電子文檔歸檔與管理系統(tǒng)構(gòu)建

駱欣

甘肅省生態(tài)環(huán)境統(tǒng)計與數(shù)據(jù)中心 甘肅 蘭州 730030

引言

電子文檔的歸檔是智能辦公系統(tǒng)建設(shè)的重要基礎(chǔ)性工作。借助先進(jìn)信息技術(shù)，企業(yè)建立通用的文檔工作管理機(jī)制，推進(jìn)了OA系統(tǒng)、數(shù)字化文檔管理系統(tǒng)對接；實(shí)現(xiàn)了基于OA系統(tǒng)的電子文檔和信息傳輸接口；促進(jìn)了企業(yè)辦公自動化的發(fā)展。電子文檔利用信息技術(shù)，其歸檔和管理須依賴于信息技術(shù)。與管理數(shù)字信息相比，由于字體、性質(zhì)及其屬性的差異，對其操作技術(shù)要求也有差異。目前，由于數(shù)字文檔管理系統(tǒng)設(shè)計理念和使用環(huán)境的限制，其文檔管理功能相對比較簡單，并涉及較少的組織。因此，必須要不斷創(chuàng)新和提升適應(yīng)電子文檔組織的文檔管理系統(tǒng)并拓展其功能和相關(guān)要求。

1 企業(yè)進(jìn)行電子檔案歸檔和管理的重要性。

電子文檔是企業(yè)生產(chǎn)過程中，由計算機(jī)產(chǎn)生的電子版本的文字、圖形、圖像、視頻等信息，并具有保存價值必須進(jìn)行存檔信息集合。因此必須遵循電子檔案歸檔管理的相關(guān)規(guī)定和信息系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)律，統(tǒng)一管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)同時進(jìn)行必要的安全保密工作。在電子文檔管理方面，要完成相關(guān)信息的收集、電子文檔的提交和處理工作，并與企業(yè)的運(yùn)行緊密結(jié)合。為保持文檔檔案的準(zhǔn)確性，辦公自動化、文檔傳輸與檢以及音像檔案管理，必須圍繞電子歸檔的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并開展將信息技術(shù)與檔案管理融合。確保了電子檔案的安全，提高了企業(yè)工作效率，起到了企業(yè)信息的保護(hù)作用[1]。

電子檔案是數(shù)字檔案創(chuàng)建的基本條件和發(fā)展趨勢。

在今天，各企業(yè)必須要高度重視電子檔案的發(fā)展，要將電子檔案的應(yīng)用和管理提上日程，為電子信息檔案建設(shè)創(chuàng)造條件。并不斷深化電子文檔檢索工作，加強(qiáng)對電子文檔形成、歸檔的監(jiān)督，要建立電子歸檔傳輸機(jī)制，規(guī)范電子歸檔和檢索流程，對促進(jìn)持續(xù)推進(jìn)企業(yè)電子檔案館建設(shè)具有重要意義。

2 企業(yè)電子檔案管理過程中面臨的問題

2.1 OA系統(tǒng)與電子檔案管理功能接口沒有實(shí)現(xiàn)良好適配

電子文檔的分段建設(shè)性質(zhì)嚴(yán)重影響了檔案信息的集成管理。目前企業(yè)電子文檔系統(tǒng)需要不斷進(jìn)行研發(fā)。只關(guān)注管理人員的早期參與是不夠的。在建立電子文檔系統(tǒng)時沒有全面考慮文檔管理的過程。導(dǎo)致OA系統(tǒng)與文檔系統(tǒng)的兼容性不強(qiáng)，無法從電子數(shù)據(jù)中提取足夠電子描述信息，不僅費(fèi)時費(fèi)力，且消耗了大量的資源[2]。

2.2 電子文檔與紙質(zhì)文檔的建檔案號不科學(xué)

在企業(yè)電子文檔的管理和運(yùn)營中，電子和紙質(zhì)文檔會長期共存。目前歸檔系統(tǒng)要求電子和紙質(zhì)文檔的建檔號合并。根據(jù)具體情況，歸檔頻率、按年限進(jìn)行歸檔或?qū)嵤﹦討B(tài)歸檔管理。不同的文檔使用頻率將，導(dǎo)致不同的文檔編號策略。如果僅歸檔一套電子或正式紙質(zhì)文檔，則必須按保留期限劃分編號，并保證檔案的具有連續(xù)性，而混合電子文檔須建立雙向檢索聯(lián)系。但目前的企業(yè)在建檔編號過程中存在許多不合理的操作。

