計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化及安全策略探析

吳 錫 張冠宇

（1.太極計(jì)算機(jī)股份有限公司，北京 100102；2.開(kāi)灤（集團(tuán)）有限責(zé)任公司，河北 唐山 063000）

人類社會(huì)的本質(zhì)在于發(fā)展運(yùn)動(dòng)，自遠(yuǎn)古時(shí)代至今，人們都在不斷地進(jìn)步、不斷地發(fā)現(xiàn)、不斷地進(jìn)取，三次工業(yè)革命不斷將生產(chǎn)力、生產(chǎn)方式進(jìn)行了變革升級(jí)，尤其是以科技為標(biāo)志的第三次工業(yè)革命的誕生更是將人類文明提升到了更高層次，將人類社會(huì)帶入了全新的信息技術(shù)領(lǐng)域，在這一階段計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)勢(shì)如破竹地迅速發(fā)展壯大，提升了我們的生活品質(zhì)，對(duì)于企業(yè)而言更是大大提高了企業(yè)的辦公效率。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大背景之下，在辦公領(lǐng)域衍生出了與二者緊密相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化技術(shù)，這項(xiàng)技術(shù)為企業(yè)提升工作質(zhì)量效率、加強(qiáng)企業(yè)管理提供了捷徑，簡(jiǎn)化了企業(yè)內(nèi)部員工復(fù)雜的工作內(nèi)容。盡管計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化技術(shù)為我們帶來(lái)了一系列便利，然而美中不足的是它仍然存在著一些缺憾和弊端亟待解決完善，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)起步比較晚，存在的時(shí)間并不是很長(zhǎng)，由于涉及方方面面導(dǎo)致發(fā)展也比較緩慢，在使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化進(jìn)行企業(yè)辦公時(shí)，仍然存在安全隱患，這些問(wèn)題對(duì)于企業(yè)而言可以是致命的，一旦企業(yè)網(wǎng)絡(luò)被非法分子攻破，很容易導(dǎo)致企業(yè)機(jī)密文件信息被泄露出去，給企業(yè)造成無(wú)法估量且無(wú)法挽回的損失。因此，我們?cè)谄髽I(yè)中大力推廣計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化技術(shù)時(shí)，一方面要正視它的優(yōu)點(diǎn)，另一方面一定要及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的安全問(wèn)題，并采取強(qiáng)有力的手段正面應(yīng)對(duì)，提高辦公系統(tǒng)的安全性能，保護(hù)企業(yè)內(nèi)部隱私數(shù)據(jù)不被侵入泄露，讓企業(yè)在運(yùn)用高效辦公系統(tǒng)提升辦公效率的同時(shí)，保障企業(yè)的信息安全，讓計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化技術(shù)展現(xiàn)其應(yīng)有的意義和價(jià)值。

1 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化概述

計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)的誕生和發(fā)展引發(fā)了第三次工業(yè)革命，改革了生產(chǎn)力，改變了我們的生活方式，促進(jìn)了政治經(jīng)濟(jì)文化在全世界范圍內(nèi)的交流與傳播，隨之而來(lái)的是全球政治經(jīng)濟(jì)一體化的深入發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，計(jì)算機(jī)技術(shù)不再單純的只是一種定義，而是可以結(jié)合起來(lái)，呈現(xiàn)出一種嶄新的面貌，即計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將這種技術(shù)運(yùn)用到實(shí)際工作中去可以大大提高我們工作的效率和速度，也就是我們常說(shuō)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化。傳統(tǒng)的辦公場(chǎng)所中，如果某公司或者某企業(yè)想要接收文件、對(duì)某項(xiàng)工作內(nèi)容進(jìn)行審計(jì)批復(fù)或者公司決策人企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者想要向員工傳達(dá)某項(xiàng)意見(jiàn)、某項(xiàng)工作，那么需要通過(guò)人工的方式來(lái)進(jìn)行，這一過(guò)程非常復(fù)雜冗長(zhǎng)，既浪費(fèi)時(shí)間，又容易造成失誤，而通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化這種辦公技術(shù)，我們可以盡可能地減少人工帶來(lái)的弊端，降低工作中的失誤率，提升辦公質(zhì)量，復(fù)雜繁瑣的工作流程被摒棄，取而代之的是更為簡(jiǎn)潔直接的辦公方式，正是由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化自身?yè)碛械囊幌盗袃?yōu)勢(shì)，所以很多公司企業(yè)都將這一技術(shù)運(yùn)用到了實(shí)際運(yùn)營(yíng)工作中，用于幫助員工處理不同的工作事務(wù)。[1]

