秘書職業(yè)倦怠及解決策略探討

文/嶺南師范學(xué)院文學(xué)與傳媒學(xué)院 關(guān)瓊

秘書，一般是指企業(yè)里掌管文書并協(xié)助機(jī)關(guān)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。在現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)行當(dāng)中，秘書對(duì)內(nèi)是協(xié)調(diào)上下、溝通左右的橋梁，對(duì)外則是商務(wù)洽談、重大談判、核心資源統(tǒng)籌等系列事務(wù)中的重要角色。目前，秘書的工作已趨于專業(yè)化。比如在上市公司中，董事會(huì)秘書既是監(jiān)管機(jī)構(gòu)認(rèn)定的高級(jí)管理人員，對(duì)外負(fù)責(zé)公司信息披露，對(duì)內(nèi)負(fù)責(zé)股權(quán)事務(wù)管理等工作，是上市公司與證券交易所之間的指定聯(lián)絡(luò)人，也是公司對(duì)外的重要“窗口”。然而，作為秘書中的“佼佼者”，董事會(huì)秘書的工作卻因?yàn)殚L(zhǎng)期處于“高壓”之中，一度被稱為“高危職業(yè)”，從而成為秘書群體職業(yè)倦怠現(xiàn)象的典型例證。

“職業(yè)倦怠”最早由美國(guó)心理學(xué)家弗魯頓伯格于1974年提出，指?jìng)€(gè)體不能順利應(yīng)對(duì)工作壓力時(shí)的一種極端反應(yīng)，是個(gè)體伴隨于長(zhǎng)時(shí)期壓力體驗(yàn)下而產(chǎn)生的情感、態(tài)度和行為的衰竭狀態(tài)。此外，馬斯拉池認(rèn)為，職業(yè)倦怠的組成內(nèi)容包括情緒衰竭、去人格化和低成就感。其中，情緒衰竭是個(gè)體在察覺(jué)個(gè)人能力和心理情感耗盡之后形成的情緒不穩(wěn)定；去人格化具體表現(xiàn)在個(gè)體在群體行為或群體壓力的影響下，其自我導(dǎo)向功能的日漸削弱甚至責(zé)任感完全喪失；低成就感具體體現(xiàn)在做事情缺乏動(dòng)力，甚至不相信自己能對(duì)服務(wù)對(duì)象造成影響。秘書的職業(yè)倦怠表現(xiàn)為對(duì)工作失去熱情、缺乏認(rèn)同感與責(zé)任感、甚至將個(gè)人情緒帶入工作之中。

秘書的職業(yè)倦怠問(wèn)題勢(shì)必影響工作質(zhì)量和效率，亟須引起高度重視?；诖?，本文以湛江市企業(yè)秘書群體為例，選擇具有代表性的個(gè)案進(jìn)行深入研究，分析其面臨的困境，提出解決策略，有助于提高秘書工作效能和幸福感，為秘書從業(yè)人員職業(yè)及身心健康發(fā)展提供參考。

一、秘書職業(yè)倦怠原因分析

作為粵西濱海之城，湛江市在廣東省的地位不斷攀升。2017年國(guó)務(wù)院批復(fù)同意《北部灣城市群發(fā)展規(guī)劃》將湛江定位為北部灣中心城市，緊接著《廣東省沿海經(jīng)濟(jì)帶綜合發(fā)展規(guī)劃》將湛江定位為廣東省域副中心城市，湛江一次次被賦予高規(guī)格的戰(zhàn)略定位和發(fā)展重任。同時(shí)，作為沿?？诎冻鞘?，湛江對(duì)“一帶一路”沿線國(guó)家的進(jìn)出，為廣東省的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了重要貢獻(xiàn)。湛江市政府網(wǎng)消息顯示，2022年前4個(gè)月湛江市對(duì)“一帶一路”沿線國(guó)家進(jìn)出口77.7億元，比上年同期（下同）增長(zhǎng)47.3%。其中，出口22.3億元，下降5.4%；進(jìn)口55.4億元，增長(zhǎng)89.9%。此外，從2022年6月起，順豐航空全貨機(jī)將在湛江吳川機(jī)場(chǎng)執(zhí)飛，是湛江民航史上首次開(kāi)通全貨機(jī)航線，既可幫助粵西地區(qū)水產(chǎn)品、農(nóng)產(chǎn)品等優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品迅速走向全國(guó)乃至全球，也可為粵西地區(qū)深度融入“一帶一路”建設(shè)搭建高效的航空物流通道，提升區(qū)域和城市的競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)臨空產(chǎn)業(yè)產(chǎn)生極強(qiáng)的吸引力，直接拉動(dòng)空港經(jīng)濟(jì)區(qū)蓬勃發(fā)展，進(jìn)而帶動(dòng)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展。