2.3 電子文檔和紙質(zhì)文檔的真實(shí)性難以保證

電子文檔歸檔是管理電子文檔的重要工作部分。在開放式的存取系統(tǒng)中，難以保證文檔的唯一性、真實(shí)性和可追溯性。由于對于電子文體管理的不足，在信息接收和儲存過程中容易導(dǎo)致文檔信息被人為操縱、盜竊甚至損壞。須采取更為先進(jìn)技術(shù)措施保證文檔內(nèi)容的真實(shí)性以及完整性。同時電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)化管理也有待加強(qiáng)。文檔數(shù)據(jù)記錄時數(shù)據(jù)的發(fā)生、描述和其關(guān)系屬性，揭示文檔的形成、內(nèi)容和格式。但目前的電子文檔管理缺乏對文檔格式標(biāo)準(zhǔn)和信息流轉(zhuǎn)過程的相關(guān)記錄。從電子文檔的創(chuàng)建、分類和文檔目錄整理，缺少對元數(shù)據(jù)管理。因此難以確保電子文檔的有效性[3]。

3 提升電子文檔歸檔管理的措施

3.1 全面推廣電子文檔一體化管理

要改變傳統(tǒng)的文檔歸檔管理觀念。施工企業(yè)仍然保持著相對落后的檔案管理模式，面臨著檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型帶來的挑戰(zhàn)。文檔管理工作要積極取代傳統(tǒng)的管理理念。改變思路堅持創(chuàng)新，在企業(yè)文檔管理中引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和設(shè)備，整合文檔協(xié)作機(jī)制，確保電子文檔的閉環(huán)管理。形成完整的歸檔管理過程。同時還要準(zhǔn)確的劃分組織和歸檔管理職責(zé)。加強(qiáng)電子文檔管理流程。由于管理電子文檔比紙質(zhì)文檔比較復(fù)雜。因此劃分相關(guān)人員的管理責(zé)任，卷宗電子單證管理制度，突出備案責(zé)任有重要的現(xiàn)實(shí)意義。必須要保證和規(guī)范電子單證管理流程。并且其他相關(guān)管理崗位，也要全面推行統(tǒng)一的檔案備案制度。

3.2 實(shí)施統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)

要全面OA系統(tǒng)與電子檔案管理無縫對接，對電子文檔實(shí)時歸檔，推進(jìn)電子文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化。實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)、文檔系統(tǒng)、簽名系統(tǒng)、文檔安全保護(hù)系統(tǒng)的統(tǒng)一。使各應(yīng)用系統(tǒng)和軟件，高度集成、相互協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)全面的文檔格式可視化和傳輸問題，保證電子簽名和無用數(shù)據(jù)的過濾問題。同時還要提高各個系統(tǒng)的系兼容性。完成標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一化電子文檔分類方法。規(guī)范電子文檔的索引、錄入系統(tǒng)、終端訪問以及數(shù)據(jù)庫管理程序等，符合檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)法規(guī)的要求。實(shí)現(xiàn)標(biāo)題、文檔密級、責(zé)任者、日期、檔案頁數(shù)、年度等信息的齊全，同時還要對電子目錄按二級類目、三級類目排序，并標(biāo)識歸檔狀態(tài)和部門[4]。

3.3 規(guī)范電子文檔的歸檔內(nèi)容和方式

要規(guī)范電子文檔的歸檔內(nèi)容。由于文檔的歸檔范圍和電子檔案儲存是評估文檔價值的最重要依據(jù)。因此在進(jìn)行文檔歸檔選擇時，必須要將文檔歸檔的范圍進(jìn)行有效的規(guī)范，進(jìn)行科學(xué)的結(jié)構(gòu)和非結(jié)構(gòu)化信息管理，并以單獨(dú)形式存在和保存的價值的信息，并將電子文檔和元數(shù)據(jù)將一起歸檔。通常包括電子文檔、表格、以附件等。另外還要規(guī)范電子文檔歸檔方式。以數(shù)字平臺為主導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)在線歸檔，離線歸檔。在連接OA系統(tǒng)和數(shù)字歸檔的智能協(xié)同系統(tǒng)可在線歸檔，電子文檔通過OA接口發(fā)送至數(shù)字系統(tǒng)。對于無法在線歸檔的文檔，應(yīng)在數(shù)字歸檔中設(shè)置文檔描述信息，創(chuàng)建統(tǒng)一的文檔編號，可根據(jù)實(shí)際情況離線上傳或歸檔[5]。

3.4 統(tǒng)一文檔歸檔檔號

文檔編號是訪問指南和篩選結(jié)果的實(shí)現(xiàn)，對于紙質(zhì)文檔要遵循電子文檔管理文檔的新思路。紙質(zhì)文檔的管理檔號必須與對應(yīng)的電子文檔內(nèi)容一致，文檔編號必須對應(yīng)，并且與相關(guān)識別文檔編號的對應(yīng)。考慮電子文檔歸檔和紙質(zhì)文檔歸檔按即時歸檔和集中歸檔，關(guān)鍵代碼由文檔確定，電子文檔按年份、機(jī)構(gòu)、保存期限和文檔分類目錄確定，對代碼對合并文檔號進(jìn)行分類。紙質(zhì)文檔需要遵循與編號對應(yīng)的電子文檔進(jìn)行統(tǒng)一的編號，保證紙質(zhì)文檔與電子文檔相同，確保相關(guān)文檔的對應(yīng)性和連續(xù)性，便于文檔的檢索和管理。無論有多少類型的載體，對于同一個文檔都可以共享文檔號。在數(shù)據(jù)庫設(shè)置文檔類型字段，可通過類型文檔號和存儲快速檢索相關(guān)文檔。在數(shù)字文檔管理系統(tǒng)中找到相關(guān)的載體，對于相同的歸檔文檔都被編譯為唯一的編號[6]。