除了以上我們提到的方面，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化還具有很多優(yōu)點(diǎn)，譬如利用大數(shù)據(jù)在全網(wǎng)進(jìn)行搜索然后整理總結(jié)相關(guān)數(shù)據(jù)并進(jìn)行科學(xué)分析，為企業(yè)未來(lái)發(fā)展提供方向和建議，或者利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)為領(lǐng)導(dǎo)階級(jí)提供更為準(zhǔn)確合理的資料數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，幫助他們做出更科學(xué)準(zhǔn)確的決定。

2 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化的優(yōu)點(diǎn)

2.1 高效、準(zhǔn)確地傳輸信息

以往，企業(yè)內(nèi)部如果想將某份文件或者某種信息傳達(dá)下去，那么必須在部門(mén)之間一層一層地通知，這種方式帶來(lái)的弊端無(wú)非有兩方面：一方面，耗時(shí)，在傳達(dá)信息的過(guò)程中會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，導(dǎo)致信息傳遞緩慢，降低辦公效率；另一方面，多部門(mén)、多層級(jí)之間相互傳遞信息，難免會(huì)出現(xiàn)紕漏，導(dǎo)致信息傳遞出現(xiàn)錯(cuò)誤或者信息傳遞不夠全面，漏傳錯(cuò)傳，降低信息傳遞的準(zhǔn)確性。而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化則可以解決以上兩方面的問(wèn)題，簡(jiǎn)化信息傳遞的過(guò)程，讓信息在最短的時(shí)間內(nèi)得以傳達(dá)，且保證了信息的準(zhǔn)確性和高效性，提升了辦公質(zhì)量和工作效率。[2]

2.2 允許企業(yè)內(nèi)部共享資源

通過(guò)大數(shù)據(jù)和網(wǎng)上搜索等功能，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化技術(shù)可以將全網(wǎng)信息資源進(jìn)行收集、搜索、比較、分析、總結(jié)、整理，然后通過(guò)企業(yè)內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將這些資料進(jìn)行上傳，企業(yè)員工可以隨便進(jìn)行瀏覽、查看、下載、使用，企業(yè)內(nèi)部可以共享這些資源[3]，這樣一來(lái)，信息傳遞不再受時(shí)間和空間的約束，信息收集傳遞的速度大大提高，員工的工作效率也獲得質(zhì)的飛躍。

2.3 提升企業(yè)工作效率

第一，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化允許多個(gè)設(shè)備連接辦公系統(tǒng)，因此不同設(shè)備可以將數(shù)據(jù)分別進(jìn)行處理，不管數(shù)據(jù)有多么龐大都可以及時(shí)被處理，使辦公速度和質(zhì)量都得到保障。同時(shí)，該系統(tǒng)并不是一臺(tái)單一的計(jì)算機(jī)，而是由企業(yè)的全部辦公計(jì)算機(jī)組成，這樣一來(lái)，即使某一個(gè)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問(wèn)題，也不耽誤剩下的計(jì)算機(jī)繼續(xù)進(jìn)行工作，防止唯一一臺(tái)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問(wèn)題導(dǎo)致信息泄露丟失，使得計(jì)算機(jī)辦公更加可靠。

第二，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化幫助每個(gè)員工建立屬于自己的檔案，錄入自己的信息，將自己的工作內(nèi)容全都錄入系統(tǒng)，允許員工將這些內(nèi)容進(jìn)行整理保存，為他們提供全面的信息服務(wù)，使得企業(yè)工作效率大大提高。

3 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化存在的安全隱患

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在飛速發(fā)展的同時(shí)也帶來(lái)了很多的安全漏洞，多種多樣的網(wǎng)絡(luò)病毒伺機(jī)而動(dòng)，準(zhǔn)備隨時(shí)攻入我們的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這些病毒具有高速的傳播速度，且具有較強(qiáng)的隱藏性，通常難以被發(fā)現(xiàn)，也因此企業(yè)不能及時(shí)查殺消滅這些網(wǎng)絡(luò)病毒[4]，這些病毒一旦侵入企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，就會(huì)造成辦公系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題甚至癱瘓，更為致命的是，因?yàn)檫@些問(wèn)題，企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)很有可能被泄露，導(dǎo)致不能正常運(yùn)轉(zhuǎn)，降低企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，給企業(yè)運(yùn)行帶來(lái)威脅和挑戰(zhàn)，盡管很多企業(yè)都發(fā)現(xiàn)了這一問(wèn)題并采取了一定的手段，但是與此同時(shí)網(wǎng)絡(luò)病毒也在不斷進(jìn)化發(fā)展，可以說(shuō)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題不容忽視，目前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化技術(shù)主要面臨以下問(wèn)題。