隨著地方經(jīng)濟(jì)騰飛和企業(yè)的迅速發(fā)展，也帶來(lái)了對(duì)秘書人才的極大考驗(yàn)。在高強(qiáng)度、高負(fù)荷的秘書工作中，部分秘書人員力不從心，工作熱情不高，從而產(chǎn)生職業(yè)倦怠。筆者與多位湛江市企業(yè)秘書工作人員深入溝通，發(fā)現(xiàn)實(shí)際工作中均存在不同程度的職業(yè)倦怠現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為工作效率較低、工作熱情不高，甚至更有個(gè)別秘書出現(xiàn)心理問(wèn)題，如社交恐懼、自閉、抑郁等。經(jīng)細(xì)致了解分析，主要原因如下：

（一）主觀因素。1.心理素質(zhì)有待提高，受挫能力較為不足。肖漢仕教授認(rèn)為：心理素質(zhì)是在遺傳基礎(chǔ)之上，在教育與環(huán)境影響下，經(jīng)過(guò)主體實(shí)踐訓(xùn)練所形成的性格品質(zhì)與心理能力的綜合體現(xiàn)。心理能力包括認(rèn)知能力、心理適應(yīng)能力與內(nèi)在動(dòng)力。在一定程度上，個(gè)人心理的認(rèn)知能力體現(xiàn)出其適應(yīng)能力，并成為推動(dòng)行為動(dòng)作發(fā)生的內(nèi)在動(dòng)力。認(rèn)知能力的落后，導(dǎo)致部分秘書在實(shí)際工作中的心理適應(yīng)能力逐步下降，進(jìn)而表現(xiàn)為工作內(nèi)在動(dòng)力不足，缺乏積極性。秘書常年陪伴領(lǐng)導(dǎo)身邊，辦文、辦會(huì)、辦事的工作內(nèi)容較為瑣碎與繁重，加上輔助決策、溝通協(xié)調(diào)等復(fù)雜性工作，無(wú)疑加重了秘書的工作量。尤其面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)與不滿時(shí)，部分秘書心理抗壓能力不斷弱化，感到自身的勞動(dòng)成果得不到認(rèn)可，于是工作態(tài)度由積極轉(zhuǎn)化為消極，甚至出現(xiàn)消極惰怠，最后導(dǎo)致職業(yè)倦怠。2.專業(yè)水平不足，適應(yīng)能力有待提高。秘書職業(yè)能力主要包含辦文、辦事、辦會(huì)，其中辦文能力尤為重要。事實(shí)證明，能寫會(huì)寫的“筆桿子”在單位中非常受歡迎。寫作能力的提升并非一朝一夕就能完成，而是需要日積月累的不斷豐富與沉淀。在工作中的寫與學(xué)，應(yīng)是雙向進(jìn)程，相互促進(jìn)。任何能力的不足，都會(huì)讓秘書在實(shí)際工作中感到力不從心?！吨袊?guó)教育現(xiàn)代化2035》提出了教育現(xiàn)代化的八大基本理念，其中包括“更加注重終身學(xué)習(xí)，更加注重因材施教，更加注重知行合一，更加注重融合發(fā)展”等。秘書作為一項(xiàng)工作內(nèi)容較為繁復(fù)的職業(yè)，“終身學(xué)習(xí)”的觀念應(yīng)深入其中。面對(duì)科技信息技術(shù)的日益更新，工作方式也在更新迭代。辦公室業(yè)務(wù)不再依靠以前的傳統(tǒng)方式，更多融入了現(xiàn)代信息技術(shù)手段，如打印機(jī)、投影儀、辦公OA系統(tǒng)等，都在不斷提醒秘書應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，更新學(xué)習(xí)以適應(yīng)新的工作方式。

