財(cái)務(wù)共享對(duì)內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)的影響研究

■黃柏雄

（廣東省路橋建設(shè)發(fā)展有限公司）

引 言

信息化時(shí)代背景下，財(cái)務(wù)智能化得到了長(zhǎng)足的發(fā)展，以財(cái)務(wù)共享為代表的管理模式得到了不少企業(yè)的認(rèn)可和采用。財(cái)務(wù)共享建設(shè)涉及到企業(yè)組織、流程、系統(tǒng)等方面的再造過(guò)程，必然會(huì)給企業(yè)內(nèi)部控制帶來(lái)巨大的影響。在財(cái)務(wù)共享模式下，完善內(nèi)部控制體系，是推動(dòng)財(cái)務(wù)共享模式持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。

1 財(cái)務(wù)共享對(duì)內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)的要求

1.1 制度標(biāo)準(zhǔn)化

企業(yè)制定內(nèi)部控制制度核心目的在于降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，始終保證企業(yè)資產(chǎn)安全性，進(jìn)一步提高經(jīng)營(yíng)管理效率。制定標(biāo)準(zhǔn)化制度可保障財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制有序?qū)嵤?。隨著財(cái)務(wù)共享中心普遍在企業(yè)中推廣應(yīng)用，原有內(nèi)部控制制度難以充分發(fā)揮作用，若持續(xù)性沿用原有制度可能會(huì)增加企業(yè)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。公司構(gòu)建共享中心后，需不斷完善財(cái)務(wù)制度，以此為基礎(chǔ)需建立并完善相應(yīng)的財(cái)務(wù)共享中心員工準(zhǔn)則和報(bào)賬規(guī)則等管理辦法，內(nèi)部需明晰各崗位實(shí)際權(quán)責(zé)，為財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)的有序開(kāi)展提供支撐。

1.2 流程信息化

流程信息化主要是充分依托信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)線上業(yè)務(wù)處理、審核等工作，企業(yè)全面貫徹財(cái)務(wù)共享機(jī)制后，因原有業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和升級(jí)，企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)發(fā)生轉(zhuǎn)移，對(duì)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管控提出更高要求。財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相關(guān)信息均依托該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)，要求企業(yè)重新梳理共享業(yè)務(wù)流程，明晰其關(guān)鍵點(diǎn)，以此為基礎(chǔ)采取強(qiáng)有力的措施，充分依托信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程跟蹤和控制，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享模式下的內(nèi)部控制信息化。

1.3 管理集約化

管理集約化主要是指將企業(yè)人力、財(cái)力等基本要素全部納入同一個(gè)平臺(tái)內(nèi)，結(jié)合相應(yīng)的目標(biāo)完成資源統(tǒng)一化配置。財(cái)務(wù)共享中心核心在于將企業(yè)內(nèi)部各分公司財(cái)務(wù)人員進(jìn)行統(tǒng)一化重新組合配置，借力信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息共享、流程共享。集約化主要凸顯在信息獲取、分析和人員管理，利用信息系統(tǒng)獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)，通過(guò)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)進(jìn)行處理分析，對(duì)人員管理需實(shí)現(xiàn)崗位合理配置，保證決策、執(zhí)行和記錄相分離，明晰各崗位實(shí)際職責(zé)，滿(mǎn)足內(nèi)部控制基本要求。