3.1 網(wǎng)絡(luò)黑客頻頻攻擊

企業(yè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)中難免會(huì)出現(xiàn)一些不可避免的網(wǎng)絡(luò)漏洞，這些漏洞導(dǎo)致系統(tǒng)很容易受到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊侵害，他們侵入企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)將企業(yè)機(jī)密信息盜竊流出。譬如在2021 年，美國(guó)最大的燃油管道運(yùn)營(yíng)商科洛尼爾就曾受到勒索軟件的攻擊，網(wǎng)絡(luò)黑客運(yùn)用加密手段將該公司的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)封鎖，并將該公司的機(jī)密文件竊取，勒索該企業(yè)交付贖金才給解鎖，因此企業(yè)被迫關(guān)閉數(shù)日，造成了巨大的經(jīng)濟(jì)損失，公司形象受到侵害。

3.2 病毒入侵

人類經(jīng)常會(huì)受到各種病毒的侵害導(dǎo)致生病，計(jì)算機(jī)也會(huì)遭受網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓崩潰，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在隨著人類社會(huì)的發(fā)展不斷進(jìn)步，各種網(wǎng)絡(luò)病毒也隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展不斷變化升級(jí)，如果企業(yè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)被病毒入侵，那么會(huì)造成嚴(yán)重后果，往輕了說(shuō)企業(yè)相關(guān)辦公系統(tǒng)會(huì)癱瘓，導(dǎo)致企業(yè)工作效率降低；往重了說(shuō)，企業(yè)內(nèi)部相關(guān)數(shù)據(jù)會(huì)泄露流失，經(jīng)濟(jì)受損，損失慘烈。自從計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)至今，很多企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)都曾經(jīng)受到網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)被破壞感染，機(jī)密信息數(shù)據(jù)被竊取，付出了巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

3.3 企業(yè)員工操作失誤

當(dāng)前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)運(yùn)用在企業(yè)內(nèi)部中廣泛面臨的一個(gè)問(wèn)題是企業(yè)員工并不具備嫻熟的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，手法生疏，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)由于自身原因誤刪錯(cuò)刪重要文件資料信息的情況，導(dǎo)致數(shù)據(jù)流失，這一問(wèn)題亟須得到重視，不容忽視，否則長(zhǎng)久下來(lái)，必定會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面影響。

3.4 機(jī)器故障問(wèn)題

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由很多部分組成，大大小小的系統(tǒng)各司其職，其正常運(yùn)轉(zhuǎn)需要良好機(jī)器狀態(tài)的維持，每臺(tái)計(jì)算機(jī)都包含很多組件，這些組件的完好是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)保持運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)條件，假設(shè)其中某一組件或者多個(gè)組件產(chǎn)生問(wèn)題，出現(xiàn)故障，就會(huì)產(chǎn)生一系列的蝴蝶效應(yīng)，計(jì)算機(jī)會(huì)停止運(yùn)轉(zhuǎn)，導(dǎo)致整個(gè)辦公系統(tǒng)崩潰，無(wú)法維持企業(yè)正常的辦公需要，給企業(yè)辦公帶來(lái)阻礙和隱患，危害企業(yè)的辦公安全，給企業(yè)帶來(lái)不可磨滅的損失。

