新時期高職院校出納工作現(xiàn)狀與優(yōu)化路徑探討

■林春怡

（泉州工藝美術職業(yè)學院）

引 言

在高職院校的財務管理工作中，出納是其中必不可少和必須控制出錯率的一環(huán)。出納的工作貫穿著整個高職院校財務工作的始終，不僅是收支現(xiàn)金的關口，并且是第一時間獲取和整理財務信息的環(huán)節(jié)，需要為高職院校財務管理提供重要的信息，出納的信息反饋影響著新形勢下高職院校財務整體運行模式的調(diào)整。高職院校是一個特殊的經(jīng)濟單位，除了常見的財政撥款之外，還存在學費等非稅資金業(yè)務，同時還承擔了大量的科研項目基金，相對于其他單位的財務部門而言，高職院校出納工作中每天的資金流入和流出的規(guī)模是龐大的，流轉(zhuǎn)的頻率也是較快的，且高職院校的教師、學生群體人數(shù)較多，決定了出納的工作量也是很大的。對高職院校出納工作的優(yōu)化關乎學校財務工作的整體管理質(zhì)量。

1 新時期高職院校出納工作的現(xiàn)狀

1.1 權限和職責不夠明確

部分高職院校的出納工作存在權限和職責界定不明確的情況。出納和會計的職責和權限不同，在具體工作上應該有明確的劃分，基礎的分工比較容易確定，但兩者工作內(nèi)容銜接較多，因此在實際的操作過程中，部分財務工作者會把應該分開的職責和權限劃分到一起，出現(xiàn)混淆，導致學校整體財務管理水平低下。資金和賬面是兩項不同的工作，即使工作內(nèi)容有交叉和連接，也不能安排給同一個人做，這不僅混淆了兩者的職能，而且在實際的操作中會產(chǎn)生巨大的風險。如果權限劃分得不明確，多人同時進行資金轉(zhuǎn)出和記賬操作，缺少了相互的牽制，過程中不透明的地方增多，難保不會有利用財務漏洞進行挪用公款和制作假賬的情況出現(xiàn)[1]。高職院校的資金流動是大量且頻繁的，來往的賬目較多，在整理賬目的時候?qū)τ谀承┘毿〉膯栴}不容易察覺，在日常運轉(zhuǎn)正常的情況之下更是很少會對每一筆賬進行詳細查驗，出現(xiàn)錯誤的風險始終存在，一旦出納和會計工作的權限和職責存在混淆的情況，發(fā)現(xiàn)錯誤時將難以查清責任人，對于每個人員應該承擔的責任也會有爭議，從而連累無關人員，而真正導致錯誤的人很有可能利用權限之便進行暗箱操作，順利逃脫責任，由此引發(fā)的一系列問題會嚴重威脅到財務資金的安全。

1.2 內(nèi)部監(jiān)控制度不夠有力

對高職院校財務工作的內(nèi)部控制主要是利用內(nèi)部制定的財務規(guī)章制度進行約束，針對財務整體活動展開操作規(guī)范、資金保障、風險控制等。如果內(nèi)部監(jiān)控制度缺乏或落后，那么在財務管理過程中，出現(xiàn)錯誤的幾率就會大大增加。近年來，財務人員挪用公款、偽造憑證等違法犯罪行為頻見報端，一些高職院校雖然制定了相關的財務內(nèi)部監(jiān)控制度，但是要么考慮不夠全面，規(guī)范細則制定不夠明確，要么執(zhí)行力度較差，沒能將要求落到實處，比如內(nèi)部現(xiàn)金資產(chǎn)清查盤點走過場、審批人缺位導致出納人員權限過大等，對財務人員尤其是出納人員無法起到很好的監(jiān)督和制約效果。出納工作中涉及資金處理的環(huán)節(jié)較多，風險點自然也就越多，所以對出納人員的監(jiān)督管理力度尤其應該加強，如果監(jiān)管力度不夠，起不到震懾作用和防范風險作用，鉆漏洞、徇私舞弊等現(xiàn)象暗中發(fā)生，會給財務部門和學校帶來直接的經(jīng)濟損失。