2 財(cái)務(wù)共享模式下內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)的困境分析

2.1 內(nèi)部環(huán)境方面

一方面，如果業(yè)務(wù)流程設(shè)置不當(dāng)，容易導(dǎo)致業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)相分離。企業(yè)構(gòu)建完善的財(cái)務(wù)共享模式后，配置專(zhuān)業(yè)化人員開(kāi)展工作，其工作范圍可能僅局限于結(jié)合業(yè)務(wù)人員上傳的相關(guān)資料錄入，實(shí)際操作較為單一，且長(zhǎng)周期處于閉合環(huán)境內(nèi)，與外界部門(mén)溝通和交流較少，而各子公司的經(jīng)營(yíng)重點(diǎn)存在差異，財(cái)務(wù)人員無(wú)法僅憑借單據(jù)掌握精準(zhǔn)性財(cái)務(wù)信息。再加上如果采用由財(cái)務(wù)共享中心的財(cái)務(wù)人員直接對(duì)接子公司的業(yè)務(wù)人員的縱向?qū)臃绞剑瑫?huì)存在較大弊端。尤其針對(duì)部分企業(yè)業(yè)務(wù)涉及內(nèi)容較多、范圍廣，各區(qū)域內(nèi)收入確認(rèn)方式不盡相同，財(cái)務(wù)人員無(wú)法具體掌握各區(qū)域?qū)嶋H狀況，僅將合同信息作為參考依據(jù)，難以精準(zhǔn)性對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行判斷，影響整個(gè)企業(yè)良好發(fā)展。另一方面，財(cái)務(wù)共享中心人員管理機(jī)制有待完善。財(cái)務(wù)共享模式全面貫徹以來(lái)，有些企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的人員管理問(wèn)題凸顯在員工流失率顯著升高，且內(nèi)部員工滿(mǎn)意度下降，核心原因在于財(cái)務(wù)共享中心人員配備缺乏合理性。首先，簡(jiǎn)單且重復(fù)性工作量顯著增加，財(cái)務(wù)人員考核較為嚴(yán)格，引發(fā)員工自身不良情緒。其次，財(cái)務(wù)共享模式業(yè)務(wù)模塊布設(shè)，其工作內(nèi)容難以充分發(fā)揮人力資源優(yōu)勢(shì)，一定程度影響會(huì)計(jì)信息的精準(zhǔn)性。

2.2 控制活動(dòng)方面

首先，業(yè)務(wù)流程問(wèn)題。業(yè)務(wù)流程不足主要凸顯在收入確認(rèn)、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)及應(yīng)收賬款等業(yè)務(wù)。收入確認(rèn)流程中，由于大型企業(yè)各子公司分別處于全國(guó)范圍內(nèi)，各區(qū)域內(nèi)政策等存在一定的差異，對(duì)收入實(shí)際要求難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化；費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)環(huán)節(jié)，部分企業(yè)旗下的子公司費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)金額較大、頻率較高，財(cái)務(wù)共享中心作為全國(guó)子公司服務(wù)平臺(tái)，業(yè)務(wù)量較大，如果人員配備不夠科學(xué)合理，會(huì)導(dǎo)致單據(jù)擠壓等現(xiàn)象。有些企業(yè)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的審核流程繁瑣復(fù)雜，導(dǎo)致子公司業(yè)務(wù)報(bào)賬效率低下，難以實(shí)現(xiàn)在規(guī)定時(shí)間范圍內(nèi)完成公司設(shè)定的任務(wù)目標(biāo)。其次，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)更新缺乏時(shí)效性。伴隨財(cái)務(wù)共享模式全面應(yīng)用，對(duì)信息系統(tǒng)使用頻率顯著增多，各類(lèi)業(yè)務(wù)處理均需應(yīng)用信息系統(tǒng)，若其難以實(shí)現(xiàn)及時(shí)更新升級(jí)，將影響多元化功能的實(shí)現(xiàn)，并導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)功能跟不上業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，一定程度干擾財(cái)務(wù)人員工作效率及質(zhì)量。

2.3 內(nèi)部監(jiān)督方面

第一，內(nèi)部監(jiān)督力度有待強(qiáng)化。有些企業(yè)出臺(tái)相應(yīng)的制度，并將其下發(fā)至各子公司，對(duì)制度實(shí)際貫徹和落實(shí)狀況并未做好全生命周期監(jiān)督，以及并未提供相應(yīng)的指導(dǎo)人員落實(shí)相關(guān)政策，尤其針對(duì)較為偏遠(yuǎn)的區(qū)域又未配備財(cái)務(wù)人員的情況，導(dǎo)致問(wèn)題長(zhǎng)期存在。第二，內(nèi)部考核方式缺乏合理性。內(nèi)部考核的合理性直接決定最終員工工作積極性，部分企業(yè)制定相應(yīng)的考核辦法時(shí)，并未綜合性考量實(shí)際狀況，從而影響到企業(yè)未來(lái)穩(wěn)定發(fā)展。

