新時(shí)期附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理的改革路徑研究

文/王思齊

隨著國家醫(yī)學(xué)教育改革的不斷深入，越來越多的醫(yī)院成為醫(yī)學(xué)院校的附屬醫(yī)院，實(shí)行醫(yī)療、教學(xué)、科研一體化建設(shè)，承擔(dān)各專業(yè)臨床教學(xué)工作及學(xué)生管理工作。附屬醫(yī)院在臨床教學(xué)活動(dòng)中會形成大量的、不同載體的、具有保存和考察利用價(jià)值的教學(xué)檔案。教學(xué)檔案是各級各類學(xué)校的教學(xué)管理機(jī)構(gòu)及教師個(gè)人，在從事教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像及電子載體等方面的資料，是具有有機(jī)歷史聯(lián)系的文件體系。[1]附屬醫(yī)院臨床教學(xué)是在臨床教師的指導(dǎo)下，醫(yī)學(xué)生進(jìn)行臨床實(shí)踐并初步掌握各類臨床技能操作，是繼基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)課程之后培養(yǎng)醫(yī)學(xué)人才臨床技能的必要途徑，將課堂理論教學(xué)與臨床實(shí)踐相結(jié)合，是學(xué)生完成從理論到實(shí)踐轉(zhuǎn)化的重要渠道。附屬醫(yī)院教學(xué)檔案是醫(yī)院在完成臨床理論教學(xué)、臨床見習(xí)、臨床實(shí)習(xí)等教學(xué)任務(wù)的過程中形成的具有保存價(jià)值的教學(xué)資料，主要包括建立附屬醫(yī)院協(xié)作關(guān)系的申請和批文以及醫(yī)院教學(xué)條件、師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)管理、教學(xué)過程、教學(xué)效果、學(xué)生工作、學(xué)生學(xué)籍等方面的資料，具有周期性、復(fù)合性、多元性、分散性等特點(diǎn)。

近年來，隨著深化醫(yī)教協(xié)同工作的持續(xù)推進(jìn)，對附屬醫(yī)院的臨床教學(xué)模式和醫(yī)學(xué)生培養(yǎng)任務(wù)不斷提出更高的要求，臨床教學(xué)活動(dòng)的形式更加豐富多樣，形成了大量的臨床教學(xué)資料，對附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理工作形成不小的挑戰(zhàn)。目前各附屬醫(yī)院結(jié)合自身實(shí)際都建立了服務(wù)于本單位臨床教學(xué)工作的教學(xué)檔案體系，但在日常教學(xué)管理工作和調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，教學(xué)檔案管理過程中仍然存在一些問題，使得教學(xué)檔案無法在醫(yī)院教學(xué)工作中完全發(fā)揮應(yīng)有的作用。因此，探索附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理改革路徑，加快醫(yī)院教學(xué)檔案的現(xiàn)代化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院教學(xué)檔案信息資源的共享，充分發(fā)揮醫(yī)院教學(xué)檔案的利用價(jià)值，對提高醫(yī)院教育教學(xué)質(zhì)量、規(guī)范臨床實(shí)踐教學(xué)管理水平、保障醫(yī)學(xué)教育人才培養(yǎng)成效具有重要意義。鑒于此，本文主要分析了目前附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀和存在的問題，在此基礎(chǔ)上提出新時(shí)期附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理的改革舉措，以供參考和借鑒。

一、附屬醫(yī)院教學(xué)檔案在臨床教學(xué)中的作用

1.衡量和提高醫(yī)院教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志

附屬醫(yī)院教學(xué)檔案作為醫(yī)院檔案的重要組成部分，是衡量醫(yī)院臨床教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要標(biāo)志，是醫(yī)院教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作的原始記載和具體體現(xiàn)。通過查閱分析醫(yī)院教學(xué)檔案中的信息資料，各類教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、教學(xué)過程中存在的問題和不足都會有所體現(xiàn)。因此，分析、研究醫(yī)院教學(xué)檔案中的資料，總結(jié)普遍性和規(guī)律性的信息，不斷完善教學(xué)方法、改進(jìn)教學(xué)方案，能夠有效提高醫(yī)院的教學(xué)質(zhì)量。

