關于在石化企業(yè)物資采購管理中應用信息化技術的幾點思考

文/廉潔

石化企業(yè)的物資采購管理包含的步驟較為復雜，主要包括了采購計劃的制定、物資采購、運輸保管等一系列活動，在進行物資采購管理的過程之中，其所包含和涉及的信息不僅僅有著突出的波動性特征，還有具備分散性的特征，應用傳統(tǒng)處理工具和方法時，都擁有信息共享以及反饋特點，在信息傳播途徑和供求信息全面整合的背景之中，應用現(xiàn)代信息化技術能夠有效提高石化企業(yè)物資管理水平和效率[1]。

一、信息化技術的應用優(yōu)勢。

在信息化時代的背景之下，人們的生活與工作方式均受到影響。在應用互聯(lián)網(wǎng)技術以后，信息傳遞與溝通的速度得到顯著提高，互聯(lián)網(wǎng)信息技術的便捷特點，可以讓信息快速的進行遠距離傳遞，而這一功能對石化企業(yè)的物資采購管理工作有著重要意義。采購管理人員可以通過收集互聯(lián)網(wǎng)信息來分析和對比物資價格、質量，選擇最符合采購需求的產(chǎn)品，進而達到提高物資采購管理效率的目標[2]。在二十一世紀的今天，互聯(lián)網(wǎng)已然成為目前社會信息傳遞的重要載體，石化企業(yè)作為全球化產(chǎn)業(yè)，具備產(chǎn)品類型繁多、生產(chǎn)流程復雜、工藝多樣、需求量大等特征，不論是物資供應方、購買方或者工作人員的信息，又或者是產(chǎn)品、設備、原料的信息，都難以通過傳統(tǒng)人工計算方法開展統(tǒng)計和分析。此外，隨著經(jīng)濟全球化的不斷落實和發(fā)展，市場競爭強度越來越高，我國石化企業(yè)必須要考慮合理、科學的縮減產(chǎn)品開發(fā)生產(chǎn)所支出的時間成本，并拉近供應方-工廠-客戶之間的時間與空間距離，石油倉儲和運輸成本的控制也不容忽視[3]。因此，石化企業(yè)在進行物資采購管理的過程之中，應用信息化技術有著重要意義。信息化技術的應用能夠讓石化企業(yè)準確、快速的統(tǒng)籌產(chǎn)品生產(chǎn)過程之中的資金流、信息流、物資流，大幅度的提高石化企業(yè)的管理效率[4]。

二、信息化技術應用的必要性

（一）信息化技術應用是石化企業(yè)物資采購管理發(fā)展的必然要求。因為石化企業(yè)物資采購流程較為復雜，包括采購計劃的制定、產(chǎn)品詢價、采購、物資運輸、物資儲存以及物資回收等一系列內(nèi)容，在這整個流程之中所包含的信息內(nèi)容繁多、復雜，且信息相對分散，有著波動性大的特點，如果依舊沿用傳統(tǒng)的信息處理辦法，在現(xiàn)階段無法滿足石化企業(yè)的發(fā)展需求。因此，在物資采購管理的過程之中應用信息化技術，對現(xiàn)階段已有的資源進行充分利用，促進優(yōu)化業(yè)務流程，構建出完善、同步的物流供應鏈體系，并不斷加以改進，全面實現(xiàn)采購流程規(guī)范化與共享化，尤為關鍵[5]。

（二）信息化技術是石化企業(yè)物資管理模式改革的推動力。石化企業(yè)的物資采購管理過程之中合理應用信息化技術，能夠拓寬企業(yè)物資采購的服務范圍，提高石化企業(yè)的服務內(nèi)涵。全面數(shù)字化已經(jīng)成為了現(xiàn)階段石化企業(yè)信息化建設的重要戰(zhàn)略目標之一，由此可見，在石化企業(yè)的發(fā)展過程之中信息化技術具備了重要戰(zhàn)略意義[6]。因此，在石化企業(yè)的物資采購管理過程之中應當要合理的應用信息化技術，對傳統(tǒng)的物資管理模式予以改革和創(chuàng)新，持續(xù)提高物資管理效率，是石化企業(yè)發(fā)展的重要推動力。