2.4 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方面

企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中面臨較多的內(nèi)外風(fēng)險(xiǎn)，需積極做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，精準(zhǔn)性抓住風(fēng)險(xiǎn)關(guān)鍵點(diǎn)，以此為基礎(chǔ)提出相應(yīng)的解決措施。在財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)模式相比較產(chǎn)生了較大的變化。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的重點(diǎn)也發(fā)生了一定的變化，但同時(shí)又欠缺新的相對(duì)應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)定量分析指標(biāo)。有些企業(yè)在財(cái)務(wù)共享模式推行之后，并未對(duì)預(yù)警機(jī)制做好規(guī)范，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估人員培訓(xùn)缺失，財(cái)務(wù)預(yù)警指標(biāo)處于邊緣化，難以實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)可控化。

2.5 信息與溝通方面

財(cái)務(wù)共享模式下，信息高效化溝通和傳輸十分關(guān)鍵，但結(jié)合對(duì)當(dāng)下有些企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的信息傳遞反饋現(xiàn)狀分析，在信息溝通的時(shí)效性和便利性方面不容樂(lè)觀。例如有些財(cái)務(wù)共享中心的共享財(cái)務(wù)人員將文件通過(guò)郵箱的方式傳遞給各子公司后，并未動(dòng)態(tài)化跟進(jìn)信息的接收情況，導(dǎo)致信息傳遞缺少時(shí)效性。其次，有些企業(yè)在財(cái)務(wù)共享體系下，子公司負(fù)責(zé)與共享中心對(duì)接的人員不懂得財(cái)務(wù)知識(shí)，容易造成子公司與財(cái)務(wù)共享中心之間的溝通不順暢，共享中心財(cái)務(wù)難以準(zhǔn)確獲取需要的信息，可能造成財(cái)務(wù)信息完整性難以保證，一定程度影響到財(cái)務(wù)系統(tǒng)有序運(yùn)行。

3 完善企業(yè)財(cái)務(wù)共享模式下內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)策略

3.1 改善人才培養(yǎng)機(jī)制，完善績(jī)效考核體系

一方面，優(yōu)化改善財(cái)務(wù)人才培養(yǎng)機(jī)制。財(cái)務(wù)共享模式下，財(cái)務(wù)人員培養(yǎng)機(jī)制的完善和升級(jí)，可進(jìn)一步強(qiáng)化員工對(duì)業(yè)務(wù)的掌握和解讀，如此可更佳發(fā)揮財(cái)務(wù)共享模式管控作用。企業(yè)需強(qiáng)調(diào)落實(shí)以人為本的管理模式，注重人才培養(yǎng)和維護(hù)，基于企業(yè)未來(lái)戰(zhàn)略層面思考，科學(xué)統(tǒng)籌布設(shè)員工自身晉升路徑。首先，定期選取優(yōu)秀員工為代表發(fā)揮榜樣作用，為其提供參加各類(lèi)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，為員工創(chuàng)設(shè)更多的晉升平臺(tái)和機(jī)會(huì)，可鼓勵(lì)支持員工逐步向管理方向發(fā)展，發(fā)揮各員工自身優(yōu)勢(shì)。其次，應(yīng)積極落實(shí)以人為本的管理理念，強(qiáng)化員工自身歸屬感和認(rèn)同感，全身心投入到工作中，為員工提供精準(zhǔn)性的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃定位。最后，企業(yè)在財(cái)務(wù)共享中心可實(shí)現(xiàn)輪崗制，促使員工迅速、全面掌握整個(gè)共享模式工作內(nèi)容和方式。結(jié)合員工自身表現(xiàn)、意愿等為員工配置更適合的崗位，如此促使員工熟悉并掌握公司財(cái)務(wù)共享模式實(shí)施流程和體系，最大限度發(fā)揮人員自身能力。另一方面，完善績(jī)效考核體系。績(jī)效評(píng)價(jià)體系是否具有合理性、公平性，一定程度與員工自身積極性密切相關(guān)，要求企業(yè)需綜合性考量實(shí)際狀況，將戰(zhàn)略目標(biāo)引入績(jī)效考核指標(biāo)內(nèi)，在吻合企業(yè)未來(lái)戰(zhàn)略發(fā)展的基礎(chǔ)上，力爭(zhēng)吻合員工自身需求。設(shè)定實(shí)際考核指標(biāo)，需充分實(shí)現(xiàn)定量和定性聯(lián)合方式，獲取較佳的績(jī)效考核成效。