4 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化安全策略

4.1 加強(qiáng)對(duì)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)督預(yù)警

網(wǎng)絡(luò)黑客和網(wǎng)絡(luò)病毒對(duì)于企業(yè)而言具有致命的打擊，因此企業(yè)要加大對(duì)內(nèi)部辦公系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)督檢查，設(shè)立相關(guān)督查小組按時(shí)進(jìn)行病毒查殺，要提前建立一套及時(shí)有效的預(yù)警系統(tǒng)，從源頭上制止網(wǎng)絡(luò)入侵行為，實(shí)施監(jiān)測(cè)企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的流動(dòng)情況，如果發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)異常，一定要立刻采取手段，準(zhǔn)確定位到產(chǎn)生異常情況的位置，高效處理問(wèn)題，同時(shí)相關(guān)部門(mén)和技術(shù)人員一定要不斷改進(jìn)、提升相關(guān)安全技術(shù)，并按時(shí)進(jìn)行整理分析總結(jié)，爭(zhēng)取再次發(fā)生類似情況時(shí)可以準(zhǔn)確找出問(wèn)題源頭并精準(zhǔn)掌控，從而消滅網(wǎng)絡(luò)病毒，防止網(wǎng)絡(luò)黑客入侵。面對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒要以預(yù)防為主，普通治理消滅網(wǎng)絡(luò)病毒的方法是難以用于預(yù)防病毒的，相關(guān)技術(shù)人員和管理階級(jí)一定要加強(qiáng)配合，爭(zhēng)取建立一套完善強(qiáng)大的病毒預(yù)防查殺安全系統(tǒng)。

4.2 對(duì)生成的數(shù)據(jù)做好備份工作，出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)恢復(fù)，預(yù)防數(shù)據(jù)丟失

前文提到，網(wǎng)絡(luò)病毒不僅是因?yàn)樗膫鞑ニ俣戎熳屓诵纳窇郑宜哂蟹浅?qiáng)大的破壞力，一旦入侵企業(yè)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)就會(huì)迅速破壞、竊取企業(yè)內(nèi)部的機(jī)密信息，給企業(yè)造成巨大的損失，因此為了在類似情況發(fā)生時(shí)，企業(yè)能夠減小負(fù)面影響，繼續(xù)維持正常工作運(yùn)轉(zhuǎn)，一定要及時(shí)對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份保存留檔[5]，備份方式企業(yè)可以根據(jù)自身的情況特點(diǎn)進(jìn)行選擇，可以直接在云端進(jìn)行備份，也可以用物理方式進(jìn)行備份，或者兩種備份方式同時(shí)進(jìn)行，保證即使有黑客入侵或者病毒入侵時(shí)，企業(yè)也能夠利用備份好的數(shù)據(jù)做好工作恢復(fù)[6]。截止到當(dāng)前為止，我國(guó)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)都在以一種極快的速度迅速發(fā)展壯大，但是不可否認(rèn)的是，在發(fā)展過(guò)程中仍然存在著問(wèn)題和缺陷，不能徹底阻斷網(wǎng)絡(luò)黑客和網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵，在這種形勢(shì)下，企業(yè)為了維護(hù)內(nèi)部資料信息安全，勢(shì)必要做好信息備份工作[7]。

4.3 提高員工計(jì)算機(jī)方面的技術(shù)素養(yǎng)

企業(yè)應(yīng)該按時(shí)組織講座或者計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)等相關(guān)活動(dòng)，積極鼓勵(lì)員工提高自動(dòng)化辦公職業(yè)素養(yǎng)[8]，提升計(jì)算機(jī)技能，開(kāi)展計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化安全主題活動(dòng)，加強(qiáng)員工安全意識(shí)，在辦公過(guò)程中時(shí)刻注意安全風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)避隱患，保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的完整和安全[9]。

5 結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以一種難以估量的模式飛速發(fā)展，面對(duì)如此形勢(shì)，本篇文章以高速、發(fā)達(dá)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為背景，立足企業(yè)辦公角度，分析了企業(yè)在運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化進(jìn)行高效辦公時(shí)的優(yōu)勢(shì)和存在的問(wèn)題[10]。值得認(rèn)同的是，在運(yùn)用相關(guān)系統(tǒng)化自動(dòng)化辦公技術(shù)時(shí)，對(duì)于企業(yè)而言確實(shí)存在諸多優(yōu)點(diǎn)，可以極大程度上提高企業(yè)內(nèi)部的辦公速度和辦公效率，為企業(yè)辦公提供了便利，但是與此同時(shí)我們不能忽視在運(yùn)用這些先進(jìn)技術(shù)時(shí)所面臨的危險(xiǎn)情況，黑客攻擊、病毒入侵仍時(shí)有發(fā)生，不僅會(huì)泄露企業(yè)信息，更會(huì)給企業(yè)發(fā)展帶來(lái)致命打擊。企業(yè)如果想要在運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提升企業(yè)辦公效率的同時(shí)保證內(nèi)部信息安全，那么一定要確保所處的辦公場(chǎng)所、辦公環(huán)境以及辦公網(wǎng)絡(luò)的安全和嚴(yán)密，只有這樣才能在保證安全的前提下，平穩(wěn)、高效地提升辦公質(zhì)量。