農(nóng)機檔案管理中存在的問題及解決思路

孫 宇

(黑龍江省農(nóng)業(yè)機械工程科學研究院 佳木斯分院，黑龍江 佳木斯 154000)

0 引言

在農(nóng)業(yè)機械化生產(chǎn)過程中，對農(nóng)機產(chǎn)品的有效監(jiān)管與利用十分關(guān)鍵，尤其隨著農(nóng)機使用量的持續(xù)增長，農(nóng)機生產(chǎn)的規(guī)范性與安全性受到了社會各界的廣泛關(guān)注。農(nóng)機檔案管理工作是農(nóng)業(yè)機械化生產(chǎn)順利開展的基礎(chǔ)，其關(guān)系到農(nóng)業(yè)機械購置、使用過程的監(jiān)管，以及農(nóng)機資源數(shù)據(jù)信息的利用等。近年來，隨著我國農(nóng)業(yè)管理體系的不斷豐富與完善，農(nóng)機檔案管理工作得到了明顯的進步與提升，但由于我國農(nóng)機化工作相較于發(fā)達國家起步較晚，農(nóng)機檔案管理工作仍存在較大的進步空間。如何結(jié)合時代特征與農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的實際情況完善農(nóng)機檔案管理工作，是現(xiàn)階段農(nóng)機管理部門必須思考和解決的問題。

1 發(fā)展情況

我國農(nóng)機檔案管理工作主要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及國家、地方關(guān)于農(nóng)機安全監(jiān)理工作的相關(guān)規(guī)定實施，尤其在農(nóng)業(yè)安全生產(chǎn)、綠色農(nóng)業(yè)理念及柴油機排放標準等政策的激勵下，我國農(nóng)機檔案管理工作進一步結(jié)合農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的實際情況制定實施制度，重點負責農(nóng)機檔案的接收、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管，并輔助農(nóng)機管理人員開展多種形式的宣傳教育活動，有效促進了農(nóng)業(yè)機械監(jiān)督管理工作的開展和農(nóng)機資源的優(yōu)化利用。

為進一步提升農(nóng)機檔案管理工作的合理性，近年來，從農(nóng)業(yè)生產(chǎn)實踐和檔案管理需求的角度出發(fā)，開展了大量的優(yōu)化研究工作。王婧等[1]從規(guī)范農(nóng)機安全生產(chǎn)的角度出發(fā)，說明了我國農(nóng)機檔案管理中的不合理問題，并有針對性地提出了規(guī)范農(nóng)機檔案管理的要點；童仲武[2]結(jié)合農(nóng)機免費管理后的檔案管理工作展開分析，探討了檔案工作面臨的新難點，并給出了工作優(yōu)化的可行思路。王勇志[3]結(jié)合計算機技術(shù)發(fā)展特征，從檔案資料檢索、檔案使用壽命、農(nóng)機化發(fā)展等角度對檔案管理工作的發(fā)展進行了規(guī)劃。從農(nóng)業(yè)機械化生產(chǎn)實踐看，農(nóng)機檔案管理工作基礎(chǔ)且重要，其工作流程、工作體系仍需持續(xù)優(yōu)化，農(nóng)機檔案管理的價值仍需進一步發(fā)揮。

2 存在的問題

2.1 實施力度不足

近年來，我國針對農(nóng)業(yè)機械的管理工作提出了更高要求，農(nóng)機監(jiān)督管理、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)安全被提到更高位置，農(nóng)機相關(guān)執(zhí)法工作得到加強的同時，農(nóng)機檔案管理工作受重視程度相對不足。在農(nóng)機管理工作中，檔案管理由于具有基礎(chǔ)性特征，導致這一工作沒有被放在改革的重點位置，農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的管理重點集中在農(nóng)業(yè)機械的推廣、銷售、使用、維修、維護等方面，農(nóng)機檔案管理的重要性得不到凸顯，農(nóng)機檔案的相關(guān)知識、作用也得不到足夠重視，導致檔案管理的實施質(zhì)量、檔案資料的覆蓋范圍、檔案利用率等普遍偏低。部分地區(qū)的檔案管理甚至缺少專職人員負責實施[4]。

2.2 體制機制落后

在農(nóng)機購置補貼等惠農(nóng)政策的激勵下，我國農(nóng)業(yè)機械保有量持續(xù)提升，農(nóng)業(yè)機械種類、服務范圍不斷擴張，農(nóng)機管理的難度明顯增加。在這一形勢下，部分地區(qū)的農(nóng)機檔案管理工作模式陳舊，缺乏系統(tǒng)的檔案管理制度約束，導致農(nóng)機管理的實施難度增加。一方面，傳統(tǒng)的工作模式不能適應農(nóng)機市場和農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的快節(jié)奏，大量農(nóng)業(yè)機械的銷售、轉(zhuǎn)移、變更沒得到及時登記或登記不規(guī)范，導致農(nóng)機檔案管理的效能降低；另一方面農(nóng)機檔案管理仍未完全實現(xiàn)現(xiàn)代化辦公，部分地區(qū)檔案管理仍以傳統(tǒng)人工管理實施，計算機技術(shù)和數(shù)字化管理應用不足，導致農(nóng)機管理人員、農(nóng)機手、農(nóng)機服務組織管理農(nóng)機、查閱信息、變更信息的過程效率低下且準確性不足。

