基于科研型事業(yè)單位檔案“卷件融合”管理模式的思考

陳婷婷

(黑龍江省水利水電勘測設(shè)計研究院，哈爾濱 150080)

現(xiàn)代社會以信息化、智能化、自動化高度發(fā)達(dá)為根本標(biāo)志，信息資源價值的實現(xiàn)程度已成為決定企事業(yè)單位之間發(fā)展競爭成敗的核心要素之一。因各種歷史因素，檔案的開發(fā)利用狀況距離理想狀態(tài)始終存在較大差距，嚴(yán)重影響了檔案信息資源巨大經(jīng)濟(jì)社會價值的真正發(fā)揮，故對檔案管理的理念與模式進(jìn)行創(chuàng)新是解決檔案工作問題的根本。

2019年伊始，《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》發(fā)布實施(以下簡稱《規(guī)定》)。其中明確提出：“機(jī)關(guān)檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用，逐步推進(jìn)卷件融合管理”，要實現(xiàn)科研型事業(yè)單位檔案整編的合理性、科學(xué)性、系統(tǒng)性及可操作性，必須首先改進(jìn)檔案管理模式。“卷件融合”管理模式的提出，對擺脫科研型事業(yè)單位檔案管理中或執(zhí)行“三體系”全部“立卷”，或執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》全部“組件”，或兩者混用無規(guī)可循的狀態(tài)具有極強(qiáng)的指導(dǎo)意義[1]。

科研型事業(yè)單位一般來說歷史積淀較為深厚，在長期業(yè)務(wù)發(fā)展和工作實踐的過程中積累了大量珍貴的歷史檔案，以水利勘測設(shè)計研究單位為例，其中形成和保存的科技類、研究類、工程類檔案對本單位、本行業(yè)乃至本地區(qū)的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展都具有極高的參考價值?；仡櫃n案管理工作的歷史，科研設(shè)計單位的檔案因形成渠道和內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)的不同，呈現(xiàn)出復(fù)雜性和多頭管理的混亂，亟需找到更加行之有效的管理模式，從根本上提升檔案管理工作的品質(zhì)。

1 科研型事業(yè)單位應(yīng)用“卷件融合”檔案管理模式的必要性和可行性

事業(yè)單位檔案一般分別在業(yè)務(wù)部門、綜合管理部門、群團(tuán)組織和下屬企業(yè)中形成。筆者所在單位包含的業(yè)務(wù)部門如規(guī)劃處、水工處、科技信息處、市政處、財務(wù)處，這些部門較易于形成獨具特色且系統(tǒng)規(guī)范的檔案資料。但類似院辦公室、黨委辦公室、后勤處等部門材料相對分散，劃分為同一類的文件內(nèi)容經(jīng)常并不具有必然聯(lián)系[2]?！熬砑诤稀蹦Ｊ皆谶@一類部門文件材料的初步整理中應(yīng)用，更加直觀也更具可操作性。如果檔案材料系統(tǒng)性較強(qiáng)，容易形成明確的套系，比如按課題成套、按工程建設(shè)項目成套等，則以“卷”為單位預(yù)立卷較為適用，這樣的模式不致破壞業(yè)務(wù)資料的有機(jī)聯(lián)系。院辦公室、黨委辦公室、人事處等以文書檔案為主的綜合部門，則應(yīng)以“件”為單位進(jìn)行整理，降低預(yù)立卷工作的隨意和繁瑣，僅以“件”作為基本單元，將歸檔完整的文件排列出件內(nèi)順序后移交檔案室，檔案室依照組織機(jī)構(gòu)分類，運用檔案管理軟件完成科學(xué)化管理，實現(xiàn)便捷和精準(zhǔn)的查找使用。當(dāng)前國內(nèi)很多高校檔案館就采取這種方式，取消立卷環(huán)節(jié)后，材料形成部門直接負(fù)責(zé)收集移交，再由綜合檔案室負(fù)責(zé)組件即可。

