供應(yīng)鏈信息共享對(duì)企業(yè)采辦管理的影響

郭奇

在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，為降低企業(yè)成本，應(yīng)提高原材料等各類設(shè)備、服務(wù)、物資等的采辦質(zhì)量，減少在企業(yè)發(fā)展的制約性因素。供應(yīng)鏈信息共享的方式，能對(duì)企業(yè)的采辦管理工作有所幫助。

一、供應(yīng)鏈信息共享的基本概述

信息共享是供應(yīng)鏈管理工作的開展基礎(chǔ)。它通過(guò)供應(yīng)鏈協(xié)調(diào)運(yùn)行的方式，增加企業(yè)在信息共享以及傳輸過(guò)程中的節(jié)點(diǎn)，促使信息共享能夠成為增強(qiáng)合作伙伴關(guān)聯(lián)度的有效途徑。因此，供應(yīng)鏈信息共享受到了業(yè)內(nèi)的廣泛關(guān)注。

信息共享主要包含共享庫(kù)存、訂單狀態(tài)、銷售數(shù)據(jù)、銷售預(yù)測(cè)以及生產(chǎn)及配送計(jì)劃等。其中，供應(yīng)鏈內(nèi)的成員可以運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)渠道實(shí)現(xiàn)對(duì)銷售數(shù)據(jù)以及多方數(shù)據(jù)的分析，判定顧客的分布狀況以及偏好，增加企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)、庫(kù)存水平以及貨架布置方面的功能。這樣一來(lái)，制造商可根據(jù)供應(yīng)商的生產(chǎn)以及配送方式，衡量自己的計(jì)劃水準(zhǔn)。另外，供應(yīng)商也可根據(jù)制造商的生產(chǎn)計(jì)劃，完成相應(yīng)的補(bǔ)給工作。

二、供應(yīng)鏈信息共享對(duì)企業(yè)采辦管理的作用及影響

（一）加快物流工作效率，增加供應(yīng)鏈伙伴聯(lián)系

供應(yīng)鏈的管理工作是具有主動(dòng)性的，其與其他項(xiàng)目之間存在密切關(guān)聯(lián)。因此，供應(yīng)鏈中信息共享工作的開展，可更好地反映精度需求，讓采辦人員通過(guò)采辦訂單，掌握企業(yè)的庫(kù)存狀況。例如：在設(shè)備服務(wù)、物資招標(biāo)等環(huán)節(jié)，企業(yè)內(nèi)采辦管理人員為避免出現(xiàn)信息不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，可應(yīng)用供應(yīng)鏈信息共享的方式，在第一時(shí)間掌握物資的流通情況。在提升物流的開展效率的同時(shí)，增強(qiáng)供應(yīng)商對(duì)企業(yè)的信任度。合理運(yùn)用采辦信息，確保企業(yè)固定資產(chǎn)流動(dòng)頻率下降。據(jù)此，則可運(yùn)用透明化的供應(yīng)鏈管理方式，增加一體化信息的應(yīng)用，促使企業(yè)的工程量、人力資源等信息能夠展現(xiàn)。

建立信任是企業(yè)合作的前提。因此，在企業(yè)采辦管理工作開展過(guò)程中，企業(yè)采辦人員應(yīng)增加與合作伙伴之間的聯(lián)系。企業(yè)應(yīng)運(yùn)用專人專事的方式，了解供應(yīng)商的企業(yè)結(jié)構(gòu)以及文化，通過(guò)共同目標(biāo)的設(shè)置，保證二者之間存在穩(wěn)定的合作關(guān)系，保證企業(yè)與供應(yīng)商之間互利共贏。

另外，可通過(guò)供應(yīng)鏈信息共享的方式，增加供應(yīng)商與企業(yè)之間的信息交流，讓供應(yīng)鏈信息作為二者合作的紐帶，確保管理變革不會(huì)對(duì)雙方的發(fā)展帶來(lái)影響。

（二）降低采辦管理成本，開展信息共享服務(wù)

傳統(tǒng)的采辦管理方式，只能發(fā)揮采辦部門的事務(wù)職能。由于各個(gè)部門之間的信息溝通不足，導(dǎo)致企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中存在采辦信息被屏蔽的現(xiàn)象，造成企業(yè)采辦部門出現(xiàn)盲目購(gòu)置材料的問(wèn)題。因?yàn)楣?yīng)鏈企業(yè)之間的信息共享機(jī)制不完善，導(dǎo)致庫(kù)存成本或是缺貨成本過(guò)高。長(zhǎng)此以往，上下游企業(yè)之間的隔閡增加，無(wú)法保證企業(yè)持續(xù)發(fā)展。所以，在供應(yīng)鏈信息共享工作實(shí)施過(guò)程中，企業(yè)要運(yùn)用共同的采辦計(jì)劃，降低企業(yè)的采辦成本。