3.5 對檔案采取安全保護(hù)措施

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，推動了在電子文檔歸檔加入安全檢測功能，確保電子文檔來源和元數(shù)據(jù)的真實(shí)性。采取特殊技術(shù)措施，應(yīng)從傳輸和使用方面采取安全措施。在電子文件歸檔管理中，加密傳輸確保文檔的安全，應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)加密系統(tǒng)和防火墻技術(shù)，可以防止電子文檔存儲和傳輸中的非法訪問和篡改。保證電子文檔的真實(shí)性和有效性[7]。

3.6 電子文檔歸檔系統(tǒng)的構(gòu)建與管理流程的設(shè)計

數(shù)字文件管理系統(tǒng)的構(gòu)建大多采用平臺面向?qū)ο蟮姆植际綉?yīng)用服務(wù)，遵循技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，基于高安全性多層架構(gòu)、服務(wù)導(dǎo)向系統(tǒng)、獨(dú)立于平臺的遠(yuǎn)程訪問和調(diào)用服務(wù)等。隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，多維空間系統(tǒng)的概念將得到應(yīng)用，特別是在檔案管理和系統(tǒng)的建設(shè)中。采用優(yōu)化技術(shù)構(gòu)建智能化的多維操作環(huán)境，按照歸檔分類的標(biāo)準(zhǔn)流程，對于設(shè)計應(yīng)采用循序漸進(jìn)的操作模式，需要有彈出界面，支持場景驅(qū)動的多維預(yù)覽。在手動文件組織環(huán)境中操作，支持系統(tǒng)根據(jù)元數(shù)據(jù)信息自動完成操作，定義操作規(guī)則。在分步操作中，系統(tǒng)自動生成默認(rèn)值，定義操作規(guī)則和數(shù)據(jù)信息，還可以提供操作人員確認(rèn)，通過虛擬場景進(jìn)行操作。系統(tǒng)可以自動提供不同類別的順序，如文檔處理和跟蹤過程等。系統(tǒng)根據(jù)預(yù)定義的條件檢查操作是否標(biāo)準(zhǔn)，并確定是否可以進(jìn)入下一個流程。對于人機(jī)界面的設(shè)計必須面向場景和多維視角，力求操作程序的簡潔快捷，以實(shí)現(xiàn)信息的智能生成和流程化操作?；谙嗤募夹g(shù)原理，構(gòu)建整體歸檔和分類流程。在操作上采用獨(dú)特的方法，對于上道工序完成后，通過合法性驗(yàn)證，方可進(jìn)入下一工序，然后直到整個備案和歸類過程完成。對于系統(tǒng)自動生成并下發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化報表，如歸檔文檔登記表和電子文檔目錄等，自動完成后完成歸檔文件的操作流程。對于電子文件的分類，對于分頁的價值應(yīng)用較好，尤其是對于從OA系統(tǒng)中抓取的多類別的原始電子文檔，在其分類和過程中加入分頁具有實(shí)際的意義。對于綜合文件管理和使用需求，可以采用根據(jù)文件應(yīng)用環(huán)境的要求確定，可以定義電子文件所需的處理方式。數(shù)字檔案的管理需要智能化和系統(tǒng)化的平臺，對于電子文件管理歸檔系統(tǒng)是其主要部分之一，需要完整高端的解決方案。根據(jù)文件的屬性和應(yīng)用環(huán)境，構(gòu)建分類功能需要更加智能的環(huán)境，必須利用一些新的信息技術(shù)來設(shè)計開發(fā)多維場景[8]。

4 結(jié)束語

綜上所述，協(xié)同文檔工作機(jī)制，是跨越了文檔與檔案工作的界限，實(shí)現(xiàn)電子文檔及時歸檔歸檔的數(shù)字化工作。在電子文檔管理不僅是企業(yè)管理的重要部分，也是電子文檔管理的精髓，能全面促進(jìn)企業(yè)文檔歸檔的科學(xué)化和規(guī)范化，促進(jìn)了文檔集成管理與企業(yè)的發(fā)展。計算機(jī)技術(shù)的成熟，改變了傳統(tǒng)的存儲方式，也為文檔的儲存和管理提供了新方向。根據(jù)電子文檔要求和管理規(guī)定，及時對文檔進(jìn)行處理和文檔歸類，并由相關(guān)部門對文檔信息包進(jìn)行測試，由負(fù)責(zé)人審批，分配交付標(biāo)志。電子文檔與紙制文檔的內(nèi)容信息必須一致。電子檔案歸檔管理，要基于先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)優(yōu)勢，以更好地發(fā)揮其作用，不斷提高企業(yè)為檔案信息管理水平。