2.評價(jià)醫(yī)院教學(xué)水平的重要憑證

在臨床醫(yī)學(xué)專業(yè)認(rèn)證、臨床醫(yī)學(xué)教學(xué)評估中，教學(xué)檔案是反映醫(yī)院教學(xué)工作全貌最直接、最系統(tǒng)的佐證。教學(xué)檔案的管理和利用情況直接反映了醫(yī)院的臨床教學(xué)水平和管理能力。[2]在評估過程中，專家根據(jù)教學(xué)評估指標(biāo)，主要通過查閱教學(xué)檔案的方式來掌握醫(yī)院臨床教學(xué)工作的具體情況，若醫(yī)院教學(xué)檔案不系統(tǒng)、不完整，則無法證明教學(xué)過程、教學(xué)效果以及教學(xué)管理工作的水平和能力。因此，醫(yī)院教學(xué)檔案具有憑證的價(jià)值，為臨床醫(yī)學(xué)專業(yè)認(rèn)證、臨床醫(yī)學(xué)教學(xué)評估工作提供重要的支撐。

3.推動(dòng)醫(yī)院教育教學(xué)發(fā)展的重要依據(jù)

教學(xué)檔案系統(tǒng)記錄了醫(yī)院教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理的全過程，取得的成果和經(jīng)驗(yàn)、存在的不足都記錄在冊。通過調(diào)閱教學(xué)檔案，教學(xué)管理人員和臨床教師在充分掌握醫(yī)院過往教學(xué)情況的基礎(chǔ)上，才能制定出切實(shí)有效的教學(xué)決策、穩(wěn)步推進(jìn)教學(xué)研究和教學(xué)改革，保障醫(yī)院教學(xué)管理的科學(xué)性和臨床教學(xué)的連續(xù)性，推動(dòng)醫(yī)院教育教學(xué)工作向前發(fā)展。

4.增進(jìn)醫(yī)院間溝通交流的重要平臺

醫(yī)院教學(xué)檔案中記載的內(nèi)容豐富的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、教學(xué)活動(dòng)案例和科研成果，不僅能夠服務(wù)于院內(nèi)臨床師生和教學(xué)管理者，還能在醫(yī)院間開展臨床教學(xué)、教學(xué)科研方面的經(jīng)驗(yàn)交流和成果展示，進(jìn)一步擴(kuò)大院際交流平臺，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案資源的共享，同時(shí)還可以提高醫(yī)院的影響力和知名度，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院教學(xué)工作的良性發(fā)展。

二、目前附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1.不同附屬醫(yī)院教學(xué)檔案體系不一致

由于各附屬醫(yī)院集醫(yī)療、教學(xué)、科研于一體，需要收集整理的資料和檔案內(nèi)容龐雜、來源多樣、要求不一，特別是對于醫(yī)院教學(xué)檔案來講，其形成過程更為分散，收集整理更為復(fù)雜。[3]大部分的附屬醫(yī)院在長期的教學(xué)工作中形成了服務(wù)于各自醫(yī)院和所屬醫(yī)學(xué)院校的教學(xué)檔案體系，不同高校甚至同一高校隸屬的附屬醫(yī)院教學(xué)檔案體系都不盡相同，普遍缺少統(tǒng)一的歸檔體系作參考。而各附屬醫(yī)院教學(xué)檔案的歸檔內(nèi)容和范疇不一致，導(dǎo)致許多珍貴的教學(xué)資料沒有得到妥善保存，教學(xué)檔案資料不齊全、不規(guī)范，嚴(yán)重影響了附屬醫(yī)院教學(xué)檔案的系統(tǒng)性和完整性，也不利于附屬醫(yī)院之間的借鑒和交流。

2.臨床重教學(xué)活動(dòng)輕教學(xué)資料歸檔

附屬醫(yī)院的教學(xué)管理部門一般有專人負(fù)責(zé)醫(yī)院教學(xué)檔案的管理工作，醫(yī)院教研室的教學(xué)檔案由教學(xué)秘書負(fù)責(zé)管理，但是教學(xué)秘書除了負(fù)責(zé)教學(xué)工作外還肩負(fù)醫(yī)療、科研、行政等臨床科室其他方面的事宜，對所在教研室教學(xué)檔案的收集歸檔通常作為兼顧工作。在醫(yī)院日常教學(xué)活動(dòng)中，大部分一手的教學(xué)檔案資料主要分散在教研室和臨床教師手中，臨床教學(xué)活動(dòng)結(jié)束后，教學(xué)秘書和臨床教師對教學(xué)過程記錄和相關(guān)資料疏于整理和歸檔，導(dǎo)致部分珍貴的臨床教學(xué)檔案只保存在個(gè)別臨床教師手中或者遺失。在教學(xué)督導(dǎo)檢查工作中也經(jīng)常發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院各教研室的教學(xué)檔案殘缺不全，而教研室為了應(yīng)付檢查，經(jīng)常突擊補(bǔ)充整理教學(xué)檔案，導(dǎo)致教學(xué)檔案資料本身的完整性和真實(shí)性不足，失去了教學(xué)檔案真正的價(jià)值和意義。