（二）客觀因素。1.職業(yè)前景模糊，晉升通道受阻。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，以輔助領(lǐng)導(dǎo)工作為核心，不斷實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)價(jià)值。但在實(shí)際工作之中，秘書個(gè)人價(jià)值難以體現(xiàn)，容易產(chǎn)生暈輪效應(yīng)和認(rèn)知定型，從而減少了崗位調(diào)換的機(jī)會(huì)。所謂暈輪效應(yīng)，在心理學(xué)中指人們?cè)诮煌J(rèn)知中，對(duì)方的某個(gè)特別突出的特點(diǎn)、品質(zhì)會(huì)掩蓋人們對(duì)對(duì)方的其他品質(zhì)和特點(diǎn)的正確認(rèn)知。在有限的崗位晉升通道中，秘書的工作價(jià)值往往容易被隱藏。優(yōu)秀的秘書人才難以找到合適替代人選，平庸的秘書當(dāng)然也沒(méi)有機(jī)會(huì)得到晉升。在實(shí)踐工作中，不少優(yōu)秀的秘書人員晉升速度過(guò)慢，尤其是寫作能力較強(qiáng)的“筆桿子”，更是難以替代，于是在原崗位上工作十余年的例子不在少數(shù)。職業(yè)能力的突出表現(xiàn)反倒成為晉升途中的“絆腳石”，不得不令人感到無(wú)奈。對(duì)于職業(yè)而言，上升空間受到限制無(wú)疑是致命傷。沒(méi)有前景可言的秘書，職業(yè)倦怠現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。2.工作時(shí)間不定，不斷擠壓私人空間。秘書職業(yè)是一項(xiàng)需要高度敏感性和工作責(zé)任心的職業(yè)，其從屬性自然包括時(shí)間上的劃分。以某企業(yè)為例，在職人員為60人，而從事秘書工作的僅有6人。使得秘書工作壓力較大，工作時(shí)間難以明確，甚至出現(xiàn)“5+2”“996”現(xiàn)象，加班儼然已成常態(tài)。不少秘書人員表示：“沒(méi)有加過(guò)班的秘書，就不是一個(gè)合格秘書”。高負(fù)荷的工作，自然壓縮了不少秘書的個(gè)人時(shí)間，如陪伴家人、照顧老人等問(wèn)題，在工作壓力面前只能望而卻步。而且，僅有少數(shù)秘書加班可以領(lǐng)取加班費(fèi)，而多數(shù)秘書加班則是“義務(wù)勞動(dòng)”，對(duì)其加班報(bào)酬并無(wú)明確規(guī)定。長(zhǎng)時(shí)間的無(wú)條件加班，導(dǎo)致工作付出與獲得不成正比，加上無(wú)處不在的生活壓力，不少秘書認(rèn)為自身的合理權(quán)益并未得到保障，使得秘書人員逐漸出現(xiàn)職業(yè)倦怠現(xiàn)象。3.個(gè)人欠缺立場(chǎng)，職場(chǎng)隊(duì)伍易“被站隊(duì)”。秘書的工作性質(zhì)為領(lǐng)導(dǎo)的助手或參謀，但在實(shí)際工作中，部分秘書并不完全贊成領(lǐng)導(dǎo)的處事風(fēng)格，但因其工作性質(zhì)不得不服從領(lǐng)導(dǎo)的安排。去個(gè)人化的特性，使得秘書在實(shí)際工作中很難突出個(gè)人作用，個(gè)人的魅力往往被領(lǐng)導(dǎo)的光芒所遮蔽，甚至出現(xiàn)“被站隊(duì)”的現(xiàn)象。不少秘書表示：“很無(wú)奈，但無(wú)力改變?！泵貢c領(lǐng)導(dǎo)之間關(guān)系由秘書的工作性質(zhì)決定了其高依附性與高從屬性。領(lǐng)導(dǎo)仕途順暢，秘書的地位必然水漲船高；如果領(lǐng)導(dǎo)退休或退居二線，秘書就會(huì)被邊緣化，被調(diào)離秘書崗位或不被重視。個(gè)人的職業(yè)前途完全被領(lǐng)導(dǎo)所左右，并非靠自身能力得到更改，由此所造成的困境，加劇了秘書職業(yè)倦怠。

二、緩解職業(yè)倦怠的解決策略

秘書部門擔(dān)任著上傳下達(dá)的職責(zé)，對(duì)上，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；對(duì)下，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)部署，每一步都至關(guān)重要。職業(yè)倦怠的出現(xiàn)使得秘書工作陷入被動(dòng)局面，而作為企業(yè)的重要部門，則是工作上的潛在危險(xiǎn)。為有效緩解這一困境，提出以下策略：

（一）不斷提高自身素養(yǎng)。對(duì)秘書個(gè)人而言，應(yīng)不斷加強(qiáng)自身職業(yè)素養(yǎng)，以完善工作中的不足之處。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，人們的生活方式、工作方式發(fā)生巨大變化的同時(shí)，也不斷地對(duì)秘書提出“全能型”“綜合型”的要求。因此，秘書從業(yè)人員應(yīng)不斷加強(qiáng)職業(yè)能力學(xué)習(xí)，樹(shù)立正確的政治立場(chǎng)、政治觀念、政治方向，在一切法律與道德的框架內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為單位服務(wù)。秘書應(yīng)不斷提高自身業(yè)務(wù)能力，圍繞辦文辦事辦會(huì)，積極為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。企業(yè)應(yīng)定期開(kāi)展業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，公文寫作講座等，切實(shí)提高秘書的業(yè)務(wù)能力。當(dāng)出現(xiàn)職業(yè)倦怠的前兆時(shí)，秘書應(yīng)及時(shí)進(jìn)行自我心理調(diào)適，正確認(rèn)識(shí)秘書工作，妥善處理情緒問(wèn)題，積極尋找合理調(diào)解情緒方式，如向朋友傾訴、尋求心理醫(yī)生幫助等，適當(dāng)釋放心理壓力。秘書應(yīng)妥善處理工作與家庭的關(guān)系，不僅使得自身工作角色合格，同時(shí)給予家人必要的陪伴與溝通，從而不斷提高幸福感，有效緩解職業(yè)倦怠。