（三）信息化技術的應用可以提升石化企業(yè)的核心競爭力。在實際的石化物資信息化管理過程之中，目前階段已經(jīng)制定了人員素質綜合、管理過程標準化、基礎數(shù)據(jù)標準化以及業(yè)務流程自動化的工作目標。而在實現(xiàn)上述這些目標的過程中，能夠有效消除傳統(tǒng)管理信息傳遞封閉的問題。而且，這也能夠讓實話企業(yè)公平的參與到到市場化競爭環(huán)境之中，促進加快國有服務企業(yè)公司制改革進度，完善其現(xiàn)代化企業(yè)的制度。此外，石化企業(yè)還可以通過創(chuàng)設協(xié)調(diào)、高效的電子商務應用系統(tǒng)，促進企業(yè)管理過程中各個環(huán)節(jié)的銜接與整合，提高石化企業(yè)在市場環(huán)境之中的核心競爭力。

三、石化企業(yè)物資采購管理現(xiàn)狀分析

從現(xiàn)階段我國石化企業(yè)發(fā)展的角度來看，企業(yè)物資采購管理標準主要包括企業(yè)標準、行業(yè)標準以及國家標準等，其涉及包含的內(nèi)容較多，主要包括物資采購、倉儲管理以及質量管理等[7]。但從實際的管理需求來看，現(xiàn)階段的物資采購管理標準仍然相對較少，細則不夠明確，無法滿足我國石化企業(yè)的實際發(fā)展需求，目前的石化企業(yè)采購管理要求和規(guī)定普遍都有著流于表面的問題，缺乏實踐性和可操作性，大多沒有具體的管理標準，因此石化企業(yè)也無法通過這些標準制定和構建出科學、合理的物資采購管理體系。因此，石化企業(yè)必須要根據(jù)自身發(fā)展需求和現(xiàn)存的問題開展分析，制定出改革創(chuàng)新的方法，建立起完善的物資采購管理標準和體系，提升企業(yè)的核心競爭力。

四、石化企業(yè)物資采購管理存在的問題

（一）供求信息缺少針對性。石化企業(yè)在進行物資采購的時，物資采購需求量較大，而且物資采購需求也相對多樣和復雜，從供求角度出發(fā)，石化企業(yè)采購管理過程中主要包括以下兩個問題：（1）供求雙方在實際的物資需求量和實際供應量上無法匹配，導致了前線部門常常出現(xiàn)物資不足的現(xiàn)象，而后勤部門則出現(xiàn)物資過多積壓的問題。（2）石化企業(yè)對于供應方的信息資料掌握并不全面，在實際的物資采購過程之中，沒有對供應商的信息資料進行全面的收集，沒有對供應商產(chǎn)品質量開展詳細分析，進行多方對比，這也造成物資采購過程中頻頻出現(xiàn)物資質量和企業(yè)實際需求不符的問題。在石化企業(yè)的采購過程之中，物資采購手續(xù)是必須要匯總并逐級向上匯報審批以后，再由企業(yè)與供應商進行訂單預約方可開始[8]。但是目前階段石化企業(yè)的物資采購審批過程極為復雜，審批階段需要耗費大量的時間，信息反饋的速度也相對緩慢，而在物資采購審批的時間段里，物資的需求量很有可能會發(fā)生變化，造成物資申請的數(shù)量與實際需求不匹配的問題。

（二）物資采購管理人員專業(yè)性不足。因為石化企業(yè)體量大，部門眾多，在物資采購管理過程之中，所需要的手續(xù)也相對繁多，而且還會和財務部門、生產(chǎn)部門有著極為重要的工作銜接，其內(nèi)容也相對復雜，需要采購人員具備較高的專業(yè)技能素養(yǎng)，因此，采購管理人員的自身專業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)是保障石化企業(yè)物資采購工作順利開展的基礎。當采購過程之中有新人或者是其它部門人員參與時，由于其缺少物資采購管理的經(jīng)驗，有可能會造成物資采購出現(xiàn)問題和錯漏。而且在和前線生產(chǎn)部門以及后勤財務部門進行交流溝通的過程之中，也可能會受到傳統(tǒng)觀念局限，或者因為各部門之間的差異，導致信息傳遞出現(xiàn)錯誤，難以對信息的真實性和有效性進行保障，而這種問題也會直接導致物資采購管理工作出現(xiàn)差錯。因此，石化企業(yè)必須要加大對于物資采購管理人員專業(yè)技能的培養(yǎng)力度，通過企業(yè)內(nèi)部的定期培訓和考核，提高工作人員的綜合素養(yǎng)，端正采購管理人員的工作態(tài)度，并要求采購人員保持充分的耐心與責任心，防止因為采購工作的失誤而影響石化企業(yè)的經(jīng)濟效益[9]。