3.醫(yī)院對教學(xué)檔案管理的投入不足

系統(tǒng)高效的醫(yī)院教學(xué)檔案管理工作離不開良好的軟、硬件保障。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，目前大部分附屬醫(yī)院的教學(xué)檔案仍然停留在傳統(tǒng)手工操作的紙質(zhì)檔案管理階段，管理人員需要耗費(fèi)大量的時(shí)間整理和造冊，沒有專門存放教學(xué)資料的檔案室，資料多以紙箱封存在庫房，受環(huán)境因素影響大。同時(shí)，由于缺乏對教學(xué)檔案管理工作的重視，各個(gè)附屬醫(yī)院對教學(xué)檔案工作在人、財(cái)、物方面的投入非常有限，幾乎沒有專門針對教學(xué)檔案管理方面的師資培訓(xùn)，也少有引進(jìn)信息化、數(shù)字化的管理軟件，導(dǎo)致教學(xué)檔案存在保存難、查找難、調(diào)閱難等問題。教學(xué)檔案信息缺少必要的資源共享，存在信息孤島問題，嚴(yán)重影響醫(yī)院教學(xué)檔案的開發(fā)利用，無法完全發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和作用。

4.醫(yī)院對教學(xué)檔案的開發(fā)利用意識淡薄

在醫(yī)院臨床教學(xué)實(shí)際工作中，教學(xué)檔案管理人員將教學(xué)資料整理歸檔后，教學(xué)檔案的管理工作基本就結(jié)束了，對教學(xué)檔案的利用通常僅限于學(xué)期末對臨床教師考評、評優(yōu)評先、職稱晉升或日常教學(xué)檢查、查閱學(xué)生學(xué)習(xí)檔案、學(xué)生獎(jiǎng)懲等情況。幾乎很少將醫(yī)院教學(xué)檔案真正應(yīng)用到教學(xué)決策、教學(xué)改革、成果研究等提高附屬醫(yī)院教育教學(xué)質(zhì)量等方面，醫(yī)院教學(xué)檔案的有效價(jià)值并未得到充分的開發(fā)利用。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，臨床教師、教研室以及醫(yī)院教學(xué)管理部門對教學(xué)檔案利用率低的原因，除了受制于信息化建設(shè)程度，查閱教學(xué)檔案的渠道不夠便捷、教學(xué)檔案資源未充分共享外，未發(fā)現(xiàn)或較少發(fā)現(xiàn)醫(yī)院教學(xué)檔案中的有利用價(jià)值信息是導(dǎo)致附屬醫(yī)院教學(xué)檔案開發(fā)利用率低的主要因素，究其根本還是缺乏對醫(yī)院教學(xué)檔案的開發(fā)利用意識，沒有對教學(xué)檔案信息進(jìn)行深入挖掘和研究，致使醫(yī)院教學(xué)檔案管理工作僅停留在歸檔保存層面，未能很好發(fā)揮其提高醫(yī)院教學(xué)質(zhì)量和推動(dòng)醫(yī)院教育教學(xué)向前發(fā)展的重要作用。

三、新時(shí)期附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理的改革路徑

1.制定統(tǒng)一的附屬醫(yī)院教學(xué)檔案歸檔體系

針對附屬醫(yī)院教學(xué)檔案形式復(fù)雜多樣、分散性強(qiáng)等特性，醫(yī)學(xué)院校和各附屬醫(yī)院應(yīng)根據(jù)檔案法律法規(guī)、臨床醫(yī)學(xué)專業(yè)認(rèn)證相關(guān)要求和醫(yī)院教學(xué)工作實(shí)際，制定統(tǒng)一的醫(yī)院教學(xué)檔案歸檔體系、管理制度、崗位職責(zé)和工作流程，明確附屬醫(yī)院教學(xué)檔案的必要采集信息，特別是區(qū)分教學(xué)管理部門與教研室教學(xué)檔案的采集點(diǎn)，逐級細(xì)化歸檔目錄和要求，制定歸檔標(biāo)準(zhǔn)并責(zé)任到崗，實(shí)現(xiàn)分層分級管理。在各附屬醫(yī)院中設(shè)試點(diǎn)教研室，按照隸屬高校的歸檔要求和流程重新梳理、科學(xué)收集及編排教學(xué)檔案，再逐漸推廣，使附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理更加系統(tǒng)完善、科學(xué)規(guī)范，便于檢索查閱和交流借鑒。