2.3 工作條件落后

隨著現(xiàn)代化辦公的普及，農(nóng)機檔案管理工作在得到相對發(fā)展的同時，與人資、汽車、圖書等檔案管理工作相比仍存在明顯的差距。首先，農(nóng)機檔案管理缺乏足夠的硬件支持，檔案管理部門、基層檔案辦公室等工作設備相對落后，檔案數(shù)據(jù)的電子存儲硬件缺失，單靠計算機存儲存在安全性不足、調(diào)取不變、共享能力不足等問題；其次，農(nóng)機檔案管理專用軟件系統(tǒng)普及不完善，部分地區(qū)的農(nóng)機檔案管理仍依靠傳統(tǒng)的電子表格形式記錄，檔案管理方式落后，檔案管理專用軟件缺失，導致檔案信息錄入規(guī)范性不足、信息聯(lián)網(wǎng)共享能力不足。此外，農(nóng)民參與農(nóng)機檔案登記、變更的過程仍相對繁瑣，部分偏遠地區(qū)農(nóng)民在農(nóng)機遷移、轉(zhuǎn)賣的過程需要長途出行才能完成檔案變更。

2.4 專業(yè)人才缺失

農(nóng)機檔案管理屬于一項綜合性的工作，要求檔案管理人員既具備農(nóng)機相關(guān)知識，還具備檔案學相關(guān)知識，而在我國農(nóng)業(yè)機械管理部門，相關(guān)的綜合性人才相對缺失。一方面，與常規(guī)的檔案管理相比，農(nóng)機檔案管理成熟度不高，對于專業(yè)檔案學人才的吸引力不足，導致從業(yè)人員數(shù)量不足；另一方面，部分地區(qū)的農(nóng)機檔案管理工作由農(nóng)機專業(yè)技術(shù)人員擔任，這部分人員缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識，工作中容易出現(xiàn)漏洞和不嚴謹之處。甚至存在專業(yè)技術(shù)人員兼職檔案管理工作的情況，嚴重弱化了檔案管理工作效能的發(fā)揮。

3 優(yōu)化思路

3.1 建立系統(tǒng)的工作制度

農(nóng)機管理部門應當加強對農(nóng)機檔案管理的重視程度，認清農(nóng)機檔案管理在農(nóng)機化生產(chǎn)發(fā)展中的重要作用，將農(nóng)機檔案管理工作與目前農(nóng)機推廣、農(nóng)機培訓等工作放到同等位置，從農(nóng)機主管部門的角度出發(fā)，建立系統(tǒng)的農(nóng)機檔案管理制度。

3.1.1 明確農(nóng)機檔案管理職責

農(nóng)機檔案管理部門的主要工作職責應包含：1)學習并貫徹落實農(nóng)機檔案管理的政策和規(guī)章，嚴格執(zhí)行農(nóng)機檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)和技術(shù)準則；2)建立區(qū)域農(nóng)機檔案管理工作細則，并嚴格組織實施；3)做好農(nóng)機檔案信息的錄入、整理、分類及合理保管；4)做好農(nóng)機檔案的數(shù)據(jù)利用，輔助農(nóng)機管理部門開展農(nóng)機工作；5)做好農(nóng)機事故及農(nóng)機執(zhí)法實踐記錄；6)做好農(nóng)機檔案管理工作的宣傳工作。

3.1.2 做好農(nóng)機檔案的分類

將農(nóng)機檔案進行分類，如表1，提高農(nóng)機檔案管理的合理性，便于檔案的調(diào)取、查詢，便于數(shù)據(jù)利用。

表1 農(nóng)機檔案種類細分

3.1.3 數(shù)據(jù)準確，內(nèi)容全面

根據(jù)農(nóng)機檔案的分類，細化各個分類的數(shù)據(jù)欄目，各項數(shù)據(jù)必須準確填寫，避免遺漏，不得隨意修改，不得偽造農(nóng)機檔案。對于必須建立紙質(zhì)檔案的材料必須做好裝訂并妥善保管，以便后續(xù)查閱利用。對于年檢、駕駛證領(lǐng)取等周期性工作要單獨專項歸檔，并定期更新數(shù)據(jù)。明確農(nóng)機檔案、駕駛證檔案、年檢檔案、事故檔案的保存年限，超過檔案保存有效期后應對其進行妥善銷毀并清除數(shù)字數(shù)據(jù)，銷毀檔案也必須做好銷毀記錄，對于永久保存的檔案應做好備份，以免長期保存過程出現(xiàn)遺失。