因此，在供應(yīng)鏈的管理工作中，信息共享的方式是傳統(tǒng)領(lǐng)域采辦管理工作的升級(jí)表現(xiàn)，其可以讓所采辦的物質(zhì)資源直接進(jìn)入制造部門，既能緩解采辦部門員工的工作壓力，又能簡(jiǎn)化后續(xù)的工作流程，降低采辦管理成本。

（三）細(xì)化采辦管理流程，健全供應(yīng)鏈共享機(jī)制

根據(jù)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的實(shí)際狀況，細(xì)化采辦管理工作的流程。首先，可依靠互聯(lián)網(wǎng)將供應(yīng)鏈中的各個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行對(duì)接，通過(guò)供應(yīng)鏈中各單位之間的聯(lián)系，使上游企業(yè)與下游企業(yè)能夠進(jìn)行信息互通。

其次，通過(guò)相互依存的管理方式，可保證物流成本以及企業(yè)的倉(cāng)儲(chǔ)成本最小化，利益最大化。將企業(yè)的內(nèi)部信息以及物流管理信息作為其后續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)要素，運(yùn)用一體化的管理方式，確保企業(yè)的物資與供應(yīng)鏈能夠協(xié)調(diào)。

最后，通過(guò)健全的供應(yīng)鏈共享機(jī)制，創(chuàng)建互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)。增加彼此之間的合作，互利共贏，保證鏈條上的各方主體都是受益者。這樣一來(lái)，則可保證企業(yè)能夠接收到更多的訂單，通過(guò)企業(yè)的增值服務(wù)，讓鏈條中的主體能夠明確自己的運(yùn)營(yíng)方式，通過(guò)信息流來(lái)打通企業(yè)在發(fā)展階段的全鏈路，促使企業(yè)向著信息化、自動(dòng)化的方向發(fā)展。

（四）升級(jí)采辦管理模式，降低企業(yè)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)

采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)在于企業(yè)操作的不規(guī)范，采辦人員的防范行為不正確。為保證企業(yè)在采辦管理工作實(shí)施過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)過(guò)多的風(fēng)險(xiǎn)，可升級(jí)當(dāng)前的采辦管理模式，慎重選擇供應(yīng)商。首先，通過(guò)供應(yīng)鏈信息共享的方式，可執(zhí)行對(duì)供應(yīng)商評(píng)級(jí)篩選工作。在采辦工作實(shí)行前期，雙方應(yīng)簽訂訂貨合同，在采辦人員完成合同的審查后，將其中的條款進(jìn)行完善。通過(guò)健全的風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，保證供應(yīng)鏈管理工作中的供需要求得到滿足。

其次，通過(guò)控制以及跟蹤的方式，及時(shí)掌握企業(yè)采辦管理工作中存在的問(wèn)題。采用供應(yīng)鏈信息共享的方式，幫助采辦人員隨時(shí)隨地獲取信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)產(chǎn)品以及供應(yīng)商的評(píng)判。運(yùn)用產(chǎn)品或原材料質(zhì)量檢查的方式，分散采辦風(fēng)險(xiǎn)，從而控制企業(yè)的物料成本。運(yùn)用銷售預(yù)測(cè)等方式，使企業(yè)的采辦風(fēng)險(xiǎn)有所下降。

三、對(duì)企業(yè)采辦管理工作的相關(guān)建議

（一）落實(shí)采辦管理權(quán)責(zé)

在企業(yè)物資采辦工作實(shí)行過(guò)程中，應(yīng)重視采辦管理工作的效率，控制好工程的進(jìn)度和質(zhì)量。

首先，為落實(shí)采辦管理工作的權(quán)責(zé)，可通過(guò)采辦平臺(tái)的創(chuàng)建，增加現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，確保各區(qū)域內(nèi)的管理工作能夠順利實(shí)施。通過(guò)物資資源的交換方式，保證在信息化采辦管理工作實(shí)行過(guò)程中，企業(yè)能夠秉承“分級(jí)管理、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”的基本思想。促使采辦部門能夠落實(shí)自身的信息化平臺(tái)建設(shè)責(zé)任，從而保證每位管理人員都能對(duì)自己的采辦工作負(fù)責(zé)。