（三）物資采購管理制度不健全。在日益激烈的市場競爭環(huán)境之中，合理、科學的物資采購管理體系是石化企業(yè)發(fā)展進步的基本保障，科學的管理體系以及完備的采購渠道可以促進提高企業(yè)的管理效率和管理水平，最大程度地縮減非必要的人力資源浪費。但是在現(xiàn)階段的石化企業(yè)管理體系之中，存在物資采購管理不統(tǒng)一以及采購渠道不集中的現(xiàn)象。在物資采購的信息調(diào)查工作中，石化企業(yè)的各個部門會根據(jù)自身的物資需求來進行采購申請，但是卻沒有形成統(tǒng)一、規(guī)范的專業(yè)采購形式，這也造成某些物資會出現(xiàn)重復采購的現(xiàn)象，不僅僅嚴重浪費企業(yè)的資金，還會導致物資浪費，出現(xiàn)積壓。采購渠道的分散，主要是由于企業(yè)之中各部門均是依據(jù)授權，實施自由采購的方法，在實際的采購過程之中，會出現(xiàn)物資采購質量良莠不齊的現(xiàn)象，這也會直接影響石化企業(yè)產(chǎn)品的最終質量。而且因為采購渠道分散，導致了企業(yè)采購方向模糊，無法在采購過程中進行集中性的批量采購，這導致了石化企業(yè)的收益受到了一定影響，不利于石化企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

五、物資采購管理的信息化應用對策

（一）建立信息化物資采購管理平臺。石化企業(yè)采購管理工作應用信息化技術的首要步驟就是構建采購管理平臺，采購管理人員可以通過平臺對各部門所需求的物資數(shù)量、質量進行收集和記錄，并且需要將各部門物資使用情況予以存檔，在后續(xù)的物資采購工作管理中可以對這些數(shù)據(jù)進行分析和統(tǒng)計，提高工作效率。此外，還要保持和生產(chǎn)前線的溝通，把生產(chǎn)前線以及后勤部門的實際物資需求信息進行統(tǒng)計和對接，構建出合理、有效的反饋機制，避免出現(xiàn)物資不足或者是物資過多積壓的問題。通過采購管理平臺的建立，可以很好地對企業(yè)內(nèi)部物資實際需求開展統(tǒng)計和整理，完成內(nèi)部信息收集整理以后，還可以針對供應商建立檔案管理平臺，收集、整合供應商信息。在開展物資采購管理工作時，采購人員可以利用互聯(lián)網(wǎng)平臺收集多個供應商的信息，然后開展分析和對比工作，并且在和供應商開展溝通時對其物資成交價格、產(chǎn)品質量、成交數(shù)量等一系列內(nèi)容予以詳細的記錄，促進訂單管理平臺的系統(tǒng)化升級，提升石化企業(yè)采購管理信息化建設的速度。并且采購人員可以依據(jù)記錄的物資供應商信息來開展分析和研究，選擇與產(chǎn)品質量佳、價格合理的優(yōu)質供應商保持長期合作，以此提高石化企業(yè)采購管理的工作效率，縮減采購工作所浪費的人力、物力，利用信息化的技術來促進石化企業(yè)管理水平的提升[10]。此外，石化企業(yè)采購管理人員還需要定時通過互聯(lián)網(wǎng)信息平臺分析和記錄市場上的物資信息，保證采購前能夠快速地掌握現(xiàn)階段市場動態(tài)的發(fā)展情況，為石化企業(yè)采購工作進行科學、有效的預測分析，確保企業(yè)可以在最佳的時機開展采購工作，并規(guī)劃好采購的物資數(shù)量，最大化降低企業(yè)采購成本，讓石化企業(yè)的采購工作能夠更為合理與有效，最大程度提高石化企業(yè)的經(jīng)濟效益。