（二）建立并完善晉升制度。企業(yè)晉升制度有明確的業(yè)績(jī)要求，對(duì)秘書崗位，應(yīng)量化其工作成果，作為企業(yè)中的一員，秘書應(yīng)受到公平的晉升對(duì)待，不能由于其工作性質(zhì)的特殊性被區(qū)別對(duì)待，更不能因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)職位的高低而決定秘書晉升速度的快慢。對(duì)優(yōu)秀的秘書人員更應(yīng)擴(kuò)展其發(fā)展空間，不能因?yàn)闊o(wú)可替代而限制秘書的晉升。領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門應(yīng)制定有效措施，建立合理的評(píng)價(jià)、激勵(lì)機(jī)制，從德、能、勤、績(jī)四方面對(duì)秘書進(jìn)行定期考核。企業(yè)實(shí)行績(jī)效制，根據(jù)具體崗位設(shè)定每位員工的KPI，實(shí)現(xiàn)多勞多得，避免“平分蛋糕”的現(xiàn)象。量化秘書個(gè)人業(yè)績(jī)，不僅能使秘書的工作得到肯定與認(rèn)同，還能有效調(diào)動(dòng)其工作積極性，讓秘書人員感受到自己的工作成果沒(méi)有被淹沒(méi)。合理有效的晉升機(jī)制，勢(shì)必會(huì)形成秘書行業(yè)內(nèi)的良性競(jìng)爭(zhēng)，進(jìn)而不斷促進(jìn)企業(yè)向前發(fā)展。

（三）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)人文關(guān)懷。秘書雖為領(lǐng)導(dǎo)的助手，但在實(shí)際工作中，卻是陪伴領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間最長(zhǎng)的工作人員。面對(duì)高強(qiáng)度的工作時(shí)間與壓力，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極詢問(wèn)其困難，及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，如合理提高秘書待遇，使其付出與收獲成正比。由于秘書工作的輔助性，外人雖看不到秘書的付出，但領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予積極的肯定與認(rèn)同，讓秘書感受到自己工作成果被認(rèn)可，增強(qiáng)工作責(zé)任感。面對(duì)秘書工作時(shí)間過(guò)長(zhǎng)的問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)設(shè)身處地考慮其家人感受，盡量縮短加班時(shí)間，合理安排工作內(nèi)容，給予必要的個(gè)人時(shí)間。領(lǐng)導(dǎo)還可以及時(shí)調(diào)整秘書的工作心態(tài)，必要時(shí)可實(shí)行EAP援助計(jì)劃，以此增強(qiáng)部門工作人員的心理免疫能力。EAP（Employee Assistance Program)是一種面向組織的綜合性心理健康服務(wù)，使員工在紛繁的個(gè)人問(wèn)題中得到解脫，改善部門的工作氣氛和管理效能。領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)懷對(duì)于秘書而言非常重要，在一定程度上，代表了對(duì)其工作能力的肯定，從而促使其更有動(dòng)力地投入工作。

三、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)秘書職業(yè)倦怠會(huì)令企業(yè)面臨一定的風(fēng)險(xiǎn)，積極面對(duì)困境才能得到有效解決。對(duì)職業(yè)倦怠的正確解讀，需要正確地面對(duì)現(xiàn)實(shí)。在構(gòu)建和諧社會(huì)的今天，每一位秘書都應(yīng)正確認(rèn)識(shí)自己身上所肩負(fù)的責(zé)任與使命，努力站好每一班崗。正如奇瑞汽車股份有限公司高管王成先生在《淺談企業(yè)人才觀》的報(bào)告中所言，秘書要有鋼鐵般的意志、大海般的胸懷、冰山般的冷靜和初戀般的激情。存在職業(yè)倦怠并不可怕，只要各方正確面對(duì)，積極響應(yīng)，任何職業(yè)倦怠都能被化解，相信秘書在企業(yè)中仍能發(fā)揮其重要作用。