其次，主管部門應(yīng)創(chuàng)建完整的供應(yīng)鏈體系。明確企業(yè)在發(fā)展階段的戰(zhàn)略核心，讓工作人員遵循上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，創(chuàng)建出完整的采辦流程，確保管理工作在執(zhí)行過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。同時(shí)，可通過(guò)各級(jí)采辦部門任務(wù)的劃分，建設(shè)一支信息化與專業(yè)化能力較強(qiáng)的采辦隊(duì)伍，保證其可以落實(shí)自身崗位職責(zé)，完成對(duì)應(yīng)的采辦工作。

再次，可通過(guò)集中中標(biāo)采辦的方式，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)公布中標(biāo)信息。利用信息平臺(tái)對(duì)物資進(jìn)行分類和編碼，方便采辦人員查詢信息平臺(tái)中的資產(chǎn)。通過(guò)固定資產(chǎn)編碼的設(shè)置，確保后續(xù)供應(yīng)商審核不會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。讓采辦人員將物資信息上傳到網(wǎng)絡(luò)渠道，做到企業(yè)人人可查，人人可看。

最后，監(jiān)管部門應(yīng)對(duì)每一項(xiàng)采辦信息進(jìn)行審查，運(yùn)用信息化管理的方式，統(tǒng)計(jì)方法，掌握各單位采辦情況。

（二）確認(rèn)采辦招標(biāo)方案

在企業(yè)采辦工作開展階段，應(yīng)保證各單位員工能夠完成物資設(shè)備的調(diào)取工作。通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)的方式，保證采辦詢價(jià)和招標(biāo)采辦等方面工作順利實(shí)施。因?yàn)椴煌牟赊k方案所展現(xiàn)出的采辦效果不同，所以在各單位應(yīng)用采辦招標(biāo)方案時(shí)，應(yīng)考慮實(shí)際情況，根據(jù)當(dāng)前采辦物資設(shè)備市場(chǎng)的特性、需求及環(huán)境進(jìn)行思考，保證采辦管理人員能夠在短時(shí)間內(nèi)確認(rèn)采辦方法，簡(jiǎn)化采辦工作流程，使該部分內(nèi)容透明化。

首先，可通過(guò)公開招標(biāo)或是邀請(qǐng)招標(biāo)的方式，對(duì)企業(yè)的資質(zhì)、售后情況以及信譽(yù)進(jìn)行公開，秉承著為企業(yè)負(fù)責(zé)的思想，邀請(qǐng)更多的投標(biāo)單位。同時(shí)，在公開招標(biāo)過(guò)程中，可通過(guò)供應(yīng)商采辦表的應(yīng)用，邀請(qǐng)?zhí)囟ǖ墓?yīng)商。業(yè)務(wù)方若存在物質(zhì)或設(shè)備需求過(guò)多的情況，可邀請(qǐng)指定供應(yīng)商執(zhí)行投標(biāo)工作。確定規(guī)定程序作為競(jìng)爭(zhēng)及采辦談判工作的主要依據(jù)。

其次，在招投標(biāo)談判階段，企業(yè)可聘請(qǐng)專家小組，聯(lián)合供應(yīng)商共同探討招投標(biāo)方案，選擇合適的采辦招標(biāo)方式，確保在企業(yè)后續(xù)工程實(shí)施過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。另外，若部分供應(yīng)商資質(zhì)較好，信用較高?？蓪⑵湫畔浫氲叫畔⑵脚_(tái)中，保證各方可以核查其資料，確保采辦方面的信息內(nèi)容可以進(jìn)行共享。

（三）提升采辦人員能力

基于供應(yīng)鏈模式進(jìn)行分析。企業(yè)對(duì)采辦人員的能力是具有極高要求的，其個(gè)人素質(zhì)能力會(huì)直接對(duì)工作效率以及工作質(zhì)量造成影響。所以，在企業(yè)物資采辦管理工作實(shí)行過(guò)程中，應(yīng)提升采辦人員的綜合能力。根據(jù)物資種類特點(diǎn)，建設(shè)高業(yè)務(wù)能力的采辦團(tuán)隊(duì)。

1.提高采辦人員專業(yè)素質(zhì)

廣納人才，提升企業(yè)采辦人員的專業(yè)素質(zhì)能力。在招聘環(huán)節(jié)，需要對(duì)應(yīng)聘者的能力進(jìn)行考核，通過(guò)對(duì)其能力的評(píng)價(jià)，促使其社會(huì)能力、語(yǔ)言能力以及業(yè)務(wù)能力可以滿足標(biāo)準(zhǔn)要求。在保證其各項(xiàng)水平能夠滿足招聘要求后，方可進(jìn)入候選名單。