2.加強(qiáng)醫(yī)院教學(xué)檔案督導(dǎo)檢查力度并納入績效考核

完善附屬醫(yī)院教學(xué)督導(dǎo)檢查制度，根據(jù)不同歸檔目錄和要求，細(xì)化醫(yī)院教學(xué)檔案檢查項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)，檢查項(xiàng)目的責(zé)任人要與教研室主任、副主任、教學(xué)秘書等教研室教學(xué)管理人員的崗位職責(zé)相匹配，引導(dǎo)教研室所有教學(xué)管理人員都承擔(dān)起相應(yīng)的教學(xué)檔案管理職責(zé)，量化各項(xiàng)考核指標(biāo)并納入醫(yī)院績效考核體系。同時(shí)附屬醫(yī)院教學(xué)管理部門應(yīng)在教學(xué)工作會上組織教研室所有教學(xué)崗位人員學(xué)習(xí)醫(yī)院教研室教學(xué)檔案歸檔體系、管理制度、崗位職責(zé)和工作流程，深入各教研室指導(dǎo)教學(xué)檔案管理工作，定期開展督導(dǎo)檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題限期整改并擇期復(fù)查，檢查結(jié)果與科室和相關(guān)人員的績效、教學(xué)崗位津貼和評優(yōu)評先掛鉤，提高臨床對于教學(xué)資料歸檔的積極性，推動(dòng)附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)。

3.加大對醫(yī)院教學(xué)檔案的投入

（1）增加醫(yī)院教學(xué)檔案管理配套設(shè)施的投入

對于附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理工作而言，相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是保障教學(xué)檔案管理工作順利開展的首要因素。加強(qiáng)醫(yī)院教學(xué)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，配備專門的教學(xué)檔案室、閱覽室，并根據(jù)檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行改造，安裝電子監(jiān)控并具備防火、防盜、防塵、防有害生物等檔案保護(hù)設(shè)備，為教學(xué)管理部門、各教研室、教學(xué)檔案閱覽室配備檔案柜、掃描儀、裝訂機(jī)等常規(guī)現(xiàn)代化辦公設(shè)備以外的便于醫(yī)院教學(xué)檔案管理的設(shè)備，在硬件方面提高附屬醫(yī)院教學(xué)檔案工作的效率和效果。

（2）加快醫(yī)院教學(xué)檔案數(shù)字化館藏建設(shè)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，附屬醫(yī)院教學(xué)檔案從過去單一的紙質(zhì)管理方式向多元化管理模式轉(zhuǎn)變，人工收集和紙質(zhì)存檔已經(jīng)嚴(yán)重制約醫(yī)院教學(xué)檔案管理的時(shí)效性和利用率，開展數(shù)字化建設(shè)是醫(yī)院教學(xué)檔案管理工作向前發(fā)展的必然趨勢。構(gòu)建院內(nèi)教學(xué)檔案管理信息服務(wù)平臺，或利用現(xiàn)有的院內(nèi)醫(yī)療服務(wù)平臺，根據(jù)醫(yī)院教學(xué)檔案歸檔體系和歸檔目錄，創(chuàng)建院內(nèi)教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，為院級教學(xué)檔案和各教研室的教學(xué)檔案分設(shè)子目錄，逐步將醫(yī)院教學(xué)資料按照歸檔目錄以電子檔案的形式儲存。給予教學(xué)管理部門和各教研室不同的操作權(quán)限和訪問權(quán)限，同時(shí)提供關(guān)鍵詞和全文檢索相結(jié)合的方式，使醫(yī)院教師和教學(xué)管理人員隨時(shí)都可以通過院內(nèi)網(wǎng)迅速查閱教學(xué)檔案并直接運(yùn)用到教學(xué)實(shí)踐中，消除信息孤島，實(shí)現(xiàn)教學(xué)資源共享。此外，可以將院內(nèi)教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫中的精品課程視頻、特色課程視頻、教學(xué)查房示范視頻、教學(xué)病例討論優(yōu)秀案例、教學(xué)手術(shù)視頻等優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源開放外網(wǎng)訪問權(quán)限，充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，無論身處教室、示教室還是宿舍或家中，教學(xué)資源隨時(shí)隨地服務(wù)于醫(yī)院師生。醫(yī)院教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫中大量豐富的教學(xué)檔案資源可以極大地滿足多元化的教學(xué)方式，為多種形式開展教學(xué)活動(dòng)提供便利。