3.2 持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)，深入優(yōu)化控制流程

首先，持續(xù)對(duì)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)及其業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行優(yōu)化，縮短系統(tǒng)維護(hù)、升級(jí)的周期。根據(jù)業(yè)務(wù)需求，依托財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)集成各項(xiàng)子系統(tǒng)，例如財(cái)務(wù)方面的資金系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)，以及業(yè)務(wù)方面的商旅系統(tǒng)。其次，深入優(yōu)化控制流程。企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為提高工作效率及質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)，以財(cái)務(wù)共享模式為核心導(dǎo)向，不斷優(yōu)化企業(yè)自身控制流程。例如，費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程方面，一是如何解決業(yè)務(wù)單據(jù)量大，容易導(dǎo)致擠壓的問(wèn)題：首先是科學(xué)合理配備共享中心的單據(jù)稽核人員數(shù)量。其次是對(duì)于共享中心單據(jù)稽核環(huán)節(jié)，采取“最低數(shù)量、隨機(jī)派單、鼓勵(lì)搶單”的模式。負(fù)責(zé)單據(jù)稽核的共享財(cái)務(wù)人員，每月都有最低單據(jù)數(shù)量的考核指標(biāo)；系統(tǒng)給稽核財(cái)務(wù)人員派發(fā)的單據(jù)是隨機(jī)；在完成每月最低數(shù)量的基礎(chǔ)上，負(fù)責(zé)稽核的共享財(cái)務(wù)人員可對(duì)系統(tǒng)上的單據(jù)主動(dòng)申請(qǐng)?zhí)幚?，處理單?jù)的數(shù)量納入績(jī)效考核指標(biāo)。這樣可以達(dá)到充分發(fā)揮共享財(cái)務(wù)人員主觀能動(dòng)性的目的。二是如何解決審核流程冗長(zhǎng)，報(bào)賬效率低下的問(wèn)題：首先是優(yōu)化費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審批流程，取消重復(fù)性、不必要的審核環(huán)節(jié)。其次是通過(guò)管理手段提升效率，例如通過(guò)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的手機(jī)版客戶(hù)端，隨時(shí)隨地能夠?qū)徟鷪?bào)銷(xiāo)單據(jù)。此外，還可以在月度或者季度財(cái)務(wù)共享運(yùn)營(yíng)報(bào)告中對(duì)所有子公司報(bào)銷(xiāo)單據(jù)的流轉(zhuǎn)時(shí)間、退單率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、排名，并納入績(jī)效考核體系。