1.3 國庫集中支付業(yè)務壓力較大

高職院校的轉(zhuǎn)賬渠道主要有網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬和國庫集中支付。隨著信息技術的不斷進步，多數(shù)學校完成了網(wǎng)銀系統(tǒng)與財務報賬系統(tǒng)之間的連接，這對于出納來說，工作量能有較大幅度的減少，工作效率能明顯提高。然而相比之下，國庫集中支付業(yè)務所帶來的工作壓力是較大的，因為要通過國庫支付系統(tǒng)來發(fā)送、接受和處理大量資金支付和清算業(yè)務，國庫系統(tǒng)卻還不能與財務報賬系統(tǒng)進行有效的連接，在這個過程中還有較多的問題需要解決，比如重復進行的工作內(nèi)容較多，辦理報賬業(yè)務的經(jīng)辦人已經(jīng)在網(wǎng)上報賬系統(tǒng)進行了基本報賬信息的填寫，但是付款單據(jù)傳遞到出納人員手上的時候，需要登陸國庫支付系統(tǒng)再次輸入和確認收款單位、收款金額等，這個過程是反復操作的，并且重復性的輸入會增加出錯幾率，導致被退回的單據(jù)增多，又要進行重復的操作。同時，國庫支付平臺的運行壓力也會增加，會在大批量單據(jù)進行填寫的時候出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰的情形，加上銀行對進行國庫支付業(yè)務處理的時間有明確的限制，這就會造成平臺同一時間使用人數(shù)過多而運行緩慢，增加出納人員的工作時間投入，比如在月底、月初、年底等時間段，多數(shù)高職院校的出納人員都要加班才能完成工作[2]。另外，公務卡結(jié)算業(yè)務操作比較復雜，公務卡還款時需要下載消費日期、消費金額、授權代碼等信息，對于交易信息的反饋較慢，更新時間較長，經(jīng)常會出現(xiàn)查詢不到交易信息的情況，而公務卡能否及時還款關系到教職工的切身利益，還關系到個人征信，如果因為出納的工作進度影響到了公務卡還款，會對教職工和學校造成嚴重的不良后果。

1.4 對轉(zhuǎn)賬失敗被退回的款項的處理不夠合理

高職院校包含的教職工和學生群體都是龐大的，并且每年的學生群體都有一定的流動性，有新入學的學生，也有畢業(yè)的學生，基本信息需要大量重復地進行輸入，在此過程中關于轉(zhuǎn)賬的業(yè)務是源源不斷的，加上如今高職院校大力培養(yǎng)實用型人才，進行新生的擴招，轉(zhuǎn)賬業(yè)務更是持續(xù)地增加。出納人員的工作量的突然增加往往會造成出錯率增大，比如轉(zhuǎn)賬的賬號或者戶名都是出現(xiàn)錯誤較多的地方，結(jié)果是銀行會退回大量的單據(jù)。如果出納人員對這些被退回來的單據(jù)沒有進行及時處理，單據(jù)會堆積得越來越多，形成與銀行之間的往來掛賬業(yè)務，這對會計核算質(zhì)量會造成嚴重的影響[3]。另外，對于這些退回的單據(jù)需要進行重新轉(zhuǎn)賬，但是有些時候重新轉(zhuǎn)賬的手續(xù)不齊全，對整個轉(zhuǎn)賬過程沒有有效的管理和監(jiān)督，操作行為會不規(guī)范，到了出納這個環(huán)節(jié)，出納人員進行轉(zhuǎn)賬單的填寫之后，沒有經(jīng)過會計復審，也沒有相關的領導進行審核簽字，就直接進行轉(zhuǎn)賬了，看似是縮短了付款流程，但是其中的安全隱患是巨大的，一旦跳過審核的步驟，缺少了監(jiān)管，完全由出納人員主觀決定，沒有經(jīng)過審核的單據(jù)也可以進行轉(zhuǎn)賬，可操作的空間就會增大，出現(xiàn)出納人員資金挪用行為的風險也會增加，財務部門作為資金和賬目的集中管理地就會出現(xiàn)混亂。