此外，檔案管理工作應當明確工作職責，實施責任制和獎懲制，確保農(nóng)機檔案管理制度得以有效落實。

3.2 加強對農(nóng)機檔案管理的宣傳

重視宣傳工作，積極利用多種途徑宣傳農(nóng)機檔案的作用及管理細則，提高農(nóng)民、農(nóng)機管理部門對農(nóng)機檔案管理的認識。針對農(nóng)民群體設計專項宣講，幫助農(nóng)民建立農(nóng)機備案意識，明確農(nóng)機登記備案才是合理合法使用農(nóng)機的基礎(chǔ)。同時建立農(nóng)機檔案管理宣傳公眾號，利用新媒體平臺強化宣傳效果，展示未參與檔案管理農(nóng)機所受處罰等信息，強化農(nóng)民認知。利用農(nóng)機培訓、農(nóng)機監(jiān)管人員培訓、農(nóng)機專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育等途徑開設農(nóng)機檔案管理宣講課，幫助農(nóng)民、農(nóng)機技術(shù)人員、農(nóng)機監(jiān)理人員提高對農(nóng)機檔案管理的認識。農(nóng)機檔案管理人員應當與農(nóng)機銷售企業(yè)、農(nóng)機大市場等合作，要求農(nóng)民在購置農(nóng)機之初就做好農(nóng)機檔案、駕駛證檔案的登記，從源頭提高農(nóng)機檔案登記率。

3.3 強化軟硬件設施建設

農(nóng)機主管部門應當設立專項資金和科研項目，幫助農(nóng)機檔案管理實現(xiàn)優(yōu)化升級。結(jié)合數(shù)字化檔案管理的規(guī)范，幫助農(nóng)機檔案管理部門升級辦公設備和硬件設施，為農(nóng)機檔案管理配套計算機辦公設備、打印機、掃描儀、備份云盤等數(shù)字化設施。同時，建立專業(yè)的檔案室，配套檔案柜、機密檔案柜等儲存設施，為檔案管理工作實施創(chuàng)造良好工作條件。開發(fā)并推廣農(nóng)機檔案管理專用辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)省市級推廣統(tǒng)一農(nóng)機檔案管理系統(tǒng)，從軟件上規(guī)范農(nóng)機檔案管理流程，并實現(xiàn)農(nóng)機檔案的區(qū)域化共享，不僅便于農(nóng)民及農(nóng)機管理人員調(diào)取農(nóng)機數(shù)據(jù)，還能幫助農(nóng)機部門集中監(jiān)管農(nóng)機檔案，對于不規(guī)范、有差錯的檔案及時通告相關(guān)管理人員進行修改。此外，還要為農(nóng)機檔案管理建立多渠道的農(nóng)機檔案錄入和修改途徑，使農(nóng)機監(jiān)理工作人員、農(nóng)機銷售人員、農(nóng)民能夠通過網(wǎng)站、手機APP等便捷錄入相關(guān)的檔案信息，農(nóng)機檔案管理人員驗證信息后進行檔案錄入或修改，有效提高工作效率。

3.4 加強人才引進與培訓

農(nóng)機檔案管理工作的開展需要具備農(nóng)機理論、計算機技能、檔案管理知識等專業(yè)技能的人才，因此必須加強專業(yè)人才引進。通過官方招聘聘任具有高學歷、高技能的專業(yè)技術(shù)人才加入農(nóng)機檔案管理隊伍，通過優(yōu)化辦公軟硬件條件提升改善農(nóng)機檔案管理的辦公條件，并為引進的專業(yè)技術(shù)人才設立專業(yè)培養(yǎng)計劃，確保人才能力得以發(fā)揮，并獲得應有的成就和薪資待遇。加強對現(xiàn)從事農(nóng)機檔案管理的人員培訓，組織高校教師、專業(yè)農(nóng)機檔案管理人員開展培訓課堂，提升農(nóng)機檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)，明確檔案管理的重要性，提升應用計算機、數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)等能力，確保農(nóng)機檔案管理工作改革有序?qū)嵤?/p>

4 結(jié)語

綜上所述，農(nóng)業(yè)機械化的普及已經(jīng)對農(nóng)機檔案管理產(chǎn)生了顯著影響，在數(shù)字化與信息化新時代，農(nóng)機檔案管理工作也必然進行數(shù)字化與信息化轉(zhuǎn)型，檔案管理工作應在傳統(tǒng)工作經(jīng)驗基礎(chǔ)上，對檔案類型進行細分，積極結(jié)合現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)信息統(tǒng)一錄入和數(shù)據(jù)共享，在優(yōu)化農(nóng)機管理辦公條件的同時引進和培養(yǎng)更多專業(yè)工作者，確保農(nóng)機檔案管理為農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化生產(chǎn)發(fā)展提供更大助力。