3.3 獨(dú)立董事納入內(nèi)控評(píng)價(jià)，借鑒審計(jì)模式完善財(cái)務(wù)考核

企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)財(cái)務(wù)活動(dòng)落實(shí)和開(kāi)展多數(shù)交由共享中心進(jìn)行監(jiān)督，共享中心受內(nèi)外審計(jì)監(jiān)督，對(duì)內(nèi)部控制建設(shè)在項(xiàng)目組指導(dǎo)、監(jiān)督下完成任務(wù)目標(biāo)。獨(dú)立董事充分依托財(cái)務(wù)共享中心提交的相應(yīng)的內(nèi)控建設(shè)和落實(shí)狀況，選取多元化的方式匯總相關(guān)數(shù)據(jù)信息，以此客觀評(píng)價(jià)企業(yè)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)的合理性及科學(xué)性，并指出相應(yīng)的控制風(fēng)險(xiǎn)。獨(dú)立董事結(jié)合企業(yè)財(cái)務(wù)控制和管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提出相應(yīng)的改善措施和建議，可進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督。同時(shí)，財(cái)務(wù)共享模式下，需充分借鑒政府跟蹤審計(jì)工作模式，充分利用財(cái)務(wù)共享模式的信息與數(shù)據(jù)共享優(yōu)勢(shì)，由內(nèi)部審計(jì)人員對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)開(kāi)展實(shí)時(shí)監(jiān)督工作。

3.4 確定風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)定量分析指標(biāo)，建立財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制

基于財(cái)務(wù)共享模式下，共享中心通常面臨兩大模塊風(fēng)險(xiǎn)，即內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)、外部風(fēng)險(xiǎn)，不同風(fēng)險(xiǎn)對(duì)企業(yè)運(yùn)行影響程度不一，需積極對(duì)其做好分類(lèi)，掌握各類(lèi)別風(fēng)險(xiǎn)特征，有針對(duì)性采取相應(yīng)的措施，制定相吻合的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)其定量和定性化分析。同時(shí)，需構(gòu)建完善的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制。制定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制時(shí)，需積極評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)核心來(lái)源，精細(xì)化劃分風(fēng)險(xiǎn)，并積極做好信息管理工作，強(qiáng)調(diào)后續(xù)預(yù)警機(jī)制的維護(hù)，是保證該機(jī)制良好運(yùn)行的基礎(chǔ)。動(dòng)態(tài)化對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)警機(jī)制反饋信息做好整合匯總，不斷調(diào)整優(yōu)化風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，始終遵循成本效益原則，對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)警機(jī)制進(jìn)行升級(jí)，發(fā)揮其自身優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)企業(yè)運(yùn)營(yíng)更具規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化[1]。

3.5 強(qiáng)化業(yè)財(cái)融合，完善溝通渠道建設(shè)

財(cái)務(wù)共享模式下，需進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部信息的交流和溝通，充分整合共享中心的相關(guān)數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行系統(tǒng)性分析，為后續(xù)各業(yè)務(wù)部門(mén)開(kāi)展工作提供強(qiáng)有力的支撐。強(qiáng)化業(yè)財(cái)融合，積極推動(dòng)共享系統(tǒng)生態(tài)鏈建設(shè)，持續(xù)拓展系統(tǒng)功能模塊，優(yōu)化集成各項(xiàng)業(yè)務(wù)功能系統(tǒng)。例如，可集成人力資源系統(tǒng)、商旅系統(tǒng)、采購(gòu)平臺(tái)等系統(tǒng)。應(yīng)積極保證財(cái)務(wù)共享中心以提高服務(wù)質(zhì)量為基本著力點(diǎn)，需與各業(yè)務(wù)部門(mén)做好溝通，可創(chuàng)設(shè)相應(yīng)的咨詢(xún)窗口，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化信息反饋；完善人員管理制度，合理設(shè)置財(cái)務(wù)人員工作崗位，明晰財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)間的關(guān)聯(lián)性，構(gòu)建完善的財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)協(xié)同模式。例如，可在子公司設(shè)置業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)崗位，負(fù)責(zé)縱向溝通，向上與財(cái)務(wù)共享中心的共享財(cái)務(wù)溝通，在子公司內(nèi)部與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通。該業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)人員必須既懂得財(cái)務(wù)又熟悉業(yè)務(wù)，發(fā)揮溝通紐帶的作用。

4 結(jié) 語(yǔ)

信息化時(shí)代背景下，推行財(cái)務(wù)共享模式成為時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，該模式下對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)提出新的要求，需詳細(xì)分析內(nèi)部控制建設(shè)的潛在問(wèn)題，精準(zhǔn)性把好“脈”，有針對(duì)性提出解決、優(yōu)化策略，發(fā)揮財(cái)務(wù)共享模式的信息化優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。