2 新時期高職院校出納工作的優(yōu)化路徑

2.1 對內(nèi)部制度進行健全和完善

高職院校相關教育體制的不斷完善，使得學校相關部門必須根據(jù)當前的運行情況以及學校之后體制的調(diào)整而做出相應的改變，并參照國家的財務相關法律法規(guī)，不斷對內(nèi)部監(jiān)控制度進行完善，以達到對出納人員的良好監(jiān)管效果。首先，應該將出納人員和會計人員的工作職責和權限劃分清楚，形成書面制度。雖然財務部門的每個崗位是息息相關的，但是職責和權限上要有明確的區(qū)分，要能發(fā)揮出各個崗位相互監(jiān)督、相互制約的作用。在工作中不僅僅要控制出納人員的權限，還要加強對會計人員的工作要求，并且在出納和會計之間形成雙向監(jiān)督。其次，應該加強對出納人員經(jīng)手資產(chǎn)的監(jiān)管，尤其是對庫存現(xiàn)金和銀行存款進行監(jiān)管，審計部門需要不定時地對庫存金額進行清點，并且應該對一些重要的和金額較大的存款提高盤查的頻率，監(jiān)督檢查出納是否嚴格遵守收支兩條線的準則。再次，應該細化財務工作流程，細則應包含全部的工作內(nèi)容，要求在驗收、審批、支付、復核等工作過程中嚴格落實法律法規(guī)和規(guī)章制度，按照政府采購制度和預算編制情況辦理付款業(yè)務，對于其中出納人員的職責和權限要表述得更加明晰。此外，應該建立獎懲制度，劃分不同程度的獎勵和懲罰，定期進行績效考核，以此加強對財務部門全體人員的監(jiān)督和管理。要明確每個任務點關系到的責任人，凡是相關的人員都應該被納入履責和追責體系，不能置身事外，不能含糊其辭，在權責劃分明確的前提下，使出納的工作與其他會計人員的工作分開，要保證在發(fā)生錯誤、追究責任的時候能夠清楚地判斷責任人，任何一筆業(yè)務有不明確的地方，也要落實到責任人的手上。對出現(xiàn)爭議的環(huán)節(jié)，應該召集相關人員進行公開討論，賞罰分明。如果造成實際經(jīng)濟損失，懲罰措施應該相應地升級。

2.2 對國庫集中支付系統(tǒng)進行改進

一方面，對國庫集中支付系統(tǒng)的電子化和信息化建設應該加強，可以將國庫支付系統(tǒng)與高職院校的網(wǎng)上報賬系統(tǒng)進行對接，設置默認功能，將每一網(wǎng)上報賬單填寫的信息自動對應到國庫支付系統(tǒng)當中，減少出納人員重復進行的工作步驟，只需要人工核對一次，確認與報賬單據(jù)上的信息一一對應之后，就可以進行直接轉(zhuǎn)賬，這樣既可以減少人工的操作，節(jié)約人力資源和時間成本，也可以顯著降低信息錄入出錯和轉(zhuǎn)賬失敗的概率，讓資金更快速無誤地流動。另一方面，考慮到出納人員在轉(zhuǎn)賬操作過程中失誤的可能性，為了增加轉(zhuǎn)賬成功的幾率，減少系統(tǒng)因為使用人數(shù)過多而運行緩慢的情況，建議各銀行放寬對國庫支付業(yè)務處理時間的限制，減輕系統(tǒng)壓力和出納人員的工作壓力。此外，可以對公務卡還款的流程進行優(yōu)化，充分考慮教職工還款日期帶來的一系列問題，對于公務卡交易信息的更新獲取時間應該盡可能地縮短，給出納人員的公務卡結(jié)算還款操作留足時間，讓教職工能夠第一時間獲取自己的還款金額。出納人員也應該優(yōu)先處理公務卡的還款業(yè)務，對于還款操作中遇到的問題要及時和報賬人進行溝通，通知其盡快處理解決，確保能夠及時地還款。通過對國庫集中支付系統(tǒng)功能和流程的改進和完善，出納人員的工作量將會得到減少，工作效率會得到提高，并且轉(zhuǎn)賬業(yè)務的正確性也會提高，能夠幫助加快高職院校財務管理水平提升，幫助高職院校財務系統(tǒng)高效、準確地運轉(zhuǎn)[4]。