（3）建立統(tǒng)一的附屬醫(yī)院教學(xué)檔案信息平臺

高校各附屬醫(yī)院教學(xué)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程不同、依托的技術(shù)平臺不同，使得同一高校各附屬醫(yī)院的臨床教學(xué)檔案資源只是獨(dú)立的個(gè)體且存在巨大差異，不利于高校臨床教學(xué)的同質(zhì)化管理?？梢杂筛咝ＥR床實(shí)踐管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃并運(yùn)營維護(hù)統(tǒng)一的教學(xué)檔案信息平臺供其附屬醫(yī)院使用，兼容各附屬醫(yī)院原有教學(xué)檔案管理信息服務(wù)平臺，整合教學(xué)資源，保障各附屬醫(yī)院教學(xué)檔案信息化進(jìn)程基本一致。同時(shí)開放不同的訪問權(quán)限，實(shí)現(xiàn)附屬醫(yī)院間教學(xué)檔案資源的交流借鑒和互利共享。此外，醫(yī)學(xué)院校也能夠更加直觀和便捷地掌握各附屬醫(yī)院的臨床教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平，提供精準(zhǔn)管控和幫扶，推動(dòng)各附屬醫(yī)院臨床教學(xué)工作不斷向前發(fā)展。

（4）加強(qiáng)培訓(xùn)增強(qiáng)醫(yī)院教學(xué)檔案管理意識

為持續(xù)提高附屬醫(yī)院教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)臨床教師對教學(xué)資料的歸檔意識，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)不同教學(xué)檔案人員的崗位需求，分類別、分層次、分階段開展培訓(xùn)。主動(dòng)請進(jìn)來、送出去，邀請醫(yī)學(xué)院?；蚱渌t(yī)院的教學(xué)檔案專業(yè)人士來院講座，同時(shí)選派骨干教師、教學(xué)檔案管理人員進(jìn)駐到醫(yī)學(xué)院校、其他醫(yī)院學(xué)習(xí)或參加學(xué)習(xí)班的培訓(xùn)。此外，高校也可以對其所屬的附屬醫(yī)院開展統(tǒng)一的教學(xué)檔案系統(tǒng)培訓(xùn)，指導(dǎo)各附屬醫(yī)院規(guī)范、高效開展教學(xué)檔案管理工作。

4.探索附屬醫(yī)院教學(xué)檔案的多種利用形式

醫(yī)院教學(xué)檔案存在的價(jià)值主要體現(xiàn)在為臨床教學(xué)提供依據(jù)和服務(wù)，深入研究醫(yī)院不同類別教學(xué)檔案使用者的根本需求、剖析教學(xué)檔案中的潛在信息，比如臨床教學(xué)過程中形成的教案、教學(xué)方法、教學(xué)活動(dòng)素材、重大事項(xiàng)等有價(jià)值的教學(xué)檔案資源，對其進(jìn)一步加工、整合，提煉出能夠服務(wù)于臨床教學(xué)的資源信息，梳理出不同教研室、不同臨床教師、不同教學(xué)環(huán)節(jié)存在的問題和短板，使之成為制定教學(xué)決策、推動(dòng)教學(xué)改革、開展教學(xué)成果研究過程中必不可少的檔案素材。

四、結(jié)語

新時(shí)期附屬醫(yī)院的教學(xué)檔案管理工作要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢，不斷在實(shí)踐中完善教學(xué)檔案管理理念，持續(xù)提升對醫(yī)院教學(xué)檔案的規(guī)范化、多元化、現(xiàn)代化、科學(xué)化管控能力和水平，充分發(fā)揮附屬醫(yī)院教學(xué)檔案在臨床教學(xué)中的重要作用，推動(dòng)醫(yī)院教育教學(xué)工作高質(zhì)量發(fā)展。