科研型事業(yè)單位檔案類別比較復(fù)雜，既有文書、人事等行政檔案，又有大量技術(shù)業(yè)務(wù)檔案。在這種情況下，忽略檔案類別，全部立卷或組件的一刀切式管理顯然不盡合理，必須有分類明晰、科學(xué)規(guī)范的管理模式來確保本單位檔案的系統(tǒng)性，同時，作為行業(yè)重要參考資料的業(yè)務(wù)檔案的價值不致被埋沒。 “卷件融合”管理模式既符合系統(tǒng)性、成套性強(qiáng)的檔案管理要求，使檔案保持完整，同時可以鑒別不同檔案的價值，在管理和利用全程中保障信息安全。

2 “卷件融合”管理模式在科研型事業(yè)單位檔案管理中的推廣應(yīng)用

2.1 科研型事業(yè)單位中的業(yè)務(wù)檔案更宜“立卷”

在檔案管理工作量較大或管理模式較為成熟的行業(yè)及領(lǐng)域，業(yè)務(wù)檔案“立卷”是實際操作中較為有效的管理方式，如律師即為如此。科研型事業(yè)單位檔案中數(shù)量最多、利用率最高的是工程資料、工程圖冊、項目設(shè)計成果等業(yè)務(wù)檔案。筆者所在的黑龍江省水利水電勘測設(shè)計研究院館藏檔案共計20000余卷，年均查詢利用超過1000人次。有些單位全面實行“卷改件”，這種方法滿足精確性的要求，但在各類數(shù)據(jù)建設(shè)中，因著錄條目過多工作量過大，導(dǎo)致文件與條目不對應(yīng)的情況時有發(fā)生。根據(jù)《規(guī)定》中“其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進(jìn)行整理”的指導(dǎo)思想，以水利勘測設(shè)計單位為例，科研型事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案應(yīng)保持原貌，依照年度、專業(yè)、工程門類等確立順序完成“立卷”，在明晰管理的同時實現(xiàn)查找利用便捷。

2.2 行政類一般檔案更宜“組件”

在檔案逐步電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理的大背景下，科研型事業(yè)單位黨群類、行政類等檔案以“件”為單位歸檔較為符合工作實際，其原因有以下4個方面：①便于整理和使用。若歸檔材料體量龐大、內(nèi)容繁雜，如果以“卷”為單位進(jìn)行整理，則要耗費大量時間排序、確定頁碼、寫案卷名，以“件”整理顯然更為簡便。同一部門的檔案散落在各處的情況在實際工作中屢見不鮮，若無全文數(shù)據(jù)庫檢索，調(diào)檔極為不便。以件為單位，可以避免檔案管理中時間和力量的不必要消耗，有利于深入開展檔案材料收集和檔案信息的深加工，切實提高檔案服務(wù)的精準(zhǔn)度和服務(wù)效率。②做到及時靈活歸檔。材料已完成全部收集整理的，即可按照“年度-機(jī)構(gòu)-保管期限-件號”歸檔，確保文件材料歸檔的及時和完整，另外，同部門的檔案集中排列可以方便用戶迅速獲取信息。③最大程度上減輕對實體檔案的損害。一般行政類檔案用戶通常只調(diào)取某一件檔案，這樣可以避免頻繁調(diào)取整卷，不會因重復(fù)拆裝破壞檔案。以件為單位，梳理完成后直接分裝歸檔。材料利用時就可直接插件或取放，能夠做到更好保持檔案原貌。④維護(hù)檔案信息安全。涉密或涉及個人隱私信息較多的檔案，在整理歸檔時以“件”為單位更符合科學(xué)管理的要求。