2.創(chuàng)建企業(yè)績(jī)效考核機(jī)制

運(yùn)用綜合測(cè)評(píng)的方式，調(diào)動(dòng)采辦人員的工作積極性。首先，要將員工工資獎(jiǎng)金與考核結(jié)果關(guān)聯(lián)，讓員工薪資與績(jī)效掛鉤，讓員工主動(dòng)提高自身的業(yè)務(wù)能力。其次，在采辦環(huán)節(jié)員工會(huì)受到利益的誘惑，需要增強(qiáng)其對(duì)崗位的責(zé)任感。

3.完善采辦業(yè)務(wù)進(jìn)修機(jī)制

采辦集中管理工作離不開專業(yè)的采辦人員。企業(yè)可通過(guò)完善采辦業(yè)務(wù)進(jìn)修機(jī)制，培養(yǎng)企業(yè)內(nèi)部的優(yōu)秀人才。通過(guò)采辦小組員工專業(yè)能力的增強(qiáng)，為后續(xù)企業(yè)的采辦管理工作做好鋪墊。

（四）加強(qiáng)材料庫(kù)存監(jiān)控

為避免在企業(yè)采辦工作中出現(xiàn)超成本的現(xiàn)象，可通過(guò)物資預(yù)備庫(kù)的創(chuàng)建，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)材料庫(kù)存的監(jiān)控，使企業(yè)內(nèi)不會(huì)出現(xiàn)物資長(zhǎng)期積壓，或是浪費(fèi)問(wèn)題。通過(guò)對(duì)采辦人員行為的管控，使其不會(huì)出現(xiàn)中飽私囊等問(wèn)題。同時(shí)，若企業(yè)內(nèi)存在囤貨過(guò)多的問(wèn)題，可優(yōu)先應(yīng)用該部分材料，通過(guò)妥善保管的方式，為材料設(shè)置編碼，將信息存儲(chǔ)于物資預(yù)備庫(kù)內(nèi)，方便后續(xù)施工人員的調(diào)取。

例如，在某企業(yè)因?yàn)殇摻畈牧洗嬖陔S意堆放的現(xiàn)象，導(dǎo)致部分鋼筋材料出現(xiàn)腐蝕嚴(yán)重的問(wèn)題。由于采辦人員未將其進(jìn)行整理，由于保管不妥善，造成企業(yè)損失百萬(wàn)元。所以，為規(guī)避此類風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，應(yīng)對(duì)企業(yè)所采辦的物資加強(qiáng)管理，運(yùn)用物資管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)鏈內(nèi)物資信息的共享。

（五）實(shí)行供應(yīng)商管理計(jì)劃

在采辦管理工作開展階段，供應(yīng)商的管理工作起到至關(guān)重要的作用。因此，應(yīng)實(shí)行供應(yīng)商的管理計(jì)劃，創(chuàng)建供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)采辦環(huán)境，創(chuàng)設(shè)對(duì)應(yīng)的采辦項(xiàng)目。

首先，在采辦管理工作實(shí)施階段，可創(chuàng)建日常管理體系，將采辦內(nèi)容應(yīng)用于審核工作的范疇內(nèi)，通過(guò)全面開放的方式，保證采辦管理工作能夠順利實(shí)施。

其次，在準(zhǔn)入審核工作開展階段，企業(yè)需結(jié)合自身的情況，遵循采辦流程中的標(biāo)準(zhǔn)，明確所執(zhí)行工作是否滿足供應(yīng)商的要求。運(yùn)用日常審核的方式，可保證采辦人員在執(zhí)行日常管理工作時(shí)能夠掌握企業(yè)的需求信息，規(guī)避不良合作方面風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

結(jié)語(yǔ)：

在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，傳統(tǒng)的采辦管理方式已經(jīng)無(wú)法適用于企業(yè)的管理要求，而通過(guò)供應(yīng)鏈信息共享的采辦管理方式，則可降低企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中的資金花費(fèi)，落實(shí)企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中的采辦權(quán)責(zé)。讓企業(yè)管理人員可以運(yùn)用合適的招標(biāo)方式，提升企業(yè)采辦人員的綜合能力，促使材料庫(kù)存能夠被有效監(jiān)控。通過(guò)供應(yīng)商管理的方式，保證采辦管理工作具備良好的效果，確保企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。