2.3 對出納處理轉(zhuǎn)賬失敗單據(jù)的效率進行提高

要提高轉(zhuǎn)賬失敗的單據(jù)的處理效率，首先要對出納人員的責任感有明確的要求，不能因為所帶來的影響看似較小，或者并不影響到其他日常工作的繼續(xù)運行，就對這些轉(zhuǎn)賬失敗的單據(jù)進行延后處理，對銀行的回單進行成批處理，等單據(jù)堆積多了才開始處理，這實際上會嚴重影響到財務工作質(zhì)量。因此必須強調(diào)出納人員的責任感，提高轉(zhuǎn)賬失敗單據(jù)的處理頻次，及時發(fā)現(xiàn)、及時處理。其次，要對轉(zhuǎn)賬失敗的原因進行認真分析，如果責任在于出納人員，則出納人員應該第一時間糾正錯誤，及時重新辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)，如果是經(jīng)辦人方面出現(xiàn)的問題，則出納人員應該及時聯(lián)系經(jīng)辦人進行處理。并且，這種轉(zhuǎn)賬失敗單據(jù)的重新轉(zhuǎn)賬，應該完全按照一般正常的報賬流程進行，其中的審批步驟一樣都不能少，上級領導的簽字也是一樣都不能少，必須經(jīng)過完整的復核并簽字之后才能交由出納人員進行重新轉(zhuǎn)賬。如果轉(zhuǎn)賬失敗的單據(jù)無法被確定是哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，出納人員應該及時報告領導進行處理，對于有爭議的問題不能往后拖延，要及時核查，及時處理，對于整個流程中的問題反饋應該既快速又準確。另外，可以對出納人員的工作效率和工作準確度進行考核，檢查系統(tǒng)內(nèi)轉(zhuǎn)賬失敗單據(jù)的數(shù)量和積壓情況，納入定期的績效考核當中，增加相應的績效占比，提升出納人員對工作效率的重視程度，也幫助提高財務部門整體的工作效率。

2.4 對出納工作方式進行調(diào)整改進

出納不僅僅是個人的工作，還會很大程度地影響到整個財務部門的運轉(zhuǎn)。出納人員應該加強與其他會計人員之間的配合，持續(xù)學習最新最前沿的財務知識和理念，并且勇于對一些新型的工作方式進行嘗試，對比分析多種出納工作方式的利弊，從中選擇最適合自身的方式，同時要熟悉其他不同的出納工作方式，在遇到特殊的、突發(fā)的情形時，可以選擇轉(zhuǎn)換工作方式，靈活變通，幫助問題順利解決，提高效率。出納人員還應該善用信息化手段，減少現(xiàn)金的使用和銀行來回奔波，通過網(wǎng)上銀行和國庫系統(tǒng)實時跟蹤資金流動信息，整體流程會更加順暢。當天對發(fā)生的賬項進行追蹤直至完成，每天核對銀行存款的余額，減少對賬的時間和難度，比如每周進行整體盤算的時候，能夠?qū)⒊鲥e項快速地鎖定在某個時間段，對于出錯的問題會有比較清晰的認識，長期下去出錯的幾率會降低，財務信息反饋的效果會比較好，會計出具報表也會更加地快速和及時。目前很多銀行陸續(xù)對打印回單的權限進行了開放，出納人員可以在網(wǎng)銀上針對當天需要付款的單據(jù)進行快速高效操作的同時，做到當天自助打印回單，當天出單并且入賬，而不要把單據(jù)留到第二天再進行操作。

3 結(jié) 論

出納是財務工作中不可缺少的一環(huán)，高職院校內(nèi)部必須從意識上明確出納工作的重要性，對新時期出現(xiàn)的出納工作問題要嚴格按照最新財會制度進行分析和處理，要不斷對出現(xiàn)的問題進行反思和改善，完善相關的監(jiān)督管理制度和配套制度，同時對出納人員的個人職業(yè)素養(yǎng)作出嚴格要求，強調(diào)職業(yè)道德，強調(diào)工作效率，強調(diào)對新知識的學習，加強職業(yè)技能培訓，全面提升出納人員的綜合素質(zhì)和能力，讓高職院校的出納工作朝著更加高效和準確的方向發(fā)展。