2.3 “卷件融合”需要科學(xué)規(guī)范的管理制度作為支撐

檔案制度的不斷修訂完善是檔案工作與時俱進(jìn)的必要保障在信息化、網(wǎng)絡(luò)化的當(dāng)今，隨著檔案環(huán)境的不斷改善和人們對檔案認(rèn)識水平的不斷提高，建立健全符合現(xiàn)實管理需求、符合本單位工作實際的檔案工作制度是保障檔案工作穩(wěn)步科學(xué)發(fā)展的必要條件之一。針對當(dāng)前科研型事業(yè)單位一般按照傳統(tǒng)模式管理的實際情況，“卷件融合”模式要進(jìn)一步推廣應(yīng)用，必須以制度建設(shè)為抓手，以法律法規(guī)為準(zhǔn)繩，才能保障“卷件融合”檔案管理的規(guī)范、科學(xué)、有序。這樣的前提，要求科研型事業(yè)單位的檔案管理體系要更加健全完備，檔案工作網(wǎng)絡(luò)覆蓋本單位各工作環(huán)節(jié)，確保檔案工作責(zé)任到人，形成了“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、制度完備、分類管理，密切配合”的有效工作機(jī)制。

3 “卷件融合”管理模式未來要與數(shù)據(jù)中心建設(shè)相適應(yīng)

一般科研型事業(yè)單位都存在一定數(shù)量的科技、業(yè)務(wù)、財務(wù)和人事檔案，這些檔案通常以“卷”作為基本單位。應(yīng)加快推進(jìn)存量檔案數(shù)字化，納入數(shù)字檔案建設(shè)項目，提升查詢利用效率，保證便捷查詢、精確檢索。在推進(jìn)存量檔案數(shù)字化的同時，逐漸推動增量檔案向電子檔案單套制過渡。大數(shù)據(jù)時代的檔案管理系統(tǒng)必須緊跟數(shù)據(jù)管理體制和管理形式的發(fā)展要求，通過以云計算技術(shù)建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)模型和行業(yè)檔案“集散中心”，推動建成檔案數(shù)據(jù)集約應(yīng)用平臺，即大數(shù)據(jù)中心，是科研型事業(yè)單位數(shù)據(jù)中心建設(shè)的必然趨勢。伴隨科研型事業(yè)單位檔案信息化工作的加速推進(jìn)，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施和軟硬件設(shè)施的持續(xù)升級，檔案管理復(fù)合型人才的培養(yǎng)和配備，大數(shù)據(jù)中心將成為科研型事業(yè)單位開展各項工作的必要基礎(chǔ)設(shè)施，“卷件融合”檔案管理模式必須主動適應(yīng)這樣的發(fā)展趨勢，為最大限度實現(xiàn)檔案為行業(yè)發(fā)展和科研事業(yè)的服務(wù)功能奠定堅實基礎(chǔ)。

4 結(jié) 語

科研型事業(yè)單位的檔案通常覆蓋了行政類和所屬專業(yè)領(lǐng)域業(yè)務(wù)檔案等多個門類，雖然檔案管理多數(shù)時候被認(rèn)為是幕后的基礎(chǔ)工作，但長遠(yuǎn)來看，其工作成效對本單位的改革發(fā)展乃至行業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展具有舉足輕重作用，是科研型單位為作為行業(yè)智庫和服務(wù)政府決策的重要技術(shù)支撐。然而反觀當(dāng)前管理實際，許多問題致使管理效能低下已經(jīng)成為科研型事業(yè)單位檔案管理的通病，管理模式的升級換代已迫在眉睫?！熬砑诤稀惫芾砟Ｊ娇梢暂^為有效地解決科研型事業(yè)單位在實現(xiàn)檔案管理信息化現(xiàn)代化過程中的常見問題，同時有助于檔案管理工作與行業(yè)信息化管理和大數(shù)據(jù)中心建設(shè)實現(xiàn)科學(xué)融合。對于科研型事業(yè)單位而言，在信息化時代到來時，采用適合的檔案管理新模式是檔案信息化建設(shè)工作付諸實施的重要前提。