存在的困境和問題，不斷優(yōu)化完善管理制度，促進(jìn)學(xué)籍管理工作的科學(xué)化實(shí)施，提升學(xué)籍管理的工作效率。