（二）信息化物資采購的一體式管理。在傳統(tǒng)的企業(yè)物資采購管理過程之中，物資的領取方法是讓各個生產(chǎn)部門的人員自行到后勤部門領取，但是因為生產(chǎn)前線具備了物資需求分散的特征，且各個部門的需求量也各不相同，加上各部門之間缺少溝通交流，對于現(xiàn)存物資的數(shù)量并不了解，經(jīng)常會出現(xiàn)重復領取的問題，這也導致了反復采購的現(xiàn)象發(fā)生，浪費了大量的資金和人力[11]。因此，石化企業(yè)應當確保采購一體化，通過信息化技術構建采購一體化的完整體系，設立其石化企業(yè)內(nèi)部物資供應站，讓物資供應站和各個生產(chǎn)部門保持實時的溝通和聯(lián)系，并隨時對各部門所需要的物資數(shù)量予以詳細的記錄和整理，然后制定出分析圖表，開展信息對比工作，確保物資管理圖表的有效性。物資供應站可以依據(jù)制作的物資管理圖表來對各部門所需物資進行采購和管理，并且按照各部門的實際需求，合理、科學地對物資予以分配，確保采購物資能夠滿足企業(yè)內(nèi)部各個生產(chǎn)部門的實際需求。在保障企業(yè)物資利用率的同時，降低企業(yè)物資采購的浪費率。

（三）石化企業(yè)物資采購管理未來的發(fā)展方向。在目前階段，石化企業(yè)大部分都已經(jīng)構建出了符合企業(yè)發(fā)展需求的信息化技術平臺，并通過這一技術平臺來開展物資的采購、訂單下達、物資庫存透明化的管理工作，很大程度上完善了傳統(tǒng)物資采購管理的體系，大幅度提升了石化企業(yè)的物資采購管理質量，在未來的石化企業(yè)發(fā)展過程之中，應該持續(xù)的引進現(xiàn)代化信息技術，不斷對石化企業(yè)物資采購管理工作體系予以完善，通過信息化技術來開展物資搜尋、價格對比、談判合作、合同簽訂等工作。針對石化企業(yè)采購管理人員，企業(yè)必須要創(chuàng)設出科學、嚴謹?shù)目冃гu估、人事錄用、專業(yè)培訓等制度體系，重視對采購管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能培養(yǎng)，讓采購人員具備根據(jù)企業(yè)物資需求，分析市場特點，實施科學、合理的差異化分類，并且能夠在實際的采購管理工作之中不斷發(fā)現(xiàn)和分析現(xiàn)存問題，為采購管理工作進行創(chuàng)新和改革，提出合理的建議，幫助石化企業(yè)發(fā)展和進步[12]。

六、結束語：

綜上所述，石化企業(yè)想要提高自身企業(yè)管理效率，必須要先從物資采購管理方面入手，適應信息化時代的潮流，并結合自身企業(yè)發(fā)展的實際需求，建設出高效的信息化采購管理平臺，不斷完善自身物資管理體系。企業(yè)還要加強采購管理人員的專業(yè)培養(yǎng)，并且要實時關注市場格局的改變，引進現(xiàn)代化信息技術，持續(xù)的對管理體系予以優(yōu)化和完善。利用信息化采購管理平臺可以有效的對物資管理不明確問題予以解決和處理，在石化企業(yè)的發(fā)展過程中，必須要合理的將現(xiàn)代化信息技術融合到日常采購管理工作之中，發(fā)揮出信息化技術快捷、方便等優(yōu)勢，來提高石化企業(yè)的管理水平，為石化企業(yè)提供實時、準確的信息內(nèi)容，在實際的物資采購管理工作中，通過信息化平臺加強和各個部門的溝通交流，減少物資的重復領取和浪費，并合理使用信息化技術對市場環(huán)境予以實時關注，做出預測分析，在適當時機開展物資采購工作，提升石化企業(yè)整體的經(jīng)濟效益，促進企業(yè)的發(fā)展和進步。